El cumplimiento de la normativa fiscal implica el cumplimiento de un conjunto continuo de obligaciones legales, entre las que se incluye presentar las declaraciones correspondientes, informar las transacciones con precisión y pagar lo que se debe a tiempo. Puede complicarse rápidamente y cada empresa enfrentará requisitos distintos. Los sistemas fiscales de los países desarrollados suelen depender en gran medida del cumplimiento voluntario, pero las empresas no siempre cumplen. El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS), por ejemplo, estima que alrededor de $696,000 millones en impuestos quedaron impagos en 2022.

A continuación, explicaremos qué es el cumplimiento de la normativa fiscal, qué implica a nivel empresarial, cómo se acumulan las consecuencias del incumplimiento y qué añade la actividad transfronteriza a las obligaciones.

Aspectos destacados

• El cumplimiento de la normativa fiscal abarca tres actividades diferentes: presentar declaraciones, informar las transacciones con precisión y pagar lo que se debe a tiempo.

• Las consecuencias del incumplimiento crecen con la gravedad y la duración, desde multas por falta de presentación hasta responsabilidad personal por impuestos de nómina no pagados.

• La actividad transfronteriza introduce marcos fiscales completamente diferentes que no siempre se corresponden con las obligaciones de cumplimiento de la normativa nacional.

¿Qué es el cumplimiento de la normativa fiscal?

El cumplimiento de la normativa fiscal es el acto de cumplir con todas las obligaciones fiscales legales de forma precisa, completa y oportuna. Esto abarca tres actividades diferentes: presentar las declaraciones correspondientes ante las autoridades competentes, informar los ingresos, gastos y transacciones correctamente, y pagar lo que se debe antes de los plazos aplicables. El cumplimiento de la normativa fiscal es un proceso continuo para todas las empresas y requiere vigilancia y colaboración de los departamentos de finanzas, contabilidad, recursos humanos (RR. HH.), nómina y legal.

¿Cómo funciona el cumplimiento de la normativa fiscal para una empresa?

Las empresas deben cumplir de forma continua mediante sistemas que capturen los datos adecuados en el momento oportuno y los enruten al lugar correcto. El flujo de trabajo práctico del cumplimiento de la normativa fiscal tiene tres niveles.

Mantenimiento de registros

Cada transacción de ingresos, gasto deducible, pago de nómina y compra de activos debe registrarse con suficiente detalle para respaldar una declaración fiscal o resistir una auditoría. Las autoridades fiscales suelen exigir que las empresas conserven los registros durante al menos tres años desde la fecha en que se presenta una declaración, aunque una declaración insuficiente de ingresos puede extender ese período. Los registros deben conservarse indefinidamente si no se presentó ninguna declaración o si se sospecha fraude, ya que en esos casos no hay estatuto de limitaciones.

Cálculo y clasificación

Los errores pueden acumularse en el reconocimiento de ingresos, los programas de depreciación, la clasificación de contratistas o empleados, y la deducibilidad de gastos específicos. Los errores en los cálculos o clasificaciones pueden generar discrepancias entre lo que informas y lo que la autoridad fiscal espera ver. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el monto correcto según la ubicación de la transacción y el tipo de producto, lo cual es importante cuando vendes en varios estados de EE. UU. o países con normativas distintas.

Presentación y pago

Las declaraciones deben enviarse a las autoridades correctas antes de los plazos correspondientes, con los montos adeudados pagados. Esto incluye los pagos de impuestos trimestrales estimados para empresas en algunos países, como EE. UU.. El pago insuficiente del impuesto estimado genera multas, incluso si pagas el saldo completo cuando presentas la declaración.

¿Cuáles son las consecuencias del incumplimiento de la normativa fiscal?

Las consecuencias del incumplimiento de la normativa fiscal aumentan con la gravedad y la duración del incumplimiento, y pueden acumularse con el tiempo. Estos son los principales resultados:

• Multas por falta de presentación: las autoridades fiscales cobran un porcentaje de los impuestos no pagados por mes. Los montos varían según la jurisdicción, pero suelen seguir una lógica similar.

• Multas por falta de pago: independientes de la multa por falta de presentación, estas representan un porcentaje adicional del impuesto no pagado que se cobra por mes, con intereses que se acumulan sobre ambos.

• Responsabilidad personal: en EE. UU., el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) puede considerar personalmente responsables a funcionarios o empleados particulares por retenciones fiscales a cuenta sobre la nómina no pagadas.

• Auditorías: una auditoría que se inicia sobre la declaración de un año puede ampliarse a más años si se detectan irregularidades.

• Responsabilidad penal: estas sanciones se reservan para conductas ilícitas intencionales, como la evasión fiscal, la presentación de declaraciones falsas y el incumplimiento deliberado de cobrar o remitir los impuestos sobre la nómina.

