La conformità fiscale comporta il rispetto continuo di una serie di obblighi legali, tra cui la presentazione delle dichiarazioni corrette, la rendicontazione accurata delle operazioni e il pagamento puntuale delle imposte dovute. Può diventare rapidamente complessa e ogni attività è soggetta a requisiti diversi. I sistemi fiscali nei Paesi sviluppati si basano in gran parte sulla conformità volontaria, ma le attività non sempre rispettano tali obblighi. L'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti, ad esempio, stima che circa 696 miliardi di USD di imposte non siano stati versati nel 2022.

Di seguito spieghiamo che cos'è la conformità fiscale, che cosa richiede a livello di attività, come si accumulano le conseguenze della mancata conformità e quali obblighi aggiuntivi comportano le attività transfrontaliere.

Punti salienti

• La conformità fiscale comprende tre attività distinte: la presentazione delle dichiarazioni, la segnalazione accurata delle transazioni e il pagamento puntuale di quanto dovuto.

• Le conseguenze della mancata conformità si espandono in base alla gravità e alla durata, che vanno dalle sanzioni per omessa dichiarazione alla responsabilità personale per le ritenute sui salari non versate.

• L'attività transfrontaliera introduce regimi fiscali completamente diversi, che non sempre corrispondono agli obblighi di conformità nazionali.

Che cos'è la conformità fiscale

La conformità fiscale consiste nel rispettare tutti gli obblighi fiscali previsti dalla legge in modo accurato, completo e puntuale. Comprende tre attività distinte: presentare le dichiarazioni corrette alle autorità competenti, riportare correttamente redditi, spese e transazioni e versare quanto dovuto entro le scadenze previste. La conformità fiscale è un processo continuo per tutte le attività e richiede attenzione e coordinamento tra le funzioni di finanza, contabilità, risorse umane (HR), gestione delle retribuzioni e funzione legale.

Come funziona la conformità fiscale per le attività

Le attività devono garantire una conformità continua attraverso sistemi che acquisiscono i dati corretti al momento giusto e li instradano verso la destinazione corretta. Il processo operativo di conformità fiscale si articola in tre livelli.

Conservazione della documentazione

Ogni transazione relativa a ricavi, spese deducibili, pagamenti delle retribuzioni e acquisti di beni deve essere registrato con un livello di dettaglio sufficiente a supportare una dichiarazione fiscale o a resistere a un controllo fiscale. Le autorità fiscali richiedono generalmente alle attività di conservare la documentazione per almeno tre anni dalla data di presentazione della dichiarazione, anche se una dichiarazione incompleta dei redditi significativa può estendere tale periodo. I documenti dovrebbero essere conservati a tempo indeterminato se non viene presentata alcuna dichiarazione o in caso di sospetto di frode, poiché in questi scenari non si applicano termini di prescrizione.

Calcolo e classificazione

Gli errori possono sommarsi nel riconoscimento dei ricavi, nei piani di ammortamento, nella classificazione tra appaltatori e dipendenti e nella deducibilità di specifiche spese. Errori nei calcoli o nelle classificazioni possono creare discrepanze tra quanto dichiari e quanto l'autorità fiscale si aspetta di riscontrare. Stripe Tax calcola e riscuote automaticamente l'importo corretto in base alla località della transazione e al tipo di prodotto, aspetto particolarmente rilevante quando vendi in diversi stati degli Stati Uniti o in Paesi con regole diverse.

Dichiarazione e pagamento

Le dichiarazioni devono essere presentate alle autorità competenti entro le scadenze previste, con il pagamento degli importi dovuti. Tra queste rientrano i pagamenti stimati trimestrali delle imposte previsti per le attività in alcuni Paesi, inclusi gli Stati Uniti. Il versamento insufficiente dell'imposta stimata comporta sanzioni, anche se il saldo viene pagato integralmente al momento della dichiarazione.

Conseguenze della mancata conformità fiscale

Le conseguenze della mancata conformità fiscale aumentano con la gravità e la durata dell'inadempienza e possono accumularsi nel tempo. Ecco i principali esiti:

• Sanzioni per omessa dichiarazione: le autorità fiscali applicano una percentuale delle imposte non pagate per ogni mese. Gli importi variano a seconda della giurisdizione, ma seguono logiche simili.

• Sanzioni per omesso pagamento: distinte dalle sanzioni per omessa dichiarazione, consistono in un'ulteriore percentuale dell'imposta non versata applicata mensilmente, con interessi che maturano su entrambe.

• Responsabilità personale: negli Stati Uniti, l'IRS può ritenere personalmente responsabili dirigenti o dipendenti per le ritenute d'acconto sui salari non versate.

• Controlli fiscali: un audit relativo a una dichiarazione può estendersi ad altri anni se emergono irregolarità.

• Responsabilità penale: queste sanzioni sono riservate a condotte intenzionali come evasione fiscale, presentazione di dichiarazioni false e mancata riscossione o versamento volontario delle imposte sui salari.

• Conseguenze reputazionali: i vincoli fiscali possono comparire nei registri pubblici e nei report di credito. Investitori, finanziatori e clienti istituzionali che effettuano attività di due diligence possono individuarli.

