Fare business oltre confine non riguarda più solo le aziende Fortune 500. Sempre più aziende stanno entrando in nuovi mercati prima e più velocemente, il che significa anche che stanno avendo a che fare con un maggior numero di obblighi di conformità anticipatamente. Le poche dichiarazioni fiscali e i pochi report finanziari iniziali possono rapidamente trasformarsi in un mosaico di norme sulla privacy dei dati, leggi antifrode e calendari di rendicontazione specifici per Paese.

Da un sondaggio di PwC del 2025 è emerso che l’85% dei dirigenti di attività ritiene che i requisiti di conformità siano diventati più complessi negli ultimi 3 anni. Le aziende hanno bisogno di infrastrutture che consentano loro di espandersi senza che i loro sistemi diventino inadeguati. Di seguito è riportata una guida pratica alla conformità e alla rendicontazione globale pensata per l'espansione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Perché la conformità globale è così importante per le attività internazionali?
  
• In che modo le attività dovrebbero gestire gli obblighi di informazione a livello globale?
  
• Quali sono le regole che modellano la conformità internazionale?
  
• Cosa possono fare le attività per definire una strategia di conformità globale flessibile?
  
• Quali sono le sfide legate alla gestione della conformità globale?
  

Perché la conformità globale è così importante per le attività internazionali?

Per le aziende internazionali, la conformità è una parte fondamentale delle operazioni. Ogni mercato presenta una nuova serie di regole: tasse, lavoro, pagamenti, privacy dei dati e anticorruzione. Rimanere conformi consente di espandersi a livello globale senza incorrere in problemi a livello locale.

Ecco perché la conformità globale è così importante.

Permette di operare legalmente

In ogni Paese in cui entra la tua attività, ti troverai di fronte a un nuovo ambiente giuridico. Se salti una dichiarazione fiscale, ignori una legge sul lavoro o non ti registri correttamente presso un ente di regolamentazione, puoi andare incontro a multe e gravi interruzioni dell'attività.

La conformità globale protegge da:

• Multe della pubblica amministrazione e sanzioni legali

• Sospensioni delle licenze o accesso al mercato revocato

• Rischio di essere segnalati pubblicamente o inseriti nella lista nera

Espandersi senza prestare la giusta attenzione alla conformità è una mossa molto rischiosa. Anche le attività con buone intenzioni possono incontrare problemi se non implementano procedure solide.

Manda un segnale a clienti, partner e autorità di regolamentazione

I clienti si aspettano che le attività proteggano i loro dati ed elaborino i pagamenti in modo sicuro, indipendentemente da dov'è domiciliata l'azienda. I partner vogliono avere la sicurezza di lavorare con qualcuno che non porterà rischi nella relazione. Le autorità di regolamentazione devono vedere registri puliti e rapporti tempestivi.

Se gestita nella maniera corretta, la conformità indica che tratti i dati dei clienti con serietà, operi in modo trasparente e non prendi scorciatoie.

Garantisce l'accesso a nuovi mercati

Alcuni mercati non ti permetteranno di operare se non soddisfi gli standard locali per la creazione di report, la concessione di licenze o la gestione dei dati; altri potrebbero consentire l'ingresso ma escluderti da specifici settori o gruppi di clienti a meno che non dimostri di essere conforme.

Riduce il rischio su scala

Maggiore è il numero di mercati in cui operi, più regole devi seguire. Una base di conformità ben costruita riduce il rischio che il modo in cui assumi personale, presenti le dichiarazioni e gestisci le transazioni in un Paese causi problemi in un altro. La conformità impedisce che i piccoli problemi peggiorino vertiginosamente, rende gli audit più gestibili e consente al tuo team di muoversi più velocemente con meno sorprese.

Rafforza gli standard interni e l'etica

Una conformità esterna efficace tende a rispecchiare una governance interna solida. Le attività che danno priorità alla conformità solitamente costruiscono anche culture basate su responsabilità, trasparenza e processo decisionale etico.

Ciò influisce su tutti questi aspetti:

• Il modo in cui gestisci le contestazioni dei clienti

• Il modo in cui i manager prendono decisioni

• La decisione dei dipendenti di fare segnalazioni quando qualcosa non va

La conformità è un sistema per prendere buone decisioni, anche e soprattutto in situazioni ad alto rischio con regole complicate.

