Ett företagskort är ett kreditkort utfärdat till ett företag. Även om en anställd kan använda kortet, bär företaget allt ansvar för utgifterna. Alla de 1,4 miljoner brittiska företag som har anställda kan ställa in gränser, kontroller och kategorier i förväg om de har ett företagskort, och transaktionerna skulle bokföras i realtid. På detta sätt slipper anställda betala med egna pengar och skicka in anspråk på ersättning.

Nedan går vi igenom hur företagskort fungerar för brittiska företag, skatte- och rapporteringskraven och det grundläggande arbetet kring efterlevnad som ett företag behöver utföra innan man delar ut kort till sitt team.

Viktiga lärdomar

• Företagskort flyttar vanligtvis över ansvaret från den anställde till företaget, vilket förändrar hur utgifter kontrolleras, spåras och rapporteras i skattesyfte.

• His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) behandlar kortutgifter som vilken annan affärskostnad som helst. Detta innebär att återkrav av mervärdesskatt (moms) för kvalificerade köp, förmåner in natura och sexårigt sparande av register är tillämpliga.

• De företag som får ut mycket värde av företagskort tenderar att sätta tydliga användningspolicyer och avstämningsrutiner.

Vad är företagskort för företag i Storbritannien?

Ett företagskort är ett kort som utfärdats till ett företag i stället för till en enskild person. Företaget är ansvarigt för alla debiteringar. Företag i Storbritannien ställer vanligtvis in dessa på ett av två sätt: ett enda kort som ekonomiavdelningen kontrollerar, eller ett program där varje anställd får ett kort kopplat till ett huvudkonto.

Så fungerar företagskort för företag i Storbritannien

Företagskort använder samma kortbetalningsnätverk som konsumentkort, men auktorisering och avräkning bygger på företagskontroller snarare än personlig kredithistorik.

Så här fungerar företagskort och några av kontrollerna:

• Köpsgränser: Varje kort kan ha ett eget tak som bestäms av företaget och gränsen kan nollställas varje dag, vecka eller månad beroende på programmet.

• Begränsningar för handlare: Kort kan låsas till specifika handlarkategorier, så ett kort avsett för reseutgifter kommer inte att godkänna ett köp hos en orelaterad detaljhandlare.

• Betalkort jämfört med kreditkort: Många företagskortsprogram i Storbritannien drivs som betalkort, vilket innebär att hela saldot förfaller varje faktureringscykel. Detta eliminerar räntekostnader och ändrar hur ett företag planerar sitt kassaflöde runt betalningsdatum.

• Fysiska jämfört med virtuella kort: Virtuella kort kan skapas nästan omedelbart för en enda leverantör eller ett avgränsat ändamål. Många företag i Storbritannien använder dem för onlineabonnemang och engångsbetalningar till leverantörer. Stripe Issuing stöder fysiska och virtuella kort från samma konto, så ett företag i Storbritannien kan skapa ett virtuellt kort för ett SaaS-abonnemang (programvara som tjänst) på några minuter utan att vänta på ett fysiskt kort.

• Auktorisering i realtid: När en anställd blippar eller anger kortinformation skickas transaktionen genom kortbetalningsnätverket och utfärdaren godkänner eller nekar den baserat på de regler som företaget har konfigurerat.

• Avräkning och data: Medel avräknas genom den normala brittiska kortclearingprocessen på samma sätt som konsumentkort. Den enda skillnaden är de data som returneras med varje transaktion, inklusive handlarkategorikoder och, i vissa program, specificerad raddata som matas in i bokföringsprogram.

Vilka krav på skatt och rapportering gäller för företagskort?

Skattemyndigheten i Storbritannien, HMRC, behandlar utgifter med ett företagskort som en affärskostnad. Det innebär att utgiften uteslutande måste vara för affärsändamål för att kvalificera sig som avdragsgill och företaget måste ha register för att bevisa det.

Några områden är viktiga för företag i Storbritannien som driver kortprogram:

• Återkrav av moms: Ett företag som är registrerat för brittisk moms kan kräva tillbaka ingående moms på berättigade köp med företagskort, men endast med en giltig momsfaktura som visar leverantörens momsregistreringsnummer. Vid en inspektion kan, och kommer troligen, HMRC att begära den fakturan.

