Un número cada vez mayor de empresas en Alemania confían en la facturación por suscripción para garantizar ingresos periódicos y la lealtad de los clientes. En este artículo, descubrirás cómo funcionan las facturas de suscripciones, qué ventajas ofrecen y cómo las empresas pueden crearlas de forma rápida y sencilla.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura de suscripción?
  
• ¿Qué productos y servicios pueden facturar las empresas a través de facturas de suscripción?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de las facturas de suscripción para las empresas?
  
• ¿Qué información debe contener una factura de suscripción?
  
• ¿Qué hay que tener en cuenta sobre los pagos por adelantado de las facturas de suscripción?
  
• ¿Qué deben tener en cuenta las empresas de suscripciones con respecto a las cancelaciones?
  
• ¿Cómo pueden las empresas crear facturas de suscripción?
  

¿Qué es una factura de suscripción?

Un cargo basado en una suscripción es una factura recurrente que las empresas emiten a los clientes por el acceso continuo a un producto o servicio. Estos cargos se producen periódicamente y a intervalos fijos, por ejemplo, mensual, trimestral o anual. Los importes de pago siguen siendo consistentes en base a un acuerdo o contrato entre el proveedor y el usuario final. El contrato también determina la duración de un plan.

¿Qué productos y servicios pueden facturar las empresas a través de facturas de suscripción?

Muchos sectores utilizan facturas de suscripción. Algunos ejemplos de productos y servicios típicos de la facturación recurrente son los siguientes:

Servicios digitales

• Soluciones en la nube y de software: Muchas empresas ofrecen suscripciones mensuales o anuales a sus servicios mediante licencias, como el software como servicio (SaaS) para múltiples programas. En muchos casos, el SaaS sustituye a la instalación convencional de software en dispositivos privados.
  
• Alojamiento web y dominios: Tanto los clientes particulares como los comerciales pueden utilizar los servicios de alojamiento web a través de suscripciones.
  
• Servicios de soporte y mantenimiento informático: Los proveedores de servicios de soporte informático ofrecen mantenimiento periódico y soporte a través de suscripciones.
  
• Servicios de streaming: Los modelos de suscripción son comunes para la transmisión de música o video. Los clientes suelen pagar una cuota básica mensual por servicios de streaming como Netflix o Spotify.
  
• Plataformas de aprendizaje en Internet: Las plataformas educativas suelen proporcionar cursos y contenidos de aprendizaje mediante suscripción.
  

Productos físicos

• Suscripciones de comida: Con una suscripción de comida, los clientes pueden recibir productos cotidianos, productos ecológicos y gourmet únicos o cajas para cocinar con los ingredientes de un plato. Además, hay servicios de membresía para suplementos nutricionales como vitaminas.
  
• Droguería y productos cosméticos: Las facturas de suscripción también son adecuadas para las entregas recurrentes de productos de farmacia, cuidado personal y cosméticos.
  
• Alimentos para mascotas: Muchos dueños de mascotas se suscriben a los servicios de entrega de alimentos para mascotas para recibir envíos regulares en casa.
  
• Cajas de pasatiempos y especializadas: Los accesorios de ejercicio físico, los libros, los materiales para manualidades o los materiales artísticos también son artículos típicos que los clientes pueden pedir regularmente y que las empresas facturan mediante facturas de suscripción.
  
• Periódicos y revistas: Los medios impresos suelen estar disponibles mediante suscripción. En este caso, las empresas envían periódicos y revistas directamente a los hogares de los clientes. Sin embargo, muchos editores también ofrecen sus contenidos en formatos digitales, ya sea de forma complementaria o exclusiva.
  
• Libros y audiolibros: Lo mismo se aplica a los libros y audiolibros. Las empresas también pueden enviarlos físicamente o distribuirlos digitalmente a intervalos regulares.
  