In che modo le attività dovrebbero gestire gli obblighi di informazione a livello globale?

Gli obblighi di informazione possono accumularsi rapidamente quando operi in più di un Paese. I bilanci, le dichiarazioni fiscali e le informative legali variano a seconda della giurisdizione e possono avere diversi formati, scadenze e standard di conformità. Per gestire tutto occorre essere ben strutturati, lungimiranti e dotarsi dei sistemi giusti.

Ecco come le aziende dovrebbero affrontare gli obblighi di informazione a livello globale.

Mappare ogni requisito, ovunque si operi

Inizia facendoti un'idea completa di ciò che è richiesto in ogni Paese, tra cui:

• Bilancio annuale (e relativo formato)

• Dichiarazioni fiscali per le imposte sulle società, l'imposta sul valore aggiunto (IVA), la tassa su beni e servizi (GST) e le imposte sui salari

• Relazioni o informative specifiche di settore (ad esempio, quelle richieste nel settore fintech, sanitario o dell'energia)

• Report ambientali, sociali e di governance (ESG) o sulla sostenibilità, se richiesto

Mantenere una fonte di dati centralizzata, che si tratti di un calendario, una dashboard o un wiki interno condiviso, aiuta il tuo team a monitorare gli obblighi e a muoversi in modo tempestivo.

Definire procedure coerenti per la raccolta dei dati

Le operazioni di rendicontazioni si fanno complicate quando i dati sono disordinati, incoerenti o sono isolati gli uni dagli altri. Se i tuoi report si basano su decine di fogli di calcolo e scambi di email, probabilmente alla fine qualcosa andrà storto.

Per svolgere un'attività di rendicontazione efficace in tutti i Paesi, le imprese dovrebbero:

• Standardizzare le modalità di raccolta dei dati

• Utilizzare sistemi che centralizzano questi dati e li rendono accessibili

• Implementare controlli per garantire l'accuratezza dei dati prima dell'invio dei report

Utilizzare l'automazione ovunque possibile

La rendicontazione manuale può essere rischiosa e richiedere molto tempo. I sistemi automatizzati possono:

• Estrarre i dati direttamente dai record delle transazioni, dalle piattaforme di pagamento o dagli strumenti usati per la contabilità

• Convertire quei dati in formati per la rendicontazione locale

• Segnalare anomalie prima della presentazione

• Generare dichiarazioni ricorrenti in base a una pianificazione impostata

Ad esempio, se usi Stripe per elaborare i pagamenti a livello globale, ottieni report riconciliati che tengono già conto delle imposte locali, delle commissioni e della conversione di valuta. Grazie a questo tipo di visibilità integrata, sarà più semplice inserire dati puliti nei tuoi report finanziari o fiscali.

Assegnare ruoli chiari e processi ripetibili

Anche se i sistemi sono di qualità, occorre definire bene le responsabilità. Stabilisci chi dovrà preparare, esaminare e inviare ogni report.

Procedure operative standard come flussi di lavoro documentati, checklist interne e fasi di approvazione possono aiutarti in questo. Tale struttura è scalabile, per cui quando la tua attività entrerà in un nuovo mercato, non dovrai ricreare il processo da zero.

Bilanciare la coerenza globale con le competenze locali

Non sempre i requisiti locali sono compatibili con i sistemi globali. Potresti aver bisogno di specialisti locali per:

• Tradurre i report nella lingua richiesta

• Lavorare su piattaforme di dichiarazione elettronica specifiche per area geografica

• Interpretare regole ambigue o mutevoli

Il tuo team globale può favorire la coerenza mentre i team locali si adattano ai casi limite e garantiscono la conformità delle dichiarazioni a livello locale.

Rimanere al passo con le modifiche alle normative

I regolamenti cambiano continuamente. Non aspettare una dichiarazione mancata per scoprire che qualcosa è cambiato. Abbonati a servizi di aggiornamento di carattere legale o sulla conformità, collabora con consulenti locali nei mercati a rischio più elevato e pianifica revisioni periodiche dei tuoi obblighi di informazione.

Vedila come una sorta di manutenzione del tuo motore di conformità. Dei piccoli aggiornamenti fatti oggi possono evitarti importanti revisioni e, in qualche caso, ingenti multe domani.

