El cumplimiento de la normativa fiscal implica cumplir con una serie de obligaciones legales de carácter continuo, entre las que se incluyen presentar las declaraciones correspondientes, informar de las transacciones con precisión y pagar lo que se debe a tiempo. La situación puede complicarse rápidamente, y cada empresa se enfrentará a requisitos diferentes. Los sistemas tributarios de los países desarrollados suelen basarse en gran medida en el cumplimiento de la normativa voluntario, pero a veces las empresas incumplen sus obligaciones. La agencia tributaria estadounidense (IRS), por ejemplo, estima que en 2022 quedaron sin pagar unos 696.000 millones de dólares en impuestos.

A continuación, explicaremos qué es el cumplimiento de la normativa fiscal, qué implica a nivel empresarial, cómo se acumulan las consecuencias del incumplimiento y qué obligaciones adicionales conlleva la actividad transfronteriza.

Destacados

• El cumplimiento de la normativa fiscal abarca tres actividades distintas: presentar las declaraciones, informar de las transacciones con precisión y pagar lo que se debe a tiempo.

• Las consecuencias del incumplimiento varían en función de la gravedad y la duración, y van desde sanciones por no presentar la declaración hasta la responsabilidad personal por el impago de las cotizaciones sociales.

• La actividad transfronteriza conlleva regímenes fiscales totalmente distintos que no siempre se corresponden con las obligaciones de cumplimiento de la normativa nacionales.

¿Qué es el cumplimiento de la normativa fiscal?

El cumplimiento de la normativa fiscal consiste en cumplir con todas las obligaciones fiscales legales de forma precisa, completa y puntual. Esto abarca tres actividades distintas: presentar las declaraciones correspondientes ante las autoridades competentes, declarar correctamente los beneficios, los gastos y las transacciones, y pagar lo que se adeuda dentro de los plazos establecidos. El cumplimiento tributario es un proceso continuo para todas las empresas y requiere la atención y la colaboración de los departamentos de finanzas, contabilidad, recursos humanos (RR. HH.), nóminas y jurídico.

¿Cómo funciona el cumplimiento de la normativa fiscal para una empresa?

Las empresas deben cumplir con la normativa de forma continua mediante sistemas que recopilen los datos adecuados en el momento oportuno y los envíen al lugar correcto. El flujo de trabajo práctico para el cumplimiento de la normativa fiscal consta de tres niveles.

Mantenimiento de registros

Cada transacción de ingresos, gasto deducible, pago de nóminas y compra de activos debe registrarse con el detalle suficiente para respaldar una declaración de impuestos o superar una inspección fiscal. Las autoridades fiscales suelen exigir a las empresas que conserven los registros durante al menos tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración, aunque no declarar los beneficios puede alargar ese plazo. Los registros deben conservarse indefinidamente si no se presenta ninguna declaración o si se sospecha de fraude, ya que en esas situaciones no existe plazo de prescripción.

Cálculo y clasificación

Pueden acumularse errores en el reconocimiento de ingresos, los planes de amortización, la clasificación entre contratistas y empleados, y la deducibilidad de determinados gastos. Un error en los cálculos o en las clasificaciones puede generar discrepancias entre lo que declaras y lo que espera ver la autoridad fiscal. Stripe Tax calcula y recauda automáticamente el importe correcto en función de la ubicación de la transacción y el tipo de producto, lo cual es importante cuando vendes en varios estados de EE. UU. o en países con normativas diferentes.

Presentación y pago

Las declaraciones deben presentarse ante las autoridades competentes dentro de los plazos establecidos, habiendo abonado los importes adeudados. Entre ellas se incluyen los pagos trimestrales de impuestos estimados para las empresas de algunos países, entre ellos EE. UU. El pago insuficiente de los impuestos estimados conlleva sanciones, incluso si se abona el importe total al presentar la declaración.

¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento de las obligaciones fiscales?

Las consecuencias del incumplimiento fiscal aumentan en función de la gravedad y la duración de la infracción, y pueden agravarse con el tiempo. Estas son las principales consecuencias:

• Sanciones por falta de presentación: las autoridades fiscales aplican un porcentaje mensual sobre los impuestos impagados. Los importes varían según la jurisdicción, pero suelen seguir una lógica similar.

• Sanciones por impago: idependientemente de la sanción por presentación tardía, se trata de un porcentaje adicional del impuesto impagado que se aplica mensualmente, y ambos conceptos devengan intereses.

• Responsabilidad personal: en EE. UU., el IRS puede considerar a los directivos o empleados responsables a título personal del impago de las retenciones fiscales sobre las nóminas.

• Auditoría: una auditoría que se inicia con la declaración de un año puede extenderse a otros años si se detectan irregularidades.

• Responsabilidad penal: estas sanciones se aplican únicamente a conductas dolosas, como la evasión fiscal, la presentación de declaraciones falsas y la omisión intencionada de recaudar o remitir las cotizaciones sociales.

