Een factuurmanager is een hulpmiddel dat het maken, verzenden en volgen van [facturen] vereenvoudigt en automatiseert (https://stripe.com/resources/more/invoicing-systems-101-what-they-are-how-they-work-and-how-to-choose-one). Of je nu net begint of je bedrijf uitbreidt, een factuurmanager kan je helpen je financiën te beheren zonder het gedoe van handmatige invoer of het najagen van betalingen.

Hieronder bespreken we wat een factuurmanager is, hoe het werkt en meer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een factuurmanager en hoe werkt het?
  
• Welke functies moet een factuurmanager hebben?
  
• Wie kan er baat hebben bij het gebruik van een factuurmanager?
  
• Hoeveel kost het om een factuurmanager te gebruiken?
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een factuurmanager en hoe werkt het?

Een factuurmanager kan tijd besparen, fouten helpen voorkomen en ervoor zorgen dat je sneller betaald krijgt. Het werkt meestal als volgt:

• Facturen maken:_ Met een factuurbeheerder kan je snel uniforme, nauwkeurige facturen maken. Je kunt klantgegevens invoeren, de geleverde producten of diensten specificeren, belastingen of kortingen toevoegen en betalingsvoorwaarden toevoegen (bijvoorbeeld “netto 30", wat betekent dat betaling binnen 30 dagen moet plaatsvinden).

• Facturen verzenden:__ Zodra de factuur klaar is, kan je deze rechtstreeks via het systeem naar je klant sturen, meestal via e-mail.

• Betalingen bijhouden:__ De factuurmanager houdt bij welke facturen betaald zijn, welke nog in behandeling zijn en welke te laat zijn om de kans te verkleinen dat je zaken zoals een uitstaande betaling over het hoofd ziet.

• Records beheren:__ De factuurmanager slaat al je facturen op één plaats op, zodat je ze later gemakkelijk kunt openen voor boekhoud-, belastingaangifte- of controledoeleinden. Het is in wezen je digitale factureringsarchief.

• Integreren met andere tools: Veel factuurbeheerders integreren met boekhoudsoftware (bijv. QuickBooks, Xero), zodat je je facturen gemakkelijk met je administratie kunt synchroniseren. Deze integratie vermindert de handmatige gegevensinvoer aanzienlijk.

• Stuur automatische herinneringen en follow-ups: Met veel factuurbeheerders kan je automatische herinneringen of follow-ups voor betalingsachterstanden implementeren. Uit een rapport uit 2022 blijkt dat een meerderheid van de bedrijven te maken heeft met betalingsachterstanden, wat duidelijk maakt waarom geautomatiseerde herinneringen nuttig kunnen zijn.

Welke functies moet een factuurmanager hebben?

De factuurmanager die je kiest, moet functies hebben die je tijd besparen, dingen georganiseerd houden en facturering gemakkelijk maken. Dit zijn enkele van de belangrijkste kenmerken waar je op moet letten:

• Aanpasbare sjablonen:__ Een effectieve factuurbeheerder biedt aanpasbare sjablonen waarmee je je logo kunt toevoegen, kleuren kunt kiezen en de lay-out kunt aanpassen aan de uitstraling van je merk.

• Automatische berekeningen:__ Facturen bevatten vaak belastingen, kortingen of verschillende regelitems. De factuurmanager die je kiest, moet automatisch totalen, belastingen en eventuele kortingen kunnen berekenen.

• Terugkerende facturen:__ Als je abonnementen aanbiedt of langlopende contracten hebt, wil je een factuurmanager die geschikt is voor terugkerende facturen. Op deze manier genereert en verzendt het systeem automatisch facturen volgens een ingesteld schema.

• Ondersteuning voor meerdere valuta en meerdere talen:__ Als je bedrijf met klanten over de hele wereld werkt, moet je facturen in verschillende valuta en talen kunnen verzenden. De juiste factuurmanager kan het gemakkelijker maken om wereldwijd zaken te doen zonder je zorgen te maken over conversiefouten of verschillende belastingtarieven.

• Online betalingen:__ Je wil een factuurbeheerder die kan integreren met betalingsplatforms of creditcardverwerkers, zodat je klanten direct via de factuur kunnen betalen. Dit kan je helpen om sneller betaald te worden.

• Automatische betalingsherinneringen: Op tijd betaald worden is belangrijk voor cashflow. Zoek een factuurmanager die automatische betalingsherinneringen stuurt voor achterstallige facturen. Je kunt de frequentie instellen (bijv. na 7 dagen of na 15 dagen) zodat je niet zelf achter betalingen aan hoeft te gaan.

• Facturen bijhouden en rapporteren:__ Een goede factuurmanager kan de status van elke factuur bijhouden - of deze nu betaald, onbetaald of te laat is - en je rapporten geven die laten zien hoeveel uitstaande inkomsten je hebt.

• Belastingberekeningen:__ Je factuurbeheerder moet belastingberekeningen kunnen uitvoeren op basis van de locaties van je bedrijf en je klanten. Je zou ook verschillende belastingtarieven moeten kunnen toevoegen voor verschillende producten of diensten.

Wie kan er baat hebben bij het gebruik van een factuurmanager?