Audit e miglioramento del programma di informazione

Dopo ogni ciclo di rendicontazione principale, poni queste domande:

• Cosa è andato bene?

• Quali sono state le fonti di stress?

• Quali operazioni hanno richiesto troppo tempo?

Usa le risposte per perfezionare le tue procedure. Col tempo, il tuo programma di informazione potrà diventare più snello, veloce e resiliente.

Quali sono le regole che modellano la conformità internazionale?

Operare a livello transfrontaliero significa rispettare un mosaico di norme a livello globale. Alcune sono requisiti di carattere giuridico, mentre altre sono standard di settore o best practice. Insieme, costituiscono le fondamenta della conformità internazionale.

Di seguito sono indicate le leggi, i regolamenti e i requisiti che ogni attività globale dovrebbe monitorare.

Standard in materia di informazione finanziaria

Se operi a livello internazionale, probabilmente il tuo bilancio deve essere conforme a:

• International Financial Reporting Standards (IFRS), ampiamente utilizzati al di fuori degli Stati Uniti

• Generally Accepted Accounting Principles (GAAP), richiesti per la rendicontazione negli Stati Uniti

Alcuni Paesi richiedono l'adozione completa degli IFRS. Altri hanno principi nazionali vagamente basati sugli IFRS. In entrambi i casi, se gestisci entità globali, potrebbe essere necessario riconciliare più quadri o utilizzare un modello di rendicontazione consolidato che funzioni per tutti. Gli investitori e le autorità di regolamentazione si aspettano comparabilità e le autorità locali spesso richiedono che i bilanci siano depositati secondo i loro principi preferiti.

Protezione dei dati e privacy

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE stabilisce le modalità secondo cui le aziende raccolgono, conservano e trattano i dati personali e la sua influenza si estende ben oltre l'Europa. La legge generale sulla protezione dei dati del Brasile, la legge sulla privacy dei consumatori della California e altre leggi seguono principi simili. Anche se non hai sede nell'UE, la tua attività potrebbe essere soggetta al GDPR se gestisci dati di utenti dell'UE.

Il GDPR (e regolamenti equivalenti) richiede:

• Ottenimento trasparente del consenso

• Conservazione e gestione sicura dei dati personali

• Procedure di cancellazione, esportazione o aggiornamento dei dati degli utenti su richiesta

• Segnalazione tempestiva delle violazioni

Le attività globali hanno bisogno di un programma sulla privacy che soddisfi le regole più severe a cui sono soggette.

Standard sull'antiriciclaggio (AML) e sull'adeguata verifica della clientela (KYC)

Se la tua attività sposta denaro o gestisce in qualsiasi modo dei pagamenti, si applicano le norme AML e sull'adeguata verifica della clientela. Le linee guida del Financial Action Task Force (FATF) modellano le leggi AML nella maggior parte dei Paesi. Le autorità di regolamentazione locali applicano queste norme attraverso leggi come la legge sul segreto bancario degli Stati Uniti e le direttive in materia di antiriciclaggio di denaro dell'UE.

Queste leggi richiedono tipicamente quanto segue:

• Verifica dell'identità dei clienti

• Screening rispetto a elenchi di controllo e banche dati delle sanzioni

• Monitoraggio delle transazioni alla ricerca di modelli sospetti

• Notifica di attività segnalate alle autorità

Le piattaforme finanziarie come Stripe integrano molti di questi controlli nella loro infrastruttura, rendendo più facile per le attività soddisfare questi requisiti senza costruire sistemi personalizzati da zero.

Leggi anticorruzione

Sia il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) statunitense sia il Bribery Act del Regno Unito si applicano oltre confine.Se la tua attività opera a livello internazionale, è probabile che sia soggetta a una di queste leggi o a entrambe.

Queste leggi richiedono:

• Assenza di corruzione di funzionari stranieri (direttamente o tramite intermediari)

• Libri e registri accurati

• Controlli interni per rilevare e prevenire comportamenti scorretti

Tali leggi possono essere applicate anche se la violazione avviene all'estero, purché la tua attività abbia un nesso con gli Stati Uniti o Il Regno Unito. Ecco perché molte aziende implementano politiche anticorruzione interne che vanno oltre quanto richiesto a livello locale.

