ใบแจ้งหนี้คือเอกสารสําคัญในกิจกรรมการขายหรือบริการใดๆ โดยสร้างขึ้นเป็นส่วนหนึ่งของธุรกรรมทางธุรกิจเพื่อทำให้การแลกเปลี่ยนระหว่างสองฝ่ายเป็นทางการ

ประเภทของใบแจ้งหนี้ขึ้นอยู่กับรายละเอียดของการแลกเปลี่ยน คุณจะทราบได้อย่างไรว่าต้องออกเอกสารประเภทใด มีประเภทอะไรบ้าง บริษัทต้องทราบอะไรบ้างเกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้

ในบทความนี้ เราจะตอบคําถามทั่วไปที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ ในฝรั่งเศส

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ ในฝรั่งเศสมีอะไรบ้าง
  

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้คือเอกสารทางการค้า ภาษี และเอกสารทางบัญชีที่ทำให้ธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้าเป็นทางการ ใบแจ้งหนี้จะสรุปข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมถึงชื่อธุรกิจ, หมายเลข SIRET, ข้อมูลระบุตัวตนของลูกค้า วันที่ของใบแจ้งหนี้ จํานวน ประเภทการซื้อ และยอดที่ต้องชําระ เอกสารนี้ให้ผู้ขายสามารถส่งคําขอให้ชําระเงินหลังจําหน่ายสินค้าหรือบริการ

ใบแจ้งหนี้มีความสําคัญต่อธุรกิจในการคํานวณยอดขายและภาษีประจําปีที่จ่ายให้กับรัฐบาลในแต่ละรอบบัญชี โดยจะแสดงบันทึกธุรกรรมตามลําดับเวลาและทําหน้าที่เป็นหลักฐานในกรณีที่มีการโต้แย้งการชําระเงิน ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับที่ออกจะต้องเก็บรักษาไว้เป็นเวลา 10 ปี

ใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ ในฝรั่งเศสมีอะไรบ้าง

มีใบแจ้งหนี้หลายประเภทในฝรั่งเศส ซึ่งแต่ละประเภทก็เหมาะสมกับสถานการณ์ที่แตกต่างกันออกไป ใบแจ้งหนี้ที่ออกบ่อยที่สุดได้แก่ ใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม ใบแจ้งราคา ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ที่มีความคืบหน้า ใบแจ้งหนี้ยอดดุล และใบแจ้งหนี้เครดิต

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ขั้นสูง เช่น Stripe Invoicing สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้คุณโดยอัตโนมัติ เร่งกระบวนการชําระเงิน และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทําบัญชีของคุณ ทั้งหมดนี้ทําได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดสักบรรทัด

ใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม

ใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมหรือที่เรียกว่าใบแจ้งหนี้มาตรฐานหรือเพียงใบแจ้งหนี้ เป็นใบแจ้งหนี้ที่ใช้กันแพร่หลายมากที่สุด ผู้ให้บริการจะออกเอกสารนี้ตอนที่จัดส่งผลิตภัณฑ์หรือดําเนินการเสร็จสมบูรณ์เพื่อยืนยันว่าการขายสินค้าหรือบริการเสร็จสิ้นแล้ว โดยจะระบุราคา จํานวน ประเภท ข้อกําหนดการซื้อ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย (สามารถดูรายการรายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่จําเป็นฉบับเต็มได้ในบทความที่เกี่ยวข้อง) โดยจะบอกลูกค้าว่าต้องชำระเงินเท่าไหร่

การออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานเป็นข้อบังคับสําหรับการขายแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ทั้งหมด ตั้งแต่ปี 2026 เป็นต้นไป ใบแจ้งหนี้ B2B ที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) จะต้องส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ (ดูว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะส่งผลต่อบริษัทของคุณอย่างไรได้ในบทความที่เกี่ยวข้อง)

ใบแจ้งราคา

ใบแจ้งราคา ที่มาจากคำภาษาละตินที่มีความหมายว่า "สําหรับการบันทึก" คือใบแจ้งหนี้เบื้องต้นที่ไม่มีมูลค่าทางกฎหมายหรือทางบัญชี มีจุดประสงค์เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงรายละเอียดเฉพาะของการขายหรือบริการเท่านั้น และไม่ผูกพันกับข้อตกลงทางการค้า

ต้องออกใบแจ้งราคาในสถานการณ์ต่อไปนี้

• ตามคําขอของลูกค้าที่ต้องการประเมินข้อเสนอการขาย
  
• ในระหว่างการนําเข้าและส่งออก (ใบแจ้งราคาจะระบุลักษณะและมูลค่าของสินค้าที่จะส่งให้กับหน่วยงานด้านศุลกากร)
  

