Una tarjeta corporativa es una tarjeta de crédito que se emite a una empresa. Aunque un empleado puede usar la tarjeta, la empresa es la única responsable de los gastos. Cada una de las 1.4 millones de empresas de El Reino Unido que emplean a personal puede establecer límites, controles y categorías por adelantado si tienen una tarjeta corporativa, y las transacciones se registrarían en los libros de la empresa en tiempo real. De esta manera, los empleados no tienen que pagar con su propio dinero y enviar un reclamo de reembolso.

A continuación, abordaremos cómo funcionan las tarjetas corporativas para las empresas de El Reino Unido, las obligaciones impositivas y de informes, y el trabajo preliminar del cumplimiento de la normativa que una empresa necesita antes de distribuir tarjetas a su equipo.

Conclusiones clave

• Por lo general, las tarjetas corporativas trasladan la responsabilidad del empleado a la empresa, lo que cambia la forma en que los gastos se controlan, se registran y se informan para fines impositivos.

• His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC) trata los gastos de la tarjeta como cualquier otro gasto comercial, lo que significa que se aplican la recuperación del impuesto al valor agregado (IVA) de las compras elegibles, los beneficios en especie y la retención de registros de seis años.

• Las empresas que obtienen mucho valor de las tarjetas corporativas suelen establecer políticas de uso claro y hábitos de conciliación.

¿Qué son las tarjetas corporativas para las empresas de El Reino Unido?

Una tarjeta corporativa es una tarjeta emitida para una empresa en lugar de para un particular. La empresa es responsable de todos los cargos. Las empresas de El Reino Unido por lo general configuran esto de dos maneras: una única tarjeta que el departamento de finanzas controla o un programa en el que cada empleado recibe una tarjeta vinculada a una cuenta principal.

Cómo funcionan las tarjetas corporativas para las empresas del Reino Unido

Las tarjetas corporativas utilizan las mismas redes de tarjeta que las tarjetas de consumo, pero la autorización y la acreditación de fondos se basan en los controles de la empresa en lugar del historial crediticio personal.

A continuación, se explica cómo funcionan las tarjetas corporativas y algunos de los controles:

• Límites de gasto: Cada tarjeta puede tener su propio límite establecido por la empresa, y el límite se puede restablecer diaria, semanal o mensualmente, dependiendo del programa.

• Restricciones para comerciantes: Las tarjetas se pueden bloquear para categorías de comerciantes específicas, por lo que una tarjeta destinada a gastos de viaje no autorizará una compra en un comerciante minorista no relacionado.

• Tarjetas de cargo frente a tarjetas de crédito: Muchos programas de tarjetas corporativas del Reino Unido funcionan como tarjetas de cargo, lo que significa que el saldo total vence en cada ciclo de facturación. Esto elimina los cargos por intereses y cambia la forma en que una empresa programa su flujo de caja para que sea en torno a las fechas de pago.

• Tarjetas físicas frente a tarjetas virtuales: Las tarjetas virtuales se pueden generar casi al instante para un solo proveedor o con un propósito limitado; muchas empresas del Reino Unido las utilizan para suscripciones en línea y pagos únicos a proveedores. Stripe Issuing admite tarjetas físicas y virtuales de la misma cuenta, por lo que una empresa del Reino Unido puede crear una tarjeta virtual para una suscripción de software como servicio (SaaS) en minutos sin tener que esperar por una tarjeta física.

• Autorización en tiempo real: Cuando un empleado apoya o ingresa los datos de la tarjeta, la transacción se enruta a través de la red de tarjeta, y el emisor aprueba o rechaza según las reglas que la empresa haya configurado.

• Acreditación de fondos y datos: Los fondos se acreditan a través del proceso de compensación de tarjetas estándar del Reino Unido de la misma manera que las tarjetas de consumo. La única diferencia son los datos que se devuelven con cada transacción, que incluyen los códigos de categoría del comerciante y, en algunos programas, los datos detallados de cada artículo que se ingresan en el software de contabilidad.

¿Qué requisitos impositivos y de presentación de informes se aplican a las tarjetas corporativas?

La autoridad fiscal de El Reino Unido, HMRC, trata los gastos de una tarjeta corporativa como un gasto comercial, lo que significa que debe ser exclusivamente para fines comerciales a fin de calificar como deducible, y la empresa necesita registros que lo demuestren.