Standard operativi e specifici del settore

Alcuni settori sono dotati di propri framework di conformità globale. Ecco qualche esempio:

• Standard di sicurezza dei dati PCI (PCI DSS) per l'elaborazione dei pagamenti

• Basilea III (adeguatezza patrimoniale e gestione dei rischi) per i servizi bancari e finanziari

• Buone prassi di fabbricazione (GMP) per i prodotti farmaceutici

• Organizzazione internazionale per la standardizzazione (ISO) 27001 e System and Organization Controls (SOC) 2 per la sicurezza informatica, in particolare per quanto riguarda Software-as-a-Service (SaaS) e l'infrastruttura cloud

Anche quando non sono requisiti strettamente legali, i clienti, i partner e le autorità di regolamentazione spesso si aspettano la conformità.

Tasse globali e regole di condivisione delle informazioni

L'Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economici (OCSE) ha creato diversi quadri che delineano il modo in cui le attività gestiscono le tasse e condividono i dati finanziari oltre confine, tra cui:

• Il progetto BEPS (erosione della base imponibile e trasferimento degli utili), che guida il modo in cui le aziende segnalano il reddito globale

• Lo standard comune di comunicazione di informazioni (CRS), che impone agli istituti finanziari di condividere i dati dei conti con le autorità fiscali di tutti i Paesi

Queste norme sono volte a frenare l'evasione fiscale e ad aumentare la trasparenza. Se detieni fondi o dati dei clienti in varie giurisdizioni, potresti dover segnalare tali informazioni in base a norme come il CRS.

Controlli commerciali e delle esportazioni

Se spedisci beni fisici, software o tecnologia sensibile oltre confine, probabilmente dovrai confrontarti anche con:

• Leggi sul controllo delle esportazioni

• Sanzioni e misure di embargo

• Obblighi di segnalazione e classificazione doganale

Anche i servizi digitali possono rientrare nei controlli delle esportazioni, soprattutto se coinvolgono crittografia, IA o applicazioni che hanno a che fare con la difesa.

La maggior parte delle attività non deve conoscere a fondo ogni regola di ogni Paese, ma ha bisogno di un modo per identificare le leggi e i requisiti applicabili, definire procedure interne di conseguenza e tenere il passo con gli aggiornamenti delle leggi. Alcune aziende utilizzano sistemi formali in materia di governance, rischio e conformità, altre si affidano a consulenti legali esterni, audit interni e partner di piattaforma che integrano questi standard nella loro infrastruttura.

Stripe, ad esempio, per impostazione predefinita è conforme alle norme PCI e supporta gli standard globali in materia di adeguata verifica della clientela e AML e ai requisiti locali di rendicontazione fiscale, il che aiuta le attività a rimanere conformi man mano che crescono. Quando la conformità è incorporata negli strumenti, è più facile muoversi velocemente senza dover prendere scorciatoie.

Cosa possono fare le attività per definire una strategia di conformità globale flessibile?

Man mano che la tua attività si espande, aumenta la complessità in termini di conformità. Nuovi mercati presentano nuove regole, richieste e nuovi rischi. Una strategia di conformità flessibile è un sistema in grado di evolversi e crescere insieme a te.

Ecco come le attività definiscono programmi di conformità pensati in ottica di crescita.

Inizia con un approccio basato sul rischio

Non tutte le regole hanno lo stesso peso. Concentrati innanzitutto sulle aree con i maggiori potenziali svantaggi. Esegui una valutazione del rischio strutturata, classifica gli obblighi in base alla probabilità e all'impatto e assegna priorità ai controlli per le aree ad alto rischio (ad esempio, privacy dei dati, pagamenti, anticorruzione).

Questo ti aiuterà a evitare di distribuire risorse troppo scarse e offre alla dirigenza una visione completa di dove investire.

Definisci politiche coerenti che possano scalare

Ciò che ti occorre sono delle politiche di base da poter applicare in tutta l'azienda e adattare alle norme locali.

Ad esempio, dovresti definire:

• Un codice di condotta globale, con addendum locali ove necessario

• Flussi di lavoro di approvazione standardizzati per spese, attivazione dei fornitori o assunzioni

• Modelli condivisi per contratti e informative

Ciò consente di mantenere un buon livello di qualità e controllo senza rallentare i team locali.

