Un administrador de facturas es una herramienta que simplifica y automatiza la creación, el envío y el seguimiento de facturas. Si recién empiezas o estás expandiendo tu empresa, un administrador de facturas puede ayudarte a administrar las finanzas sin las preocupaciones del ingreso manual o el seguimiento de pagos.

A continuación, analizaremos qué es un administrador de facturas, cómo funciona y mucho más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un administrador de facturas y cómo funciona?
  
• ¿Qué funcionalidades debe tener un administrador de facturas?
  
• ¿Quién puede beneficiarse del uso de un administrador de facturas?
  
• ¿Cuánto cuesta utilizar un administrador de facturas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es un administrador de facturas y cómo funciona?

Un administrador de facturas puede ahorrar tiempo, ayudar a evitar errores y garantizar que recibas pagos más rápido. Por lo general, funciona de la siguiente manera:

• Crear facturas: un administrador de facturas te permite crear facturas unificadas y precisas rápidamente. Puedes ingresar los datos del cliente, especificar los productos o servicios proporcionados, agregar impuestos o descuentos e incluir las condiciones de pago (p. ej., “30 netos”, lo que significa que el pago vence en 30 días).

• Enviar facturas: cuando la factura esté lista, puedes enviársela directamente al cliente mediante el sistema, en general, por correo electrónico.

• Seguimiento de pagos: el administrador de facturas realiza un seguimiento de qué facturas se han pagado, cuáles aún están pendientes y cuáles están vencidas para reducir las posibilidades de pasar por alto ítems, como un pago pendiente.

• Administrar los registros: el administrador de factura almacena todas tus facturas en un solo lugar para que puedas acceder fácilmente a ellas más tarde con fines contables, de declaración fiscal o de auditoría. Esto es esencialmente tu archivo de facturación digital.

• Integrarse a otras herramientas: muchos administradores de facturas se integran a software de contabilidad (p. ej., QuickBooks, Xero) para que puedas sincronizar fácilmente las facturas con los registros. Esta integración reduce en gran medida el ingreso manual de datos.

• Enviar recordatorios y seguimientos automatizados: muchos administradores de facturas te permiten implementar recordatorios automatizados o seguimientos de pagos atrasados. Un informe de 2022 muestra que la mayoría de las empresas experimentan pagos tardíos, lo que destaca la utilidad de los recordatorios automáticos.

¿Qué funcionalidades debe tener un administrador de facturas?

El administrador de facturas que elijas debe tener funcionalidades que puedan ahorrar tiempo, mantener las cosas organizadas y facilitar la facturación. Estas son algunas de las funcionalidades clave:

• Plantillas personalizables: un administrador de facturas eficaz puede ofrecer plantillas personalizables que permitan agregar tu logotipo, elegir colores y ajustar el diseño para que coincida con el aspecto de la marca.

• Cálculos automáticos: las facturas suelen implicar impuestos, descuentos o varios ítems de la partida. El administrador de facturas que elijas debe poder calcular automáticamente los totales, los impuestos y los descuentos aplicados.

• Facturas recurrentes: si ofreces subscripciones o tienes contratos a largo plazo, querrás un administrador de facturas que pueda aceptar facturas recurrentes. De esta manera, el sistema genera y envía facturas automáticamente en un cronograma establecido.

• Soportar múltiples divisas y se multilingüe: si tu empresa trabaja con clientes de todo el mundo, debes tener la capacidad de enviar facturas en diferentes monedas e idiomas. El administrador de facturas adecuado puede facilitar hacer negocios a nivel internacional sin preocuparte por errores de conversión o tasas impositivas variables.

• Pagos electrónicos: querrás un administrador de facturas que pueda integrarse a plataformas de pagos o procesadores de tarjetas de crédito para que tus clientes puedan pagar directamente con la factura. Esto puede ayudarte a recibir pagos más rápido.

• Recordatorios automáticos de pago: recibir pagos a tiempo es importante para el flujo de caja. Busca un administrador de facturas que envíe recordatorios automáticos de pago para facturas vencidas. Puedes establecer la frecuencia (p. ej., después de 7 o 15 días) para no tener que perseguir pagos por tu cuenta.

• Seguimiento e informes de facturas: un buen administrador de facturas puede hacer seguimiento del estado de cada factura, ya sea pagada, impaga o vencida, y proporcionarte informes para mostrar cuántos ingresos pendientes tienes.

• Cálculos de impuestos: tu administrador de facturas debe poder manejar los cálculos de impuestos establecidos en las ubicaciones de tu empresa y tus clientes. También debe permitirte agregar diferentes tasas impositivas para varios productos o servicios.

¿Quién puede beneficiarse con el uso de un administrador de facturas?

Todas las personas que manejan la parte financiera de una empresa (fundadores, el equipo financiero, clientes, inversores y más) pueden beneficiarse de un administrador de facturas. Este puede ayudar a todos a mantenerse organizados y recibir pagos más rápido, además de puede permitir operaciones financieras más fluidas a medida que la empresa crece. A continuación, te explicamos cómo un administrador de facturas puede beneficiar a cada grupo de interesados.

