Ein Rechnungsmanager ist ein Tool, das das Erstellen, Senden und Verfolgen von Rechnungen vereinfacht und automatisiert. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihr Unternehmen skalieren: Ein Rechnungsmanager kann Ihnen helfen, die Finanzen zu verwalten, ohne Daten manuell eingeben oder Zahlungen selbst nachverfolgen zu müssen.

Im Folgenden wird erläutert, was ein Rechnungsmanager ist, wie er funktioniert und mehr.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Rechnungsmanager und wie funktioniert er?
  
• Welche Funktionen sollte ein Rechnungsmanager haben?
  
• Wer kann von der Nutzung eines Rechnungsmanagers profitieren?
  
• Wie viel kostet die Nutzung eines Rechnungsmanagers?
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Was ist ein Rechnungsmanager und wie funktioniert er?

Ein Rechnungsmanager kann Zeit sparen, helfen, Fehler zu vermeiden, und sicherstellen, dass Sie Zahlungen schneller akzeptieren können. In der Regel funktioniert dies folgendermaßen:

• Rechnungen erstellen: Ein Rechnungsmanager ermöglicht es Ihnen, einheitliche, korrekte Rechnungen schnell zu erstellen. Sie können Kundendaten eingeben, die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen angeben, Steuern oder Rabatte hinzufügen und Zahlungsbedingungen (z. B. „netto 30“, was bedeutet, dass die Zahlung in 30 Tagen fällig ist) einfügen.

• Rechnungen senden: Sobald die Rechnung fertig ist, können Sie sie direkt über das System an Ihre Kundin oder Ihren Kunden senden, normalerweise per E-Mail.

• Zahlungen verfolgen: Der Rechnungsmanager verfolgt, welche Rechnungen bezahlt wurden, welche noch ausstehen und welche überfällig sind, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Posten wie eine ausstehende Zahlung übersehen werden.

• Aufzeichnungen verwalten: Der Rechnungsmanager speichert alle Ihre Rechnungen an einem Ort, sodass Sie später leicht darauf zugreifen können, sei es für Buchhaltung, Steuererklärung oder Prüfungszwecke. Er ist praktisch Ihr digitales Rechnungsarchiv.

• Integration in andere Tools: Viele Rechnungsmanager können in Buchhaltungssoftware (z. B. QuickBooks, Xero) integriert werden, sodass Sie Ihre Rechnungen problemlos mit Ihren Aufzeichnungen synchronisieren können. Diese Integration reduziert die manuelle Dateneingabe erheblich.

• Automatisierte Erinnerungen und Nachverfolgungen senden: Viele Rechnungsmanager ermöglichen es Ihnen, automatisierte Erinnerungen oder Nachverfolgungen bei verspäteten Zahlungen zu implementieren. Ein Bericht aus dem Jahr 2022 zeigt, dass eine Mehrheit der Unternehmen mit verspäteten Zahlungen zu tun hat, was verdeutlicht, warum automatisierte Erinnerungen hilfreich sein können.

Welche Funktionen sollte ein Rechnungsmanager haben?

Der Rechnungsmanager, den Sie wählen, sollte Funktionen haben, die Ihnen Zeit sparen, für Überblick sorgen und die Rechnungsstellung erleichtern. Dies sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Anpassbare Vorlagen: Ein effektiver Rechnungsmanager kann anpassbare Vorlagen anbieten, die es Ihnen ermöglichen, Ihr Logo hinzuzufügen, Farben auszuwählen und das Layout an das Erscheinungsbild Ihrer Marke anzupassen.

• Automatische Berechnungen: Rechnungen beinhalten oft Steuern, Rabatte oder verschiedene Posten. Der Rechnungsmanager, den Sie wählen, sollte in der Lage sein, automatisch Summen, Steuern und angewendete Rabatte zu berechnen.

• Wiederkehrende Rechnungen: Wenn Sie Abos anbieten oder langfristige Verträge haben, benötigen Sie einen Rechnungsmanager, der wiederkehrende Rechnungen verwalten kann. Auf diese Weise generiert und sendet das System Rechnungen automatisch nach einem festgelegten Zeitplan.