Iedereen die zich bezighoudt met de financiële kant van een bedrijf - oprichters, het financiële team, klanten, investeerders en meer - kan baat hebben bij een factuurmanager. Het kan iedereen helpen om georganiseerd te blijven en sneller betaald te krijgen, en het kan ook zorgen voor soepelere financiële operaties naarmate het bedrijf groter wordt. Hier wordt uitgelegd hoe een factuurmanager voordeel kan opleveren voor elke groep belanghebbenden.

• Oprichters en bedrijfseigenaren:Oprichters en bedrijfseigenaren zijn gericht op het grote geheel, en een factuurbeheerder kan veel van het vervelende werk rondom facturering automatiseren. Het kan ook helpen om de boeken overzichtelijk te houden, wat belangrijk is voor belastingen, rapporten voor investeerders en gegevensgestuurde besluitvorming.

• Financiële en boekhoudkundige teams: Voor financiële afdelingen vermindert een factuurbeheerder de handmatige gegevensinvoer, helpt de last van het opsporen van ontbrekende betalingen te verlichten en organiseert de spreadsheet. Het kan kleine teams ook helpen om binnenkomende betalingen gemakkelijk bij te houden, rapporten te genereren en rekeningen te reconciliëren.

• Verkoopteams:__ Verkopers sluiten deals en genereren inkomsten, maar nadat de deal is gesloten, laten ze de betaling vaak aan de financiële afdeling over. Een factuurmanager kan helpen om het overdrachtsproces transparanter te maken. Verkoopteams kunnen snel zien of een factuur verzonden, betaald of te laat is. Deze transparantie helpt hen de verkoopcyclus te beheren en op te volgen waar nodig, en het helpt ervoor te zorgen dat deals volledig worden gesloten.

• Freelancers en aannemers: Als een bedrijf met freelancers of aannemers werkt, kan facturering lastig worden, vooral als het bedrijf meerdere projecten beheert met verschillende factureringstarieven en -voorwaarden. Factuurmanagers werken goed voor onafhankelijke aannemers die regelmatig moeten factureren.

• Investeerders en belanghebbenden:__ Investeerders of belanghebbenden geven om de financiële gezondheid van de bedrijven waarin zij investeren. Een factuurmanager kan een bedrijf helpen bij het produceren van nauwkeurige, realtime rapporten over cashflow, onbetaalde facturen en totale inkomsten. Dit helpt bij prognoses en rapporten over de financiën. Als een oprichter zijn startup moet presenteren aan investeerders of financiering moet aanvragen, dan geven duidelijke financiële gegevens het vertrouwen dat zijn bedrijf effectief draait en dat hij zijn cashflow goed beheert.

Hoeveel kost het om een factuurmanager te gebruiken?

De meeste factuurmanagers bieden flexibele prijzen, zodat je een oplossing kunt kiezen die bij je budget past. Maar de kosten kunnen variëren, afhankelijk van een aantal factoren.

Abonnementskosten

Veel factuurmanagers werken op basis van een abonnementsmodel, waarbij je een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding betaalt voor toegang tot het platform. De prijs hangt meestal af van de grootte van je bedrijf, hoeveel gebruikers toegang nodig hebben en de functies die je nodig hebt.

Basistariefplannen beginnen vaak al bij $10-$20 per maand voor kleine bedrijven of starters. Deze omvatten meestal kernfuncties zoals facturering en het bijhouden van basisbetalingen.

Als je echter meer geavanceerde functionaliteit nodig hebt, zoals terugkerende facturering, ondersteuning voor meerdere valuta en integraties met boekhoudsoftware, dan kan de prijs hoger zijn. Deze kunnen variëren van $30 tot meer dan $100 per maand.

Sommige platforms bieden ook aangepaste prijzen als je bedrijf snel groeit of complexere behoeften heeft.

Factuurkosten

Andere factuurmanagers rekenen per factuur, dus bedrijven betalen alleen voor hun gebruik. De prijs is meestal een klein percentage (bijv. 0,4%, 0,5%) van elke factuur. Sommige platforms bieden ook aangepaste prijzen voor bedrijven die grote factuurvolumes verwerken.

Transactiekosten

Factuurmanagers die integreren met betalingsverwerking tools zullen waarschijnlijk transactiekosten in rekening brengen wanneer je betalingen ontvangt. Deze kosten zijn meestal een percentage van het betalingsbedrag, plus een kleine vaste vergoeding per transactie. Het gemak van online betalingen die automatisch worden verwerkt, bijgehouden en geïntegreerd met je facturen, weegt vaak zwaarder dan deze kosten - vooral als je bedenkt hoeveel tijd je bespaart.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing vereenvoudigt je debiteurenadministratie (AR) - van het aanmaken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te krijgen en hun activiteiten te stroomlijnen:

• De debiteurenadministratie automatiseren: Gemakkelijk professionele facturen maken, aanpassen en verzenden-codering is niet nodig. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, stuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.
  
• De cashflow versnellen:__Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• De klantervaring verbeteren:__ Lever een moderne betaalervaring met ondersteuning voor 25+ talen, 135+ valuta en 100+ betaalmethoden. Facturen zijn gemakkelijk in te zien en te betalen via een selfserviceportaal voor klanten.
  
• Verminder de werkdruk op je back-office: Genereer facturen in enkele minuten en verminder de tijd die je kwijt bent aan incasso's door middel van automatische herinneringen en een Stripe-hosted betaalpagina voor facturen.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

Meer informatie over hoe Stripe je debiteurenproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kan.