ตัวจัดการใบแจ้งหนี้เป็นเครื่องมือที่ทำให้การสร้าง การส่ง และการติดตาม ใบแจ้งหนี้ ง่ายขึ้นและเป็นอัตโนมัติ ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือกำลังขยายธุรกิจ ตัวจัดการใบแจ้งหนี้สามารถช่วยคุณจัดการการเงินได้โดยไม่ต้องปวดหัวกับการป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือการติดตามการชำระเงิน

ด้านล่างนี้เราจะพูดคุยเกี่ยวกับว่าตัวจัดการใบแจ้งหนี้คืออะไร ทำงานอย่างไร และอื่นๆ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ตัวจัดการใบแจ้งหนี้คืออะไรและทำงานอย่างไร
  
• ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ควรมีฟีเจอร์อะไรบ้าง
  
• ใครได้รับประโยชน์จากการใช้ตัวจัดการใบแจ้งหนี้
  
• ค่าใช้จ่ายในการใช้ตัวจัดการใบแจ้งหนี้คือเท่าไหร่
  
• Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร
  

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้คืออะไรและทำงานอย่างไร

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้สามารถช่วยประหยัดเวลา ช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด และทำให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเงินเร็วขึ้น วิธีการทำงานโดยทั่วไปมีดังนี้:

• สร้างใบแจ้งหนี้: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้จะช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้รวมและถูกต้องได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถกรอกรายละเอียดลูกค้า ระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ให้ เพิ่มภาษีหรือส่วนลด และรวม ข้อกำหนดการชำระเงิน (เช่น "สุทธิ 30" ซึ่งหมายความว่าการชำระเงินจะครบกำหนดใน 30 วัน)

• ส่งใบแจ้งหนี้: เมื่อใบแจ้งหนี้พร้อมแล้ว คุณสามารถส่งไปยังลูกค้าของคุณโดยตรงผ่านระบบ ซึ่งโดยปกติจะส่งผ่านทางอีเมล

• ติดตามการชำระเงิน: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้จะติดตามว่าใบแจ้งหนี้ใดได้รับการชำระเงินแล้ว ใบแจ้งหนี้ใดยังคงรอดำเนินการ และใบแจ้งหนี้ใดที่เกินกำหนด เพื่อช่วยลดโอกาสในการมองข้ามรายการต่างๆ เช่น การชำระเงินที่ยังค้างอยู่

• จัดการบันทึก: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้จะเก็บใบแจ้งหนี้ทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายในภายหลังเพื่อวัตถุประสงค์ทางบัญชี การยื่นภาษี หรือการตรวจสอบบัญชี ซึ่งเป็นเหมือนคลังใบแจ้งหนี้ดิจิทัลของคุณ

• ผสานการทำงานกับเครื่องมืออื่น: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้หลายตัวสามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชี (เช่น QuickBooks, Xero) เพื่อให้คุณสามารถซิงค์ใบแจ้งหนี้กับบันทึกของคุณได้อย่างง่ายดาย การผสานการทำงานนี้จะช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองลงอย่างมาก

• ส่งการแจ้งเตือนและการติดตามอัตโนมัติ: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้หลายตัวอนุญาตให้คุณใช้การแจ้งเตือนอัตโนมัติหรือการติดตามการชำระเงินล่าช้า รายงานในปี 2022 แสดงให้เห็นว่า ธุรกิจส่วนใหญ่ประสบปัญหาการชำระเงินล่าช้า ซึ่งเน้นย้ำว่าเหตุใดการแจ้งเตือนอัตโนมัติจึงมีประโยชน์

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ควรมีฟีเจอร์อะไรบ้าง

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่คุณเลือกควรมีฟีเจอร์ที่สามารถช่วยประหยัดเวลา จัดระเบียบสิ่งต่างๆ และทำให้การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องง่าย ต่อไปนี้คือฟีเจอร์หลักบางประการที่ควรพิจารณา:

• เทมเพลตที่ปรับแต่งได้: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพสามารถนำเสนอเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ที่จะช่วยให้คุณเพิ่มโลโก้ เลือกสี และปรับเลย์เอาต์ให้เหมาะกับรูปลักษณ์และความรู้สึกของแบรนด์คุณได้

• การคำนวณอัตโนมัติ: ใบแจ้งหนี้มักเกี่ยวข้องกับภาษี ส่วนลด หรือบรรทัดรายการต่างๆ ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่คุณเลือกควรสามารถคำนวณยอดรวม ภาษี และส่วนลดต่างๆ ที่ใช้ได้โดยอัตโนมัติ

• ใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นซ้ำ: หากคุณมีการให้บริการสมัครสมาชิกหรือมีสัญญาระยะยาว คุณจะต้องการตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่สามารถรองรับ ใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นซ้ำ ด้วยวิธีนี้ ระบบจะสร้างและส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามกำหนดการที่ตั้งไว้

