La conformité fiscale consiste à remplir un ensemble continu d’obligations juridiques, notamment déposer les bonnes déclarations, déclarer les transactions avec exactitude et payer ses dettes dans les délais. Cela peut rapidement devenir complexe, et chaque entreprise est soumise à des exigences différentes. Les systèmes fiscaux des pays développés reposent généralement sur le principe de la conformité volontaire, mais il arrive que les entreprises ne s’y conforment pas. L’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis estime, par exemple, qu’environ 696 milliards de dollars d’impôts n’ont pas été payés en 2022.

Nous expliquerons ci-dessous ce qu’est la conformité fiscale, ce qu’elle exige au niveau de l’entreprise, comment les conséquences du non-respect s’accumulent et ce que les activités transfrontalières ajoutent aux obligations.

Points clés

• La conformité fiscale couvre trois aspects distincts : le dépôt des déclarations, l’exactitude des informations relatives aux transactions et le paiement des sommes dues dans les délais impartis.

• Les conséquences du non-respect de ces obligations s’aggravent selon la gravité et la durée du manquement, allant des pénalités pour défaut de déclaration à la responsabilité personnelle pour les taxes sur les salaires impayées.

• Les activités transfrontalières introduisent des cadres fiscaux totalement différents qui ne correspondent pas toujours aux obligations de conformité nationales.

Qu’est-ce que la conformité fiscale ?

La conformité fiscale consiste à s’acquitter de toutes ses obligations fiscales légales de manière exacte, exhaustive et dans les délais impartis. Cela couvre trois aspects distincts : le dépôt des bonnes déclarations auprès des autorités compétentes, la déclaration correcte des revenus, des dépenses et des transactions, et le paiement de toute somme due avant les échéances applicables. La conformité fiscale est un processus continu pour toutes les entreprises et exige de la vigilance ainsi qu’une coopération entre les départements de la finance, de la comptabilité, des ressources humaines (RH), de la paie et du service juridique.

Comment la conformité fiscale fonctionne-t-elle pour une entreprise ?

Les entreprises doivent assurer une conformité permanente grâce à des systèmes qui collectent les données pertinentes au bon moment et les transmettent aux services concernés. Le processus pratique de la conformité fiscale comporte trois niveaux.

Tenue de registres

Chaque transaction sur les revenus, chaque dépense déductible, chaque paiement de salaire et chaque acquisition d’actif doit être consigné avec suffisamment de détails pour justifier une déclaration fiscale ou résister à un audit. Les autorités fiscales exigent généralement que les entreprises conservent leurs registres pendant au moins trois ans à compter de la date de dépôt d’une déclaration, bien qu’une sous-déclaration substantielle puisse prolonger cette période. Les registres doivent être conservés indéfiniment si aucune déclaration n’est déposée ou si une fraude est suspectée, car il n’existe alors aucun délai de prescription dans un tel scénario.

Calcul et classification

Des erreurs peuvent s’accumuler dans la comptabilisation des revenus, les tableaux d’amortissement, la classification des sous-traitants par rapport aux salariés et la déductibilité de certaines dépenses. Une erreur de calcul ou de classification peut créer des écarts entre ce que vous déclarez et ce que l’administration fiscale s’attend à recevoir. Stripe Tax calcule et collecte automatiquement le montant correct en fonction du lieu de la transaction et du type de produit, ce qui est essentiel lorsque vous vendez dans plusieurs États américains ou dans des pays ayant des règles différentes.

Déclaration et paiement

Les déclarations doivent être transmises aux autorités compétentes dans les délais prévus, et toute somme due doit être acquittée. Cela inclut les versements provisionnels trimestriels pour les entreprises de certains pays, dont les États-Unis. Le sous-paiement de ces acomptes génère des pénalités, même si vous réglez le solde total au moment du dépôt de votre déclaration finale.

Quelles sont les conséquences du non-respect de la conformité fiscale ?

Les conséquences d’un défaut de conformité fiscale s’aggravent selon la gravité et la durée du manquement, et elles peuvent s’accumuler avec le temps. Voici les principaux risques encourus :

• Pénalités pour défaut de déclaration : Les administrations fiscales facturent un pourcentage des impôts impayés par mois. Les montants varient selon les juridictions, mais suivent généralement une logique similaire.

• Pénalités pour défaut de paiement : Distincte de la pénalité pour défaut de déclaration, elles correspondent à un pourcentage supplémentaire de l’impôt impayé facturé chaque mois, des intérêts s’ajoutant à l’ensemble.

• Responsabilité personnelle : Aux États-Unis, l’IRS peut tenir les dirigeants ou certains employés personnellement responsables du non-paiement des retenues à la source sur les salaires.

• Audits : Un audit portant sur la déclaration d’une année peut s’étendre à d’autres années si des irrégularités sont constatées.

• Responsabilité pénale : Ces sanctions s’appliquent uniquement aux infractions commises intentionnellement, telles que l’évasion fiscale, le dépôt de fausses déclarations et le refus délibéré de collecter ou de reverser les taxes sur les salaires.

• Conséquences sur la réputation : Des privilèges fiscaux peuvent apparaître dans les registres publics et les rapports de solvabilité. Les investisseurs, les prêteurs et les clients institutionnels qui effectuent un devoir de vigilance les découvriront.

En quoi la conformité fiscale diffère-t-elle pour les entreprises et les particuliers ?

L’obligation fondamentale est généralement la même pour les entreprises comme pour les particuliers : vous devez déclarer vos revenus, faire valoir vos déductions et payer ce que vous devez. Voici les principales différences :

• Fréquence des déclarations : Les particuliers effectuent généralement une déclaration par année. Les entreprises doivent souvent effectuer des versements provisionnels trimestriels, des dépôts de cotisations sociales mensuels ou bimensuels, des déclarations annuelles et, potentiellement, des déclarations de taxe sur les ventes, de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ou de taxe sur les produits et services (TPS).