• Fundadores y titulares de empresas: los fundadores y titulares están centrados en el panorama general y un administrador de facturas puede automatizar gran parte del tedioso trabajo en torno a la facturación. También puede ayudar a mantener los libros organizados, lo que es clave para los impuestos, los informes de los inversores y la toma de decisiones basada en datos.

• Equipos de finanzas y contabilidad: para los departamentos de finanzas, un administrador de facturas reduce el ingreso manual de datos, ayuda a aliviar el peso del seguimiento de pagos faltantes y organiza la hoja de cálculo. También puede ayudar a pequeños equipos a realizar fácilmente el seguimiento de pagos entrantes, generar informes y conciliar cuentas.

• Equipos de ventas: los vendedores cierran acuerdos y generan ingresos, pero, después de que se hace el acuerdo, a menudo dejan que las finanzas manejen los pagos. Un administrador de facturas puede ayudar a que el proceso de transferencia sea más transparente. Los equipos de ventas pueden ver rápidamente si una factura se envió, pagó o está vencida. Esta transparencia les ayuda a administrar el ciclo de ventas y hacer un seguimiento cuando sea necesario y a garantizar que los tratos estén completamente cerrados.

• Autónomos y contratistas: si una empresa trabaja con autónomos o contratistas, la facturación puede ser complicada, especialmente si la empresa administra varios proyectos con diferentes tasas y condiciones de facturación. Los administradores de facturas funcionan bien para los contratistas independientes que necesitan facturas de forma habitual.

• Inversores y partes interesadas: los inversores o partes interesadas se preocupan por el estado financiero de las empresas en las que invierten. Un administrador de facturas puede ayudar a una empresa a producir informes precisos y en tiempo real sobre el flujo de caja, las facturas impagas y los ingresos generales. Esto ayuda con las previsiones y los informes sobre tus finanzas. Si un fundador necesita presentar su startup a inversores o solicitar financiación, los registros financieros claros proyectan confianza en que su empresa funciona de manera efectiva y que está administrando bien el flujo de caja.

¿Cuánto cuesta usar un administrador de facturas?

La mayoría de los administradores de facturas ofrecen tarifas flexibles, por lo que puedes elegir una solución que se adapte a tu presupuesto. Sin embargo, los costos pueden variar según algunos factores.

Comisiones de suscripción

Muchos administradores de facturas operan con un modelo establecido en suscripciones en el que pagas una comisión mensual o anual por el acceso a la plataforma. El precio suele depender del tamaño de tu empresa, de cuántos usuarios necesiten acceso y de las funcionalidades que requieras.

Los planes básicos a menudo comienzan en $10 o $20 por mes para pequeñas empresas o startups. Por lo general, las suscripciones incluyen funcionalidades principales, como facturación y seguimiento básico de pagos.

Sin embargo, si necesitas funcionalidades más avanzadas, como facturación recurrente, soporte para múltiples divisas e integraciones con software de contabilidad, los precios podrían ser más altos. Estos pueden oscilar entre $30 y más de $100 por mes.

Algunas plataformas también ofrecen tarifas personalizadas si tu empresa está creciendo rápidamente o tiene necesidades más complejas.

Comisiones por factura

Otros administradores de facturas aceptan pagos por factura, por lo que las empresas pagan solo por su consumo. El precio suele ser un pequeño porcentaje (p. ej., 0.4 %, 0.5 %) de cada factura. Algunas plataformas también pueden ofrecer tarifas personalizadas para empresas que procesan grandes volúmenes de facturas.

Comisiones por transacción

Es probable que los administradores de facturas que integren las herramientas de procesamiento de pagos con cargos de comisiones por transacciones cuando recibas pagos. Estas comisiones suelen ser un porcentaje del importe del pago más una pequeña comisión fija por transacción. La comodidad de tener pagos electrónicos con procesamiento, seguimiento e integración automáticamente con tus facturas, a menudo supera estos costos, en especial si consideras el tiempo que ahorras.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de tus cuentas por cobrar (AR), desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Si administras la facturación por única vez o de forma recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar las operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: crea, personaliza y envía facturas profesionales fácilmente, sin necesidad de programación. Stripe rastrea de forma automática el estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, lo que ayuda a mantenerte al tanto del flujo de caja.
  
• Acelera el flujo de caja: reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO) y recibe pagos más rápido con pagos internacionales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación de pagos generadas con IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Es fácil acceder a las facturas y pagarlas a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo back-office: genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a los cobros a través de recordatorios automáticos y una página de pago de facturas alojadas en Stripe.
  
• Se integra a tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con el popular software de contabilidad y la planificación de recursos empresariales (ERP), lo que te ayuda a mantener los sistemas sincronizados y reducir el ingreso manual de datos.
  

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