• การรองรับหลายสกุลเงินและหลายภาษา: หากธุรกิจของคุณทำงานกับลูกค้าทั่วโลก คุณจะต้องมีความสามารถในการส่งใบแจ้งหนี้ในสกุลเงินและภาษาที่แตกต่างกันได้ ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่เหมาะสมสามารถทำให้การทำธุรกิจทั่วโลกเป็นเรื่องง่ายขึ้นโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการแปลงหรืออัตราภาษีที่แตกต่างกัน

• การชำระเงินออนไลน์: คุณจะต้องการตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่สามารถผสานการทำงานกับแพลตฟอร์มการชำระเงินหรือผู้ประมวลผลบัตรเครดิต เพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถชำระเงินโดยตรงผ่านใบแจ้งหนี้ได้ สิ่งนี้จะสามารถช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น

• การแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ: การได้รับเงินตรงเวลานั้นมีความสำคัญสำหรับ กระแสเงินสด ค้นหาตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ คุณสามารถตั้งความถี่ (เช่น หลังจาก 7 วันหรือ 15 วัน) เพื่อที่คุณจะไม่ต้องตามหาการชำระเงินด้วยตัวเอง

• การติดตามและรายงานใบแจ้งหนี้: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่ดีสามารถติดตามสถานะของแต่ละใบแจ้งหนี้ได้ ไม่ว่าจะชำระแล้ว ยังไม่ได้ชำระ หรือค้างชำระ และจัดทำรายงานเพื่อแสดงว่าคุณมีรายรับค้างชำระเท่าใด

• การคำนวณภาษี: ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณควรสามารถจัดการการคำนวณภาษีตามสถานที่ตั้งของธุรกิจและลูกค้าของคุณได้ นอกจากนี้ยังควรอนุญาตให้คุณเพิ่มอัตราภาษีที่แตกต่างกันสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการต่างๆ ได้ด้วย

ใครได้รับประโยชน์จากการใช้ตัวจัดการใบแจ้งหนี้

ทุกคนที่จัดการด้านการเงินของธุรกิจ ผู้ก่อตั้ง ทีมการเงิน ลูกค้า นักลงทุน และอื่นๆ สามารถได้รับประโยชน์จากตัวจัดการใบแจ้งหนี้ ซึ่งสามารถช่วยให้ทุกคนจัดระเบียบและรับเงินได้เร็วขึ้น และยังช่วยให้ดำเนินการทางการเงินได้ราบรื่นยิ่งขึ้นเมื่อธุรกิจขยายตัว นี่คือวิธีที่ตัวจัดการใบแจ้งหนี้สามารถให้ประโยชน์แก่กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่มได้ดังนี้

• ผู้ก่อตั้งและเจ้าของธุรกิจ: ผู้ก่อตั้งและเจ้าของจะมุ่งเน้นไปที่ภาพรวม และตัวจัดการใบแจ้งหนี้สามารถทำให้การทำงานที่น่าเบื่อหน่ายเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินเป็นแบบอัตโนมัติได้ ซึ่งยังสามารถช่วยให้การบันทึกมีระเบียบ ที่เป็นกุญแจสำคัญสำหรับภาษี รายงานนักลงทุน และการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

• ทีมการเงินและบัญชี: สำหรับแผนกการเงิน ตัวจัดการใบแจ้งหนี้จะช่วยลดการป้อนข้อมูลด้วยมือ ช่วยบรรเทาภาระในการติดตามการชำระเงินที่ขาดหายไป และจัดระเบียบสเปรดชีต ซึ่งยังสามารถช่วยให้ทีมขนาดเล็กติดตามการชำระเงินที่เข้ามา สร้างรายงาน และกระทบยอดบัญชีได้อย่างง่ายดาย

• ทีมขาย: พนักงานขายทำหน้าที่ปิดการขายและสร้างรายได้ แต่หลังจากที่ทำข้อตกลงเสร็จแล้ว พวกเขามักจะปล่อยให้ฝ่ายการเงินจัดการเรื่องการชำระเงิน ตัวจัดการใบแจ้งหนี้สามารถช่วยทำให้กระบวนการส่งมอบมีความโปร่งใสมากขึ้น ทีมขายสามารถเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใบแจ้งหนี้ถูกส่งแล้ว ชำระแล้ว หรือเกินกำหนด ความโปร่งใสนี้จะช่วยให้พวกเขาสามารถจัดการวงจรการขายและติดตามเมื่อจำเป็น และช่วยให้แน่ใจว่าข้อตกลงได้รับการปิดอย่างสมบูรณ์

