Una carta aziendale è una carta di credito rilasciata a un'azienda. Sebbene un dipendente possa utilizzare la carta, l'azienda si assume tutte le responsabilità per la spesa. Ognuna dei 1,4 milioni di aziende del Regno Unito che impiegano personale può impostare limiti, controlli e categorie in anticipo se ha una carta aziendale e le transazioni verranno registrate sui libri dell'azienda in tempo reale. In questo modo, i dipendenti non devono pagare con il proprio denaro e presentare una richiesta di rimborso.

Di seguito, illustreremo come funzionano le carte aziendali per le aziende del Regno Unito, gli obblighi fiscali e di rendicontazione e le basi di conformità di cui un'azienda ha bisogno prima di distribuire le carte al proprio team.

In sintesi

• Le carte aziendali in genere spostano la responsabilità dal dipendente all'azienda, il che cambia il modo in cui la spesa viene controllata, monitorata e segnalata a fini fiscali.

• L'agenzia delle entrate di Sua Maestà (HMRC) tratta la spesa con carta come qualsiasi altra spesa aziendale, il che significa che si applicano il recupero dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) sugli acquisti idonei, i benefit in natura e la conservazione dei registri di sei anni.

• Le aziende che traggono molto valore dalle carte aziendali tendono a stabilire politiche di utilizzo e abitudini di riconciliazione chiare.

Cosa sono le carte aziendali per le aziende del Regno Unito?

Una carta aziendale è una carta rilasciata a un'azienda anziché a una persona fisica. L'azienda è responsabile di tutti gli addebiti. Le aziende del Regno Unito in genere le configurano in due modi: una singola carta controllata dal dipartimento finanziario o un programma in cui ogni dipendente riceve una carta collegata a un account principale.

Come funzionano le carte aziendali per le aziende del Regno Unito?

Le carte aziendali utilizzano gli stessi circuiti delle carte di credito delle carte per consumatori, ma l'autorizzazione e il regolamento dei pagamenti sono strutturati intorno a controlli aziendali anziché sulla storia creditizia personale.

Ecco come funzionano le carte aziendali e alcuni dei controlli:

• Limiti di spesa: ogni carta può avere il proprio limite impostato dall'azienda e tale limite può azzerarsi giornalmente, settimanalmente o mensilmente in base al programma.

• Restrizioni per gli esercenti: le carte possono essere bloccate su specifiche categorie di esercenti, pertanto una carta destinata alle spese di viaggio non autorizzerà un acquisto presso un venditore al dettaglio non pertinente.

• Carte di addebito rispetto a carte di credito: molti programmi di carte aziendali del Regno Unito funzionano come carte di addebito, il che significa che l'intero saldo è dovuto a ogni ciclo di addebito. Questo elimina gli addebiti per interessi e cambia il modo in cui un'azienda pianifica il proprio flusso di cassa in base alle date di pagamento.

• Carte fisiche rispetto a carte virtuali: le carte virtuali possono essere generate quasi istantaneamente per un singolo fornitore o uno scopo limitato; molte aziende del Regno Unito le utilizzano per abbonamenti online e pagamenti una tantum ai fornitori. Stripe Issuing supporta carte fisiche e virtuali dallo stesso account, in modo che un'azienda del Regno Unito possa creare una carta virtuale per un abbonamento software-as-a-service (SaaS) in pochi minuti senza attendere una carta fisica.

• Autorizzazione in tempo reale: quando un dipendente avvicina la carta o inserisce i dati della carta, la transazione viene instradata attraverso il circuito delle carte di credito e la società emittente approva o rifiuta in base alle regole configurate dall'azienda.

• Regolamento dei pagamenti e dati: i fondi vengono saldati tramite la procedura standard di compensazione delle carte del Regno Unito, allo stesso modo delle carte per consumatori. L'unica differenza sono i dati restituiti con ogni transazione, inclusi i codici categoria dell'esercente e, in alcuni programmi, i dati dettagliati che alimentano i software di contabilità.

Quali sono i requisiti fiscali e di rendicontazione applicabili alle carte aziendali?

