发票管理工具用于简化和自动化创建、发送和跟踪 发票 流程。无论商家处于初创阶段还是业务扩张期，发票管理工具都能帮助您管理财务，而无需手动输入或催款。

接下来，我们将讨论什么是发票管理工具及其运作机制等。

本文内容

• 什么是发票管理工具？它是如何运作的？
  
• 发票管理工具应该具备哪些功能？
  
• 谁可以从使用发票管理工具中获益？
  
• 使用发票管理工具的费用是多少？
  
• Stripe Invoicing 如何提供帮助
  

什么是发票管理工具？它是如何运作的？

发票管理工具可以节省时间，帮助避免错误，并确保您更快地收款。通常，其运作流程如下：

• 创建发票： 发票管理工具允许您快速创建统一、准确的发票。您可以输入客户详细信息，指定提供的产品或服务，添加税费或折扣，并包括 支付条款（例如，“30 个自然日”是指在 30 天内完成付款）。

• 发送发票： 发票准备好后，您可以通过系统直接将其发送给您的客户，通常通过电子邮件。

• 跟踪支付： 发票管理工具跟踪哪些发票已支付，哪些仍在待处理，哪些已逾期，以减少忽略未付款项的可能性。

• 管理记录： 发票管理工具将所有发票存储在一个地方，因此您以后可以轻松对其进行访问，以用于会计、纳税申报或审计目的。这基本上是您的数字发票档案库。

• 与其他工具集成： 许多发票管理工具与会计软件（例如，QuickBooks 和 Xero）集成，因此您可以轻松地将发票与记录同步。这种集成显著减少了手动数据录入工作量。

• 发送自动提醒和跟进： 许多发票管理工具允许您实施自动提醒或逾期付款跟进。2022 年的一份报告显示，大多数商家都经历过逾期付款的情况，这突显了自动提醒如此实用的原因。

发票管理工具应该具备哪些功能？

所选发票管理工具包含的功能可以节省时间、保持有序和简化开票流程。以下是一些需关注的关键功能：

• 可自定义模板：高效的发票管理工具可以提供可自定义模板，允许您添加徽标，选择颜色，并调整布局，从而符合您品牌的外观和风格。

• 自动计算： 发票通常涉及税费、折扣或各种行项目。所选发票管理工具应该能够自动计算总额、税费和任何适用的折扣。

• 定期发票： 如果您提供订阅服务或签订长期合同，就需要一个能够处理 定期发票 的发票管理工具。这样，系统会按照设定的时间表自动生成和发送发票。

• 多币种和多语言支持： 如果商家与全球客户合作，就需要能够以不同的货币和语言发送发票。合适的发票管理工具能助您轻松拓展全球业务，无需担心兑换错误或不同的税率。

• 线上付款： 您需要一个能与支付平台或信用卡处理商集成的发票管理工具，让您的客户可直接通过发票付款。此举可帮助您更快地收款。

• 自动支付提醒： 按时收款对 现金流 很重要。查找为逾期发票发送自动支付提醒的发票管理工具。您可设置频率（例如，7 天或 15 天后），这样您就不必自己催款。

• 发票跟踪和报告： 优质的发票管理工具可以跟踪每个发票的状态（无论是已支付、未支付还是逾期），并向您提供报告，显示您有多少未收收入。

• 税费计算： 发票管理工具应能够根据商家和客户所在地计算税费。该工具还应该允许您为各种产品或服务添加不同的税率。

谁可以从使用发票管理工具中获益？

各类商家财务流程参与者（创始人、财务团队、客户、投资者 等）都可以从发票管理工具中获益。它可以帮助每个人保持有序，更快地收款，同时也能在商家规模扩大时实现更顺畅的财务操作。发票管理工具使每个利益相关者群体获益的方式如下。

• 创始人和商家所有者： 创始人和所有者着眼于大局，发票管理工具可以自动完成大部分繁琐的发票工作。它还可以帮助保持账簿有序，这对税务、投资者报告和数据驱动的决策至关重要。

• 财务和会计团队： 对于财务部门，发票管理工具减少手动数据录入工作量，帮助减轻追踪漏付款项的负担，同时整理电子表格。它还可以帮助小团队轻松跟踪收到的付款、生成报告和核对账目。

• 销售团队： 销售人员完成交易并产生收入，但交易完成后，他们通常让财务部门处理付款事宜。发票管理工具可协助使交接过程更加透明。销售团队可以快速查看发票是否已发送、已支付或逾期。这种透明度有助于他们管理销售周期并在必要时跟进，确保交易完全完成。

• 自由职业者和承包商： 如果商家与 自由职业者 或承包商合作，那么发票管理可能会变得复杂，尤其是当商家管理多个具有不同计费率和条款的项目时。发票管理工具非常适合需要定期开具发票的独立承包商。

• 投资者和利益相关者： 投资者或利益相关者始终关注其投资的商家的财务健康状况。发票管理工具可以帮助商家生成准确的实时现金流、未付款发票和整体收入报告。这有助于预测和报告其财务状况。如果创始人需向投资者推介其初创公司或申请资金，则清晰完备的财务记录表明，商家有信心确保其业务有效运行且现金流管理良好。

使用发票管理工具的费用是多少？

大多数发票管理工具提供灵活的定价，因此您可以选择适合您预算的解决方案。但费用可能会因几个因素而有所不同。

订阅费用

许多发票管理工具采用 基于订阅的模式，用户每月或每年支付费用即可访问该平台。定价通常取决于商家规模、需要访问的用户数量以及您所需的功能。

对于小型企业或初创公司来说，基础方案起价通常低至每月 10-20 美元。这些通常包括核心功能，比如开具发票和基本支付跟踪。

然而，如果您需要更高级的功能，例如定期开单、多货币支持和与会计软件集成，定价可能会更高。每月费用从 30 美元到 100 多美元不等。

若商家规模快速扩展或有更复杂的需求，一些平台还提供定制定价。

发票费用

其他发票管理工具按发票收费，因此商家只需支付其使用费用。价格通常按发票金额的小额比例计算（例如 0.4%、0.5%）。一些平台还可能为处理大量发票的商家提供定制定价。

交易费用

发票管理工具与 支付处理 工具集成，并在您收到款项时可能会收取交易费用。这些费用通常按支付金额的百分比计算，外加每笔交易的小额固定费用。线上付款自动处理、跟踪并与发票集成，这种便利性通常让相关费用物有所值，尤其是考虑到节省的时间时。

Stripe Invoicing 如何提供帮助

Stripe Invoicing 简化了应收账款 (AR) 流程——从发票创建到收款。无论您是管理一次性账单还是定期开单，Stripe 都帮助商家更快地收款，并简化操作：

• 自动化应收账款： 轻松创建、定制和发送专业发票，无需编码。Stripe 自动跟踪发票状态，发送支付提醒，并处理退款，助您掌握现金流。
  
• 加速现金流： 通过集成的全球支付、自动提醒和人工智能驱动的催款工具，减少应收账款回收天数 (DSO)，并更快地收款，帮助您恢复更多收入。
  
• 提升客户体验： 提供现代支付体验，支持 25 种以上语言、135 种以上货币和 100 种以上支付方式。通过自助客户门户可轻松访问和支付发票。
  
• 减少后台工作量： 在几分钟内生成发票，并通过自动提醒和 Stripe 托管账单支付页面减少催款时间。
  
• 与现有系统集成： Stripe Invoicing 与流行的会计和企业资源规划 (ERP) 软件集成，助您保持系统同步，减少手动数据录入工作量。
  

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