Incluso las empresas rentables pueden quedarse sin dinero si no calculan bien los plazos. Quizás las facturas vencen antes de que se reciban los pagos, el inventario se mueve más lentamente de lo esperado o un retraso del proveedor deja los fondos inmovilizados en el extremo del ciclo equivocado. La gestión del capital circulante es la forma de evitar esa situación y mantener tu empresa flexible, estable y lista para actuar. A continuación, explicaremos lo que necesitas saber sobre la gestión del capital circulante: qué es, las herramientas y métricas que lo controlan y cómo pueden mejorarlo las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la gestión del capital circulante?
  
• ¿Cuáles son los componentes del capital circulante?
  
• ¿Cuáles son los principales objetivos de la gestión del capital circulante?
  
• ¿Qué estrategias ayudan a mejorar la gestión del capital circulante?
  
• ¿Qué herramientas y métricas se utilizan para realizar un seguimiento del capital circulante?
  
• ¿A qué desafíos se enfrentan las empresas en la gestión del capital circulante?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Capital
  

¿Qué es la gestión del capital circulante?

El capital circulante es el dinero que utiliza una empresa para financiar sus operaciones: pagar a los proveedores, mantener el inventario abastecido, cubrir la nómina y mucho más. Se calcula restando los pasivos corrientes a los activos corrientes, y te indica si hay suficientes fondos circulando en la empresa para mantenerla en funcionamiento.

Cuando el capital circulante es solvente, se pueden pagar facturas, comprar inventario y cubrir gastos a corto plazo sin necesidad de pedir préstamos. Cuando no lo es, incluso las empresas rentables pueden enfrentarse a dificultades. Una buena gestión del capital circulante hace que una empresa sea más estable, más flexible y esté más preparada para crecer. Le ayuda a evitar crisis, reducir la dependencia del capital externo y aprovechar las oportunidades cuando se presentan.

¿Cuáles son los componentes del capital circulante?

La gestión del capital circulante implica gestionar dos categorías de tu balance: activos corrientes y pasivos corrientes. Los fondos, las cuentas por cobrar, el inventario y las cuentas por pagar son los principales componentes de estas categorías, y cada uno de ellos influye en la rapidez con la que el dinero circula por la empresa y en la cantidad que se queda estancada por el camino. Veámoslo más detenidamente:

• Fondos o equivalentes de fondos: esta es la parte más líquida del capital circulante. Necesitas tener suficiente a mano para cubrir los gastos diarios, como el alquiler, los salarios y las facturas. Pero tener demasiado significa que el dinero no se está invirtiendo en otras cosas.

• Cuentas por cobrar: se trata del dinero que te deben. Cuanto más tardan los clientes en pagar, más tiempo permanece inmovilizado tu dinero. Gestionarlo implica establecer buenas condiciones de crédito, facturar rápidamente y asegurarse de que los cobros no se retrasen.

• Inventario: Estos son los productos o materiales que has pagado pero que aún no has vendido. Cada unidad sin vender son fondos que están acumulándose en un estante. El objetivo es mantener un inventario reducido: debes tener lo suficiente para satisfacer la demanda, pero no tanto como para tener un exceso de existencias y quedar expuesto a riesgos.

• Cuentas por pagar: es lo que debes a otros. El momento en que pagas es importante. Pagar demasiado pronto puede agotar el efectivo que podrías necesitar para otras cosas, mientras que pagar demasiado tarde puede acarrear comisiones o tensar las relaciones. Aprovecha al máximo tus condiciones de pago sin incumplir los plazos.

Estos componentes forman un ciclo: se gasta dinero en inventario, se vende (a menudo a crédito), se espera a cobrar y se utiliza ese dinero para pagar las propias facturas. Si alguna parte del ciclo se ralentiza, por ejemplo, si un cliente retrasa el pago o el inventario comienza a acumularse, ese ciclo puede romperse. La gestión del capital circulante se centra en mantener el ciclo en movimiento para que el dinero no se quede estancado en el sistema.

