A conformidade fiscal envolve o cumprimento de um conjunto contínuo de obrigações jurídicas, incluindo o envio das declarações corretas, o registro preciso das transações e o pagamento do que é devido no prazo. Isso pode se tornar complicado rapidamente, e cada empresa enfrentará requisitos diferentes. Os sistemas tributários em países desenvolvidos geralmente dependem fortemente da conformidade voluntária, mas as empresas às vezes deixam de cumprir suas obrigações. O Internal Revenue Service (IRS, o serviço de receita federal dos EUA), por exemplo, estima que cerca de $696 bilhões em impostos não foram pagos em 2022.

A seguir, explicaremos o que é conformidade fiscal, o que ela exige no nível empresarial, como as consequências da não conformidade se acumulam e o que as atividades internacionais acrescentam às obrigações.

Destaques

• A conformidade fiscal abrange três atividades distintas: envio de declarações, registro preciso das transações e pagamento do que é devido no prazo.

• As consequências da não conformidade crescem conforme a gravidade e a duração, variando de multas por não declaração a responsabilidade pessoal por impostos sobre a folha de pagamento não pagos.

• As atividades internacionais introduzem estruturas tributárias completamente diferentes que nem sempre correspondem às obrigações de conformidade doméstica.

O que é conformidade fiscal?

A conformidade fiscal é o ato de cumprir todas as suas obrigações fiscais legais com precisão, de forma completa e dentro do prazo. Isso abrange três atividades distintas: enviar as declarações corretas às autoridades competentes, registrar receitas, despesas e transações corretamente, e pagar o que é devido dentro dos prazos aplicáveis. A conformidade fiscal é um processo contínuo para todas as empresas e exige vigilância e cooperação dos departamentos financeiro, de contabilidade, recursos humanos (RH), folha de pagamento e jurídico.

Como a conformidade fiscal funciona para uma empresa?

As empresas precisam cumprir suas obrigações continuamente por meio de sistemas que capturam os dados certos no momento certo e os direcionam para o lugar certo. O fluxo de trabalho prático de conformidade fiscal tem três camadas.

Manutenção de registros

Cada transação de receita, despesa dedutível, pagamento de folha de pagamento e compra de ativo precisa ser registrada com detalhes suficientes para embasar uma declaração fiscal ou resistir a uma auditoria. As autoridades fiscais geralmente exigem que as empresas mantenham registros por pelo menos três anos a partir da data de envio da declaração, embora a subnotificação substancial possa estender esse período. Os registros devem ser mantidos indefinidamente se nenhuma declaração for apresentada ou se houver suspeita de fraude, pois não há prazo prescricional nesses cenários.

Cálculo e classificação

Erros podem se acumular no reconhecimento de receitas, nos cronogramas de depreciação, na classificação de prestadores de serviços versus funcionários e na dedutibilidade de despesas específicas. Erros de cálculo ou classificação podem criar discrepâncias entre o que você declara e o que a autoridade fiscal espera ver. O Stripe Tax calcula e recolhe automaticamente o valor correto com base na localização da transação e no tipo de produto, o que é importante quando você vende em vários estados dos EUA ou países com regras diferentes.

Declaração e pagamento

As declarações devem ser enviadas às autoridades competentes dentro dos prazos corretos, com os valores devidos pagos. Isso inclui pagamentos trimestrais de impostos estimados para empresas em alguns países, incluindo os EUA. O pagamento insuficiente de impostos estimados gera multas, mesmo que você pague o saldo total ao enviar a declaração.

Quais são as consequências da não conformidade fiscal?

As consequências da não conformidade fiscal aumentam conforme a gravidade e a duração da falha, e podem se acumular ao longo do tempo. Veja os principais resultados:

• Multas por não declaração: as autoridades fiscais cobram um percentual dos impostos não pagos por mês. Os valores variam por jurisdição, mas tendem a seguir uma lógica semelhante.

• Multas por não pagamento: separadas da multa por não declaração, correspondem a um percentual adicional do imposto não pago cobrado por mês, com juros incidindo sobre ambos.

• Responsabilidade pessoal: nos EUA, o IRS pode responsabilizar pessoalmente diretores ou funcionários pelos impostos retidos na folha de pagamento que não foram pagos.

• Auditorias: uma auditoria abrange a declaração de um ano pode se estender para outros anos caso irregularidades sejam identificadas.

• Responsabilidade criminal: essas penalidades são reservadas para condutas intencionais, como evasão fiscal, apresentação de declarações falsas e omissão deliberada de recolher ou repassar impostos sobre a folha de pagamento.

• Consequências reputacionais: penhoras fiscais podem aparecer em registros públicos e relatórios de crédito. Investidores, credores e clientes institucionais que realizam due diligence as encontrarão.

Como a conformidade fiscal difere para empresas e pessoas físicas?

A obrigação principal é geralmente a mesma para empresas e pessoas físicas: você precisa declarar sua renda, informar suas deduções e pagar o que deve. Veja como elas diferem:

• Frequência de declaração: pessoas físicas geralmente declaram uma vez por ano. As empresas muitas vezes precisam enviar estimativas trimestrais, depósitos de folha de pagamento mensais ou quinzenais, declarações anuais e, possivelmente, declarações de imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) ou goods and services tax (GST, imposto sobre bens e serviços).

