Un gestore delle fatture è uno strumento che semplifica e automatizza la creazione, l'invio e il monitoraggio delle fatture. Che tu stia avviando la tua attività o la stia espandendo, un gestore delle fatture può aiutarti a gestire le finanze senza il fastidio dell'inserimento manuale dei dati o dell'invio dei solleciti di pagamento.

Di seguito, parleremo di cos'è un gestore delle fatture, come funziona e altro ancora.

Di cosa parla questo articolo?

• Che cos'è un gestore delle fatture e come funziona?
  
• Quali funzionalità dovrebbe avere un gestore delle fatture?
  
• Chi può trarre vantaggio dall'utilizzo di un gestore delle fatture?
  
• Quanto costa utilizzare un gestore delle fatture?
  
• I vantaggi di Stripe Invoicing
  

Che cos'è e come funziona un gestore delle fatture?

Un gestore delle fatture può farti risparmiare tempo, aiutarti a evitare errori e garantire che tu riceva i pagamenti più rapidamente. Ecco come funziona di solito:

• Crea fatture: un gestore delle fatture consente di creare rapidamente fatture unificate e accurate. È possibile inserire i dati del cliente, specificare i prodotti o i servizi forniti, aggiungere imposte o sconti e includere termini di pagamento (ad esempio “a 30 giorni”, che significa pagamento dovuto tra 30 giorni).

• Invia fatture: una volta che la fattura è pronta, puoi inviarla direttamente al tuo cliente tramite il sistema, di solito via email.

• Traccia i pagamenti: il gestore delle fatture tiene traccia delle fatture pagate, di quelle ancora in sospeso e di quelle scadute, riducendo così il rischio di trascurare elementi quali i pagamenti in sospeso.

• Gestisce i registri: il gestore delle fatture archivia tutte le fatture in un unico posto, in modo da permetterti di accedervi facilmente in un secondo momento per scopi contabili, dichiarazioni fiscali o di audit. Si tratta essenzialmente del tuo archivio di fatturazione digitale.

• Si integra con altri strumenti: molti gestori delle fatture si integrano con software di contabilità (ad esempio, QuickBooks, Xero), in modo da poter sincronizzare facilmente le fatture con i tuoi registri. Questa integrazione riduce notevolmente l'inserimento manuale dei dati.

• Invia promemoria e follow-up automatizzati: molti gestori delle fatture ti consentono di implementare promemoria automatizzati o follow-up per ritardato pagamento. Un rapporto del 2022 mostra che la maggior parte delle attività sperimenta ritardi nei pagamenti, evidenziando perché i promemoria automatizzati possono essere utili.

Quali funzioni dovrebbe avere un gestore delle fatture?

Il gestore delle fatture che scegli dovrebbe avere funzionalità che ti consentano di risparmiare tempo, mantenere tutto organizzato e semplificare la fatturazione. Ecco alcune delle funzioni principali da cercare:

• Modelli personalizzabili: un gestore delle fatture efficace può offrire modelli personalizzabili che consentono di aggiungere il proprio logo, scegliere i colori e modificare il layout in modo che rispecchi l'immagine e lo stile del proprio marchio.

• Calcoli automatici: le fatture spesso comportano imposte, sconti o varie voci riga. Il gestore delle fatture scelto dovrebbe essere in grado di calcolare automaticamente totali, imposte ed eventuali sconti applicati.

• Fatture ricorrenti: se offri abbonamenti o hai contratti a lungo termine, ti servirà un gestore di fatture in grado di gestire fatture ricorrenti. In questo modo, il sistema genera e invia automaticamente le fatture secondo una pianificazione prestabilita.

• Supporto multivaluta e multilingua: se la tua attività lavora con clienti in tutto il mondo, avrai bisogno di poter inviare fatture in diverse valute e lingue. Il giusto gestore delle fatture può semplificare le attività a livello globale senza preoccuparsi di errori di conversione o aliquote fiscali variabili.

• Pagamenti online: ti servirà un gestore delle fatture che possa integrarsi con piattaforme di pagamento o elaboratori di carte di credito, in modo che i tuoi clienti possano pagare direttamente tramite fattura. Questo può aiutarti a ricevere il pagamento più rapidamente.

• Promemoria di pagamento automatici: la puntualità dei pagamenti è importante per il flusso di cassa. Trova un gestore delle fatture che invii promemoria di pagamento automatici per le fatture scadute. Puoi impostare la frequenza (ad esempio, dopo 7 giorni o 15 giorni) in modo da non dover gestire i pagamenti in autonomia.

• Tracciamento e reportistica delle fatture: un buon gestore delle fatture può tracciare lo stato di ogni fattura, se è pagata, non pagata o scaduta, e fornirti report per mostrare quanti ricavi in sospeso hai.

• Calcolo delle tasse: il gestore delle fatture dovrebbe essere in grado di gestire il calcolo delle imposte in base alla sede della tua attività e dei tuoi clienti. Dovrebbe anche consentirti di aggiungere aliquote fiscali diverse per vari prodotti o servizi.

Chi può trarre vantaggio dall'utilizzo di un gestore delle fatture?

Tutti coloro che gestiscono il lato finanziario di un'attività (fondatori, team finanziario, clienti, investitori e altri) possono trarre vantaggio da un gestore delle fatture. Può aiutare tutti a rimanere organizzati e a ricevere i pagamenti più rapidamente, oltre a consentire operazioni finanziarie più fluide man mano che l'attività cresce. Ecco come un gestore delle fatture può apportare vantaggi a ciascun gruppo di parti interessate.