¿Cuáles son los principales objetivos de la gestión del capital circulante?

La gestión del capital circulante consiste en garantizar que tu empresa pueda seguir funcionando y responder a las oportunidades sin verse limitada por cuestiones de tiempo.

Esto es lo que te ayuda a hacer una buena gestión del capital circulante:

• Cobertura de lo básico: la mayoría de las empresas deben pagar alquiler, nómina, facturas de proveedores e impuestos. La gestión del capital circulante implica disponer de los fondos necesarios para pagar esas obligaciones cuando venzan.

• Mantenimiento de las operaciones en marcha: puedes reponer el inventario a tiempo y satisfacer los pedidos de los clientes. Y no pierdes ingresos porque los fondos se hayan quedado bloqueados en el lugar equivocado.

• Mejor aprovechamiento de tu dinero: cada dólar que está inmovilizado en inventario o en cuentas por cobrar que se pagan lentamente es un dólar que no puedes utilizar en otra cosa. Una buena gestión del capital circulante consiste en hacer que ese dinero vuelva a circular más rápidamente.

• Menos dependencia de los préstamos: cuanto más ajustado sea tu ciclo de fondos, menos necesitarás recurrir a una línea de crédito o a un préstamo a corto plazo solo para cubrir los gastos. Eso significa menores costes de financiación y más margen de maniobra.

• Creación de flexibilidad: cuando tu capital circulante está en buenas condiciones, puedes aprovechar las oportunidades sin tener que esperar a que se liquide un pago. Puedes lanzar un producto, aprovechar un descuento o contratar a alguien.

• Muestra de solvencia: los prestamistas y proveedores se dan cuenta cuando pagas puntualmente de forma constante. Eso puede ayudarte a construir mejores relaciones y obtener mejores condiciones.

Una buena gestión del capital circulante te permite responder, adaptarte y actuar cuando es necesario.

¿Qué estrategias ayudan a mejorar la gestión del capital circulante?

El capital circulante se estanca cuando el dinero circula demasiado lentamente por la empresa. Estas estrategias pueden ayudar a liberarlo.

Cobros más rápidos

Establece condiciones de pago claras, envía las facturas rápidamente y haz un seguimiento temprano. Incluso una pequeña reducción de los días de ventas pendientes (DSO), que es el promedio de días que se tarda en cobrar un pago, puede mejorar significativamente el flujo de caja. También puedes intentar ofrecer pequeños descuentos por pago anticipado si eso te permite recibir el dinero antes. Y controla a los que suelen pagar tarde para poder ajustar las condiciones cuando sea necesario.

Aprovechamiento total de las condiciones de pago

No pagues a los proveedores antes de tiempo a menos que suponga un beneficio real. Alarga los pagos hasta el final del plazo acordado y negocia plazos más largos siempre que sea posible. Prioriza los pagos en función de la fecha de vencimiento, no de la fecha de llegada. Si los descuentos por pago anticipado te permiten ahorrar más que tu coste de capital, acéptalos. De lo contrario, conserva los fondos.

Movimiento más rápido del inventario

El inventario representa fondos encubiertos. Realiza un seguimiento de las tasas de rotación e identifica qué productos se mueven lentamente, y luego realiza nuevos pedidos basados en la demanda real. Reduce los márgenes de seguridad sin quedarte sin existencias.

Control de los gastos operativos

Busca formas sencillas de reducir los gastos. Revisa los gastos recurrentes y cancela los que no uses, renegocia los contratos con los proveedores cuando sea necesario y automatiza los procesos que te permitan ahorrar horas de trabajo o mejorar la precisión.

Uso de datos de mejor calidad

La visibilidad en tiempo real de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y el inventario facilita la detección temprana de problemas. Configura Dashboards para las métricas de capital circulante, supervisa las tendencias mensualmente y realiza previsiones de flujo de caja de forma continua para que no te sorprendan los desfases temporales.

