Fiscale compliance houdt in dat je een reeks wettelijke verplichtingen nakomt, waaronder het indienen van de juiste aangiften, het nauwkeurig rapporteren van transacties en het op tijd betalen van wat je verschuldigd bent. Het kan al snel ingewikkeld worden, en elke onderneming krijgt te maken met andere vereisten. De belastingstelsels in ontwikkelde landen zijn doorgaans sterk afhankelijk van vrijwillige compliance, maar ondernemingen slagen er soms niet in om zich hieraan te houden. De Amerikaanse belastingdienst (IRS) schat bijvoorbeeld dat er in 2022 ongeveer $ 696 miljard aan belastingen niet is betaald.

Hieronder leggen we uit wat fiscale compliance is, wat er op niveau van de onderneming voor nodig is, hoe de gevolgen van niet-compliance zich opstapelen en wat grensoverschrijdende activiteiten aan de verplichtingen toevoegen.

Hoogtepunten

• Fiscale compliance omvat drie verschillende activiteiten: aangiften indienen, transacties nauwkeurig rapporteren en op tijd betalen wat je verschuldigd bent.

• De gevolgen van niet-naleving nemen toe naarmate de ernst en de duur toenemen, variërend van boetes voor het niet indienen van aangiften tot persoonlijke aansprakelijkheid voor onbetaalde loonbelasting.

• Grensoverschrijdende activiteiten brengen totaal andere belastingkaders met zich mee die niet altijd overeenkomen met binnenlandse nalevingsverplichtingen.

Wat is fiscale compliance?

Fiscale compliance is het nauwkeurig, volledig en op tijd voldoen aan al je wettelijke belastingverplichtingen. Dat omvat drie verschillende activiteiten: het indienen van de juiste aangiften bij de juiste autoriteiten, het correct rapporteren van inkomsten, uitgaven en transacties, en het betalen van wat je verschuldigd bent binnen de geldende termijnen. Fiscale compliance is een continu proces voor alle ondernemingen en vereist waakzaamheid en samenwerking van de afdelingen financiën, boekhouding, human resources (HR), salarisadministratie en juridische zaken.

Hoe werkt fiscale compliance voor een onderneming?

Ondernemingen moeten continu aan de regels voldoen via systemen die de juiste gegevens op het juiste moment vastleggen en naar de juiste plek sturen. De praktische workflow voor fiscale compliance bestaat uit drie lagen.

Administratie

Elke omzettransactie, aftrekbare uitgave, salarisbetaling en aankoop van activa moet voldoende gedetailleerd worden geregistreerd om een belastingaangifte te ondersteunen of een controle te doorstaan. Belastingautoriteiten eisen over het algemeen dat ondernemingen gegevens minstens drie jaar bewaren vanaf de datum waarop een aangifte is ingediend, hoewel aanzienlijke onderrapportage die periode kan verlengen. Gegevens moeten voor onbepaalde tijd worden bewaard als er geen aangifte wordt ingediend of als er fraude wordt vermoed, aangezien er in die scenario’s geen verjaringstermijn geldt.

Berekening en classificatie

Fouten kunnen zich opstapelen bij omzetverantwoording, afschrijvingsschema’s, de classificatie van onderaannemers versus werknemers en de aftrekbaarheid van specifieke uitgaven. Fouten in berekeningen of classificaties kunnen leiden tot verschillen tussen wat je rapporteert en wat de belastingdienst verwacht te zien. Stripe Tax berekent en int automatisch het juiste bedrag op basis van de transactielocatie en het producttype, wat belangrijk is als je verkoopt in meerdere Amerikaanse staten of landen met verschillende regels.

Aangifte en betaling

Aangiften moeten binnen de juiste termijnen bij de juiste autoriteiten worden ingediend, waarbij eventuele verschuldigde bedragen moeten worden betaald. Dit omvat onder meer driemaandelijkse voorlopige belastingbetalingen voor ondernemingen in sommige landen, waaronder de VS. Te weinig voorlopige belasting betalen leidt tot boetes, zelfs als je het volledige bedrag betaalt bij het indienen van je aangifte.

Wat zijn de gevolgen van het niet nakomen van belastingverplichtingen?

De gevolgen van het niet nakomen van belastingverplichtingen worden zwaarder naarmate de overtreding ernstiger is en langer duurt, en ze kunnen in de loop van de tijd oplopen. Dit zijn de belangrijkste gevolgen:

• Boetes voor het niet indienen van aangiften: de belastingdienst brengt per maand een percentage van de onbetaalde belasting in rekening. De bedragen verschillen per regio, maar volgen doorgaans een vergelijkbare logica.

• Boetes voor niet-betaling: los van de boete voor het niet indienen van aangifte, is dit een extra percentage van de onbetaalde belasting dat per maand in rekening wordt gebracht, waarbij over beide rente wordt berekend.

• Persoonlijke aansprakelijkheid: in de VS kan de IRS individuele bestuurders of werknemers persoonlijk aansprakelijk stellen voor onbetaalde bronbelasting.

• Controles: een controle die begint met de aangifte van één jaar kan zich uitbreiden naar meer jaren als er onregelmatigheden aan het licht komen.