L'autorità fiscale del Regno Unito, HMRC, tratta la spesa su una carta aziendale come una spesa aziendale, il che significa che deve essere esclusivamente per scopi aziendali per qualificarsi come deducibile e l'azienda ha bisogno di registri per dimostrarlo.

Alcune aree sono importanti per le aziende del Regno Unito che gestiscono programmi di carte:

• Recupero IVA: un'azienda registrata per l'IVA nel Regno Unito può recuperare l'IVA a monte sugli acquisti con carta aziendale idonei, ma solo con una fattura con IVA valida che mostri il numero di partita IVA del fornitore. Durante un'ispezione, l'HMRC può richiedere, e molto probabilmente lo farà, tale fattura.

• Benefit in natura: se un dipendente utilizza una carta aziendale per qualcosa di personale, come un pasto al di fuori di un viaggio di lavoro, e l'azienda non recupera tale costo, l'HMRC può considerarlo come un benefit in natura tassabile. Queste transazioni devono essere segnalate tramite un Modulo P11D o un Accordo di liquidazione Pay As You Earn (PAYE). Le spese personali che passano inosservate sono una lacuna nei programmi di carte.

• Categorizzazione delle spese per l'imposta sulle società: le spese aziendali riducono l'utile imponibile, ma solo se classificate correttamente e supportate da documentazione. Un programma che non riesce a separare l'intrattenimento dei clienti dai viaggi del personale alle forniture per ufficio crea un'esposizione all'audit.

• Conservazione dei registri: l'HMRC richiede alle aziende del Regno Unito di conservare i registri finanziari, inclusa la documentazione della carta, per almeno sei anni. Gli estratti conto da soli non soddisfano questo requisito; devi salvare le ricevute e le fatture. L'HMRC può multare un'azienda per 3.000 £ o squalificare un membro del consiglio di amministrazione se non conserva i registri contabili adeguati.

In che modo le carte aziendali supportano la gestione delle spese per le aziende del Regno Unito?

Prima che le carte aziendali diventassero comuni, un dipendente pagava di tasca propria e presentava una ricevuta, le finanze la inserivano in un sistema di spesa e il rimborso arrivava settimane dopo. Una carta semplifica questa procedura in un'unica transazione che il dipendente finanziario vede non appena si verifica.

Con la visibilità in tempo reale, il monitoraggio del budget si trasforma in una supervisione continua anziché in un aggiornamento mensile. I controlli di spesa impostati a livello di carta significano anche meno violazioni delle politiche da parte delle finanze da rintracciare.

Ora che l'acquisizione delle ricevute si è spostata verso flussi di lavoro mobile-first, un dipendente può fotografare una ricevuta subito dopo aver pagato. Il software di abbinamento la collega alla transazione con carta corrispondente, quindi non c'è nulla da sistemare manualmente alla fine del mese.

Quali sono gli obblighi di conformità e conservazione dei registri previsti con le carte aziendali?

Al di là delle norme fiscali menzionate, le aziende del Regno Unito che gestiscono programmi di carte devono considerare i controlli interni. Ad esempio, una politica di utilizzo scritta della carta è un punto di partenza per molti contabili e revisori. Questi controlli definiscono cosa conta come spesa idonea, quali limiti si applicano per ruolo e cosa succede quando qualcuno utilizza una carta al di fuori della politica. Senza questa politica documentata, un'azienda potrebbe avere più difficoltà a difendere la sua classificazione delle spese se l'HMRC lo richiede.

Anche la frequenza della riconciliazione è importante. Aspettare la fine del mese per abbinare le ricevute agli estratti conto potrebbe significare che si accumulano errori e documentazione mancante prima che qualcuno se ne accorga. La riconciliazione settimanale o in tempo reale tramite software integrato offre alle aziende la possibilità di individuare le discrepanze più vicino alla data di addebito, quando è ancora fresca nella mente del dipendente.

In questo caso si applica la separazione dei compiti, proprio come per le altre procedure finanziarie. La persona che può emettere le carte, impostare i limiti e approvare le eccezioni in genere non dovrebbe riconciliare gli estratti conto perché ciò rimuove un controllo contro l'uso improprio.