• Complexidade das deduções: pessoas físicas trabalham com um conjunto relativamente restrito de categorias de dedução. As empresas lidam com cronogramas de depreciação, custo dos produtos vendidos (CPV), uso de veículos para negócios, receita diferida e opções no nível da entidade.

• Alcance das consequências: uma pessoa física que comete um erro na declaração normalmente enfrenta uma multa e juros. Uma empresa que classifica incorretamente trabalhadores, deixa de repassar impostos sobre a folha de pagamento ou declara a receita de forma incorreta pode criar uma responsabilidade que afeta toda a empresa.

O que as atividades internacionais significam para a conformidade fiscal?

Operar internacionalmente expõe sua empresa a diferentes estruturas e obrigações tributárias, o que pode tornar a conformidade fiscal mais complicada. Considere o seguinte.

Imposto indireto

Muitos países fora dos EUA usam IVA ou GST em vez de imposto sobre vendas. Se você vende bens ou serviços digitais para clientes na UE, é obrigado a recolher e repassar o IVA pela alíquota local do cliente, que varia por país e tipo de produto. O esquema One Stop Shop (OSS) da UE permite que empresas se cadastrem em um estado-membro da UE e apresentem uma única declaração que cobre todas as vendas na UE.

Empresas não americanas que vendem para os EUA precisam estar cientes das diferentes alíquotas do imposto sobre vendas e das regras por estado. Ferramentas como o Stripe Tax podem lidar com o cálculo e a cobrança de impostos em uma ampla gama de jurisdições e tipos de produtos.

Estabelecimento permanente

Se sua empresa tiver presença física suficiente em um país estrangeiro (por exemplo, funcionários, um escritório, um armazém ou certos tipos de prestadores de serviços), você pode entrar no status de "estabelecimento permanente". Isso torna você responsável pelo imposto de renda corporativo naquele país. Os limites diferem por país e tratado fiscal e podem se tornar relevantes mais rapidamente do que você imagina ao contratar ou abrir escritórios no exterior.

Impostos retidos na fonte

Muitos países exigem que a parte pagadora retenha imposto sobre determinados pagamentos internacionais, como dividendos, royalties, juros e algumas taxas de serviço. A alíquota aplicável depende da existência de um tratado fiscal entre os dois países.

Sua empresa está em conformidade?

As lacunas de conformidade geralmente resultam de um crescimento que supera os sistemas internos estabelecidos. Tenha em mente estes fatores comuns de conformidade fiscal:

• Nexo do imposto sobre vendas: os limites de nexo econômico significam que você pode gerar uma obrigação de cobrança em um estado dos EUA sem ter presença física lá. Acompanhe as vendas por estado para saber quando ultrapassar US$ 100.000 em vendas ou 200 transações anuais. (Esse é o limite típico, mas pode variar em alguns estados.)

• Limites de IVA ou GST: muitos países com sistemas de IVA ou GST exigem que empresas estrangeiras se cadastrem a partir da primeira venda, enquanto outros permitem que evitem o cadastro até ultrapassarem um determinado limite de vendas.

• Classificação de trabalhadores: a classificação incorreta entre prestadores de serviços e funcionários pode levar a uma auditoria, e a responsabilidade é retroativa. Você pode dever impostos sobre a folha de pagamento referentes a pagamentos realizados há anos.

• Pagamentos estimados: se você estiver usando a obrigação fiscal do ano anterior para definir os pagamentos trimestrais do ano corrente sem ajustar para o crescimento, provavelmente está pagando a menos, e as multas começam a se acumular no momento em que uma parcela deixa de ser paga.

Como o Stripe Tax pode ajudar

Stripe Tax reduz a complexidade de conformidade fiscal para que você possa focar em crescer sua empresa. O Stripe Tax ajuda você a monitorar suas obrigações e alerta quando você ultrapassa um limite de cadastro de imposto sobre vendas com base nas suas transações da Stripe. Além disso, ele calcula e recolhe automaticamente imposto sobre vendas, IVA e GST sobre bens e serviços físicos e digitais, em todos os estados dos EUA e em mais de 100 países.

Comece a recolher imposto globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou usando nossa poderosa API.

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde fazer cadastro e recolher imposto: Veja onde você precisa recolher imposto com base nas suas transações da Stripe. Depois que fizer cadastro, ative a coleta de imposto em um novo estado ou país em segundos. Você pode começar a recolher imposto adicionando uma linha de código à sua integração Stripe existente ou adicionar a coleta de imposto com um clique no Stripe Dashboard.

• Fazer cadastro para pagar imposto: Deixe a Stripe gerenciar seus cadastros fiscais globais e se beneficie de um processo simplificado que pré-preenche detalhes da inscrição, economizando tempo e simplificando conformidade com regulamentações locais.

• Recolher imposto automaticamente: O Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, não importa o que ou onde você venda. Ele dá suporte a centenas de produtos e serviços e se mantém atualizado sobre regras fiscais e mudanças de alíquota.

• Simplificar declaração: O Stripe Tax se integra perfeitamente com parceiros de declaração, para que suas declarações globais sejam corretas e pontuais. Deixe nossos parceiros gerenciarem suas declarações, para que você possa focar em crescer sua empresa.

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