Steeds meer ondernemingen in Duitsland gebruiken abonnementsfacturatie om terugkerende inkomsten en klantenbinding te garanderen. In dit artikel lees je hoe abonnementsfacturen werken, welke voordelen ze bieden en hoe ondernemingen ze snel en eenvoudig kunnen maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een abonnementsfactuur?
  
• Welke producten en diensten kunnen ondernemingen factureren via abonnementsfacturen?
  
• Wat zijn de voordelen van abonnementsfacturen voor ondernemingen?
  
• Welke informatie moet er op een abonnementsfactuur staan?
  
• Waar moet je op letten bij vooruitbetaling van abonnementsfacturen?
  
• Wat zijn aandachtspunten bij het opzeggen van een abonnement?
  
• Hoe kunnen ondernemingen abonnementsfacturen maken?
  

Wat is een abonnementsfactuur?

Bij abonnementsbetalingen verstrekt de onderneming periodiek aan de klant een factuur voor doorlopende toegang tot een product of dienst. De kosten worden regelmatig en met vaste tussenpozen in rekening gebracht, zoals maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks. De te betalen bedragen blijven constant op basis van een overeenkomst of contract tussen de aanbieder en de eindgebruiker. Het contract bepaalt ook de duur van een abonnement.

Welke producten en diensten kunnen ondernemingen factureren via abonnementsfacturen?

Veel branches maken gebruik van abonnementsfacturen. Voorbeelden van gangbare producten en diensten voor periodieke facturatie zijn:

Digitale diensten

• Cloud- en softwareoplossingen: Veel ondernemingen bieden maandelijkse of jaarlijkse abonnementen voor hun diensten aan via licenties, zoals Software-as-a-Service (SaaS) voor tal van programma's. In veel gevallen vervangt SaaS de installatie van conventionele software op particuliere apparaten.
  
• Webhosting en domeinen: Zowel particuliere als zakelijke klanten kunnen via abonnementen gebruik maken van webhostingdiensten.
  
• IT-ondersteuning en onderhoudsdiensten: IT-ondersteuningsdienstverleners bieden regelmatig onderhoud en ondersteuning via een abonnement.
  
• Streamingdiensten: Abonnementsmodellen worden veel gebruikt bij het streamen van muziek of video's. Klanten betalen doorgaans een maandelijks basisbedrag voor streamingdiensten zoals Netflix of Spotify.
  
• Online lesplatforms. Educatieve platforms bieden vaak cursussen en onderwijsmateriaal aan op basis van een abonnement.
  

Fysieke producten

• Voedselabonnementen: Met een voedselabonnement kunnen klanten alledaagse levensmiddelen, unieke biologische of gastronomische producten of kookboxen met de ingrediënten voor een gerecht naar hen laten sturen. Daarnaast zijn er abonnementen voor voedingssupplementen zoals vitamines.
  
• Drogisterij- en cosmetische producten: Abonnementsfacturen zijn ook geschikt voor periodieke leveringen van drogisterij-, persoonlijke verzorgings- en cosmetische producten.
  
• Diervoeding: Veel mensen met huisdieren abonneren zich op bezorgdiensten voor diervoeding om regelmatig zendingen thuis te ontvangen.
  
• Hobby- en speciale pakketten: Fitnessaccessoires, boeken, handvaardigheids- of beeldende kunstmaterialen zijn ook typische artikelen die klanten regelmatig kunnen bestellen en die door de onderneming worden gefactureerd via een abonnementsfactuur.
  
• Kranten en tijdschriften: Gedrukte media zijn vaak beschikbaar via een abonnement. In dit geval stuurt de onderneming de kranten en tijdschriften rechtstreeks naar het huis van de klanten. Daarnaast bieden veel uitgevers hun inhoud ook in digitale vorm aan, als aanvulling of uitsluitend.
  
• Boeken en audioboeken: Hetzelfde geldt voor boeken en audioboeken. De ondernemingen kan deze fysiek verzenden of op regelmatige tijdstippen digitaal distribueren.
  

Service- en lidmaatschapsabonnementen

• Fitness en sport: In veel gevallen bieden sportscholen en online trainingsplatforms een maandelijks of jaarlijks abonnement aan.
  
