La conformité fiscale implique le respect d’un ensemble d’obligations juridiques continues, notamment la production des déclarations appropriées, la déclaration exacte des transactions et le paiement des sommes dues dans les délais impartis. La situation peut rapidement se compliquer, et chaque entreprise sera soumise à des exigences différentes. Les systèmes fiscaux des pays développés reposent généralement sur la conformité volontaire, mais les entreprises manquent parfois à leurs obligations. L’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis, par exemple, estime qu’environ 696 milliards de dollars en impôts sont demeurés impayés en 2022.

Ci-après, nous expliquerons ce qu’est la conformité fiscale, ce qu’elle exige au niveau des entreprises, comment les conséquences de la non-conformité s’accumulent et ce que les activités transfrontalières ajoutent aux obligations.

Points clés

• La conformité fiscale couvre trois activités distinctes : la production de déclarations, la déclaration exacte des transactions et le paiement des sommes dues dans les délais impartis.

• Les conséquences de la non-conformité évoluent en fonction de la gravité et de la durée, allant des pénalités pour défaut de production à la responsabilité personnelle pour les retenues salariales impayées.

• Les activités transfrontalières introduisent des cadres fiscaux entièrement différents qui ne correspondent pas toujours aux obligations de conformité nationales.

Qu’est-ce que la conformité fiscale?

La conformité fiscale consiste à s’acquitter de toutes ses obligations fiscales juridiques avec exactitude, de manière complète et dans les délais impartis. Cela couvre trois activités distinctes : produire les bonnes déclarations auprès des autorités compétentes, déclarer correctement les bénéfices, les dépenses et les transactions, et payer les sommes dues avant les échéances applicables. La conformité fiscale est un processus continu pour toutes les entreprises et exige la vigilance et la collaboration des services des finances, de la comptabilité, des ressources humaines (RH), de la paie et des affaires juridiques.

Comment la conformité fiscale fonctionne-t-elle pour une entreprise?

Les entreprises doivent se conformer en permanence grâce à des systèmes qui capturent les bonnes données au bon moment et les redirigent au bon endroit. Le processus pratique de conformité fiscale comporte trois niveaux.

Tenue de registres

Chaque transaction de revenus, dépense déductible, paiement de salaire et achat d’actifs doit être consignée avec suffisamment de détails pour appuyer une déclaration fiscale ou résister à une vérification. Les autorités fiscales exigent généralement que les entreprises conservent leurs documents pendant au moins trois ans à compter de la date de production d’une déclaration, bien qu’une sous-déclaration substantielle puisse prolonger cette période. Les documents doivent être conservés indéfiniment si aucune déclaration n’est produite ou si une fraude est soupçonnée, car il n’y a pas de délai de prescription dans ces scénarios.

Calcul et classification

Des erreurs peuvent s’accumuler dans la comptabilisation des revenus, les tableaux d’amortissement, la classification des sous-traitants par rapport aux employés et la déductibilité de certaines dépenses. Des erreurs de calcul ou de classification peuvent créer des écarts entre ce que vous déclarez et ce que l’autorité fiscale s’attend à voir. Stripe Tax calcule et collecte automatiquement le bon montant en fonction du lieu de la transaction et du type de produit, ce qui est important lorsque vous vendez dans plusieurs États américains ou pays ayant des règles différentes.

Déclaration et paiement

Les déclarations doivent être envoyées aux autorités compétentes dans les délais impartis, avec le paiement des montants dus. Cela inclut les acomptes provisionnels trimestriels pour les entreprises dans certains pays, dont les États-Unis. Le sous-paiement des acomptes provisionnels entraîne des pénalités, même si vous payez le solde complet au moment de la production.

Quelles sont les conséquences de la non-conformité fiscale?

Les conséquences de la non-conformité fiscale sont plus importantes avec la gravité et la durée du manquement, et peuvent s’accumuler au fil du temps. Voici les principales répercussions :

• Pénalités pour défaut de production : les autorités fiscales imposent un pourcentage des impôts impayés par mois. Les montants varient selon le territoire, mais suivent généralement une logique similaire.

• Pénalités pour défaut de paiement : distincte de la pénalité pour défaut de production, celle-ci représente un pourcentage supplémentaire de l’impôt impayé facturé par mois, avec des intérêts qui s’accumulent sur les deux.

• Responsabilité personnelle : aux États-Unis, l’IRS peut tenir les dirigeants ou employés à titre de particuliers personnellement responsables des retenues à la source impayées.

• Vérifications : une vérification qui porte sur la déclaration d’une année peut s’étendre à d’autres années si des irrégularités sont constatées.

• Responsabilité criminelle : ces pénalités sont réservées aux actes délibérément frauduleux, comme l’évasion fiscale, la production de fausses déclarations et le défaut intentionnel de collecter ou de verser les retenues salariales.

• Conséquences sur la réputation : les privilèges fiscaux peuvent figurer dans les registres publics et les dossiers de crédit. Les investisseurs, les prêteurs et la clientèle institutionnelle qui procèdent à une vérification les découvriront.

En quoi la conformité fiscale diffère-t-elle pour les entreprises et les particuliers?

L’obligation fondamentale est généralement la même pour les entreprises et les particuliers : vous devez déclarer vos bénéfices, réclamer vos déductions et payer ce que vous devez. Voici en quoi ils diffèrent :

• Fréquence de dépôt : les particuliers produisent généralement une déclaration par année. Les entreprises doivent souvent produire des acomptes provisionnels trimestriels, des dépôts de paie mensuels ou bihebdomadaires, des déclarations annuelles, et potentiellement des déclarations pour la taxe de vente, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou la taxe sur les produits et services (TPS).