Hay algunas áreas importantes para las empresas de El Reino Unido que ejecutan programas de la tarjeta:

• Recuperación del IVA: una empresa registrada para el IVA de El Reino Unido puede recuperar el IVA soportado sobre las compras de la tarjeta corporativa elegibles, pero solo con una factura con IVA válida que muestre el número de registro del IVA del proveedor. Durante una inspección, la HMRC puede solicitar, y probablemente lo hará, esa factura.

• Beneficios en especie: si un empleado usa una tarjeta corporativa para algo personal, como una comida fuera de un viaje de negocios, y la empresa no recupera ese costo, la HMRC puede tratarlo como un beneficio en especie sujeto a impuestos. Estas transacciones se deben declarar mediante un formulario P11D o un Acuerdo de liquidación del pago según sus ingresos (PAYE). Los gastos personales que pasan inadvertidos son una brecha en los programas de la tarjeta.

• Categorización de gastos del impuesto de sociedades: los gastos comerciales reducen la ganancia sujeta a impuestos, pero solo cuando se categorizan de forma correcta y están respaldados por documentación. Un programa que no puede separar el entretenimiento del cliente de los viajes del personal de los suministros de oficina crea una exposición a auditorías.

• Conservación de registros: la HMRC exige que las empresas de El Reino Unido conserven los registros financieros, incluida la documentación de la tarjeta, durante al menos seis años. Los extractos por sí solos no cumplen con esto; debes guardar los recibos y las facturas. La HMRC puede multar a una empresa con 3,000 £ o descalificar a un director si no llevan los registros contables adecuados.

¿Cómo admiten las tarjetas corporativas la gestión de gastos de las empresas de El Reino Unido?

Antes de que las tarjetas corporativas fueran comunes, un empleado pagaba de su bolsillo y presentaba un recibo, finanzas lo ingresaba en un sistema de gastos y el reembolso llegaba semanas después. Una tarjeta simplifica ese proceso en una sola transacción que el departamento de finanzas ve tan pronto como ocurre.

Con visibilidad en tiempo real, la supervisión del presupuesto se convierte en una vigilancia continua en lugar de una puesta al día mensual. Los controles de gastos que se configuran en el nivel de la tarjeta también implican un menor número de infracciones de las políticas que la sección de finanzas debe perseguir.

Ahora que la captura del recibos se ha trasladado a los flujos de trabajo que priorizan los dispositivos móviles, un empleado puede fotografiar un recibo justo después de pagar. El software de coincidencia lo vincula a la transacción de la tarjeta correspondiente, por lo que no hay nada que clasificar manualmente a fin de mes.

¿Qué obligaciones del cumplimiento de la normativa y del mantenimiento de registros conllevan las tarjetas corporativas?

Más allá de las normas impositivas que se mencionaron, las empresas de El Reino Unido que ejecutan programas de la tarjeta deben tener en cuenta los controles internos. Por ejemplo, una política escrita de uso de la tarjeta es una línea de base para muchos contables y auditores. Estos controles definen qué se considera un gasto elegible, qué límites se aplican por función y qué sucede cuando alguien usa una tarjeta que no está contemplada en la política. Sin esa política documentada, a una empresa le podría resultar más difícil defender su categorización de gastos si la HMRC se lo pide.

La frecuencia de la conciliación también importa. Si se espera hasta fin de mes para cotejar los recibos con los extractos, los errores y la documentación faltante podrían acumularse antes de que alguien los detecte. La conciliación de manera semanal o en tiempo real a través de un software integrado brinda a las empresas la oportunidad de detectar las discrepancias más cerca de la fecha del cargo, cuando aún está fresco en la mente del empleado.

En este caso se aplica la segregación de funciones, del mismo modo que con otros procesos financieros. Por lo general, la persona que puede emitir tarjetas, fijar límites y aprobar las excepciones no debería ser la que concilia los extractos porque eso elimina un control en contra del mal uso.

La gobernanza de la tarjeta se puede cruzar con los requisitos de control interno más amplios de las empresas que operan en virtud del Régimen de alta gerencia y certificación (SM&CR), un marco que responsabiliza personalmente a los particulares de las empresas de servicios financieros de su conducta y su competencia. La Autoridad de Conducta Financiera (FCA) regula directamente a alrededor de 42,000 empresas de El Reino Unido. Sin embargo, muchos de los programas de la tarjeta corporativa de El Reino Unido se encuentran fuera del alcance directo del SM&CR, a menos que la empresa sea una empresa financiera regulada.

¿Qué riesgos y limitaciones deben tener en cuenta las empresas de El Reino Unido con las tarjetas corporativas?