Differenze in materia di conformità fiscale tra attività e persone fisiche

L'obbligo principale è generalmente lo stesso sia per le attività sia per le persone fisiche: devi dichiarare i redditi, indicare le deduzioni e versare quanto dovuto.Ecco le differenze:

• Frequenza di dichiarazione: le persone fisiche presentano generalmente una dichiarazione all'anno. Le attività devono spesso effettuare pagamenti stimati trimestrali, versamenti delle imposte sui salari mensili o settimanali, dichiarazioni annuali ed eventualmente dichiarazioni per l'imposta sulle vendite, l'imposta sul valore aggiunto (IVA) o l'imposta su beni e servizi (GST).

• Complessità delle deduzioni: le persone fisiche operano con un insieme relativamente limitato di categorie di deduzione. Le attività gestiscono piani di ammortamento, costo del venduto (COGS), utilizzo dei veicoli aziendali, ricavi su servizi differiti e opzioni a livello di entità.

• Portata delle conseguenze: una persona fisica che commette un errore nella dichiarazione è generalmente soggetta a sanzioni e interessi. Un'attività che classifica erroneamente i lavoratori, non versa le imposte sui salari o dichiara in modo errato i ricavi può generare responsabilità che coinvolgono l'intera azienda.

Impatto delle attività transfrontaliere sulla conformità fiscale

Operare a livello internazionale espone l'azienda a diversi regimi fiscali e obblighi, rendendo la conformità fiscale più complessa. Considera quanto segue.

Imposta indiretta

Molti Paesi al di fuori degli Stati Uniti utilizzano l'IVA o la GST invece dell'imposta sulle vendite. Se vendi beni digitali o servizi a clienti nell'Unione europea, sei tenuto a riscuotere e versare l'IVA all'aliquota locale del cliente, che varia in base al Paese e al tipo di prodotto. Il regime One Stop Shop (OSS) dell'Unione europea consente alle attività di registrarsi in uno Stato membro e presentare un'unica dichiarazione che copre tutte le vendite nell'UE.

Le aziende non statunitensi che vendono negli Stati Uniti devono essere consapevoli delle diverse aliquote fiscali e regole dell'imposta sulle vendite a livello statale. Strumenti come Stripe Tax possono gestire il calcolo e la riscossione dell'imposta in un'ampia gamma di giurisdizioni e per diversi tipi di prodotti.

Stabile organizzazione

Se la tua attività ha una presenza fisica sufficiente in un Paese straniero (ad esempio, dipendenti, un ufficio, un magazzino, certi tipi di appaltatori), potresti raggiungere lo stato di "stabile organizzazione". Questo ti rende responsabile per l'imposta sul reddito delle società in quel Paese. Le soglie variano in base al Paese e al trattato fiscale, e aumentano sempre più rapidamente di quanto ci si aspetti se assumi dipendenti o si apri uffici all'estero.

Ritenute d'acconto

Molti Paesi richiedono al soggetto pagatore di applicare una ritenuta su determinati pagamenti transfrontalieri, come dividendi, royalties, interessi e alcune commissioni per servizi. L'aliquota applicabile dipende dall'eventuale esistenza di una convenzione contro le doppie imposizioni tra i due Paesi.

Verifica della conformità fiscale della tua attività

Le lacune in materia di conformità sono spesso il risultato di una crescita che supera i sistemi interni esistenti. Tieni a mente questi aspetti comuni di conformità fiscale:

• Nesso in materia di imposta sulle vendite: le soglie del nesso economico fanno sì che tu possa far scattare un obbligo di riscossione in uno stato degli Stati Uniti senza avere una presenza fisica. Monitora le vendite per stato in modo da sapere quando hai superato 100.000 $ in vendite o 200 transazioni all'anno. (Questa è in genere la soglia, ma varia in alcuni stati.)

• Soglie IVA o GST: molti Paesi con sistemi IVA o GST richiedono alle attività estere di registrarsi dalla prima vendita, mentre altri permettono alle attività di evitare la registrazione finché non superano una determinata soglia di vendite.

• Classificazione dei lavoratori: la classificazione errata tra appaltatori e dipendenti può portare a un controllo, con responsabilità retroattiva. Potresti dover versare imposte sui salari per pagamenti effettuati anni prima.

• Pagamenti stimati: se utilizzi l'imposta dovuta dell'anno precedente per determinare i pagamenti trimestrali dell'anno in corso senza adeguarla alla crescita, è probabile che tu stia versando meno del dovuto e che le sanzioni inizino ad accumularsi non appena non rispetti una scadenza.

In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto

Stripe Tax riduce la complessità delle procedure di conformità fiscale per permetterti di dedicarti allo sviluppo della tua attività. Stripe Tax ti aiuta a monitorare gli obblighi e ti avvisa quando superi una soglia di registrazione per l'imposta sulle vendite in base alle tue transazioni Stripe. Inoltre, calcola e riscuote automaticamente l'Imposta sulle vendite, l'IVA e la GST sia su beni che servizi fisici e digitali, negli Stati Uniti e in oltre 100 Paesi.

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Stripe Tax può aiutarti a:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte: scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, bastano pochi secondi per attivare la riscossione delle imposte in un nuovo stato o Paese aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente, oppure con un semplice clic nella Dashboard di Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle imposte: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, risparmiando tempo e semplificando la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Supporta centinaia di prodotti e servizi ed è aggiornato sulle norme fiscali e sulle variazioni delle aliquote.

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