• Vervoer en mobiliteit: Abonnementen voor openbaar vervoer, autodelen, fietsen en e-scooters zijn ook geschikt voor periodieke betalingen en dus abonnementsfacturen.
  
• Gemeenschappen: Bepaalde netwerken en gespecialiseerde platforms bieden leden exclusieve inhoud en toegang tot speciale diensten.
  

Wat zijn de voordelen van abonnementsfacturen voor ondernemingen?

Facturatie op basis van abonnementen is in verschillende opzichten gunstig voor ondernemingen. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Voorspelbaar inkomen: Regelmatige abonnementen bieden ondernemingen een betrouwbare bron van inkomsten, waardoor de financiële planning wordt vereenvoudigd.
  
• Gemakkelijk te schalen: Abonnementsmodellen zijn flexibel. Ondernemingen kunnen ze snel aanpassen aan nieuwe producten, diensten of prijsmodellen en zo op een strategische manier hun aanbod uitbreiden.
  
• Efficiënte processen door automatisering: Door het maken en versturen van abonnementsfacturen te automatiseren, vermindert de administratieve rompslomp. Bovendien is er minder kans op fouten in de facturering, wat ondernemingen tijd en geld bespaart.
  
• Betere klantenbinding: Abonnementen verhogen de tevredenheid omdat gebruikers er niet meer aan hoeven te denken om de artikelen regelmatig opnieuw te bestellen en altijd toegang hebben tot de producten of diensten.
  
• Inzicht in klantgedrag: Regelmatige facturering kan ondernemingen waardevolle gebruiksgegevens opleveren over het gedrag en de voorkeuren van klanten. Met deze informatie kunnen ze hun aanbod gericht bijsturen en voortdurend verbeteren.
  

Welke informatie moet er op een abonnementsfactuur staan?

Volgens artikel 14 van de Duitse btw-wet moeten abonnementsfacturen dezelfde verplichte informatie bevatten als eenmalige facturen. Dit is onder meer:

• De volledige naam en het volledige adres van de ontvanger van het product of van de dienstverlener
  
• Datum van de factuur
  
• De datum van levering van het product of de dienst
  
• Het belastingnummer van de belastingdienst of het btw-nummer van de federale centrale belastingdienst
  
• Een opeenvolgend uniek factuurnummer
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde producten of de omvang en aard van de geleverde dienst
  
• Bruto- en nettobedrag
  
• het toepasselijke belastingtarief en het overeenkomstige bedrag aan belasting of, in het geval van belastingvrijstelling, een verwijzing daarnaar
  

Ondernemingen die abonnementsfacturen verstrekken, kunnen elke keer hetzelfde sjabloon gebruiken. Ze hoeven alleen het nummer, de datum en de periode voor elke nieuwe factuur aan te passen.

Waar moet je op letten bij vooruitbetaling van abonnementsfacturen?

Vooruitbetalingen zijn aanbetalingen of gedeeltelijke betalingen die zijn verschuldigd bij de aankoop van een product of dienst. Klanten kunnen bijvoorbeeld een jaarabonnement in maandelijkse of driemaandelijkse termijnen betalen.

In dat geval moet in het contract precies worden vermeld wanneer en hoe de termijnen verschuldigd zijn. De onderneming moet de eindgebruikers vooraf informeren over de vergoedingsvoorwaarden. Bij flexibele abonnementsmodellen moeten klanten de vooruitbetaling kunnen aanpassen, bijvoorbeeld door diensten tijdelijk stop te zetten of de frequentie ervan te wijzigen.

De onderneming moet de vooruitbetalingen correct als vooraf gedane betalingen registreren en de belasting over de toegevoegde waarde (btw) over deze bedragen betalen op het moment van ontvangst, niet pas als de dienst wordt geleverd. Alle vooruitbetalingen moeten voorzien zijn van juridische documentatie. Dit betekent dat alle uitgegeven facturen correct moeten worden gearchiveerd.

Wat zijn aandachtspunten wat betreft het opzeggen van abonnementen?

In het abonnementscontract moeten de voorwaarden voor opzegging duidelijk worden vermeld en geregeld. Hierin moet informatie staan over annuleringstermijnen, terugbetalingsbeleid en mogelijke kosten die van toepassing kunnen zijn in het geval van voortijdige beëindiging.

