Una tarjeta corporativa es una tarjeta de crédito emitida a una empresa. Aunque un empleado pueda usar la tarjeta, la empresa asume toda la responsabilidad del gasto. Cada una de las 1,4 millones de empresas del Reino Unido que emplean a personal puede establecer límites, controles y categorías por adelantado si tienen una tarjeta corporativa, y las transacciones se registrarían en los libros de la empresa en tiempo real. De esta forma, los empleados no tienen que pagar con su propio dinero y presentar una solicitud de reembolso.

A continuación, trataremos el funcionamiento de las tarjetas corporativas para las empresas del Reino Unido, las obligaciones fiscales y de informes, y las bases de cumplimiento de la normativa que necesita una empresa antes de distribuir tarjetas a su equipo.

De un vistazo

• Las tarjetas corporativas suelen trasladar la responsabilidad del empleado a la empresa, lo que cambia la forma en que se controla, rastrea y notifica el gasto a efectos fiscales.

• La autoridad fiscal del Reino Unido (His Majesty’s Revenue and Customs, HMRC) considera el gasto con tarjeta como cualquier otro gasto de la empresa, lo que significa que se aplica la recuperación del impuesto sobre el valor añadido (IVA) en las compras elegibles, los beneficios en especie y la retención de registros durante seis años.

• Las empresas que obtienen mucho valor de las tarjetas corporativas tienden a establecer políticas de uso y hábitos de conciliación claros.

¿Qué son las tarjetas corporativas para las empresas del Reino Unido?

Una tarjeta corporativa es una tarjeta emitida a una empresa y no a un particular. La empresa es responsable de todos los cargos. Las empresas del Reino Unido suelen configurar esto de una de dos maneras: una única tarjeta que controla el departamento de finanzas o un programa en el que cada empleado recibe una tarjeta vinculada a una cuenta principal.

¿Cómo funcionan las tarjetas corporativas para las empresas del Reino Unido?

Las tarjetas corporativas utilizan las mismas redes de tarjetas que las tarjetas de consumidores, pero la autorización y el cobro se basan en controles empresariales en lugar del historial crediticio personal.

Así es cómo funcionan las tarjetas corporativas y algunos de los controles:

• Límites de gasto: Cada tarjeta puede tener su propio límite establecido por la empresa, y el límite se puede restablecer diaria, semanal o mensualmente, en función del programa.

• Restricciones de comerciantes: Las tarjetas pueden bloquearse para categorías de comerciantes específicas, de modo que una tarjeta destinada a gastos de viaje no autorizará una compra en un minorista no relacionado.

• Tarjetas de cargo frente a tarjetas de crédito: Muchos programas de tarjetas corporativas del Reino Unido funcionan como tarjetas de cargo, lo que significa que el saldo total vence en cada ciclo de facturación. Esto elimina los cargos por intereses y cambia la forma en que una empresa planifica su flujo de caja para que coincida con las fechas de pago.

• Tarjetas físicas frente a tarjetas virtuales: Las tarjetas virtuales se pueden generar casi al instante para un solo proveedor o con un propósito limitado; muchas empresas del Reino Unido las utilizan para suscripciones en línea y pagos únicos a proveedores. Stripe Issuing admite tarjetas físicas y virtuales de la misma cuenta, de modo que una empresa del Reino Unido puede crear una tarjeta virtual para una suscripción de software como servicio (SaaS) en cuestión de minutos sin tener que esperar por una tarjeta física.

• Autorización en tiempo real: Cuando un empleado acerca o introduce los datos de la tarjeta, la transacción se enruta a través de la red de tarjetas, y el emisor la aprueba o rechaza en función de las reglas que haya configurado la empresa.

• Cobro y datos: Los fondos se cobran a través del proceso estándar de compensación de tarjetas del Reino Unido, de la misma manera que lo hacen las tarjetas de consumidores. La única diferencia son los datos que se devuelven con cada transacción, lo que incluye los códigos de categoría de comerciantes y, en algunos programas, datos detallados por línea que se integran con el software de contabilidad.

