Immer mehr Unternehmen setzen auf Abo-Rechnungen, um wiederkehrende Einnahmen und eine stabile Kundenbindung zu sichern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Abo-Rechnungen funktionieren, welche Vorteile sie bieten und wie Unternehmen sie einfach und schnell erstellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Abo-Rechnung?
  
• Welche Produkte und Dienstleistungen können über Abo-Rechnungen abgerechnet werden?
  
• Welche Vorteile haben Abo-Rechnungen für Unternehmen?
  
• Welche Angaben muss eine Abo-Rechnung enthalten?
  
• Worauf ist bei Abschlagszahlungen für Abo-Rechnungen zu achten?
  
• Worauf müssen Unternehmen, die Abonnements anbieten, bei Stornierungen achten?
  
• Wie können Unternehmen Abo-Rechnungen erstellen?
  

Was ist eine Abo-Rechnung?

Eine Abo-Rechnung ist eine wiederkehrende Rechnung, die Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden für das Abonnement eines Produkts oder einer Dienstleistung ausstellen. Die Rechnungsstellung erfolgt dabei regelmäßig in festgelegten Zeitintervallen – beispielsweise monatlich, quartalsweise oder jährlich. Die Abo-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass der Rechnungsbetrag identisch bleibt. Grundlage ist eine Vereinbarung zwischen dem leistungserbringenden Unternehmen und den leistungsempfangenden Kundinnen und Kunden auf Basis eines Angebots oder Vertrags. Die Dauer eines Abonnements wird ebenfalls vertraglich geregelt.

Welche Produkte und Dienstleistungen können über Abo-Rechnungen abgerechnet werden?

Abo-Rechnungen finden in vielen Branchen Anwendung. Beispiele typischer Produkte und Dienstleistungen für die wiederkehrende Rechnungsstellung sind:

Digitale Dienstleistungen

• Cloud- und Softwarelösungen (SaaS): Über Software-Lizenzen bieten zahlreiche Unternehmen monatliche oder jährliche Abonnements ihrer Dienste an. Software as a Service (SaaS) wird mittlerweile für zahlreiche Programme angeboten und ersetzt in vielen Fällen die vormals übliche Installation von Software auf den privaten Endgeräten.
  
• Webhosting und Domains: Sowohl Privat- als auch Firmenkundinnen und -kunden können Webhosting-Dienste über Abonnements nutzen.
  
• IT-Support und Wartungsservices: IT-Support-Dienstleister bieten regelmäßige Wartungen und Support im Rahmen von Abonnements an.
  
• Streaming-Dienste: Beim Musik- oder Videostreaming sind Abo-Modelle weit verbreitet. Im Regelfall zahlen Kundinnen und Kunden monatlich eine Grundgebühr, um Streaming-Dienste wie Netflix oder Spotify zu nutzen.
  
• Online-Lernplattformen: Bildungsplattformen bieten Kurse und Lerninhalte ebenfalls häufig im Abo-Modell an.
  

Physische Produkte

• Lebensmittel-Abos: Über ein Lebensmittel-Abo können sich Kundinnen und Kunden Produkte des täglichen Bedarfs, spezielle Bio- und Gourmetprodukte oder Kochboxen schicken lassen, welche die Zutaten für ein Gericht enthalten. Zudem können Nahrungsergänzungsmittel wie Vitamine im Abo bestellt werden.
  
• Drogerie- und Kosmetikprodukte: Abo-Rechnungen bieten sich ebenfalls bei wiederkehrenden Lieferungen von Drogerie-, Pflege- und Kosmetikprodukten an.
  
• Tiernahrung: Viele Haustierbesitzer/innen abonnieren Futterlieferungen, um sich Tiernahrung in regelmäßigen Abständen nach Hause schicken zu lassen.
  
• Hobby- und Spezialboxen: Fitnesszubehör, Bücher, Bastel- oder Kunstmaterialien sind ebenfalls typische Produkte, die wiederkehrend bestellt und mit Abo-Rechnungen abgerechnet werden können.
  
• Zeitungen und Magazine: Gedruckte Medien werden häufig im Abonnement angeboten. Zeitungen und Magazine werden den Kundinnen und Kunden in diesem Fall direkt nach Hause geschickt. Viele Verlage bieten ihre Inhalte jedoch auch in Ergänzung oder ausschließlich in digitalen Formaten an.
  
• Bücher und Hörbücher: Gleiches gilt für Bücher und Hörbücher. Auch diese können in regelmäßigen Abständen physisch versandt oder digital zur Verfügung gestellt werden.
  