Definisci la giusta struttura del team

La conformità non può scalare se è gestita da una persona sola o è a carico di un unico reparto. Le aziende globali si servono in gran parte di un modello hub-and-spoke:

• Un team centrale definisce la politica, gestisce il rischio e si occupa della supervisione.

• I responsabili della conformità locali (o i promotori embedded) gestiscono l'esecuzione specifica per giurisdizione.

È importante che i ruoli siano chiari, così come il sostegno da parte della dirigenza. Nel momento in cui i dirigenti capiscono che la conformità è un fattore di crescita, diventa parte del modo in cui vengono prese le decisioni.

Usa la tecnologia per automatizzare dove serve

La conformità manuale non si evolve. Automatizzare le operazioni ripetibili concede al tuo team più tempo per concentrarsi su mansioni basate sul pensiero critico e di valore superiore.

Cerca modi per automatizzare questi aspetti:

• Monitoraggio delle transazioni e rilevamento delle frodi

• Verifica dell'identità e screening delle sanzioni

• Calcolo delle imposte e rendicontazione localizzata

• Controllo degli accessi e audit trail

Stripe è un esempio di piattaforma che include queste funzioni. Stripe gestisce le norme di pagamento locali, genera report fiscali specifici per Paese e segnala le transazioni rischiose, il tutto in background. Meno le operazioni sono frammentate, più flessibile diventa la funzione di conformità.

Progetta per il cambiamento

La tua strategia deve essere resiliente quando le condizioni cambiano, il che significa incorporare cicli di feedback e flessibilità.

Mantieni procedure agili tramite i seguenti comportamenti:

• Revisione periodica dei rischi e dei processi relativi alla conformità

• Aggiornamento delle politiche man mano che nuovi mercati, prodotti o regolamenti diventano attivi

• Raccolta di feedback dai team che operano in prima linea (soprattutto nei mercati più recenti)

Le aziende con buone capacità di espansione sono quelle in grado di adattarsi rapidamente, senza difficoltà.

Fai della conformità una parte integrante della tua cultura

Non è possibile espandere la conformità se un solo team ne è responsabile. Deve essere integrata nella modalità operativa della tua azienda.

Ciò significa che dovresti:

• Spiegare a tutti il “perché” e non solo il “cosa”

• Mettere a disposizione dei team processi chiari in relazione a quando e a come fare segnalazioni

• Ritenere i leader responsabili del rispetto degli standard di conformità

Quando i dipendenti comprendono la conformità e si sentono parte integrante del processo, l'intero sistema diventa più flessibile.

L'obiettivo è costruire un sistema di conformità affidabile, flessibile e pronto a crescere con te. Poche solide basi, i sistemi giusti e una struttura chiara contribuiscono a mantenere le tue operazioni conformi mentre la tua attività si espande a livello globale.

Quali sono le sfide legate alla gestione della conformità globale?

Anche le aziende con risorse adeguate devono affrontare sfide in termini di conformità globale. Alcune sono prevedibili, mentre altre le colgono di sorpresa. Ecco gli aspetti che complicano la conformità globale e come le aziende stanno rispondendo.

Le normative cambiano costantemente

Le regole possono cambiare costantemente, soprattutto in settori in rapida evoluzione come la privacy dei dati, quello fiscale e i pagamenti transfrontalieri. Mantenere la conformità significa rimanere al passo con:

• Aggiornamenti specifici per Paese ai requisiti o alle soglie di dichiarazione

• Nuovi obblighi di informazione (ad es. informative ESG)

• Interpretazioni ampliate delle leggi esistenti (ad es. applicazione del GDPR)

Oltre a monitorare le modifiche stesse, la parte difficile consiste nell'implementarle rapidamente tra team, sistemi e policy senza rallentare l'attività. Gli abbonamenti ad avvisi sulle norme locali o a strumenti di aggiornamento normativo, check-in proattivi con esperti regionali e un processo interno definito per la revisione, l'interpretazione e l'attuazione delle modifiche possono rivelarsi molto utili.

I dati sono suddivisi su più sistemi

Gli obblighi di conformità si basano in gran parte sull'accesso a dati coerenti e accurati, ma in molte organizzazioni tali dati sono isolati in silos diversi (quello finanziario, legale, HR, operativo), ciascuno dei quali utilizza sistemi e formati diversi.