Suscripciones a servicios y suscripciones de membresía

• Ejercicio físico y deporte: En muchos casos, los gimnasios y las plataformas de entrenamiento en Internet ofrecen suscripciones mensuales o anuales.
  
• Transporte y movilidad: Los planes de transporte público, coche compartido, bicicleta y patinete eléctrico también son adecuados para los pagos recurrentes y, por lo tanto, para las facturas de suscripción.
  
• Comunidades: Algunas redes y plataformas especializadas ofrecen a los miembros contenidos exclusivos y acceso a servicios especiales.
  

¿Cuáles son las ventajas de las facturas de suscripción para las empresas?

Las empresas se benefician de la facturación por suscripción de muchas maneras. Entre ellas se encuentran las siguienes:

• Ingresos predecibles: Las suscripciones periódicas proporcionan a las empresas una fuente de ingresos fiable, simplificando la planificación financiera.
  
• Buena escalabilidad: Los modelos de suscripción son flexibles y las empresas pueden adaptarlos rápidamente a nuevos productos, servicios o modelos de precios, lo que les permite ampliar estratégicamente su oferta.
  
• Procesos eficientes mediante la automatización: La automatización de la creación y el envío de facturas de suscripción reduce el esfuerzo administrativo. Además, los errores en la facturación son menos probables, lo que ahorra tiempo y dinero a las empresas.
  
• Mejor fidelización de los clientes: Las suscripciones aumentan la satisfacción porque los usuarios ya no se preocupan por los pedidos regulares y siempre tienen acceso a los productos o servicios.
  
• Información sobre el comportamiento de los clientes: La facturación regular puede proporcionar a las empresas valiosos datos de uso sobre el comportamiento y las preferencias de los clientes. Esta información les ayuda a realizar ajustes específicos y a mejorar continuamente sus ofertas.
  

¿Qué información debe contener una factura de suscripción?

Según el artículo 14 de la Ley del IVA alemana, las facturas de suscripción requieren la misma información obligatoria que las facturas emitidas una sola vez. Esto incluye lo siguiente:

• El nombre completo y la dirección del destinatario del producto o proveedor de servicios
  
• Fecha de la factura
  
• Fecha de entrega del producto o servicio
  
• El número de identificación fiscal de la oficina fiscal o el número de identificación a efectos del IVA de la oficina central federal de impuestos.
  
• Un número de factura único y consecutivo.
  
• Cantidad y el tipo de productos entregados o el alcance y el tipo de servicio prestado.
  
• Importe bruto y neto.
  
• El tipo impositivo aplicable y la base del impuesto correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia al mismo.
  

Las empresas que emiten facturas de suscripción pueden usar la misma plantilla para cada estado de cuenta: solo tienen que adaptar el número, la fecha y el periodo del servicio de cada nueva factura.

¿Qué hay que tener en cuenta sobre los pagos por adelantado de las facturas de suscripción?

Los pagos por adelantado son pagos a cuenta o parciales que se deben realizar cuando se adquiere un producto o servicio. Por ejemplo, los clientes pueden pagar cuotas mensuales o trimestrales con un plan anual.

En tal caso, el contrato debe especificar exactamente cuándo y cuánto deben pagarse las cuotas. Las empresas deben informar a los usuarios finales con antelación sobre las condiciones de las comisiones. Con modelos de suscripción flexibles, los clientes deben poder ajustar sus pagos por adelantado, por ejemplo, suspendiendo o cambiando la frecuencia de los servicios.

Las empresas deben registrar correctamente los anticipos como pagos anticipados y pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) de estos importes por adelantado en el momento de la recepción, no solo en el momento de la prestación del servicio. Todos los pagos por adelantado deben tener documentación que cumpla con la ley. Esto incluye archivar adecuadamente todas las facturas emitidas.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas de suscripciones con respecto a las cancelaciones?