Mantenimiento de un colchón

Incluso con una planificación adecuada, pueden surgir imprevistos. Un cliente paga con retraso, la demanda alcanza su punto álgido o un envío se retrasa. Mantén un colchón de fondos o una línea de crédito para cubrir los déficits y considéralo como un seguro: idealmente, no lo utilizarás, pero estará ahí cuando lo necesites. Diversifica también donde sea necesario y reparte el riesgo entre clientes y proveedores siempre que sea posible.

Uso de la financiación a corto plazo de forma inteligente

A veces, es inevitable que se produzca un desfase. Un préstamo a corto plazo o un adelanto de fondos para comerciantes pueden mantener las operaciones en marcha. Recurre al crédito para financiar el crecimiento o comprar inventario si el rendimiento es superior al coste. Utiliza herramientas como Stripe Capital que se adaptan a tus ingresos para no verte obligado a realizar pagos mensuales rígidos.

¿Qué herramientas y métricas se utilizan para hacer un seguimiento del capital circulante?

Las métricas correctas hacen visible el capital circulante y te alertan con antelación cuando algo no va bien.

Estas son las métricas que debes observar y las fórmulas para calcularlas.

Capital circulante neto

Capital circulante neto = activos corrientes – pasivos corrientes

Esta es la cifra básica de lo que tienes disponible para cumplir con tus obligaciones a corto plazo. Si se realiza un seguimiento a lo largo del tiempo, muestra si tu colchón de liquidez está creciendo o disminuyendo.

Ratio de liquidez

Ratio corriente = activos corrientes ÷ pasivos corrientes

Un ratio de liquidez entre 1,5 y 2,0 suele considerarse adecuado. Un ratio demasiado bajo indica riesgo, mientras que un ratio demasiado alto puede significar que se dispone de recursos infrautilizados.

Ratio rápido

Ratio rápido = (activos corrientes – inventario) ÷ pasivos corrientes

Es casi lo mismo que el ratio corriente, pero excluye el inventario. Muestra si puedes cumplir con tus obligaciones a corto plazo sin depender de la venta de inventario. Es una comprobación de liquidez más conservadora y resulta especialmente útil si el inventario se vende lentamente.

Ciclo de conversión de fondos

Ciclo de conversión de fondos = días de inventario pendiente + DSO – días de cuentas por pagar pendientes

Este es el número de días que se tarda en convertir los fondos gastados en fondos recibidos.

Los días de inventario pendiente son el número medio de días que se conserva el inventario antes de venderlo. El DSO es el número medio de días que se tarda en cobrar el pago de las ventas realizadas a crédito. Los días de cuentas por pagar pendientes son el número medio de días que se tarda en pagar las facturas pendientes a proveedores o vendedores. En conjunto, te ofrecen una visión general de tu ciclo de flujo de caja.

Ratio de rotación del capital circulante

Ratio de rotación del capital circulante = ventas netas ÷ capital circulante neto

Esto muestra la eficacia con la que estás utilizando los activos a corto plazo para generar ingresos. Cuanto más alto sea, mejor.

Puedes utilizar las siguientes herramientas para consultar estas métricas y mucho más:

• Software de contabilidad: tu balance general y tus estados de flujo de caja ya contienen la mayor parte de esta información. Extrae los ratios directamente o utiliza los Dashboards integrados.

• Informes de vencimiento: desglosa las cuentas por cobrar y por pagar por fecha de vencimiento para señalar las facturas vencidas y las próximas obligaciones.

• Sistemas de inventario: realiza un seguimiento del movimiento, los puntos de reabastecimiento y el inventario obsoleto en tiempo real.

• Previsiones de flujo de caja: usa estas previsiones para anticiparte a los desajustes temporales antes de que se produzcan.

• Dashboards e indicadores clave de rendimiento (KPI): muchos equipos crean Dashboards en tiempo real para supervisar las métricas de liquidez, las facturas vencidas y la rotación de inventario.