Service- und Membership-Abos

• Fitness und Sport: Fitnessstudios und Online-Trainingsplattformen bieten in vielen Fällen monatliche oder jährliche Abos an.
  
• Transport und Mobilität: ÖPNV-, Carsharing oder Fahrrad- und E-Scooter-Abos bieten sich ebenfalls für wiederkehrende Zahlungen und damit Abo-Rechnungen an.
  
• Communities: Einige Netzwerke und Fachplattformen bieten ihren Mitgliedern exklusive Inhalte und Zugang zu speziellen Services.
  

Welche Vorteile haben Abo-Rechnungen für Unternehmen?

Unternehmen profitieren in vielerlei Hinsicht von Abo-Rechnungen. Dazu zählen:

• Planbare Einnahmen: Durch regelmäßige Abonnements haben Unternehmen eine verlässliche Einnahmequelle, die ihnen die finanzielle Planung erleichtert.
  
• Gute Skalierbarkeit: Abo-Modelle sind flexibel und lassen sich leicht an neue Produkte, Dienstleistungen oder Preismodelle anpassen, wodurch Unternehmen ihre Angebote gezielt ausbauen und skalieren können.
  
• Effiziente Prozesse durch Automatisierung: Die automatisierte Erstellung und Zustellung der Abo-Rechnungen reduziert den administrativen Aufwand. Zudem werden Fehler in der Rechnungsstellung unwahrscheinlicher. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Geld.
  
• Bessere Kundenbindung: Abonnements erhöhen die Zufriedenheit, da sich Kundinnen und Kunden keine Gedanken mehr um regelmäßige Nachbestellungen machen müssen und stets Zugang zu Produkten oder Dienstleistungen haben.
  
• Einblicke in Kundenverhalten: Durch die regelmäßige Abrechnung können Unternehmen wertvolle Daten zu Nutzungsverhalten und Kundenpräferenzen gewinnen. Diese helfen ihnen, gezielte Anpassungen vorzunehmen und ihr Angebot stetig zu verbessern.
  

Welche Angaben muss eine Abo-Rechnung enthalten?

Abo-Rechnungen benötigen laut § 14 UStG dieselben Pflichtangaben wie einmalige Rechnungen. Diese sind:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung
  

Unternehmen, die Abo-Rechnungen ausstellen, können jeweils auf die gleiche Vorlage zurückgreifen. Es muss bei jeder neuen Rechnung lediglich die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie der Leistungszeitraum angepasst werden.

Worauf ist bei Abschlagszahlungen für Abo-Rechnungen zu achten?

Abschlagszahlungen sind An- beziehungsweise Teilzahlungen, die beim Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung fällig werden. Ein Jahresabo, zum Beispiel, kann so in monatlichen oder quartalsweisen Abschlägen gezahlt werden.

In einem solchen Fall ist es wichtig, dass im Abonnementvertrag genau festgelegt ist, wann und in welcher Höhe die Teilzahlungen geleistet werden müssen. Kundinnen und Kunden sollten im Voraus klar über die Zahlungsmodalitäten informiert werden. Bei flexiblen Abo-Modellen müssen Kundinnen und Kunden die Möglichkeit haben, Anpassungen der Abschlagszahlungen vorzunehmen – zum Beispiel durch eine Pausierung oder eine Änderung der Leistungsfrequenz.

Abschlagszahlungen müssen korrekt verbucht werden, da sie als Vorauszahlungen gelten. Unternehmen müssen die Umsatzsteuer für die erhaltenen Abschläge bereits bei Zahlungseingang abführen und nicht erst bei vollständiger Leistungserbringung. Sämtliche Abschlagszahlungen sollten rechtssicher dokumentiert werden. Dies beinhaltet eine ordnungsgemäße Archivierung aller ausgestellten Rechnungen.

Worauf müssen Unternehmen, die Abonnements anbieten, bei Stornierungen achten?

Die Bedingungen für eine Stornierung vonseiten der Kundinnen und Kunden sollten im Abonnementvertrag transparent und eindeutig geregelt sein. Hierzu gehören Informationen über Kündigungsfristen, Rückerstattungsregelungen und potenzielle Gebühren, die im Falle einer vorzeitigen Kündigung anfallen können.