• Fondatori e titolari di attività: fondatori e titolari si concentrano sul quadro generale e un gestore delle fatture può automatizzare gran parte del noioso lavoro di fatturazione. Può anche aiutare a mantenere la contabilità organizzata, il che è fondamentale per le tasse, le relazioni con gli investitori e il processo decisionale basato sui dati.

• Team finanziari e contabili: per i reparti finanziari, un gestore delle fatture riduce l'inserimento manuale dei dati, aiuta ad alleviare l'onere di rintracciare i pagamenti mancanti e organizza il foglio di calcolo. Può anche aiutare i piccoli team a monitorare facilmente i pagamenti in entrata, generare report e riconciliare i conti.

• Team di vendita: i venditori chiudono gli affari e generano ricavi, ma dopo l'affare, spesso lasciano che sia il reparto finanziario a gestire il pagamento. Un gestore delle fatture può contribuire a rendere più trasparente il processo di trasferimento. I team di vendita possono vedere rapidamente se una fattura è stata inviata, pagata o è scaduta. Questa trasparenza li aiuta a gestire il ciclo di vendita e a dare seguito alle richieste quando necessario, garantendo la conclusione definitiva delle trattative.

• Freelance e collaboratori esterni: se un'azienda lavora con freelance o collaboratori esterni, la fatturazione può diventare complicata, soprattutto se l'attività gestisce più progetti con tariffe e termini di pagamento diversi. I gestori delle fatture funzionano bene per i contrattisti indipendenti che devono fatturare regolarmente.

• Investitori e parti interessate: gli investitori o le parti interessate hanno a cuore la salute finanziaria delle attività in cui investono. Un gestore delle fatture può aiutare un'attività a produrre report accurati e in tempo reale su flusso di cassa, fatture non pagate e ricavi complessivi. Questo aiuta con previsioni e report sui suoi dati finanziari. Se un fondatore ha bisogno di presentare la propria start-up agli investitori o richiedere finanziamenti, una contabilità chiara trasmette fiducia nell'efficacia della gestione dell'attività e nella buona gestione del flusso di cassa.

Quanto costa utilizzare un gestore delle fatture?

La maggior parte dei gestori delle fatture offre prezzi flessibili, quindi puoi scegliere una soluzione adatta al tuo budget. Ma i costi possono variare in base ad alcuni fattori.

Tariffe di abbonamento

Molti gestori delle fatture operano secondo un modello domiciliato su abbonamento, in base al quale si paga una commissione mensile o annuale per l’accesso alla piattaforma. Le tariffe dipendono in genere dalle dimensioni dell'attività, dal numero di utenti che necessitano di accesso e dalle funzioni richieste.

I piani base spesso partono da 10-20 $ al mese per le piccole imprese o le start-up. Questi includono in genere funzioni principali come la fatturazione e il monitoraggio di base dei pagamenti.

Tuttavia, se hai bisogno di funzionalità più avanzate, come addebiti ricorrenti, assistenza multivaluta e integrazioni con software di contabilità, le tariffe potrebbero essere più elevate. Possono variare da 30 $ a oltre 100 $ al mese.

Alcune piattaforme offrono anche tariffe personalizzate se la tua attività si espande rapidamente o ha esigenze più complesse.

Commissioni sulle fatture

Altri gestori di fatture effettuano un addebito per ogni fattura, quindi le attività pagano solo per l'utilizzo effettivo. Il prezzo è in genere una piccola percentuale (ad esempio, 0,4%, 0,5%) di ogni fattura. Alcune piattaforme potrebbero anche offrire tariffe personalizzate per le attività che elaborano grandi volumi di fatture.

Commissioni di transazione

I gestori delle fatture che si integrano con gli strumenti di elaborazione dei pagamenti probabilmente addebiteranno commissioni sulle transazioni quando ricevi pagamenti. Queste commissioni sono in genere una percentuale dell'importo del pagamento, più una piccola commissione fissa per transazione. La comodità di avere pagamenti online elaborati, monitorati e integrati automaticamente nelle fatture spesso supera questi costi, soprattutto se si considera il tempo risparmiato.

I vantaggi di Stripe Invoicing

Stripe Invoicing semplifica il processo di gestione dei crediti, dalla creazione delle fattura alla riscossione dei pagamenti. Che si tratti di gestire addebiti una tantum o ricorrenti, Stripe aiuta le attività a ricevere pagamenti più rapidamente e a semplificare le operazioni:

• Automatizza i crediti: crea, personalizza e invia facilmente fatture professionali, senza scrivere codice. Stripe monitora automaticamente lo stato della fattura, invia promemoria di pagamento ed elabora i rimborsi, aiutandoti a tenere sotto controllo il flusso di cassa.
  
• Accelera il flusso di cassa: riduci i giorni di incasso (DSO) e ricevi i pagamenti più rapidamente grazie ai pagamenti globali integrati, ai promemoria automatici e agli strumenti di sollecito basati sull'IA che ti aiutano a recuperare più ricavi.
  
• Migliora l'esperienza del cliente: offri un'esperienza di pagamento moderna con assistenza per oltre 25 lingue, oltre 135 valute e oltre 100 metodi di pagamento. Le fatture sono facilmente accessibili e pagabili tramite un portale clienti self-service.
  
• Riduci il carico di lavoro di back-office: genera fatture in pochi minuti e riduci il tempo dedicato alla riscossione attraverso promemoria automatici e una pagina di pagamento delle fatture in hosting su Stripe.
  
• Integra con i sistemi esistenti: Stripe Invoicing si integra con i più diffusi software di contabilità e pianificazione delle risorse aziendali (ERP), aiutandoti a mantenere i sistemi sincronizzati e a ridurre l'inserimento manuale dei dati.
  

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