Steuerkonformität beinhaltet die Erfüllung einer Reihe fortlaufender rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich der Einreichung der richtigen Erklärungen, der genauen Meldung von Transaktionen und der pünktlichen Zahlung Ihrer Schulden. Es kann schnell kompliziert werden und jedes Unternehmen wird mit anderen Anforderungen konfrontiert. Die Steuersysteme in Industrieländern stützen sich in der Regel stark auf freiwillige Compliance, aber Unternehmen versäumen es manchmal, diese zu erfüllen. Der IRS schätzt beispielsweise, dass im Jahr 2022 Steuern in Höhe von etwa 696 Mrd. USD nicht gezahlt wurden.

Im Folgenden erklären wir, was Steuerkonformität ist, was sie auf Unternehmensebene erfordert, wie sich die Folgen mangelnder Compliance summieren und welche Verpflichtungen durch grenzüberschreitende Aktivitäten hinzukommen.

Highlights

• Die Steuerkonformität umfasst drei verschiedene Aktivitäten: die Einreichung von Erklärungen, die genaue Meldung von Transaktionen und die pünktliche Zahlung der Schulden.

• Die Folgen mangelnder Compliance skalieren mit Schwere und Dauer und reichen von Strafen für die Nichtabgabe bis hin zur persönlichen Haftung für unbezahlte Lohnsteuern.

• Grenzüberschreitende Aktivitäten führen völlig andere steuerliche Rahmenbedingungen ein, die nicht immer den inländischen Compliance-Verpflichtungen entsprechen.

Was ist Steuerkonformität?

Steuerkonformität ist die genaue, vollständige und pünktliche Erfüllung all Ihrer rechtlichen steuerlichen Verpflichtungen. Das umfasst drei verschiedene Aktivitäten: die Einreichung der richtigen Erklärungen bei den richtigen Behörden, die korrekte Meldung von Einkommen, Ausgaben und Transaktionen sowie die Zahlung aller geschuldeten Beträge innerhalb der geltenden Fristen. Die Steuerkonformität ist ein fortlaufender Prozess für alle Unternehmen und erfordert Wachsamkeit und Zusammenarbeit von den Finanz-, Buchhaltungs-, Personal- (HR), Lohnbuchhaltungs- und Rechtsabteilungen.

Wie funktioniert die Steuerkonformität für ein Unternehmen?

Unternehmen müssen die Anforderungen kontinuierlich durch Systeme erfüllen, die die richtigen Daten zur richtigen Zeit erfassen und an den richtigen Ort weiterleiten. Der praktische Workflow für die Steuerkonformität besteht aus drei Ebenen.

Aufbewahrung von Unterlagen

Jede Umsatztransaktion, jeder abzugsfähige Aufwand, jede Lohnzahlung und jeder Kauf von Vermögenswerten muss so detailliert erfasst werden, dass die Angaben einer Steuererklärung genügen oder einer Steuerprüfung standhalten. Steuerbehörden verlangen von Unternehmen im Allgemeinen Aufzeichnungen für mindestens drei Jahre ab dem Datum der Einreichung einer Erklärung aufzubewahren, obwohl eine erhebliche Untererfassung diesen Zeitraum verlängern kann. Aufzeichnungen sollten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, wenn keine Erklärung eingereicht wird oder der Verdacht auf Betrug besteht, da in diesen Szenarien keine Verjährungsfrist besteht.

Berechnung und Einstufung

Fehler können sich bei der Revenue Recognition, bei Abschreibungsplänen, bei der Einstufung von Auftragnehmer/innen im Vergleich zu Angestellten und bei der Abzugsfähigkeit bestimmter Ausgaben ansammeln. Falsche Berechnungen oder Einstufungen können zu Diskrepanzen zwischen dem, was Sie melden, und dem, was die Steuerbehörde erwartet, führen. Stripe Tax berechnet und zieht basierend auf dem Standort der Transaktion und dem Produkttyp automatisch den richtigen Betrag ein, was besonders dann wichtig ist, wenn Sie in mehreren US-Bundesstaaten oder Ländern mit unterschiedlichen Regeln verkaufen.