• Unterstützung für mehrere Währungen und Sprachen: Wenn Ihr Unternehmen mit Kundinnen und Kunden auf der ganzen Welt arbeitet, müssen Sie Rechnungen in verschiedenen Währungen und Sprachen versenden können. Der richtige Rechnungsmanager kann es einfacher machen, weltweit Geschäfte zu tätigen, ohne sich um Umrechnungsfehler oder unterschiedliche Steuersätze sorgen zu müssen.

• Online-Zahlungen: Sie benötigen einen Rechnungsmanager, der sich mit Zahlungsplattformen oder Kreditkartenverarbeitern integrieren lässt, damit Ihre Kundinnen und Kunden direkt über die Rechnung bezahlen können. Das kann Ihnen helfen, Zahlungen schneller zu akzeptieren.

• Automatische Zahlungserinnerungen: Pünktlich bezahlt zu werden, ist wichtig für den Cashflow. Achten Sie bei der Wahl des Rechnungsmanagers darauf, dass automatische Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen gesendet werden. Sie können die Häufigkeit festlegen (z. B. nach 7 Tagen oder 15 Tagen), sodass Sie Zahlungen nicht selbst verfolgen müssen.

• Rechnungsverfolgung und Berichterstattung: Ein guter Rechnungsmanager kann den Status jeder Rechnung verfolgen – ob sie bezahlt, unbezahlt oder überfällig ist – und Ihnen Berichte zur Verfügung stellen, die zeigen, wie viel Umsatz aussteht.

• Steuerberechnungen: Ihr Rechnungsmanager sollte in der Lage sein, Steuerberechnungen basierend auf dem Standort Ihres Unternehmens und dem Ihrer Kundschaft vorzunehmen. Er sollte es Ihnen auch ermöglichen, verschiedene Steuersätze für verschiedene Produkte oder Dienstleistungen hinzuzufügen.

Wer kann von der Nutzung eines Rechnungsmanagers profitieren?

Jeder, der sich um die finanziellen Aspekte eines Unternehmens kümmert: Gründerinnen und Gründer, das Finanzteam, Kundinnen und Kunden, Investorinnen und Investoren und andere können von einem Rechnungsmanager profitieren. Er kann jedem helfen, organisiert zu bleiben und schneller Zahlungen zu akzeptieren, und er kann auch reibungslosere Finanzvorgänge ermöglichen, während das Unternehmen wächst. So kann jede Stakeholder-Gruppe von einem Rechnungsmanager profitieren.

• Gründerinnen und Gründer sowie Geschäftsinhaberinnen und -inhaber: Gründerinnen und Gründer sowie Inhaberinnen und Inhaber konzentrieren sich auf das große Ganze und ein Rechnungsmanager kann einen Großteil der mühsamen Arbeit rund um die Rechnungsstellung automatisieren. Er kann auch helfen, die Rechnungslegung organisiert zu halten, was für Steuern, Investorenberichte und datengestützte Entscheidungen wichtig ist.

• Finanz- und Buchhaltungsteams: Für Finanzabteilungen kann ein Rechnungsmanager die manuelle Dateneingabe reduzieren, das Identifizieren fehlender Zahlungen erleichtern und für Überblick sorgen. Er kann auch kleinen Teams helfen, auf einfache Weise eingehende Zahlungen zu verfolgen, Berichte zu erstellen und Konten abzugleichen.

• Vertriebsteams: Mitarbeitende im Vertrieb schließen Geschäfte ab und generieren Umsatz. Nach dem Abschluss des Geschäfts überlassen sie aber oft der Finanzabteilung die Zahlungsabwicklung. Ein Rechnungsmanager kann helfen, den Übergabeprozess transparenter zu gestalten. Vertriebsteams können schnell sehen, ob eine Rechnung gesendet wurde, bezahlt wurde oder überfällig ist. Diese Transparenz hilft ihnen, den Vertriebszyklus zu verwalten und bei Bedarf nachzufassen, und sie hilft sicherzustellen, dass Geschäfte vollständig abgeschlossen sind.

• Freelancerinnen und Freelancer sowie Auftragnehmerinnen und -nehmer: Wenn ein Unternehmen mit Freelancerinnen und Freelancern oder Auftragnehmerinnen und -nehmern arbeitet, kann die Rechnungsstellung kompliziert werden – insbesondere wenn das Unternehmen mehrere Projekte mit unterschiedlichen Abrechnungsraten und -bedingungen verwaltet. Rechnungsmanager eignen sich gut für unabhängige Auftragnehmerinnen und -nehmer, die regelmäßig Rechnungen stellen müssen.