• Förmån i natura: Om en anställd använder ett företagskort för något personligt, som en måltid utanför en tjänsteresa, och företaget inte återvinner den kostnaden, kan HMRC behandla det som en skattepliktig förmån i natura. Dessa transaktioner måste rapporteras in via ett Form P11D eller ett Pay As You Earn (PAYE) Settlement Agreement. Personliga utgifter som slinker igenom oflaggade är en lucka i kortprogram.

• Kategorisering av kostnader för Corporation Tax: Företagskostnader minskar den skattepliktiga vinsten, men bara när de är kategoriserade på rätt sätt och backas upp av dokumentation. Ett program som inte kan skilja på representation av klienter, personalresor och kontorsmaterial skapar en revisionsrisk.

• Bevarande av register: HMRC kräver att företag i Storbritannien behåller sina ekonomiska register, inklusive kortdokumentation, i minst sex år. Kontoutdrag i sig räcker inte, utan du måste spara kvitton och fakturor. HMRC kan bötfälla ett företag med 3 000 GBP eller diskvalificera en styrelseledamot om denne inte för korrekta bokföringsregister.

Hur stöder företagskort kostnadshantering för brittiska företag?

Innan företagskort var vanliga, betalade en anställd ur egen ficka och skickade in ett kvitto. Ekonomiavdelningen knappade in det i ett kostnadssystem och ersättningen anlände veckor senare. Ett kort förenklar den processen till en enda transaktion som ekonomiavdelningen ser så fort den sker.

Med synlighet i realtid förvandlas budgetövervakning till en kontinuerlig övervakning snarare än en månatlig ikappkörning. Utgiftskontroller inställda på kortnivå innebär också färre policyöverträdelser för ekonomiavdelningen att jaga upp.

Nu när inmatning av kvitton har rört sig mot mobila arbetsflöden, kan en anställd fota ett kvitto direkt efter betalning. Matchningsmjukvara kopplar det till motsvarande korttransaktion, så det finns ingenting att reda ut manuellt i slutet av månaden.

Vilka krav på efterlevnad och registerhållning följer med företagskort?

Utöver de nämnda skattereglerna måste brittiska företag med kortprogram även överväga interna kontroller. Till exempel utgör en skriftlig policy för kortanvändning basen för många revisorer och granskare. Dessa kontroller definierar vad som räknas som en godkänd kostnad, vilka gränser som gäller per roll och vad som händer om någon använder ett kort i strid med policyn. Utan den dokumenterade policyn kan företaget få svårare att försvara sina kostnadskategoriseringar om HMRC ställer frågor.

Frekvensen på avstämning har också betydelse. Att vänta till slutet av månaden med att matcha kvitton mot kontoutdrag kan innebära att fel och saknad dokumentation hinner byggas upp innan någon upptäcker det. En veckovis avstämning, eller i realtid med integrerad programvara, ger företagen chansen att hitta avvikelser närmare debiteringstidpunkten, då den fortfarande finns färskt i medarbetarens minne.

En åtskillnad av uppgifter tillämpas i det här fallet – precis som med andra ekonomiska processer. Personen som kan utfärda kort, sätta gränser och godkänna undantag bör vanligtvis inte vara den som stämmer av kontoutdragen, eftersom det då saknas en kontrollfunktion mot missbruk.

Kortstyrning kan överlappa med de bredare kraven på internkontroll för företag som är verksamma under Senior Managers and Certification Regime (SM&CR), ett ramverk som håller enskilda personer på finansiella tjänsteföretag personligen ansvariga för sitt uppförande och sin kompetens. Financial Conduct Authority (FCA) reglerar direkt cirka 42 000 brittiska företag. Många av Storbritanniens företagskortsprogram hamnar dock utanför SM&CR:s direkta omfattning, såvida företaget inte är ett reglerat finansiellt företag.

Vilka risker och begränsningar bör brittiska företag överväga med företagskort?

