Un gestionnaire de factures est un outil qui simplifie et automatise la création, l'envoi et le suivi des factures. Que vous soyez en train de démarrer ou de développer votre entreprise, un gestionnaire de factures peut vous aider à gérer vos finances sans avoir à vous soucier de la saisie manuelle ou de la recherche de paiements.

Nous verrons ci-dessous ce qu'est un gestionnaire de factures, comment il fonctionne, et plus encore.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un gestionnaire de factures et comment fonctionne-t-il?
  
• Quelles sont les caractéristiques que doit posséder un gestionnaire de factures?
  
• Qui peut bénéficier de l'utilisation d'un gestionnaire de factures?
  
• Combien coûte l'utilisation d'un gestionnaire de factures?
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de factures et comment fonctionne-t-il?

Un gestionnaire de factures peut vous faire gagner du temps, vous aider à éviter les erreurs et vous permettre d'être payé plus rapidement. Voici globalement comment ils fonctionnent :

• Créer des factures:__ Un gestionnaire de factures vous permet de créer rapidement des factures unifiées et précises. Vous pouvez saisir les coordonnées du client, spécifier les produits ou services fournis, ajouter des taxes ou des remises et inclure des conditions de paiement (par exemple, "net 30", ce qui signifie que le paiement est dû dans les 30 jours).

• Une fois que la facture est prête, vous pouvez l'envoyer directement à votre client par l'intermédiaire du système, généralement par courriel.

• Suivre les paiements: le gestionnaire de factures permet de savoir quelles factures ont été payées, lesquelles sont encore en suspens et lesquelles sont échues, afin de réduire le risque d'oublier des éléments tels qu'un paiement en suspens.

• Gérer les enregistrements: le gestionnaire de factures stocke toutes vos factures en un seul endroit, ce qui vous permet d'y accéder facilement par la suite à des fins de comptabilité, de déclaration fiscale ou d'audit. Il s'agit essentiellement de vos archives numériques de facturation.

• Intégration avec d'autres outils:__ De nombreux gestionnaires de factures s'intègrent à des logiciels de comptabilité (par exemple, QuickBooks, Xero), ce qui vous permet de synchroniser facilement vos factures avec vos dossiers. Cette intégration réduit considérablement la saisie manuelle des données.

• Envoyez des rappels et des suivis automatiques: De nombreux gestionnaires de factures vous permettent de mettre en place des rappels automatisés ou des suivis des paiements en retard. Un rapport de 2022 montre qu'une majorité d'entreprises sont confrontées à des retards de paiement, ce qui souligne l'utilité des rappels automatisés.

Quelles sont les caractéristiques que doit posséder un gestionnaire de factures?

Le gestionnaire de factures que vous choisissez doit disposer de fonctionnalités qui vous permettent de gagner du temps, d'organiser les choses et de faciliter la facturation. Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher:

-__Modèles personnalisables: Un gestionnaire de factures efficace peut offrir des modèles personnalisables qui vous permettent d’ajouter votre logo, de choisir les couleurs et d’ajuster la mise en page afin qu’elle corresponde à l’image de votre marque.

• Calculs automatiques:__ Les factures comportent souvent des taxes, des remises ou divers postes. Le gestionnaire de factures que vous choisissez doit être en mesure de calculer automatiquement les totaux, les taxes et les remises appliquées.

• Si vous proposez des abonnements ou des contrats à long terme, vous aurez besoin d'un gestionnaire de factures capable de gérer les factures récurrentes. De cette manière, le système génère et envoie automatiquement les factures selon un calendrier défini.

• Si votre entreprise travaille avec des clients du monde entier, vous devez pouvoir envoyer des factures dans différentes devises et langues. Le bon gestionnaire de factures peut vous aider à faire des affaires à l'échelle mondiale sans vous soucier des erreurs de conversion ou des différences de taux d'imposition.

• Paiements en ligne:__ Vous voudrez un gestionnaire de factures capable de s'intégrer à des plateformes de paiement ou à des processeurs de cartes de crédit, afin que vos clients puissent payer directement sur la facture. Cela peut vous aider à être payé plus rapidement.

• Les rappels de paiement automatiques:__ Être payé à temps est important pour le flux de trésorerie. Trouvez un gestionnaire de factures qui envoie des rappels de paiement automatiques pour les factures en souffrance. Vous pouvez définir la fréquence (par exemple, après 7 jours ou 15 jours) afin de ne pas avoir à courir après les paiements.

• Un bon gestionnaire de factures peut suivre l'état de chaque facture - qu'elle soit payée, impayée ou en retard - et vous fournir des rapports indiquant le montant des recettes impayées.

• Calculs des taxes:__ Votre gestionnaire de factures doit être en mesure de calculer les taxes en fonction de la localisation de votre entreprise et de vos clients. Il doit également vous permettre d'ajouter différents taux d'imposition pour divers produits ou services.

Qui peut bénéficier de l'utilisation d'un gestionnaire de factures?

Toutes les personnes qui gèrent l'aspect financier d'une entreprise - les fondateurs, l'équipe financière, les clients, les investisseurs, et bien d'autres encore - peuvent bénéficier d'un gestionnaire de factures. Cela peut aider tout le monde à rester organisé et à être payé plus rapidement, et cela peut également contribuer à fluidifier les opérations financières à mesure que l'entreprise se développe. Voici comment un gestionnaire de factures peut être utile à chaque groupe de parties prenantes.