• ฟรีแลนซ์และผู้ทำสัญญา: หากธุรกิจทำงานร่วมกับ ฟรีแลนซ์ หรือผู้ทำสัญญา การออกใบแจ้งหนี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากธุรกิจต้องจัดการโครงการหลายโครงการที่มีอัตราและข้อกำหนดในการเรียกเก็บเงินที่แตกต่างกัน ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ทำงานได้เป็นอย่างดีสำหรับผู้รับจ้างอิสระที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้เป็นประจำ

• นักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย: นักลงทุนหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะสนใจในสุขภาพทางการเงินของธุรกิจที่พวกเขาลงทุน ตัวจัดการใบแจ้งหนี้สามารถช่วยธุรกิจในการสร้างรายงานที่ถูกต้องและทันเวลาเกี่ยวกับกระแสเงินสด ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ และรายได้โดยรวม สิ่งนี้จะช่วยในการคาดการณ์และรายงานเกี่ยวกับการเงินของธุรกิจ หากผู้ก่อตั้งต้องการนำเสนอธุรกิจสตาร์ทอัพของตนต่อนักลงทุนหรือขอเงินทุน บันทึกทางการเงินที่ชัดเจนจะช่วยสร้างความมั่นใจว่าธุรกิจของพวกเขากำลังดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและพวกเขากำลังจัดการกระแสเงินสดได้เป็นอย่างดี

ค่าใช้จ่ายในการใช้ตัวจัดการใบแจ้งหนี้คือเท่าไหร่

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่เสนอราคาที่ยืดหยุ่น ดังนั้นคุณสามารถเลือกโซลูชันที่เหมาะกับงบประมาณของคุณได้ แต่ค่าใช้จ่ายอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปัจจัยบางประการ

ค่าธรรมเนียมการสมัครใช้บริการ

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้หลายรายดำเนินการตาม โมเดลการสมัครสมาชิก ซึ่งคุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมเป็นรายเดือนหรือรายปีเพื่อเข้าถึงแพลตฟอร์ม โดยราคามักขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจของคุณ จำนวนผู้ใช้ที่ต้องการเข้าถึง และฟีเจอร์ที่คุณต้องการ

แพ็กเกจพื้นฐานมักเริ่มต้นต่ำเพียง 10 ดอลลาร์สหรัฐ – 20 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือสตาร์ทอัพ โดยทั่วไปจะมีฟีเจอร์หลักๆ เช่น การออกใบแจ้งหนี้ และการติดตามการชำระเงินพื้นฐาน

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการฟังก์ชันขั้นสูงมากขึ้น เช่น การเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า การรองรับหลายสกุลเงิน และการผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชี ราคาก็อาจสูงขึ้น โดยอาจมีราคาอยู่ระหว่าง 30 ดอลลาร์สหรัฐ ถึงมากกว่า 100 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน

บางแพลตฟอร์มยังเสนอราคาแบบกำหนดเอง หากธุรกิจของคุณขยายตัวอย่างรวดเร็วหรือมีความต้องการที่ซับซ้อนมากขึ้น

ค่าธรรมเนียมใบแจ้งหนี้

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้อื่นๆ จะเรียกเก็บเงินต่อใบแจ้งหนี้ ดังนั้นธุรกิจจึงจ่ายเฉพาะสำหรับการใช้งานของตนเท่านั้น โดยทั่วไปราคาจะเป็นเปอร์เซ็นต์เล็กน้อย (เช่น 0.4%, 0.5%) ของแต่ละใบแจ้งหนี้ บางแพลตฟอร์มอาจเสนอราคาแบบกำหนดเองสำหรับธุรกิจที่มีการประมวลผลใบแจ้งหนี้จำนวนมาก

ค่าธรรมเนียมธุรกรรม

ตัวจัดการใบแจ้งหนี้ที่ผสานการทำงานกับ การประมวลผลการชำระเงิน จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมธุรกรรมเมื่อคุณได้รับการชำระเงิน ค่าธรรมเนียมเหล่านี้มักจะเป็นเปอร์เซ็นต์ของจำนวนเงินที่ชำระ บวกค่าธรรมเนียมคงที่เล็กน้อยต่อธุรกรรม ความสะดวกในการมีการชำระเงินออนไลน์ที่ประมวลผล ติดตาม และผสานรวมกับใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติ มักจะคุ้มกับต้นทุนเหล่านี้ โดยเฉพาะเมื่อคุณคำนึงถึงเวลาที่คุณสามารถประหยัดได้

Stripe Invoicing จะช่วยคุณได้อย่างไร

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ:

• สร้างบัญชีลูกหนี้อัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดวันขายคงค้าง (DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกที่ผสานรวม การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือการติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณสามารถกู้คืนรายได้ได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับมากกว่า 25 ภาษา 135 สกุลเงิน และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี ใบแจ้งหนี้สามารถเข้าถึงและชำระเงินได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบบริการตนเอง
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าการชำระเงินใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

เรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ของคุณง่ายขึ้น หรือ เริ่มใช้งาน วันนี้