La governance delle carte può intersecarsi con i requisiti di controllo interno più ampi per le aziende che operano ai sensi del Senior Managers and Certification Regime (SM&CR), un quadro di riferimento che ritiene le persone fisiche presso le società di servizi finanziari personalmente responsabili della loro condotta e competenza. La Financial Conduct Authority (FCA) regola direttamente circa 42.000 aziende del Regno Unito. Tuttavia, molti programmi di carte aziendali del Regno Unito non rientrano nell'ambito di applicazione diretto dell'SM&CR a meno che l'azienda non sia un'azienda finanziaria regolamentata.

Quali rischi e limitazioni dovrebbero considerare le aziende del Regno Unito con le carte aziendali?

Una carta facile da utilizzare per un dipendente può anche essere facile da utilizzare in modo improprio, che si tratti di una violazione dell'ambito, come un acquisto personale accidentale o qualcosa di più deliberato. I controlli di spesa aiutano a ridurre questo problema, ma sono validi solo quanto le categorie e i limiti stabiliti da un'azienda. Ecco alcuni altri fattori da considerare:

Esposizione creditizia e ritardo nella documentazione

L'esposizione creditizia riguarda le carte a saldo e i programmi di carte di credito perché l'azienda, non il dipendente, è responsabile del saldo. Il ritardo nella documentazione rimane un problema persistente, anche con un buon software. Un dipendente può effettuare un acquisto in modo semplice e immediato, ma dipende ancora da lui seguire la documentazione di supporto.

Gestione delle transazioni estere

Questo merita attenzione per qualsiasi azienda del Regno Unito con spese internazionali. Le commissioni di conversione di valuta e i tassi di cambio variano a seconda della società emittente e un'azienda con dipendenti in viaggio o che pagano venditori all'estero dovrebbe capire in che modo il suo programma calcola queste conversioni.

Rischio di dipendenza dal fornitore

Cambiare i fornitori di carte aziendali di solito significa riemettere ogni carta e aggiornare ogni integrazione, riqualificando potenzialmente i dipendenti su una nuova procedura. La scelta del fornitore può significare sostenere costi di passaggio che vanno oltre la carta stessa.

Come possono le aziende del Regno Unito decidere se le carte aziendali sono la scelta giusta?

La decisione deve essere soppesata rispetto ad alcuni fattori. Ognuno indica una risposta diversa a seconda delle dimensioni e dell'assetto dell'azienda.

Volume degli acquisti e personale

Considera quanti dipendenti effettueranno acquisti per conto dell'azienda e con quale frequenza. Un'azienda con due persone che acquistano forniture di tanto in tanto si trova di fronte a un calcolo diverso da quello di un'azienda con 40 persone che viaggiano regolarmente.

Requisiti di controllo

Determina quale livello di supervisione in tempo reale è necessario per le finanze. Se la riconciliazione mensile ha funzionato bene finora, la necessità di controlli di spesa in tempo reale è inferiore rispetto a un'attività che è stata sorpresa da sforamenti delle spese.

Integrazione con i sistemi esistenti

Scopri se la contabilità e la configurazione dei pagamenti in essere supportano l'integrazione o se un programma di carte comporterebbe un altro sistema scollegato da gestire manualmente. Se la tua attività elabora i pagamenti tramite Stripe, puoi utilizzare il suo servizio di emissione per mantenere i dati della carta nello stesso ambiente dei dati sui ricavi, il che può semplificare la riconciliazione rispetto alla gestione del programma di carte di una banca separata insieme a un software di contabilità non correlato.

Disciplina della documentazione

Assicurati che la tua azienda abbia la capacità per il livello di conservazione dei registri che dovrai far rispettare. Ad esempio, poiché un programma di carte aziendali sposta parte dell'onere della conformità sui singoli dipendenti per l'acquisizione delle ricevute, un'azienda priva della procedura o del software per individuare le lacune potrebbe accumulare la stessa esposizione all'audit che un programma di carte è destinato a ridurre.

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• Migliora l'efficienza operativa: automatizza l'emissione e la gestione delle carte tramite le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) di Stripe, riducendo la complessità di lavorare con più società emittenti.

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• Ottenere visibilità e controllo: accedi a controlli e dati dettagliati sulle transazioni per monitorare l'utilizzo delle carte, impostare limiti di spesa e sospendere le carte quando è necessario.

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