โปรดทราบว่า เนื่องจากใบแจ้งราคาใช้เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น คุณจึงยังต้องออกใบแจ้งหนี้มาตรฐานเพื่อให้ธุรกรรมระหว่างสองฝ่ายเป็นทางการ

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำยืนยันว่าลูกค้าได้ชําระเงินบางส่วนแล้วก่อนที่จะได้รับสินค้าหรือบริการ ต้องสร้างเมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจได้รับเงินบางส่วน ตามที่มาตรา 289 ของประมวลภาษีทั่วไปกําหนดไว้

ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำจะสรุปภาระผูกพันระหว่างสองฝ่ายให้เป็นทางการ และเป็นการยืนยันว่าผู้ขายจะได้รับการชําระเงินเบื้องต้นเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายล่วงหน้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม จากนั้นจะหักเงินมัดจำออกจากยอดรวม

ใบแจ้งหนี้ที่มีความคืบหน้า

ใบแจ้งหนี้ที่มีความคืบหน้าคือใบแจ้งหนี้ชั่วคราวหรือใบแจ้งหนี้บางส่วนที่มักใช้ในธุรกิจที่ทําการค้า การก่อสร้าง และภาครัฐ ช่วยให้สามารถออกใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าของโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อโครงการครอบคลุมเวลาหลายสัปดาห์ หลายเดือน หรือหลายปี ใบแจ้งหนี้ความคืบหน้าช่วยให้ลูกค้าติดตามความคืบหน้าในระยะยาวของงานและชําระเงินได้หลายงวด นอกจากนี้ การผ่อนชําระยังให้ซัพพลายเออร์มีกระแสเงินสด โดยทำให้ได้รับเงินบางส่วนของเงินที่ครบกําหนดชําระก่อนที่โครงการจะเสร็จสมบูรณ์

ใบแจ้งหนี้ยอดดุล

ใบแจ้งหนี้ยอดดุลคือใบแจ้งหนี้สุดท้ายที่ผู้ขายออกให้ โดยเป็นส่วนหนึ่งของธุรกรรมทางการค้า โดยปกติแล้วจะสร้างขึ้นเมื่อสิ้นสุดโครงการระยะยาวหรือหลังจากที่ส่งมอบสินค้าจำนวนมาก เมื่อลูกค้าได้ชําระเงินบางส่วนตลอดระยะเวลาตามสัญญาทางการเงินมาแล้ว ใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายช่วยให้ผู้ให้บริการปิดธุรกรรมและยืนยันว่าได้จัดส่งสินค้าที่เหลืออยู่หรือให้บริการเสร็จสมบูรณ์แล้ว โดยจะแสดงรายการการชําระเงินทั้งหมดที่ได้รับและยอดคงเหลือที่ครบกําหนดชําระ

ใบแจ้งหนี้เครดิต

ใบแจ้งหนี้เครดิตหรือใบลดหนี้ เป็นเอกสารฉบับแก้ไขที่ใช้เพื่อเปลี่ยนรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ออกให้ก่อนหน้านี้ ช่วยให้ผู้ขายสามารถยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องและสร้างเวอร์ชันที่แก้ไขแล้วได้ โดยปกติแล้ว ผู้ขายจะออกใบลดหนี้ในกรณีที่มีการส่งสินค้าคืนหรือเกิดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ (เช่น การชําระเงินเกินจํานวน) เพื่อแสดงเหตุผลในการคืนเงินให้กับลูกค้าทั้งหมดหรือบางส่วน

ใบแจ้งหนี้อื่นๆ

นอกจากนี้ คุณยังอาจพบใบแจ้งหนี้บางอย่างที่ไม่ค่อยพบเห็นในฝรั่งเศส

ใบแจ้งหนี้ฉบับแก้ไขจะใช้โดยผู้ให้บริการสาธารณูปโภคประเภทแก๊ส ไฟฟ้า และน้ําเป็นหลัก เพื่อกระทบยอดยอดเงินที่ลูกค้าชําระแล้วตามค่าประมาณ ใบเรียกเก็บเงินนี้ช่วยให้บริษัทสามารถแก้ไขข้อมูลที่ไม่ตรงกันระหว่างการใช้งานโดยประมาณกับการใช้งานจริง

ใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าจะออกเป็นส่วนหนึ่งของการชําระเงินตามรอบบิลหรือการจัดซื้อที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้นี้โดยอัตโนมัติในวันที่ระบุเพื่อส่งคําขอให้ชําระเงิน