Einreichung und Zahlung

Erklärungen müssen fristgerecht an die zuständigen Behörden gehen und alle fälligen Beträge müssen bezahlt werden. Dazu gehören in einigen Ländern, einschließlich der USA, vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen für Unternehmen. Eine zu geringe Zahlung der geschätzten Steuern führt zu Strafen, selbst wenn Sie bei der Einreichung den vollen Restbetrag zahlen.

Was sind die Folgen mangelnder Steuerkonformität?

Die Folgen mangelnder Steuerkonformität nehmen mit der Schwere und Dauer des Versäumnisses zu und können sich im Laufe der Zeit summieren. Hier sind die wichtigsten Auswirkungen:

• Strafen für die Nichtabgabe: Steuerbehörden erheben monatlich einen Prozentsatz der unbezahlten Steuern. Die Beträge variieren je nach rechtlichem Zuständigkeitsbereich, folgen aber in der Regel einer ähnlichen Logik.

• Strafen für Nichtzahlung: Unabhängig von der Strafe für die Nichtabgabe handelt es sich hierbei um einen zusätzlichen Prozentsatz der unbezahlten Steuern, der pro Monat erhoben wird, wobei auf beide Zinsen anfallen.

• Persönliche Haftung: In den USA kann der IRS einzelne Führungskräfte oder Mitarbeitende persönlich für unbezahlte Lohnsteuereinbehalte haftbar machen.

• Prüfungen: Eine Prüfung, die sich auf die Steuererklärung eines Jahres bezieht, kann sich auf weitere Jahre ausweiten, wenn Unregelmäßigkeiten festgestellt werden.

• Strafrechtliche Haftung: Diese Strafen sind für vorsätzliches Fehlverhalten wie Steuerhinterziehung, die Einreichung falscher Erklärungen und das absichtliche Versäumnis, Lohnsteuern einzuziehen oder abzuführen, vorbehalten.

• Auswirkungen auf den Ruf: Steuerpfandrechte können in öffentlichen Registern und Kreditauskünften erscheinen. Investorinnen und Investoren, Kreditgeber und institutionelle Kundinnen und Kunden, die eine Due Diligence durchführen, werden diese finden.

Wie unterscheidet sich die Steuerkonformität bei Unternehmen und Einzelpersonen?

Die grundlegende Verpflichtung ist für Unternehmen und Einzelpersonen im Allgemeinen dieselbe: Sie müssen Ihr Einkommen melden, Ihre Abzüge geltend machen und Ihre Schulden begleichen. Hier ist der Unterschied:

• Häufigkeit der Einreichung: Einzelpersonen reichen in der Regel einmal im Jahr ein. Unternehmen müssen oft vierteljährliche Schätzungen, monatliche oder zweiwöchentliche Lohnsteuervorauszahlungen, jährliche Erklärungen und manchmal auch Erklärungen für die Sales Tax, die Umsatzsteuer (VAT) oder die Goods and Services Tax (GST) einreichen.

• Komplexität der Abzüge: Einzelpersonen arbeiten mit einer relativ eingeschränkten Gruppe von Abzugskategorien. Unternehmen befassen sich mit Abschreibungsplänen, den Herstellungskosten (COGS), der geschäftlichen Nutzung von Fahrzeugen, abgegrenztem Umsatz und Wahlen auf Unternehmensebene.

• Umfang der Folgen: Eine Einzelperson, die einen Fehler bei der Einreichung macht, muss in der Regel mit einer Strafe und Zinsen rechnen. Ein Unternehmen, das Arbeitskräfte falsch einstuft, Lohnsteuern nicht abführt oder Umsatz falsch meldet, kann eine Haftung verursachen, die das gesamte Unternehmen betrifft.

Was bedeuten grenzüberschreitende Aktivitäten für die Steuerkonformität?

Wenn Sie international tätig sind, ist Ihr Unternehmen unterschiedlichen steuerlichen Rahmenbedingungen und Verpflichtungen ausgesetzt, was die Steuerkonformität komplizierter machen kann. Beachten Sie Folgendes.