• Consecuencias para la reputación: los embargos fiscales pueden aparecer en los registros públicos y en los informes de solvencia. Los inversores, prestamistas y clientes institucionales que realicen un análisis de diligencia debida los detectarán.

¿En qué se diferencia el cumplimiento de la normativa fiscal entre las empresas y los particulares?

La obligación fundamental es, en general, la misma tanto para las empresas como para los particulares: hay que declarar los beneficios, reclamar las deducciones y pagar lo que se debe. Estas son las diferencias:

• Frecuencia de presentación: las personas físicas suelen presentar sus declaraciones una vez al año. Las empresas suelen tener que presentar estimaciones trimestrales, realizar depósitos mensuales o bisemanales de las nóminas, presentar declaraciones anuales y, en algunos casos, declaraciones del impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) o el impuesto sobre bienes y servicios (Impuesto sobre bienes y servicios (GST)).

• Complejidad de las deducciones: los particulares se enfrentan a un conjunto relativamente limitado de categorías de deducciones. Las empresas, por su parte, deben gestionar los planes de amortización, el coste de los productos vendidos (COGS), el uso de vehículos de empresa, los ingresos diferidos y las opciones a nivel de la entidad.

• Alcance de las consecuencias: una persona que comete un error al presentar una declaración suele enfrentarse a una multa e intereses. Una empresa que clasifique incorrectamente a sus trabajadores, no remita los impuestos sobre las nóminas o declare incorrectamente sus ingresos puede incurrir en responsabilidades que afecten a toda la empresa.

¿Qué implicaciones tiene la actividad transfronteriza para el cumplimiento de la normativa fiscal?

Operar a nivel internacional expone a su empresa a diferentes marcos y obligaciones fiscales, lo que puede complicar el cumplimiento de la normativa fiscal. Ten en cuenta lo siguiente.

Impuesto indirecto

Muchos países fuera de EE. UU. aplican el IVA o el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en lugar del impuesto sobre las ventas. Si vendes productos o servicios digitales a clientes de la UE, estás obligado a recaudar y remitir el IVA según el tipo impositivo local del cliente, que varía según el país y el tipo de producto. El régimen de ventanilla única (OSS) de la UE permite a las empresas registrarse en un solo Estado miembro de la UE y presentar una única declaración que abarque todas las ventas realizadas en la UE.

Las empresas no de EE. UU. que venden en EE. UU. deben tener en cuenta que los tipos impositivos y las normas en materia de impuestos sobre las ventas varían según el estado. Herramientas como Stripe Tax pueden encargarse del cálculo y la recaudación de impuestos en una amplia variedad de jurisdicciones y tipos de productos.

Establecimiento permanente

Si su empresa tiene una presencia física suficiente en un país extranjero (por ejemplo, empleados, una oficina, un almacén o determinados tipos de contratistas), podría adquirir el estatus de «establecimiento permanente». Esto le hace sujeto al impuesto sobre beneficios en ese país. Los umbrales varían según el país y el convenio fiscal, y cobran relevancia antes de lo que podría esperar cuando contrata personal o abre oficinas en el extranjero.

Retención de impuestos

Muchos países exigen que la parte pagadora retenga el impuesto correspondiente a determinados pagos transfronterizos, como dividendos, cánones, intereses y algunas comisiones por servicios. El tipo impositivo aplicable depende de si existe un convenio fiscal entre ambos países.

¿Cumple tu empresa con la normativa?

Las deficiencias en el cumplimiento de la normativa suelen deberse a que el crecimiento supera la capacidad de los sistemas internos establecidos. Ten en cuenta estos factores habituales relacionados con el cumplimiento de la normativa fiscal:

• Nexo del impuesto sobre las ventas: Los umbrales de nexo económico implican que puedes incurrir en la obligación de recaudar el impuesto en un estado de EE. UU. sin tener una sede física allí. Lleva un control de las ventas por estado para saber cuándo superas los 100 000 $ en ventas o las 200 transacciones anuales. (Este suele ser el umbral, pero varía en algunos estados).

• Límites del IVA o del Impuesto sobre bienes y servicios (GST): muchos países con sistemas de IVA o Impuesto sobre bienes y servicios (GST) exigen a las empresas extranjeras que se registren desde su primera venta, mientras que otros permiten que las empresas no se registren hasta que superen un determinado límite de ventas.

• Clasificación de los trabajadores: una clasificación errónea entre contratistas y empleados puede dar lugar a una inspección, y la responsabilidad se remonta al pasado. Podrías tener que pagar impuestos sobre nóminas correspondientes a pagos que realizaste hace años.

• Pagos estimados: si utilizas la deuda tributaria del año pasado para fijar los pagos trimestrales de este año sin tener en cuenta el crecimiento, es probable que estés pagando de menos y las sanciones empiecen a acumularse en cuanto se incumpla un plazo de pago.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

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