• Fondateurs et chefs d'entreprise:__ Les fondateurs et les chefs d'entreprise se concentrent sur la vision d'ensemble, et un gestionnaire de facturation peut automatiser une grande partie du travail fastidieux lié à la facturation. Il permet également d'organiser la comptabilité, ce qui est essentiel pour les impôts, les rapports aux investisseurs et la prise de décision fondée sur des données.

• Équipes financières et comptables: Pour les services financiers, un gestionnaire de factures réduit la saisie manuelle des données, allège le fardeau de la recherche des paiements manquants et organise la feuille de calcul. Il peut également aider les petites équipes à suivre facilement les paiements entrants, à générer des rapports et à rapprocher les comptes.

• Les équipes de vente : les vendeurs concluent des affaires et génèrent des revenus, mais une fois l'affaire conclue, ils laissent souvent le service financier s'occuper du paiement. Un gestionnaire de factures peut contribuer à rendre le processus de transfert davantage transparent. Les équipes de vente peuvent rapidement savoir si une facture a été envoyée, payée ou est en retard. Cette transparence les aide à gérer le cycle de vente et à assurer un suivi si nécessaire, ainsi qu'à garantir que les contrats sont entièrement conclus.

• Prestataires indépendants et sous-traitants: Si une entreprise travaille avec des Prestataires indépendants ou des sous-traitants, la facturation peut s'avérer délicate, surtout si l'entreprise gère plusieurs projets avec des taux et des conditions de facturation différents. Les gestionnaires de factures conviennent parfaitement aux prestataires de services qui doivent établir des factures régulièrement.

• Les investisseurs et les parties prenantes se soucient de la santé financière des entreprises dans lesquelles ils investissent. Un gestionnaire de factures peut aider une entreprise à produire des rapports précis et en temps réel sur les flux de trésorerie, les factures impayées et le chiffre d'affaires global. Cela permet d'établir des prévisions et des rapports sur les finances de l'entreprise. Si un fondateur doit présenter sa startup à des investisseurs ou demander un financement, des documents financiers clairs lui donnent l'assurance que son entreprise fonctionne efficacement et qu'il gère bien ses flux de trésorerie.

Combien coûte l'utilisation d'un gestionnaire de factures?

La plupart des gestionnaires de factures proposent des tarifs flexibles, ce qui vous permet de choisir une solution adaptée à votre budget. Mais les coûts peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs.
- Frais d’abonnement
De nombreux gestionnaires de factures fonctionnent sur la base d'un modèle d'abonnement, c'est-à-dire que vous payez une redevance mensuelle ou annuelle pour avoir accès à la plateforme. Le prix dépend généralement de la taille de votre entreprise, du nombre d'utilisateurs qui ont besoin d'un accès et des fonctionnalités dont vous avez besoin.

Les forfaits de base commencent souvent à partir de 10 à 20 dollars par mois pour les petites entreprises ou les start-ups. Ils comprennent généralement des fonctionnalités de base telles que la facturation et le suivi des paiements.

Cependant, si vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, telles que la facturation récurrente, la prise en charge de plusieurs devises et l'intégration à un logiciel de comptabilité, le prix peut être plus élevé. Ils peuvent aller de 30 à plus de 100 dollars par mois.

Certaines plateformes proposent également des tarifs personnalisés si votre entreprise se développe rapidement ou si elle a des besoins plus complexes.

Frais de facturation

D'autres gestionnaires de factures facturent par facture, de sorte que les entreprises ne paient que pour leur utilisation. Le prix correspond généralement à un petit pourcentage (par exemple, 0,4 %, 0,5 %) de chaque facture. Certaines plateformes peuvent également proposer des tarifs personnalisés pour les entreprises qui traitent de gros volumes de factures.

Frais de transaction

Les gestionnaires de factures qui s'intègrent à des outils de traitement des paiements factureront probablement des frais de transaction lorsque vous recevrez des paiements. Ces frais correspondent généralement à un pourcentage du montant du paiement, auquel s'ajoute un petit montant fixe par transaction. La commodité du traitement, du suivi et de l'intégration automatiques des paiements en ligne à vos factures l'emporte souvent sur ces coûts, surtout si l'on tient compte du temps que vous gagnez.

Avantages de Stripe Invoicing

Stripe Invoicing simplifie votre processus de gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Que vous gériez une facturation ponctuelle ou récurrente, Stripe aide les entreprises à être payées plus rapidement et à rationaliser leurs opérations:

• Automatisez vos comptes clients: créez, personnalisez et envoyez facilement des factures professionnelles, sans avoir besoin de coder. Stripe suit automatiquement le statut des factures, envoie des rappels de paiement et traite les remboursements, vous aidant ainsi à garder le contrôle de votre flux de trésorerie.
  
• Accélérez votre flux de trésorerie :__ Réduisez le délai moyen de recouvrement (DSO) et soyez payé plus rapidement grâce à des paiements internationaux intégrés, des rappels automatiques et des outils de relance basés sur l'IA qui vous aident à récupérer davantage de revenus.
  
• Améliorez l'expérience client:__ Offrez une expérience de paiement moderne avec la prise en charge de plus de 25 langues, de plus de 135 devises et de plus de 100 méthodes de paiement. Les factures sont faciles à consulter et à payer grâce à un portail client en libre-service.
  
• Réduisez la charge de travail du back-office : générez des factures en quelques minutes et réduisez le temps consacré au recouvrement grâce à des rappels automatiques et à une page de paiement des factures hébergée par Stripe.
  
• Stripe Invoicing s'intègre à vos systèmes existants : Stripe Invoicing s'intègre aux logiciels de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) les plus répandus, ce qui vous permet de synchroniser vos systèmes et de réduire les saisies manuelles de données.
  

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