Ett kort som är enkelt för en anställd att använda kan också vara enkelt att missbruka, oavsett om det handlar om en överträdelse som ett oavsiktligt personligt köp, eller något mer medvetet. Utgiftskontroller hjälper till att minska detta, men de är bara så bra som de kategorier och gränser ett företag ställer in. Här är några andra faktorer att tänka på:

Kreditexponering och fördröjd dokumentation

Kreditexponering påverkar program för betalkort och kreditkort eftersom det är företaget, inte medarbetaren, som är betalningsskyldigt. Fördröjd dokumentation fortsätter att vara ett återkommande problem, till och med med bra programvara. En anställd kan snabbt och enkelt göra ett inköp, men du är fortfarande beroende av att personen i fråga följer upp med tillhörande dokumentation.

Hantering av utländska transaktioner

Detta förtjänar uppmärksamhet från alla företag i Storbritannien med internationella utgifter. Avgifter för valutaväxling och växelkurser varierar beroende på utfärdare. Ett företag med anställda som reser eller betalar utländska leverantörer bör förstå hur deras program prissätter dessa växlingar.

Låsning till leverantör

Ett byte av leverantör av företagskort innebär ofta att alla kort måste utfärdas på nytt och alla integrationer uppdateras, samtidigt som medarbetarna kan behöva skolas in i en ny process. Ditt val av leverantör kan innebära kostnader för byte som sträcker sig längre än till enbart kortet.

Hur kan företag i Storbritannien avgöra om företagskort är rätt val för dem?

Beslutet bör vägas mot några få faktorer. Varje faktor pekar på olika svar beroende på företagets storlek och struktur.

Inköpsvolym och personalstyrka

Tänk på hur många anställda som kommer att göra inköp för företagets räkning och hur ofta. Ett företag med två personer som köper in förbrukningsmaterial ibland står inför en annan uträkning än ett företag med 40 personer som reser regelbundet.

Krav på kontroll

Avgör vilken nivå av översyn i realtid som ekonomiavdelningen behöver. Om månatlig avstämning har fungerat bra hittills, är argumentet för utgiftskontroller i realtid svagare än för ett företag som har överraskats av utgiftsöverskridanden.

Integration med befintliga system

Ta reda på om den befintliga lösningen för bokföring och betalningar har stöd för integration eller om ett kortprogram skulle innebära ytterligare ett bortkopplat system att hantera manuellt. Om ditt företag behandlar betalningar via Stripe, kan du använda dess Issuing-tjänst för att behålla kortdata i samma miljö som intäktsdata, vilket kan förenkla avstämningen jämfört med att driva en separat banks kortprogram vid sidan av en orelaterad programvara för bokföring.

Disciplin kring dokumentation

Se till att ditt företag har kapacitet för den nivå av registerhållning som du måste upprätthålla. Eftersom ett program för företagskort till exempel flyttar över en del av bördan gällande efterlevnad på enskilda anställda för att hämta in kvitton, kan ett företag utan den process eller den programvara som krävs för att upptäcka luckor bygga upp samma revisionsrisk som ett kortprogram är tänkt att minska.

Så kan Stripe Issuing hjälpa dig

Med Stripe Issuing kan du enkelt skapa, distribuera och hantera anpassade kort, vilket genererar nya intäktsflöden och förbättrar kundupplevelsen.

Issuing kan hjälpa dig med följande:

• Lansera nya kortprodukter: Skapa snabbt fysiska, virtuella eller tokeniserade kort som är anpassade efter ditt företags specifika behov – oavsett om det handlar om utgiftskort, belöningar eller något annat.

• Förbättra den operativa effektiviteten: Automatisera utfärdandet och hanteringen av kort via Stripes gränssnitt för applikationsprogrammering (API:er), och minska därmed komplexiteten i att arbeta med flera kortutfärdare.

• Förbättra kundupplevelsen: Erbjud kunderna en varumärkt kortupplevelse som integreras sömlöst med dina befintliga produkter och tjänster.

• Få insyn och kontroll: Få tillgång till detaljerade transaktionsdata och kontroller för att övervaka kortanvändning, ställa in utgiftsgränser och stänga av kort vid behov.

• Utöka intäktsmöjligheterna: Tjäna pengar på dina kort genom gemensamma interchange-intäkter eller erbjud mervärdestjänster.

• Få tillgång till Stripes expertis: Dra nytta av robust infrastruktur- och efterlevnadsstöd, som bygger på Stripes erfarenhet av att driva kortprogram för ledande företag.

Läs mer om hur Stripe Issuing kan hjälpa dig att främja tillväxt med anpassade kortprogram eller kom igång idag.