• Strafrechtelijke aansprakelijkheid: deze straffen zijn voorbehouden aan opzettelijk wangedrag, zoals belastingontduiking, het indienen van valse aangiften en het opzettelijk nalaten loonbelasting in te houden of af te dragen.

• Gevolgen voor de reputatie: fiscale beslagleggingen kunnen in openbare registers en kredietrapporten verschijnen. Investeerders, kredietverstrekkers en institutionele klanten die due diligence uitvoeren, zullen ze ontdekken.

Hoe verschilt fiscale compliance voor ondernemingen en particulieren?

De kernverplichting is over het algemeen hetzelfde voor zowel ondernemingen als particulieren: je moet je inkomsten aangeven, je aftrekposten claimen en betalen wat je verschuldigd bent. Dit zijn de verschillen:

• Aangiftefrequentie: particulieren doen meestal één keer per jaar aangifte. Ondernemingen moeten vaak driemaandelijkse schattingen indienen, maandelijkse of tweewekelijkse loonstortingen doen, jaarlijkse aangiften indienen en mogelijk ook aangiften voor omzetbelasting, btw of goederen- en dienstenbelasting (GST).

• Complexiteit van aftrekposten: particulieren hebben te maken met een relatief beperkt aantal aftrekcategorieën. Ondernemingen hebben te maken met afschrijvingsschema’s, kosten van verkochte goederen (COGS), zakelijk gebruik van voertuigen, uitgestelde inkomsten en keuzes op entiteitsniveau.

• Omvang van de gevolgen: een particulier die een fout maakt bij de aangifte krijgt meestal te maken met een boete en rente. Een onderneming die werknemers verkeerd classificeert, loonbelasting niet afdraagt of inkomsten verkeerd rapporteert, kan aansprakelijkheid creëren die gevolgen heeft voor het hele bedrijf.

Wat betekent grensoverschrijdende activiteit voor fiscale compliance?

Internationaal opereren stelt je bedrijf bloot aan verschillende belastingstelsels en verplichtingen, wat fiscale compliance ingewikkelder kan maken. Houd rekening met het volgende.

Indirecte belasting

Veel landen buiten de VS hanteren btw of GST in plaats van omzetbelasting. Als je digitale goederen of diensten verkoopt aan klanten in de EU, ben je verplicht om btw te heffen en af te dragen tegen het lokale tarief van de klant, dat per land en producttype verschilt. Dankzij de One Stop Shop (OSS)-regeling van de EU kunnen ondernemingen zich in één EU-lidstaat registreren en één aangifte indienen die alle verkopen in de EU dekt.

Niet-Amerikaanse bedrijven die aan de VS verkopen, moeten zich bewust zijn van de verschillende omzetbelastingtarieven en regels per staat. Tools zoals Stripe Tax kunnen de belastingberekening en -inning voor een breed scala aan rechtsgebieden en productsoorten afhandelen.

Vaste inrichting

Als je onderneming voldoende fysieke aanwezigheid heeft in het buitenland (bijv. werknemers, een kantoor, een magazijn, bepaalde soorten onderaannemers), kun je de status van “vaste inrichting” krijgen. Daardoor ben je in dat land vennootschapsbelasting verschuldigd. De drempels verschillen per land en belastingverdrag, en ze worden sneller relevant dan je misschien verwacht wanneer je personeel inhuurt of kantoren in het buitenland opent.

Bronbelasting

Veel landen verplichten de betalende partij om belasting in te houden op bepaalde grensoverschrijdende betalingen, zoals dividenden, royalty's, rente en sommige servicekosten. Het toepasselijke tarief hangt af van het al dan niet bestaan van een belastingverdrag tussen de twee landen.

Voldoet jouw onderneming aan de regels?

Tekortkomingen in de compliance zijn vaak het gevolg van groei die sneller gaat dan de bestaande interne systemen. Houd rekening met deze veelvoorkomende factoren op het gebied van fiscale compliance:

• Sales tax nexus: drempels voor economische nexus betekenen dat je in een Amerikaanse staat een inningsverplichting kunt activeren zonder dat je daar een fysieke vestiging hebt. Houd de omzet per staat bij om te weten wanneer je de grens van $ 100.000 aan omzet of 200 transacties per jaar overschrijdt. (Dit is doorgaans de drempel, maar deze varieert in sommige staten.)

• Btw- of GST-drempels: veel landen met een btw- of GST-systeem verplichten buitenlandse ondernemingen zich te registreren vanaf hun eerste verkoop, terwijl andere landen ondernemingen toestaan registratie uit te stellen totdat ze een bepaalde omzetdrempel overschrijden.

• Classificatie van werknemers: een verkeerde classificatie tussen onderaannemers en werknemers kan leiden tot een controle, en de aansprakelijkheid geldt met terugwerkende kracht. Je kunt loonbelasting verschuldigd zijn over betalingen die je jaren geleden hebt gedaan.

• Voorlopige betalingen: als je de belastingverplichting van vorig jaar gebruikt om de driemaandelijkse betalingen voor dit jaar vast te stellen zonder rekening te houden met groei, betaal je waarschijnlijk te weinig en beginnen de boetes zich op te stapelen zodra je een termijn mist.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt concentreren op het laten groeien van je onderneming. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen bij te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt. Bovendien berekent en int het automatisch omzetbelasting, btw en GST op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle Amerikaanse staten en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.