Ciò può creare problemi come:

• Report incompleti o incoerenti

• Operazioni dell'ultimo minuto per riconciliare i numeri

• Lacune in termini di visibilità durante audit o revisioni normative

L'integrazione può essere la soluzione. Le attività stanno investendo in piattaforme unificate o strumenti specifici per la conformità che estraggono i dati da più team in un'unica vista. Stripe, ad esempio, centralizza pagamenti, imposte e report tra le varie giurisdizioni in modo che i team possano lavorare da un'unica fonte affidabile.

I talenti sono sotto pressione

La conformità globale richiede conoscenze specialistiche sulle regole locali, sui rischi transfrontalieri e sulle sfumature normative. Tuttavia, pochi team hanno una profonda esperienza di ogni mercato e assumere talenti qualificati non è facile. Team legali o addetti alla conformità composti da un numero insufficiente di persone, il burnout e affidarsi a poche persone importanti con conoscenze localizzate sono solo alcuni esempi di situazioni che possono rappresentare un problema.

Per affrontare questo problema, alcune aziende stanno combinando un team interno snello con specialisti esterni come studi legali, consulenti locali e fornitori di Compliance-as-a-Service. Alcune stanno anche formando dei resposnabili operativi e finanziari in determinate aree geografiche in modo che la responsabilità della conformità sia distribuita ma allineata.

Le sfumature locali possono scontrarsi con la coerenza globale

Standardizzare i processi di conformità consente di risparmiare tempo, ma le regole locali non sempre si allineano. Un Paese potrebbe richiedere la presentazione di documenti in un formato specifico, mentre un altro potrebbe imporre una riunione di regolamentazione di persona o la presentazione di documenti nella lingua locale. Se le tue procedure sono troppo centralizzate, i team locali possono ritrovarsi bloccati in sistemi poco flessibili. Se al contrario sono troppo localizzate, supervisionarle potrebbe essere difficile.

Le configurazioni più efficaci consentono deviazioni controllate, standard centrali che consentono modifiche locali, con documentazione e governance per monitorare le eccezioni.

Occorre occuparsi della documentazione e preparasi agli audit su base continuativa

Essere conformi significa anche essere in grado di dimostrare e comprovare le proprie procedure di conformità quando richiesto. Ciò include:

• Mantenere i registri aggiornati e accessibili

• Registrare approvazioni, modifiche e autorizzazioni

• Conservare prove in caso di audit o indagini degli enti regolatori

Molte aziende ora stanno automatizzando la documentazione con funzioni come il monitoraggio delle versioni e dashboard in tempo reale che mostrano lo stato delle dichiarazioni o delle revisioni interne.

Le lacune culturali e linguistiche causano frizioni

Le politiche non sempre si traducono in modo lineare oltre confine. Un programma di whistleblower progettato per gli Stati Uniti potrebbe non avere risonanza in Giappone. Un video di formazione girato a Londra potrebbe non funzionare in Brasile.

Problemi in termini di traduzione portano spesso a:

• Scarsa adozione delle politiche globali

• Aspettative fraintese o applicazione incoerente

• Frustrazione tra sede e team locali

La soluzione sta nella padronanza culturale e nell'impegno locale: tradurre le politiche, adattare la formazione e nominare responsabili locali addetti alla conformità che comprendano il quadro globale e le realtà regionali.

I rischi di frode e sicurezza scalano man mano che l'attività di espande

Man mao che aumentano i mercati e le transazioni, aumentano anche il rischio di frode o di non conformità. I flussi di pagamento transfrontalieri, in particolare, sono spesso bersaglio di abusi, dalle false fatture a sofisticati tentativi di riciclaggio.

La gestione di questo problema richiede:

• Monitoraggio delle transazioni

• Avvisi in tempo reale

• Screening delle sanzioni

• Controllo degli accessi e audit trail

L'automazione aiuta anche in questo caso. Stripe Radar, ad esempio, si serve dell'intelligenza artificiale per rilevare transazioni rischiose tra Paesi, il che può ridurre al minimo i falsi positivi e alleviare il carico di lavoro sui team addetti alla conformità.