Indirekte Steuern

Viele Länder außerhalb der USA verwenden die Umsatzsteuer oder GST anstelle der Sales Tax. Wenn Sie digitale Güter oder Dienstleistungen an Kundinnen und Kunden in der EU verkaufen, sind Sie verpflichtet, die Umsatzsteuer zum lokalen Satz der Endkundin/des Endkunden einzuziehen und abzuführen, der je nach Land und Produkttyp variiert. Die One-Stop-Shop-Regelung (OSS) der EU ermöglicht es Unternehmen, sich in einem EU-Mitgliedstaat zu registrieren und eine einzige Erklärung einzureichen, die alle EU-Verkäufe abdeckt.

Unternehmen außerhalb der USA, die in die USA verkaufen, müssen sich der unterschiedlichen Sales Tax-Sätze und -Regeln je nach Bundesstaat bewusst sein. Tools wie Stripe Tax können die Steuerberechnung und den Einzug in einer Vielzahl von Zuständigkeitsbereichen und Produkttypen übernehmen.

Betriebsstätte

Wenn Ihr Unternehmen eine ausreichende physische Präsenz in einem fremden Land hat (z. B. Angestellte, ein Büro, ein Lager, bestimmte Arten von Auftragnehmer/innen), erreichen Sie möglicherweise den Status einer „Betriebsstätte“. Das macht Sie in diesem Land körperschaftssteuerpflichtig. Die Schwellenwerte unterscheiden sich je nach Land und Doppelbesteuerungsabkommen und werden schneller relevant, als Sie vielleicht erwarten, wenn Sie Personal einstellen oder Büros im Ausland eröffnen.

Quellensteuern

Viele Länder verlangen von der zahlenden Partei, Steuern auf bestimmte grenzüberschreitende Zahlungen wie Dividenden, Lizenzgebühren, Zinsen und einige Servicegebühren einzubehalten. Der anwendbare Satz hängt davon ab, ob zwischen den beiden Ländern ein Steuerabkommen besteht.

Ist Ihr Unternehmen konform?

Compliance-Lücken sind oft das Ergebnis davon, dass das Wachstum etablierte interne Systeme überholt. Behalten Sie diese häufigen Faktoren für die Steuerkonformität im Hinterkopf:

• Sales Tax Nexus: Wirtschaftliche Nexus-Schwellenwerte bedeuten, dass Sie in einem US-Bundesstaat eine Verpflichtung zum Einzug auslösen können, ohne dort einen physischen Standort zu haben. Behalten Sie die Verkäufe nach Bundesstaat im Auge, um zu wissen, wann Sie jährlich 100.000 USD Umsatz oder 200 Transaktionen überschritten haben. (Dies ist in der Regel der Schwellenwert, es variiert jedoch in einigen Bundesstaaten.)

• Schwellenwerte für Umsatzsteuer oder GST: In vielen Ländern mit Umsatzsteuer- oder GST-Systemen müssen sich ausländische Unternehmen ab dem ersten Verkauf registrieren, während andere es Unternehmen ermöglichen, auf eine Registrierung zu verzichten, bis sie einen bestimmten Umsatzschwellenwert überschreiten.

• Einstufung von Arbeitskräften: Eine falsche Einstufung zwischen Auftragnehmer/innen und Angestellten kann zu einer Prüfung führen und die Haftung gilt rückwirkend. Sie könnten Lohnsteuern auf Zahlungen schulden, die Sie vor Jahren geleistet haben.

• Geschätzte Zahlungen: Wenn Sie die Steuerschuld des letzten Jahres verwenden, um die vierteljährlichen Zahlungen für dieses Jahr festzulegen, ohne das Wachstum zu berücksichtigen, zahlen Sie wahrscheinlich zu wenig, und die Strafen beginnen sich in dem Moment zu summieren, in dem eine Rate versäumt wird.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Verkaufssteuer, Umsatzsteuer und GST auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuererklärungen vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

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