El contrato de suscripción debe establecer y regular claramente las condiciones de rescisión. Esto incluye información sobre los períodos de cancelación, las políticas de reembolso y los posibles cargos que podrían aplicarse en caso de cancelación anticipada.

Los clientes tienen un derecho legal de desistimiento, del que las empresas deben informarles según el artículo 355 y el artículo 356 del Código Civil alemán. Esto les permite cancelar su compra o suscripción en un plazo de 14 días sin dar ningún motivo. Si el proveedor de servicios no proporciona instrucciones de cancelación en el sitio web o en la confirmación del pedido, el derecho a cancelar se prolonga automáticamente durante un año.

La política de reembolso debe ser clara si un cliente cancela una suscripción dentro del período del contrato. En función de su modelo de negocio, las empresas podrían ofrecer rembolsos parciales o créditos por servicios futuros. Es importante constatarlo en el contrato y comunicarlo de forma transparente a los usuarios finales. En principio, los suscriptores deben poder cancelar su plan en curso de forma rápida y sencilla.

Cuando un suscriptor finaliza el plan de pago, también finaliza el procesamiento de datos para ese cliente. Por lo tanto, los proveedores deben asegurarse de eliminar de forma segura la información personal o anonimizarla de acuerdo con los requisitos legales, a menos que deban almacenarla legalmente durante un período.

Después de una cancelación, las empresas pueden recopilar comentarios específicos para determinar por qué el usuario final canceló su plan. Esto puede ayudarles a identificar posibles puntos débiles y mejorar el servicio.

¿Cómo pueden las empresas crear facturas de suscripción?

Aquellas empresas que emiten facturas recurrentes para sus clientes como parte de suscripciones no tienen que hacerlo manualmente. El proceso se puede automatizar porque solo necesitan actualizar algunos detalles, lo que ahorrará tiempo y dinero. En la actualidad existen numerosas soluciones de software para crear cargos automatizados. Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de Stripe Billing y de sus versátiles herramientas para gestionar suscripciones y crear facturas. Los proveedores también pueden configurar diferentes modelos de precios, como una tarifa plana, escalonada o facturación basada en el uso. Stripe Billing admite más de 135 divisas y numerosos métodos de pago para que todos los clientes puedan pagar de la forma que prefieran. Además, la facturación a través de socios de aplicaciones garantiza que tus facturas cumplan con la normativa.

Las empresas pueden configurar calendarios de cobros únicos y adaptables para cada suscripción. También pueden configurar períodos de prueba gratuitos y descuentos para los usuarios finales. Al final del período de promoción, el sistema de facturación cambiará automáticamente al precio regular. Los clientes que no realicen sus pagos recibirán un recordatorio automático.

Cómo se configura Stripe Billing

Crea facturas y gestiona suscripciones con Billing en cinco sencillos pasos:

Crea una cuenta de Stripe
Para usar Billing, debes crear una cuenta de usuario con Stripe. Una vez que te hayas registrado y activado la cuenta, podrás acceder a Stripe Dashboard. Allí podrás crear y gestionar suscripciones y pagos.

Estructurar un modelo de precios
En el Dashboard de Stripe, puedes estructurar modelos de precios individuales y especificar precios, divisas y ciclos de facturación.

Crear una suscripción
Ahora puedes crear suscripciones según el modelo de precios que hayas configurado. Para ello, debes asignar tanto los clientes concretos como su plan de precios de suscripción.

Obtener el consentimiento del cliente
El consentimiento expreso de tus clientes es un requisito previo para iniciar la suscripción y facturar tus productos y servicios. Este consentimiento debe obtenerse y almacenarse de forma segura.

Gestionar la suscripción
Una vez activo, puedes ajustar el plan de precios en cualquier momento. También puedes aumentar o reducir los costes, o bien proporcionar un descuento. Cancelar una suscripción también es rápido y sencillo con Stripe Billing.

Para obtener información más detallada, consulta el artículo introductorio sobre la facturación recurrente y la guía de configuración.