• Complexité des déductions : les particuliers travaillent avec un ensemble relativement restreint de catégories de déductions. Les entreprises gèrent les tableaux d’amortissement, le coût des marchandises vendues (CMV), l’utilisation de véhicules à des fins professionnelles, les revenus reportés et les choix à l’échelle de l’entité.

• Portée des conséquences : un particulier qui commet une erreur de déclaration fait généralement face à une pénalité et à des intérêts. Une entreprise qui classe mal ses travailleurs, omet de verser les retenues salariales ou déclare incorrectement ses revenus peut créer une responsabilité qui touche l’ensemble de l’entreprise.

Que signifient les activités transfrontalières pour la conformité fiscale?

Exercer des activités à l’échelle internationale expose votre entreprise à différents obligations et cadres fiscaux, ce qui peut compliquer la conformité fiscale. Tenez compte des points suivants.

Taxe indirecte

De nombreux pays en dehors des États-Unis utilisent la TVA ou la TPS plutôt que la taxe de vente. Si vous vendez des biens ou des services numériques à des clients dans l’UE, vous êtes tenu de collecter et de verser la TVA au taux local du client, qui varie selon le pays et le type de produit. Le programme Guichet unique (OSS) de l’UE permet aux entreprises de s’inscrire dans un seul État membre de l’UE et de produire une déclaration unique couvrant toutes les ventes dans l’UE.

Les entreprises non américaines qui vendent aux États-Unis doivent être conscientes des taux de taxe de vente et des règles qui diffèrent selon les États. Des outils comme Stripe Tax peuvent gérer le calcul et l’encaissement des taxes dans un large éventail de territoires et de types de produits.

Établissement permanent

Si votre entreprise a une présence physique suffisante dans un pays étranger (par exemple, des employés, un bureau, un entrepôt, certains types de sous-traitants), vous pourriez atteindre le statut d’« établissement stable ». Cela vous rend redevable de l’impôt sur le bénéfice des entreprises dans ce pays. Les seuils varient selon le pays et les conventions fiscales, et ils deviennent pertinents plus rapidement que vous ne le pensez lorsque vous embauchez ou ouvrez des bureaux à l’étranger.

Retenues à la source

De nombreux pays exigent que la partie payante retienne l’impôt sur certains paiements transfrontaliers comme les dividendes, les redevances, les intérêts et certains honoraires de services. Le taux applicable dépend de l’existence ou non d’une convention fiscale entre les deux pays.

Votre entreprise est-elle en conformité?

Les lacunes en matière de conformité résultent souvent d’une croissance qui dépasse les systèmes internes établis. Gardez à l’esprit ces facteurs courants de conformité fiscale :

• Lien fiscal de la taxe de vente : les seuils de lien économique signifient que vous pouvez déclencher une obligation de perception dans un État américain sans y avoir de présence physique. Suivez les ventes par État pour savoir quand vous avez dépassé 100 000 $ en ventes ou 200 transactions annuellement. (Il s’agit généralement du seuil, mais il varie selon les États.)

• Seuils de TVA ou de TPS : de nombreux pays dotés d’un régime de TVA ou de TPS exigent que les entreprises étrangères s’inscrivent dès leur première vente, tandis que d’autres leur permettent d’éviter l’inscription jusqu’à ce qu’elles dépassent un certain seuil de ventes.

• Classification des travailleurs : une mauvaise classification entre les sous-traitants et les employés peut entraîner une vérification, et la responsabilité s’applique rétroactivement. Vous pourriez devoir des retenues salariales sur des paiements effectués il y a plusieurs années.

• Acomptes provisionnels : si vous utilisez la dette fiscale de l’année précédente pour établir vos paiements trimestriels de l’année en cours sans tenir compte de la croissance, vous sous-payez probablement, et les pénalités commencent à s’accumuler dès qu’un versement est manqué.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax réduit la complexité de la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à surveiller vos obligations et vous avertit lorsque vous dépassez un seuil d’inscription fiscale de vente en fonction de vos transactions Stripe. De plus, il calcule et collecte automatiquement la taxe de vente, la TVA et la TPS sur les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à collecter les taxes dans le monde entier en ajoutant une simple ligne de code à votre intégration, en cliquant sur un bouton du Dashboard ou en utilisant notre puissante interface de programmation d’applications (API).

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous inscrire et collecter les taxes : découvrez où vous devez percevoir les taxes en fonction de vos transactions Stripe. Une fois enregistré, activez le recouvrement des taxes dans un nouvel état ou un nouveau pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la perception des taxes d’un simple clic dans le Dashboard Stripe.

• *S’inscrire pour payer des taxes : * laissez Stripe gérer vos inscriptions fiscales à l’échelle mondiale et vous pouvez profiter d’une procédure simplifiée qui préremplit les détails de l’inscription, ce qui vous fait gagner du temps et simplifie la conformité avec les réglementations locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits que vous vendez et les pays dans lesquels vous les vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services et est à jour en ce qui concerne les règles fiscales et les modifications des taux.

• Faciliter vos déclarations : Stripe Tax s’intègre de manière transparente aux partenaires de déclaration pour que vos déclarations internationales soient exactes et effectuées dans les délais. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

Apprenez-en plus sur Stripe Tax ou faites vos premiers pas dès aujourd’hui.