¿Qué requisitos fiscales y de informes se aplican a las tarjetas corporativas?

La autoridad fiscal del Reino Unido (HMRC) considera el gasto en una tarjeta corporativa como un gasto de la empresa, lo que significa que debe ser exclusivamente para fines comerciales para calificar como deducible, y la empresa necesita registros para demostrarlo.

Hay algunas áreas importantes para las empresas del Reino Unido que ejecutan programas de tarjetas:

• Recuperación del IVA: una empresa registrada a efectos del IVA del Reino Unido puede recuperar el IVA soportado en las compras elegibles con tarjeta corporativa, pero solo con una factura con IVA válida que muestre el número de registro del IVA del proveedor. Durante una inspección, HMRC puede, y probablemente lo hará, solicitar esa factura.

• Beneficios en especie: si un empleado usa una tarjeta corporativa para algo personal, como una comida fuera de un viaje de negocios, y la empresa no recupera ese coste, HMRC puede tratarlo como un beneficio en especie sujeto a impuestos. Estas transacciones deben informarse a través de un formulario P11D o un acuerdo de liquidación PAYE (Pay As You Earn). El gasto personal que pasa desapercibido es una brecha en los programas de tarjetas.

• Categorización de gastos para el impuesto de sociedades: los gastos comerciales reducen los beneficios sujetos a impuestos, pero solo cuando se clasifican correctamente y están respaldados por documentación. Un programa que no puede separar el entretenimiento de los clientes de los viajes del personal o de los suministros de oficina crea exposición a auditorías.

• Retención de registros: HMRC requiere que las empresas del Reino Unido conserven los registros financieros, incluida la documentación de la tarjeta, durante al menos seis años. Los extractos por sí solos no satisfacen esto; debes guardar los recibos y las facturas. HMRC puede multar a una empresa con 3000 £ o inhabilitar a un director si no llevan registros contables adecuados.

¿Cómo admiten las tarjetas corporativas la gestión de gastos para las empresas del Reino Unido?

Antes de que las tarjetas corporativas fueran habituales, un empleado pagaba de su bolsillo y enviaba un recibo, el departamento de finanzas lo introducía en un sistema de gastos y el reembolso llegaba semanas después. Una tarjeta simplifica ese proceso en una sola transacción que el departamento de finanzas ve en cuanto se produce.

Con visibilidad en tiempo real, la supervisión del presupuesto se convierte en una supervisión continua en lugar de un ajuste mensual. Los controles de gasto establecidos a nivel de tarjeta también significan menos infracciones de la política que el departamento de finanzas deba investigar.

Ahora que la captura de recibos se ha desplazado hacia flujos de trabajo en los que el móvil es prioritario, un empleado puede fotografiar un recibo justo después de pagar. El software de coincidencia lo vincula a la transacción de la tarjeta correspondiente, de modo que no hay nada que clasificar manualmente a final de mes.

¿Qué obligaciones de cumplimiento de la normativa y mantenimiento de registros conllevan las tarjetas corporativas?

Más allá de las normas fiscales mencionadas, las empresas del Reino Unido que ejecutan programas de tarjetas deben tener en cuenta los controles internos. Por ejemplo, una política escrita de uso de tarjetas es un punto de referencia para muchos contables y auditores. Estos controles definen qué cuenta como un gasto admisible, qué límites se aplican por función y qué ocurre cuando alguien usa una tarjeta fuera de la política. Sin esa política documentada, a una empresa podría resultarle más difícil defender su categorización de gastos si HMRC lo solicita.

La frecuencia de la conciliación también importa. Esperar hasta final de mes para conciliar recibos con extractos podría significar que los errores y la documentación que falta se acumulen antes de que alguien se dé cuenta de ello. La conciliación semanal o en tiempo real mediante software integrado ofrece a las empresas la oportunidad de detectar discrepancias más cerca de la fecha del cargo, cuando aún está fresco en la mente del empleado.