Una tarjeta que le resulta fácil usar a un empleado también puede ser fácil de usar incorrectamente, ya sea por una infracción del alcance como una compra personal accidental o por algo más deliberado. Los controles de gastos ayudan a reducir esto, pero son solo tan buenos como las categorías y los límites que establece una empresa. Estos son algunos otros factores para tener en cuenta:

Exposición crediticia y retraso de documentación

La exposición crediticia afecta a los programas de la tarjeta de débito diferido y de crédito porque la empresa, no el empleado, es responsable del saldo. El retraso de la documentación sigue siendo un problema persistente, incluso con un buen software. Un empleado puede hacer una compra fácilmente y al instante, pero aun así dependes de que haga un seguimiento de la documentación de respaldo.

Gestión de transacciones extranjeras

Esto requiere atención para cualquier empresa de El Reino Unido con gastos internacionales. Las comisiones por conversión de monedas y los tipos de cambio varían en función del emisor, y una empresa con empleados que viajan o pagan a proveedores en el extranjero debe comprender cómo fija el precio de esas conversiones su programa.

Dependencia del proveedor

El cambio de proveedores de tarjetas corporativas por lo general significa que se deben volver a emitir cada tarjeta y actualizar cada integración a la vez que se puede volver a capacitar a los empleados sobre un nuevo proceso. Tu elección de proveedor puede implicar costos por el cambio que van más allá de la propia tarjeta.

¿Cómo pueden decidir las empresas de El Reino Unido si las tarjetas corporativas son las adecuadas?

La decisión debe sopesarse con respecto a algunos factores. Cada uno apunta hacia una respuesta diferente en función del tamaño y la configuración de la empresa.

Volumen de compra y plantilla

Ten en cuenta la cantidad de empleados que realizarán compras en nombre de la empresa y la frecuencia con la que lo harán. Una empresa en la que dos personas compran suministros de manera ocasional se enfrenta a un cálculo distinto al de una en la que 40 personas viajan con regularidad.

Requisitos de control

Determina qué nivel de supervisión en tiempo real necesita la sección de finanzas. Si la conciliación mensual ha funcionado bien hasta ahora, el argumento a favor de los controles de gastos en tiempo real es más débil que para una empresa que se ha visto sorprendida por sobrecostos.

Integración con sistemas actuales

Averigua si la contabilidad y la configuración de los pagos que existen admiten la integración o si un programa de tarjeta significaría otro sistema desconectado que se debe administrar manualmente. Si tu empresa procesa pagos a través de Stripe, puedes usar su servicio de Issuing para mantener los datos de la tarjeta en el mismo entorno que los datos de ingresos, lo que puede simplificar la conciliación en comparación con la ejecución de un programa de tarjeta de un banco independiente junto con un software de contabilidad no relacionado.

Disciplina de la documentación

Asegúrate de que tu empresa tenga la capacidad para el nivel de mantenimiento de registros que deberás aplicar. Por ejemplo, debido a que un programa de tarjeta corporativa traslada parte de la carga del cumplimiento de la normativa a los particulares para que capturen los recibos, una empresa sin el proceso o el software para detectar las brechas podría acumular la misma exposición de auditoría que un programa de tarjeta debe reducir.

Cómo puede ayudarte Stripe Issuing

Stripe Issuing te permite crear, distribuir y gestionar fácilmente tarjetas personalizadas, generar nuevos flujos de ingresos y mejorar la experiencia de tus clientes.

Issuing puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Lanzar nuevos productos de tarjetas: crea rápidamente tarjetas físicas, virtuales o tokenizadas adaptadas a las necesidades específicas de tu empresa, ya sean tarjetas de gastos menores para empleados, de recompensas o de otro tipo.

• Mejorar la eficiencia operativa: automatiza la emisión y la gestión de la tarjeta mediante interfaces de programación de aplicaciones (API) de Stripe, lo que reduce la complejidad de trabajar con varios emisores de la tarjeta.

• Mejorar la experiencia del cliente: ofrece a tus clientes una experiencia de tarjeta de marca que se integre perfectamente con tus productos y servicios existentes.

• Ganar visibilidad y control: accede a los datos detallados de las transacciones y a los controles para supervisar el consumo de la tarjeta, establecer límites de gasto y suspender las tarjetas cuando sea necesario.

• Ampliar las oportunidades de ingresos: monetiza tus programas de tarjetas mediante el cobro de ingresos de intercambio compartidos o la oferta de servicios de valor agregado.

• Accede a la experiencia de Stripe: puedes beneficiarte de un sólido soporte de infraestructura y cumplimiento de la normativa, influenciado por la experiencia de Stripe, que impulsa programas de tarjetas para empresas líderes.

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