Kundinnen und Kunden haben ein gesetzliches Widerrufsrecht, über welches sie nach § 355 sowie § 356 BGB informiert werden müssen. Dieses erlaubt ihnen, den Kauf beziehungsweise das Abonnement ohne Angabe von Gründen innerhalb von 14 Tagen zu widerrufen. Wird von den leistungserbringenden Unternehmen auf der Website und in der Bestellbestätigung keine Widerrufsbelehrung zur Verfügung gestellt, verlängert sich das Widerrufsrecht automatisch um ein Jahr.

Falls ein Abonnement innerhalb der Vertragslaufzeit storniert wird, sollten die Regelungen zur Erstattung klar sein. Unternehmen können je nach Geschäftsmodell anteilige Rückerstattungen anbieten oder Guthaben für zukünftige Dienstleistungen gewähren. Wichtig ist, dass dies im Vertrag festgehalten und den Kundinnen und Kunden transparent mitgeteilt wird. Grundsätzlich sollten Kundinnen und Kunden ein Abonnement schnell und einfach stornieren können.

Mit der Beendigung des Abonnements endet auch die Datenverarbeitung für die betroffenen Kundinnen und Kunden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert werden – es sei denn, eine weitere Speicherung ist rechtlich erforderlich.

Nach einer Stornierung können Unternehmen gezielt Feedback einholen, um zu erfahren, warum das Abonnement gekündigt wurde. So lassen sich potenzielle Schwachstellen im Angebot identifizieren und Verbesserungen ableiten.

Wie können Unternehmen Abo-Rechnungen erstellen?

Unternehmen, die ihren Kundinnen und Kunden im Rahmen von Abonnements wiederkehrende Rechnungen stellen, müssen dies nicht händisch tun. Gerade weil bei Abo-Rechnungen nur wenige Angaben geändert werden müssen, sollte der Prozess automatisiert werden. Dies spart Zeit und Geld. Es gibt mittlerweile zahlreiche Software-Lösungen, die zur Erstellung von Abo-Rechnungen genutzt werden können. So können Unternehmen jeder Größe mit der Unterstützung von Stripe Billing und seinen flexiblen Tools Abonnements verwalten und Abo-Rechnungen erstellen. Zudem können verschiedene Preismodelle eingerichtet werden, zum Beispiel eine pauschale, gestaffelte oder nutzungsbasierte Abrechnung. Billing unterstützt über 135 Währungen und zahlreiche Zahlungsmethoden, sodass alle Kundinnen und Kunden auf die von ihnen favorisierte Art zahlen können. Darüber hinaus stellt Billing über App-Partner die Compliance Ihrer Rechnungen sicher.

Die Abrechnungszyklen können frei gewählt und damit an jedes Abonnement angepasst werden. Es ist darüber hinaus möglich, den Kundinnen und Kunden kostenlose Testzeiträume und Rabatte einzurichten. Mit Ende des Aktionszeitraums wird dann automatisch der reguläre Preis in Rechnung gestellt. Bei ausbleibenden Zahlungen wird automatisch eine Zahlungserinnerung versandt.

So richten Sie Stripe Billing ein

Die Erstellung von Abo-Rechnungen und die Verwaltung von Abonnements ist mit Stripe Billing in nur wenigen Schritten möglich:

Stripe-Konto anlegen
Voraussetzung für die Nutzung von Stripe Billing ist ein Nutzerkonto bei Stripe. Sobald Sie sich registriert und das Konto aktiviert haben, können Sie auf das Stripe-Dashboard zugreifen. Von hier aus haben Sie die Möglichkeit, Abonnements und Zahlungen anzulegen und zu verwalten.

Preismodell einrichten
Im Stripe Dashboard können Sie individuelle Preismodelle einrichten und Preise, Währungen sowie Abrechnungszyklen festlegen.

Abonnement erstellen
Auf Grundlage des eingerichteten Preismodells können Sie nun Abonnements erstellen. Hierfür müssen sowohl die konkreten Kundinnen und Kunden als auch der von diesen abonnierte Preisplan angegeben werden.

Zustimmung der Kundinnen und Kunden einholen
Voraussetzung für den Start des Abonnements und die Abrechnung Ihrer Produkte und Leistungen ist die ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kundinnen und Kunden. Diese muss eingeholt und sollte sicher gespeichert werden.

Abonnement verwalten
Auch wenn das Abonnement aktiv ist, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, den Preisplan anzupassen. Die Kosten können erhöht oder gesenkt werden, und es können Rabatte gewährt werden. Auch die Kündigung eines Abos lässt sich mit Stripe Billing schnell und einfach umsetzen.

Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen unsere Leitfäden zur wiederkehrenden Rechnungsstellung sowie zur Einrichtung wiederkehrender Abrechnungen.