Um gerenciador de faturas é uma ferramenta que simplifica e automatiza a criação, o envio e o rastreamento de faturas. Independentemente de você estar começando ou expandindo sua empresa, um gerenciador de faturas pode ajudar você a gerenciar as finanças sem as dores de cabeça de lançamentos manuais ou cobranças antecipadas.

A seguir, discutiremos o que é um gerenciador de faturas, como ele funciona e muito mais.

Neste artigo:

• O que é um gerenciador de faturas e como ele funciona?
  
• Que recursos um gerenciador de faturas deve ter?
  
• Quem pode se beneficiar do uso de um gerenciador de faturas?
  
• Quanto custa usar um gerenciador de faturas?
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é um gerenciador de faturas e como ele funciona?

Um gerenciador de faturas pode economizar tempo, ajudar a evitar erros e garantir que você receba pagamentos mais rapidamente. Normalmente, funciona assim:

• Criar faturas: Um gerenciador de faturas permite que você crie faturas unificadas e precisas rapidamente. Você pode inserir detalhes do cliente, especificar os produtos ou serviços fornecidos, adicionar impostos ou descontos e incluir termos de pagamento (por exemplo, "líq. 30", o que significa que o pagamento vence em 30 dias).

• Enviar faturas: Quando a fatura estiver pronta, você poderá enviá-la diretamente ao seu cliente por meio do sistema, geralmente por e-mail.

• Rastreamento de pagamentos: O gerenciador de faturas controla quais faturas foram pagas, quais ainda estão pendentes e quais estão vencidas para reduzir a chance de algo passar despercebido, como um pagamento pendente.

• Gerenciar registros: O gerenciador de faturas armazena todas as suas faturas em um único local para que você possa acessá-las facilmente mais tarde para fins de contabilidade, declaração de impostos ou auditoria. Basicamente, é seu arquivo digital de faturamento.

• Integração com outras ferramentas: Muitos gerenciadores de faturas integram-se a softwares de contabilidade (ex.: QuickBooks, Xero) para que você possa sincronizar com facilidade suas faturas com seus registros. Essa integração reduz significativamente a entrada manual de dados.

• Envie lembretes e acompanhamentos automáticos: Muitos gerenciadores de faturas permitem que você implemente lembretes automáticos ou acompanhamentos de pagamentos atrasados. Um relatório de 2022 mostra que a maioria das empresas sofre com atrasos nos pagamentos, destacando por que os lembretes automatizados podem ser úteis.

Quais recursos um gerenciador de faturas deve ter?

O gerenciador de faturas que você escolher deve ter recursos que economizem seu tempo, mantenham as coisas organizadas e facilitem o faturamento. Estes são alguns dos principais recursos que você deve procurar:

• Modelos personalizáveis: Um gerenciador de faturas eficaz pode oferecer modelos personalizáveis que permitem que você adicione seu logotipo, escolha cores e ajuste o layout para combinar com a aparência da sua marca.

• Cálculos automáticos: As faturas costumam envolver impostos, descontos ou vários itens de linha. O gerenciador de faturas que você escolher deve ser capaz de calcular automaticamente os totais, os impostos e os descontos aplicados.

• Faturas recorrentes: Se você oferece assinaturas ou tem contratos de longo prazo, precisa de um gerenciador de faturas que possa comportar faturas recorrentes. Dessa forma, o sistema gera e envia faturas automaticamente em um cronograma definido.

• Suporte a várias moedas e idiomas: Se a sua empresa trabalha com clientes internacionais, você precisa ter a capacidade de enviar faturas em diferentes moedas e idiomas. O gerenciador de faturas correto pode facilitar a realização de negócios em nível global sem se preocupar com erros de conversão ou taxas de impostos variáveis.

• Pagamentos on-line: Você precisará de um gerenciador de faturas que possa ser integrado com plataformas de pagamento ou processadores de cartão de crédito para que seus clientes possam pagar a fatura diretamente. Isso pode ajudar você a receber pagamentos mais rápido.

• Lembretes automáticos de pagamento: Receber pagamentos em dia é importante para o fluxo de caixa. Encontre um gerenciador de faturas que envie lembretes automáticos de pagamento para faturas vencidas. Você pode definir a frequência (por exemplo, após 7 ou 15 dias) para não precisar ir atrás dos pagamentos por conta própria.

• Rastreamento e relatórios de faturas:Um bom gerenciador de faturas pode rastrear o status de cada fatura, esteja ela paga, não paga ou vencida, e fornecer relatórios para mostrar o volume de receita pendente que você tem.

• Cálculos de impostos: Seu gerenciador de faturas deve ser capaz de lidar com cálculos de impostos com base na localização da sua empresa e dos seus clientes. Ele também deve permitir que você adicione alíquotas diferentes para vários produtos ou serviços.

Quem pode se beneficiar do uso de um gerenciador de faturas?

Todos que lidam com o lado financeiro de uma empresa: fundadores, equipe financeira, clientes, investidores etc. podem se beneficiar de um gerenciador de faturas. Isso pode ajudar todos a se manterem organizados e receberem pagamentos mais rápido, além de permitir operações financeiras mais tranquilas à medida que a empresa cresce. Veja como um gerenciador de faturas pode beneficiar cada grupo de partes interessadas.