La separación de funciones se aplica en este caso, al igual que con otros procesos financieros. La persona que puede emitir tarjetas, establecer límites y aprobar excepciones normalmente no debería conciliar los extractos porque eso elimina un control contra el uso indebido.

La gobernanza de las tarjetas puede cruzarse con requisitos de control interno más amplios para las empresas que operan bajo el Régimen de altos directivos y certificación (SM&CR), un marco que hace que las personas en las empresas de servicios financieros sean personalmente responsables de su conducta y competencia. La Autoridad de Conducta Financiera (FCA) regula directamente a unas 42.000 empresas del Reino Unido. Sin embargo, muchos programas de tarjetas corporativas del Reino Unido quedan fuera del ámbito directo del SM&CR a menos que la empresa sea una firma financiera regulada.

¿Qué riesgos y limitaciones deben tener en cuenta las empresas del Reino Unido con las tarjetas corporativas?

Una tarjeta que resulta fácil de usar para un empleado también puede ser fácil de usar indebidamente, ya sea por una infracción del alcance, como una compra personal accidental, o por algo más deliberado. Los controles de gasto ayudan a reducir esto, pero solo son tan buenos como las categorías y los límites que establece una empresa. Aquí hay algunos factores adicionales a considerar:

Exposición al riesgo crediticio y retraso en la documentación

La exposición al riesgo crediticio afecta a los programas de tarjetas de pago y tarjetas de crédito porque la empresa, no el empleado, es responsable del saldo. El retraso en la documentación sigue siendo un problema persistente, incluso con un buen software. Un empleado puede hacer una compra fácil e instantáneamente, pero tú sigues dependiendo de que haga un seguimiento con la documentación de respaldo.

Gestión de transacciones extranjeras

Esto merece atención para cualquier empresa del Reino Unido con gastos internacionales. Las comisiones por conversión de divisas y los tipos de cambio varían según el emisor, y una empresa con empleados que viajan o pagan a proveedores en el extranjero debe comprender cómo fija el precio de esas conversiones su programa.

Dependencia del proveedor

Cambiar de proveedor de tarjetas corporativas suele significar volver a emitir cada tarjeta y actualizar cada integración y, al mismo tiempo, posiblemente volver a formar a los empleados sobre un nuevo proceso. Tu elección de proveedor puede implicar incurrir en costes de cambio que van más allá de la propia tarjeta.

Cómo pueden decidir las empresas del Reino Unido si las tarjetas corporativas son las adecuadas

La decisión debe sopesarse frente a algunos factores. Cada uno de ellos apunta hacia una respuesta distinta en función del tamaño y la configuración de la empresa.

Volumen de compras y plantilla

Considera cuántos empleados harán compras en nombre de la empresa y con qué frecuencia. Una empresa con dos personas que compran suministros ocasionalmente se enfrenta a un cálculo distinto que una con 40 personas que viajan habitualmente.

Requisitos de control

Determina qué nivel de supervisión en tiempo real necesita el departamento de finanzas. Si la conciliación mensual ha funcionado bien hasta ahora, el motivo para implementar controles de gasto en tiempo real es más débil que para un negocio que se ha visto sorprendido por excesos de gastos.

Integración con sistemas existentes

Averigua si la configuración de contabilidad y pagos actual admite la integración o si un programa de tarjetas supondría otro sistema desconectado que habría que gestionar manualmente. Si tu empresa procesa pagos a través de Stripe, puedes usar su servicio de Issuing para mantener los datos de las tarjetas en el mismo entorno que los datos de ingresos, lo que puede simplificar la conciliación en comparación con la ejecución de un programa de tarjetas de un banco independiente junto con un software de contabilidad no relacionado.

Disciplina de la documentación

Asegúrate de que tu empresa tiene la capacidad para el nivel de mantenimiento de registros que tendrás que aplicar. Por ejemplo, debido a que un programa de tarjetas corporativas traslada parte de la carga del cumplimiento de la normativa a los empleados a nivel particular para capturar recibos, una empresa sin el proceso o software para detectar carencias podría acumular la misma exposición a auditorías que un programa de tarjetas pretende reducir.

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