公司卡是 发给企业的信用卡。虽然员工可能使用该卡，但公司承担所有的支出责任。如果有公司卡，这 140 万家英国企业（有员工）中，每家企业都可预先设置限额、控制措施和类别，并且相关交易将实时记录在企业的账簿上。这样一来，员工就无需用自己的钱垫付然后提交报销申请。

下面，我们将介绍公司卡在英国企业中的运作方式、税务和报告义务，以及企业在向团队分发银行卡之前所需的合规准备工作。

要点

• 公司卡通常会将责任从员工转移到企业，这改变了控制、跟踪以及为税务目的报告支出的方式。

• 英国税务海关总署 (HMRC) 将卡片支出视为任何其他商业费用，这意味着对符合条件的购买可以进行增值税 (VAT) 退税、实物福利适用，且六年的记录保留规定也同样适用。

• 从公司卡中获得很大价值的公司往往会制定清晰的使用政策和对账习惯。

面向英国公司的公司卡有哪些？

公司卡是发给企业而不是个人的卡片。企业对所有扣款负责。英国公司通常通过两种方式之一来设置：由财务部门控制的单张卡，或每位员工获得一张连接到一个主账户的卡的计划。

公司卡如何为英国企业工作？

公司卡使用与消费者卡相同的卡组织，但授权和 结算 是围绕业务控制而非个人信用记录构建的。

以下是公司卡的工作原理和一些控制措施：

• 支出限额：每张卡都可以有由公司设置的上限，并且该限额可以根据计划每天、每周或每月重置。

• 商家限制：卡可以锁定到特定的商家类别，因此用于旅行费用的卡不会授权在不相关的零售商处购买。

• 签账卡与信用卡：许多英国公司卡计划作为签账卡运行，这意味着在每个计费周期中都需要支付全部余额。这消除了利息费用，并改变了企业将其现金流安排在付款日期附近的方式。

• 实体卡与虚拟卡：虚拟卡可以几乎即时生成，用于单个供应商或有上限的目的；许多英国企业将其用于在线订阅和一次性供应商付款。Stripe Issuing 支持从同一个账户使用实体卡和虚拟卡，因此英国企业可以在几分钟内为软件即服务 (SaaS) 订阅快速建立一张 虚拟卡，而无需等待实体卡。

• 实时授权：当员工刷卡或输入卡信息时，交易会通过 卡组织 进行路由，发卡行会根据企业配置的规则批准或拒绝。

• 结算和数据：资金通过标准英国卡清算流程结算，方式与消费者卡相同。唯一的区别是每笔交易返回的数据，包括商家类别代码，在某些计划中，还有反馈到会计软件的明细行数据。

哪些税务和报告要求适用于公司卡？

英国税务机构 HMRC 将公司卡上的支出视为业务费用，这意味着其必须专门用于业务目的才有资格扣除，并且公司需要记录来证明这一点。

对于运行卡计划的英国公司而言，有几个方面非常重要：

• 增值税退税： 注册了 英国增值税 的企业可以对符合条件的公司卡购买申请进项增值税退税，但前提是必须拥有显示供应商增值税登记号的 有效增值税账单。在检查期间，HMRC 可以并且很可能会要求提供该账单。

• 实物福利： 如果员工将公司卡用于个人用途（例如出差以外的用餐），而公司没有收回该成本，HMRC 可以将其视为应税的实物福利。这些交易必须通过 P11D 表格 或 “随赚随缴”(PAYE) 结算协议 进行报告。未标记的个人支出溜走是卡计划中的一个漏洞。

• 针对公司税的费用分类： 业务费用可减少应税利润，但这仅在它们被正确分类且有相关文档支持时才适用。如果一项计划无法将客户招待、员工差旅和办公用品区分开来，就会产生审计风险。

• 记录保留： HMRC 要求英国公司将包括卡片文档在内的财务记录至少保留 六年。仅凭对账单是不够的；您必须保存收据和账单。如果不保留适当的会计记录，HMRC 可以对公司处以 3,000 英镑的罚款，或者取消董事资格。