Klanten hebben een wettelijk herroepingsrecht, waarvan ondernemingen hen op grond van artikel 355 en artikel 356 van het Duitse Burgerlijk Wetboek op de hoogte moeten stellen. Klanten mogen hun aankoop of abonnement binnen 14 dagen zonder opgaaf van reden herroepen. Als de dienstverlener op de website of in de orderbevestiging geen annuleringsinstructies geeft, wordt het recht op opzeggen automatisch met één jaar verlengd.

Als een klant een abonnement binnen de contractperiode opzegt, moet het terugbetalingsbeleid duidelijk zijn. Afhankelijk van het bedrijfsmodel kan de onderneming een gedeeltelijke terugbetaling of een tegoed voor toekomstige diensten aanbieden. Het is belangrijk om dit vast te leggen in het contract en dit transparant te communiceren naar de eindgebruiker. In principe moeten abonnees hun lopende abonnement snel en gemakkelijk kunnen opzeggen.

Wanneer een abonnee het betaalde abonnement beëindigt, eindigt ook de gegevensverwerking voor die klant. Aanbieders moeten er daarom voor zorgen dat ze persoonlijke informatie veilig verwijderen of anonimiseren volgens de wettelijke vereisten, tenzij ze deze wettelijk gedurende een bepaalde periode moeten opslaan.

Na een opzegging kan de onderneming om gerichte feedback vragen om na te gaan waarom de eindgebruiker het abonnement heeft opgezegd. Hiermee kan de onderneming potentiële zwakke punten identificeren en de dienst verbeteren.

Hoe kunnen ondernemingen abonnementsfacturen maken?

Ondernemingen die klanten periodieke facturen sturen als onderdeel van hun abonnementen, hoeven dit niet handmatig te doen. Het proces kan worden geautomatiseerd omdat ze maar een paar details hoeven bij te werken, wat tijd en geld bespaart. Er bestaan tegenwoordig tal van softwareoplossingen om bedragen automatisch in rekening te brengen. Ondernemingen van klein tot groot kunnen profiteren van Stripe Billing en van de veelzijdige tools ervan voor het beheren van abonnementen en het maken van facturen. Ze kunnen ook verschillende tariefmodellen hanteren, zoals een vast tarief, gespreide betalingen of facturatie op basis van gebruik. Stripe Billing ondersteunt meer dan 135 valuta's en talloze betaalmethoden, zodat alle klanten op de manier van hun voorkeur kunnen betalen. Daarnaast zorgt facturatie via app-partners ervoor dat je facturen voldoen aan de wet- en regelgeving.

Ondernemingen kunnen voor elk abonnement een apart en aanpasbaar tariefschema opstellen. Ze kunnen ook gratis proefperioden en kortingen voor eindgebruikers instellen. Na afloop van de actieperiode verandert de prijs in het facturatiesysteem automatisch in de normale prijs. Klanten die niet betalen, ontvangen automatisch een herinnering.

Stripe Billing instellen

Met Billing kun je in vijf eenvoudige stappen facturen maken en abonnementen beheren:

Een Stripe-account maken
Als je Billing wilt gebruiken, moet je een gebruikersaccount bij Stripe instellen. Nadat je het account hebt geregistreerd en geactiveerd, heb je toegang tot het Stripe-dashboard. Daar kun je abonnementen en betalingen opzetten en beheren.

Een tariefmodel instellen
In het Stripe-dashboard kun je afzonderlijke tariefmodellen instellen en de prijs, valuta en facturatiecyclus opgeven.

Een abonnement opzetten
Je kunt nu abonnementen opzetten op basis van het tariefmodel dat je hebt ingesteld. Hiervoor moet je zowel de specifieke klanten als hun tariefplan aan het abonnement toewijzen.

Toestemming van klant vragen
De uitdrukkelijke toestemming van de klant is een voorwaarde voor het starten van het abonnement en de facturatie van je producten en diensten. Deze toestemming moet worden verkregen en moet veilig worden opgeslagen.

Het abonnement beheren
Zodra het abonnement actief is, kun je het tariefplan op elk moment aanpassen. Je kunt de kosten verhogen of verlagen of een korting geven. Ook het opzeggen van een abonnement gaat snel en eenvoudig met Stripe Billing.

Raadpleeg het inleidende artikel over periodieke facturatie en de installatiegids voor meer informatie.