• Consecuencias para la reputación: los gravámenes fiscales pueden aparecer en registros públicos e informes crediticios. Los inversionistas, prestamistas y clientes institucionales que realizan procesos de diligencia debida los encontrarán.

¿En qué se diferencia el cumplimiento de la normativa fiscal para empresas y particulares?

La obligación principal por lo general es la misma para empresas y particulares: debes declarar tus ingresos, reclamar tus deducciones y pagar lo que debes. A continuación, puedes ver las diferencias:

• Frecuencia de presentación: los particulares por lo general presentan su declaración una vez al año. Las empresas suelen tener que presentar estimaciones trimestrales, depósitos de nómina mensuales o quincenales, declaraciones anuales y, posiblemente, declaraciones de impuesto sobre las ventas, impuesto al valor agregado (IVA) o impuesto sobre bienes y servicios (GST).

• Complejidad de las deducciones: los particulares trabajan con un conjunto bastante reducido de categorías de deducción. Las empresas gestionan programas de depreciación, costo de los bienes vendidos (COGS), uso de vehículos comerciales, ingresos diferidos y elecciones a nivel de la entidad.

• Alcance de las consecuencias: un particular que comete un error cuando presenta la declaración suele enfrentar una multa e intereses. Una empresa que clasifica mal a los trabajadores, no remite los impuestos de nómina o declara incorrectamente los ingresos puede generar una responsabilidad que afecte a toda la empresa.

¿Qué implica la actividad transfronteriza para el cumplimiento de la normativa fiscal?

Operar a nivel internacional expone a tu empresa a diferentes marcos y obligaciones fiscales, lo que puede hacer que el cumplimiento de la normativa fiscal sea más complejo. Ten en cuenta lo siguiente.

Impuesto indirecto

Muchos países fuera de EE. UU. usan IVA o GST en lugar del impuesto sobre las ventas. Si vendes bienes o servicios digitales a clientes en la UE, es necesario que cobres y remitas el IVA a la tasa local del cliente, que varía según el país y el tipo de producto. El esquema de ventanilla única (OSS) de la UE permite que las empresas se registren en un estado miembro de la UE y presenten una sola declaración que cubra todas las ventas en la UE.

Las empresas no estadounidenses que venden en EE. UU. deben conocer las diferentes tasas del impuesto sobre las ventas y las normativas por estado. Herramientas como Stripe Tax pueden gestionar el cálculo y cobro de impuestos en una gran variedad de jurisdicciones y tipos de productos.

Establecimiento permanente

Si tu empresa tiene presencia física suficiente en un país extranjero (p. ej., empleados, una oficina, un almacén o ciertos tipos de contratistas), podrías adquirir el estado de «establecimiento permanente». Esto te hace responsable del impuesto a las ganancias empresariales en ese país. Los umbrales varían según el país y el tratado fiscal, y pueden volverse relevantes más rápido de lo previsto cuando contratas personal o abres oficinas en el extranjero.

Retenciones fiscales a cuenta

Muchos países exigen que la parte pagadora retenga impuestos sobre ciertos pagos transfronterizos, como dividendos, regalías, intereses y algunos honorarios por servicios. La tasa aplicable depende de si existe un tratado fiscal entre los dos países.

¿Tu empresa cumple con la normativa?

Las brechas en el cumplimiento de la normativa suelen ser el resultado de que el crecimiento supera los sistemas internos establecidos. Ten en cuenta estos factores comunes del cumplimiento de la normativa fiscal:

• Nexo fiscal sobre las ventas: los umbrales de nexo económico implican que puedes generar una obligación de cobro en un estado de EE. UU. sin tener una ubicación física allí. Lleva un registro de las ventas por estado para saber cuándo has superado los $100,000 en ventas o 200 transacciones al año. (Este suele ser el umbral, pero varía en algunos estados).

• Umbrales de IVA o GST: muchos países con sistemas de IVA o GST exigen que las empresas extranjeras se registren desde su primera venta, mientras que otros les permiten evitar el registro hasta que superen un determinado umbral de ventas.

• Clasificación de trabajadores: una clasificación incorrecta entre contratistas y empleados puede derivar en una auditoría, y la responsabilidad puede aplicarse de forma retroactiva. Puedes adeudar impuestos de nómina sobre pagos realizados años atrás.

• Pagos estimados: si usas la carga fiscal del año pasado para establecer los pagos trimestrales de este año sin ajustarla en función del crecimiento, es probable que estés pagando menos de lo debido y las multas comienzan a acumularse en el momento en que se omite un pago a plazos.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral del registro del impuesto sobre las ventas establecido en tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda automáticamente impuestos sobre las ventas, el IVA y el GST, tanto para bienes físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.

Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo agregando una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de solicitudes (API).

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos establecidos en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal; por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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