公司卡如何支持英国企业的费用管理？

在公司卡普及之前，员工先自己垫付并提交收据，财务人员将其输入费用系统，几周后才能收到报销款。使用卡片可将该过程简化为一笔交易，财务部门在交易发生时就能看到。

由于具有实时可见性，预算监控变成了持续监督，而不是每月一次的补充。在卡片层面设置支出控制，这也意味着财务需要追查的违反政策的情况更少。

既然收据收集已转向移动优先的工作流程，员工可以在付款后立即对收据拍照。匹配软件会将其 链接到相应的银行卡交易，因此在月底也就没有什么需要手动分类整理了。

公司卡附带哪些合规性和记录保存义务？

除了提到的税务规则外，运行银行卡计划的英国公司必须考虑内部控制。例如，书面的用卡政策是许多会计师和审计员的基准。这些控制措施定义了哪些符合条件的费用、按角色适用哪些限制以及当有人违反政策使用卡片时会发生什么。如果没有该书面政策，如果 HMRC 询问，公司可能更难捍卫其费用分类。

对账 频率也很重要。如果等到月底才核对收据与对账单，可能意味着在发现问题之前，错误和丢失的文档就已堆积如山。通过集成软件进行每周对账或实时对账，让企业有机会在更接近扣款日期的时间发现差异，当时员工记忆犹新。

职责分离在此适用——与其他财务流程一样。可以发卡、设置限额和批准例外情况的人通常不应该进行对账，因为这样消除了防止滥用的一项检查。

信用卡治理可能与企业在 高级管理人员和认证制度 (SM&CR) 下运营的更广泛的内部控制要求产生交集。该制度要求金融服务公司中的个人对其行为和能力承担个人责任。英国金融行为监管局 (FCA) 直接监管着 约 42,000 家英国企业。但是，除非企业是一家受监管的金融机构，否则许多英国公司卡计划并不在 SM&CR 的直接管辖范围内。

英国企业在考虑使用公司卡时应考虑哪些风险和限制？

一张易于员工使用的卡可能也容易被滥用，这包括意外个人购物等违反范围的行为，或者是更为蓄意的行为。支出控制有助于减少这种情况，但它们只能与公司设定的类别和限制一样好。以下是一些其他需要考虑的因素：

信用风险暴露和文档延迟

信用风险暴露涉及到签账卡和信用卡项目，因为承担余额责任的是公司，而不是员工。即使拥有优秀的软件，文档滞后也是一个挥之不去的问题。员工可以轻松、快速地进行采购，但您仍然要靠他们跟进提供证明文件。

外汇交易处理

任何有国际支出的英国公司都应关注这一点。货币转换费和 汇率 因发卡行而异，且对于有员工出差或向海外供应商付款的企业应了解其计划如何为这些货币转换定价。

供应商锁定

更换公司卡提供商通常意味着要 重新发行每张卡片，并更新所有的集成功能，同时还可能需要对员工就新流程进行再培训。您在选择提供商时所做的决定，可能意味着除了卡片本身之外，还需要承担更换供应商带来的费用。

英国公司如何决定是否适合使用公司卡？

这一决定应权衡几个因素。根据公司的规模和设置，每个因素都会得出不同的答案。

购买量和人数

考虑有多少员工将代表公司购物，以及购物频率。相比有 40 名员工经常出差的公司，只有两名员工偶尔购买用品的公司面临的情况不同。

控制要求

确定财务需要什么程度的实时监督。如果到目前为止每月的对账工作都进行得很顺利，那么实施实时支出控制的理由就不如那些对费用超支感到意外的企业充分。

与现有系统集成

弄清楚现有的会计和 支付设置 是否支持集成，或者卡计划是否意味着又多了一个需要手动管理的独立系统。如果您的企业通过 Stripe 处理付款，您可以利用其 Issuing 服务将卡数据与收入数据保存在同一环境中。相较于在不相关的会计软件之外单独运行另一家银行的卡计划，这可以简化对账过程。

文档记录纪律

确保贵公司有能力执行您需要的记录保持水平。例如，因为公司卡计划将收集收据的部分合规责任转嫁给了个人员工，所以如果没有流程或软件来发现漏洞，那么该企业可能会积聚其试图通过卡计划减少的相同的审计风险。

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• 增强客户体验：为客户提供与现有产品和服务无缝集成的品牌化卡片体验。

• 获取可见性和管控能力：访问详细的交易数据和控制功能，以监控卡片使用情况、设置支出限额，并在需要时暂停使用卡片。

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