• Fundadores e proprietários de empresas: Fundadores e proprietários concentram-se no panorama geral, e um gerenciador de faturas pode automatizar grande parte do tedioso trabalho de faturamento. Também pode ajudar a manter os livros organizados, o que é fundamental para impostos, relatórios para investidores e tomada de decisões baseadas em dados.

• Equipes de finanças e contabilidade: Para departamentos financeiros, um gerenciador de faturas reduz o lançamento manual de dados, ajuda a aliviar a carga de rastreamento de pagamentos perdidos e organiza a planilha. Também pode ajudar pequenas equipes a rastrear facilmente os pagamentos recebidos, gerar relatórios e reconciliar contas.

• Equipes de vendas: Os vendedores fecham negócios e geram receita, mas, depois que o negócio é fechado, geralmente o departamento financeiro cuida do pagamento. Um gerenciador de faturas pode ajudar a deixar o processo de transferência mais transparente. As equipes de vendas podem ver rapidamente se uma fatura foi enviada, paga ou está vencida. Essa transparência os ajuda a gerenciar o ciclo de vendas e a fazer o acompanhamento quando necessário, além de garantir que os negócios sejam totalmente fechados.

• Freelancers e prestadores de serviços: Se uma empresa trabalha com freelancers ou prestadores de serviços, o faturamento pode ser complicado, especialmente se a empresa gerencia vários projetos com diferentes taxas e termos de faturamento. Os gerenciadores de faturas funcionam bem para prestadores terceirizados que precisam emitir faturas regularmente.

• Investidores e partes interessadas: Investidores e partes interessadas se preocupam com a saúde financeira das empresas em que investem. Um gerenciador de faturas pode ajudar uma empresa a produzir relatórios precisos e em tempo real de fluxo de caixa, faturas não pagas e receita geral. Isso ajuda a fazer previsões e relatórios financeiros. Se um fundador precisar apresentar sua startup a investidores ou solicitar financiamento, registros financeiros claros projetam a confiança de que sua empresa está funcionando de forma eficaz e gerenciando bem o fluxo de caixa.

Quanto custa usar um gerenciador de faturas?

A maioria dos gerenciadores de faturas oferece planos de preços flexíveis, para que você possa escolher uma solução que se ajuste ao seu orçamento. Mas os custos podem variar dependendo de alguns fatores.

Tarifas de assinatura

Muitos gerenciadores de faturas têm um modelo baseado em assinatura, em que você paga uma tarifa mensal ou anual pelo acesso à plataforma. Geralmente, o plano de preços depende do tamanho da sua empresa, do número de usuários que precisam de acesso e dos recursos necessários.

Os planos básicos normalmente começam a partir de US$ 10-20 por mês para pequenas empresas ou startups. Normalmente, incluem recursos essenciais, como faturamento e rastreamento básico de pagamentos.

Entretanto, se você precisar de funcionalidades mais avançadas, como faturamento recorrente, suporte a várias moedas e integrações com software de contabilidade, o preço poderá ser mais alto, podendo variar de US$ 30 a mais de US$ 100 por mês.

Algumas plataformas também oferecem planos de preços personalizados se a empresa está crescendo rapidamente ou tem necessidades mais complexas.

Tarifas de fatura

Outros gerenciadores de faturas cobram por fatura, ou seja, as empresas pagam apenas pelo uso. Normalmente, o preço é uma pequena porcentagem (por exemplo, 0,4%, 0,5%) de cada fatura. Algumas plataformas também podem oferecer planos preços personalizados para empresas que processam grandes volumes de faturas.

Tarifas de transação

Os gerenciadores de faturas que se integram a ferramentas de processamento de pagamentos provavelmente cobrarão tarifas de transação quando você receber pagamentos. Essas taxas costumam ser uma porcentagem do valor do pagamento, mais uma pequena tarifa fixa por transação. A conveniência de ter pagamentos online processados automaticamente, rastreados e integrados às suas faturas geralmente supera esses custos, especialmente ao considerar o tempo que você economiza.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica seu processo de contas a receber (AR) — da criação da fatura à cobrança do pagamento. Independentemente de você gerenciar cobranças únicas ou recorrentes, a Stripe ajuda as empresas a receber pagamentos mais rápido e a otimizar as operações:

• Automatize as contas a receber: Crie, personalize e envie faturas profissionais com facilidade, sem necessidade de codificação. A Stripe rastreia automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando a manter o controle do seu fluxo de caixa.
  
• Acelere o fluxo de caixa: Reduza os dias de vendas pendentes (DSO) e receba pagamentos mais rapidamente com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança com tecnologia de IA que ajudam você a recuperar mais receita.
  
• Aprimore a experiência do cliente: Ofereça uma experiência de pagamento moderna, com suporte para mais de 25 idiomas, mais de 135 moedas e mais de 100 formas de pagamento. As faturas são fáceis de acessar e pagar por meio de um portal de autoatendimento.
  
• Reduza a carga de trabalho do back-office: Gere faturas em minutos e reduza o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento de faturas hospedada no Stripe.
  
• Integre seus sistemas existentes: O Stripe Invoicing integra-se a softwares populares de contabilidade e planejamento de recursos empresariais (ERP), ajudando a manter os sistemas sincronizados e a reduzir o lançamento manual de dados.
  

Saiba mais sobre como a Stripe pode simplificar seu processo de contas a receber ou comece a usar hoje mesmo.