• Herramientas de comparación: compara tus métricas con las normas del sector para contextualizarlas. Un DSO de 45 días puede ser ideal o lento, dependiendo de tu sector.

¿A qué desafíos se enfrentan las empresas en la gestión del capital circulante?

El capital circulante está lleno de variables que pueden plantear desafíos.

Demanda desigual y estacionalidad

Las ventas no se producen según un calendario fijo. Si tu empresa es estacional o la demanda fluctúa, tendrás que invertir en inventario por adelantado y esperar a recibir los pagos más adelante. Esa diferencia puede reducir el capital circulante, especialmente si las previsiones no son acertadas o los costes iniciales son elevados.

Pagos atrasados de los clientes

Cuando los clientes retrasan los pagos, tus fondos quedan bloqueados mientras las facturas siguen llegando. Incluso los pequeños retrasos en muchas cuentas pueden acumularse rápidamente. La situación empeora si un cliente importante representa la mayor parte de tus cuentas por cobrar.

Inventario que permanece almacenado durante demasiado tiempo

El exceso de existencias o las existencias que tardan en venderse inmovilizan los fondos y ocupan espacio. Es fácil pedir de más «por si acaso», sobre todo después de quedarse sin existencias. Pero cada unidad que queda sin vender es dinero que no se puede utilizar para otras cosas.

Interrupciones en la cadena de suministro

Los retrasos, la escasez y los problemas con los proveedores pueden obligarte a mantener más existencias, pagar primas o trabajar con envíos parciales. Pueden sorprender incluso a empresas con una estricta disciplina en materia de capital circulante.

Ineficiencias internas

A veces, el problema está en el proceso. La facturación tardía, el seguimiento deficiente de los cobros, la falta de coordinación entre los equipos o los sistemas obsoletos pueden ralentizar el ciclo. Los departamentos de finanzas, ventas y operaciones deben estar en sintonía.

Crecimiento rápido

El crecimiento puede suponer una carga para el capital circulante. Se gasta más en inventario, contratación o infraestructura antes de que los ingresos alcancen ese nivel. Si el ciclo de conversión de fondos no es ajustado, el crecimiento puede convertirse en un lastre.

Condiciones crediticias más estrictas

Si el acceso al capital se agota o los tipos de interés alcanzan su máximo, es más difícil cubrir las carencias con financiación a corto plazo. Esto ejerce más presión sobre el flujo de caja interno y expone los puntos débiles en la gestión de las cuentas por cobrar, el inventario y las cuentas por pagar.

Cómo puede ayudarte Stripe Capital

Stripe Capital ofrece soluciones de financiación basadas en los ingresos para ayudar a tu empresa a acceder a los fondos que necesita para crecer o cubrir déficits a corto plazo.

Capital puede ayudarte a lo siguiente:

• Acceso más rápido al capital de crecimiento: obtén la aprobación de un préstamo o un adelanto de fondos para comerciantes en cuestión de minutos, sin el largo proceso de solicitud y los requisitos de garantía de los préstamos bancarios tradicionales.
  
• Alineación de la financiación con tus ingresos: la estructura basada en los ingresos de Capital significa que pagas un porcentaje fijo de tus ventas diarias, por lo que los pagos se ajustan al rendimiento de tu empresa. Si el importe que pagas a través de las ventas no alcanza el mínimo exigido en cada periodo de pago, Capital cargará automáticamente el importe restante en tu cuenta bancaria al final del periodo.
  
• Expansión con confianza: financia iniciativas de crecimiento, como campañas de marketing, nuevas contrataciones, ampliación de inventario y mucho más, sin reducir tu capital social ni tus activos personales.
  
• Aprovechamiento de la experiencia de Stripe: Capital ofrece soluciones de financiación personalizadas basadas en la amplia experiencia y los datos de pago de Stripe.
  

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