• Complexité des déductions : Les particuliers travaillent avec un ensemble de catégories de déductions relativement restreint. Les entreprises gèrent des tableaux d’amortissement, le coût des marchandises vendues (COGS), l’utilisation des véhicules de fonction, les revenus différés ainsi que des options fiscales liées à la forme juridique de l’entité.

• Portée des conséquences : Un particulier qui commet une erreur de déclaration s’expose généralement à une pénalité et à des intérêts. Une entreprise qui classifie mal ses travailleurs, ne reverse pas les taxes sur les salaires ou déclare ses revenus de manière erronée peut engendrer une responsabilité qui affecte l’ensemble de la société.

Quelles sont les conséquences des activités transfrontalières sur la conformité fiscale ?

Le fait d’exercer vos activités à l’international expose votre entreprise à des régimes fiscaux et à des obligations différents, ce qui peut compliquer la conformité fiscale. Voici quelques éléments à prendre en considération.

Taxe indirecte

De nombreux pays en dehors des États-Unis utilisent la TVA ou la TPS plutôt que la taxe sur les ventes. Si vous vendez des biens ou services numériques à des clients dans l’UE, vous êtes tenu de collecter et de reverser la TVA au taux local du client, lequel varie selon le pays et le type de produit. Le mécanisme du Guichet unique (OSS) de l’UE permet aux entreprises de s’immatriculer dans un seul État membre de l’UE et de déposer une déclaration unique couvrant l’ensemble de leurs ventes au sein de l’Union.

Les entreprises non américaines qui vendent aux États-Unis doivent être attentives à la diversité des taux de taxe sur les ventes et des règles applicables selon les États. Des outils comme Stripe Tax permettent de gérer le calcul et la collecte des taxes pour un large éventail de juridictions et de types de produits.

Établissement stable

Si votre entreprise dispose d’une présence physique suffisante dans un pays étranger (par exemple, des employés, un bureau, un entrepôt ou certains types de sous-traitants), vous pourriez être considéré comme ayant un « établissement stable ». Cela vous assujettit à l’impôt sur les sociétés dans ce pays. Les seuils varient selon les pays et les conventions fiscales, et ils deviennent applicables plus rapidement qu’on ne le pense lors de l’embauche de personnel ou de l’ouverture de bureaux à l’étranger.

Retenues à la source

De nombreux pays exigent que la partie payante retienne l’impôt sur certains paiements transfrontaliers tels que les dividendes, les redevances, les intérêts et certains frais de service. Le taux applicable dépend de l’existence ou non d’une convention fiscale entre les deux pays.

Votre entreprise est-elle en règle ?

Les lacunes en matière de conformité résultent souvent d’une croissance qui dépasse les systèmes internes établis. Gardez à l’esprit ces facteurs courants de conformité fiscale :

• Lien fiscal : En raison des seuils de lien économique, vous pouvez être tenu de collecter la taxe dans un État américain sans y avoir une présence physique. Suivez vos ventes par État pour savoir quand vous franchissez le seuil annuel de 100 000 $ de chiffre d’affaires ou de 200 transactions. (Il s’agit du seuil type, mais il varie selon les États.)

• Seuils de TVA ou de TPS : De nombreux pays dotés d’un système de TVA ou de TPS imposent aux entreprises étrangères de s’immatriculer dès la première vente, tandis que d’autres leur permettent de ne pas s’immatriculer jusqu’au dépassement d’un certain seuil de vente.

• Classification des travailleurs : Une erreur de classification entre les sous-traitants et salariés peut entraîner un contrôle fiscal, et la responsabilité s’étend rétroactivement. Vous pourriez être redevable de taxes sur les salaires pour des paiements effectués il y a plusieurs années.

• Versements provisionnels : Si vous vous basez sur le montant de l’impôt dû l’année dernière pour fixer vos paiements trimestriels de cette année sans tenir compte de votre croissance, vous risquez de sous-payer vos impôts ; les pénalités commencent alors à s’accumuler dès qu’une échéance est manquée.

Comment Stripe Tax peut vous aider ?

Stripe Tax réduit la complexité de la conformité fiscale, vous permettant de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Stripe Tax vous aide à suivre vos obligations et vous alerte lorsque vous dépassez un seuil d’immatriculation fiscale sur les ventes, en fonction de vos transactions Stripe. De plus, il calcule et collecte automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la TPS aussi bien sur les biens et services physiques que numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à collecter les taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une simple ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard ou en utilisant notre puissante interface de programmation applicative (API).

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous immatriculer et collecter les taxes : identifiez les États et pays dans lesquels vous devez collecter des taxes en fonction de vos transactions Stripe. Après votre immatriculation, activez la collecte des taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez percevoir ces taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante, ou activer la fonctionnalité en un clic depuis le Dashboard Stripe.

• Vous immatriculer pour payer des taxes : laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales mondiales et bénéficiez d’un processus simplifié qui préremplit les détails de la demande, ce qui vous fait gagner du temps et simplifie la conformité aux réglementations locales.

• Collecter automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et perçoit le montant exact des taxes dues, quels que soient les produits ou services que vous vendez et où que vous les vendiez. La solution prend en charge des centaines de produits et services et reste constamment à jour des règles fiscales et des évolutions de taux.

• Simplifier les déclarations : Stripe Tax s’intègre parfaitement avec des partenaires de déclaration, de sorte que vos déclarations mondiales soient précises et déposées à temps. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

En savoir plus sur Stripe Tax, ou démarrer dès aujourd’hui.