• Investorinnen und Investoren sowie Interessengruppen: Investorinnen und Investoren oder Interessengruppen kümmern sich um die finanzielle Stabilität der Unternehmen, in die sie investieren. Ein Rechnungsmanager kann einem Unternehmen helfen, genaue Echtzeitberichte über den Cashflow, unbezahlte Rechnungen und den Gesamtumsatz zu erstellen. Dies erleichtert Prognosen und die Finanzberichterstattung. Wenn eine Gründerin oder ein Gründer ihr bzw. sein Start-up Investorinnen oder Investoren präsentiert oder eine Finanzierung beantragen muss, vermitteln übersichtliche Finanzunterlagen das Vertrauen, dass das Unternehmen effektiv geführt und der Cashflow gut verwaltet wird.

Wie viel kostet die Nutzung eines Rechnungsmanagers?

Die meisten Rechnungsmanager bieten flexible Preisgestaltungen an, sodass Sie eine Lösung wählen können, die in Ihr Budget passt. Die Kosten können jedoch in Abhängigkeit einiger Faktoren variieren.

Abogebühren

Viele Rechnungsmanager arbeiten nach einem abobasierten Modell, bei dem Sie eine monatliche oder jährliche Gebühr für den Zugang zur Plattform zahlen. Die Preisgestaltung hängt normalerweise von der Größe Ihres Unternehmens, der Anzahl der Nutzerinnen und Nutzer, die Zugang benötigen, und den benötigten Funktionen ab.

Basispläne für kleine Unternehmen oder Start-ups sind oft ab nur 10–20 $ pro Monat erhältlich. Diese umfassen normalerweise grundlegende Funktionen wie Rechnungsstellung und einfache Zahlungsüberwachung.

Wenn Sie jedoch erweiterte Funktionalitäten benötigen – wie wiederkehrende Abrechnung, Unterstützung für mehrere Währungen und Integrationen mit Buchhaltungssoftware – könnte der Preis höher sein und zwischen 30 und über 100 $ pro Monat liegen.

Einige Plattformen bieten auch maßgeschneiderte Preise an, wenn Ihr Unternehmen schnell wächst oder komplexere Anforderungen hat.

Rechnungsgebühren

Andere Rechnungsmanager rechnen pro Rechnung ab, sodass Unternehmen nur für ihre Nutzung zahlen. Der Preis ist normalerweise ein kleiner Prozentsatz (z. B. 0,4 %, 0,5 %) jeder Rechnung. Einige Plattformen bieten möglicherweise auch maßgeschneiderte Preise für Unternehmen mit großen Rechnungsvolumina an.

Transaktionsgebühren

Rechnungsmanager, die in Tools für die Zahlungsabwicklung integriert sind, verlangen wahrscheinlich Transaktionsgebühren, wenn Sie Zahlungen erhalten. Diese Gebühren sind normalerweise ein Prozentsatz des Zahlungsbetrags zuzüglich einer kleinen festen Gebühr pro Transaktion. Die Vorteile einer automatischen Verarbeitung, Verfolgung und Integration von Online-Zahlungen in Ihre Rechnungen wiegen diese Kosten oft auf – vor allem, wenn Sie die Zeitersparnis berücksichtigen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Stripe Invoicing vereinfacht Ihren Debitorenprozess (Accounts Receivable, AR) – von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseinzug. Egal, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten: Stripe hilft Unternehmen, Zahlungen schneller zu akzeptieren und die Abläufe zu optimieren:

• Forderungen automatisieren: Sie können auf einfache Weise Rechnungen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Programmierung. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, damit Sie Ihren Cashflow im Griff haben.
  
• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Kundenerlebnis verbessern: Bieten Sie ein modernes Zahlungserlebnis mit Unterstützung für über 25 Sprachen, über 135 Währungen und über 100 Zahlungsmethoden. Rechnungen sind einfach über ein Self-Service-Kundenportal zugänglich und können dort problemlos bezahlt werden.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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