En fakturahanterare är ett verktyg som förenklar och automatiserar skapande, utskick och spårning av fakturor. Oavsett om du precis har startat eller utökar ditt företag kan en fakturahanterare hjälpa dig att hantera ekonomin utan att behöva ägna dig åt manuell inmatning eller följa upp betalningar.

Nedan diskuterar vi vad en fakturahanterare är, hur den fungerar med mera.

Vad innehåller den här artikeln?

– Vad är en fakturahanterare och hur fungerar den?
– Vilka funktioner bör en fakturahanterare ha?
– Vem kan dra nytta av att använda en fakturahanterare?
– Hur mycket kostar det att använda en fakturahanterare?
– Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Vad är en fakturahanterare och hur fungerar den?

En fakturahanterare kan spara tid, hjälpa till att undvika fel och se till att du får betalt snabbare. Så här går det vanligtvis till:

– Skapa fakturor: Med en fakturahanterare kan du snabbt skapa enhetliga korrekta fakturor. Du kan ange kundinformation, specificera de produkter eller tjänster som tillhandahålls, lägga till skatter eller rabatter och inkludera betalningsvillkor (t.ex. ”30 dagar netto”, vilket betyder att betalning ska göras inom 30 dagar).

– Skicka fakturor: När fakturan är klar kan du skicka den direkt till din klient genom systemet, vanligtvis via e-post.

– Spåra betalningar: Fakturahanteraren håller reda på vilka fakturor som har betalats, vilka som fortfarande är utestående och vilka som är förfallna för att minska risken för att förbise en utestående betalning.

– Hantera register: Fakturahanteraren lagrar alla dina fakturor på ett ställe, så att du enkelt kan komma åt dem senare för redovisning, skattedeklaration eller revision. Det är i huvudsak ditt digitala fakturaarkiv.

– Integrera med andra verktyg: Många fakturahanterare integreras med bokföringsprogram (t.ex. QuickBooks, Xero), så att du enkelt kan synkronisera dina fakturor med dina register. Denna integration minskar behovet av manuell datainmatning betydligt.

– Skicka automatiska påminnelser och uppföljningar: Många fakturahanterare låter dig implementera automatiska påminnelser eller uppföljningar av sena betalningar. En rapport från 2022 visar att en majoritet av företagen har problem med sena betalningar, vilket belyser varför automatiska påminnelser kan vara till hjälp.

Vilka funktioner bör en fakturahanterare ha?

Den fakturahanterare som du väljer bör ha funktioner som kan spara tid, hålla ordning och göra faktureringen enkel. Här följer några av de viktigaste funktionerna att titta efter:

– Anpassningsbara mallar: En effektiv fakturahanterare kan erbjuda anpassningsbara mallar som låter dig lägga till din logotyp, välja färger och justera layouten för att matcha ditt varumärkes utseende och känsla.

– Automatiska beräkningar: Fakturor har ofta med skatter, rabatter eller olika radposter. Den fakturahanterare som du väljer bör kunna beräkna totalsummor, skatter och eventuella avdragna rabatter automatiskt.

– Återkommande fakturor: Om du erbjuder abonnemang eller har långfristiga avtal vill du ha en fakturahanterare som kan hantera återkommande fakturor. På så sätt genererar och skickar systemet automatiskt fakturor enligt ett fastställt schema.

– Stöd för flera valutor och språk: Om ditt företag arbetar med kunder runt om i världen behöver du kunna skicka fakturor i olika valutor och på olika språk. Rätt fakturahanterare kan göra det enklare att göra affärer globalt utan att oroa sig för omvandlingsfel eller olika skattesatser.

– Onlinebetalningar: Du vill ha en fakturahanterare som kan integreras med betalplattformar eller kreditkortsprocessorer, så att dina kunder kan betala direkt via faktura. Detta kan hjälpa dig att få betalt snabbare.

– Automatiska betalningspåminnelser: Att få betalt i tid är viktigt för kassaflödet. Hitta en fakturahanterare som skickar automatiska betalningspåminnelser för förfallna fakturor. Du kan ställa in frekvensen (t.ex. efter 7 dagar eller 15 dagar) så att du inte behöver följa upp betalningar på egen hand.

– Fakturaspårning och rapportering: En bra fakturahanterare kan spåra statusen för varje faktura – om den är betald, obetald eller förfallen – och ge dig rapporter som visar hur mycket utestående intäkter du har.

– Skatteberäkningar: Din fakturahanterare bör kunna hantera skatteberäkningar baserat på ditt företags och dina kunders platser. Du bör även kunna lägga till olika skattesatser för olika produkter eller tjänster.

Vem kan dra nytta av att använda en fakturahanterare?

Alla som hanterar den ekonomiska sidan av ett företag –grundare, ekonomiavdelningen, kunder, investerare med flera – kan dra nytta av en fakturahanterare. Den kan hjälpa alla att hålla ordning och få betalt snabbare, och den kan även möjliggöra smidigare ekonomihantering när företaget växer. Så här kan en fakturahanterare gynna varje intressentgrupp.

– Grundare och företagsägare: Grundare och ägare fokuserar på helheten, och en fakturahanterare kan automatisera mycket av det tråkiga arbetet med fakturering. Den kan även hjälpa till att hålla ordning på bokföringen, vilket är avgörande för skatter, investerarrapporter och datadrivet beslutsfattande.

– Ekonomi- och redovisningsteam: För ekonomiavdelningar minskar en fakturahanterare den manuella datainmatningen, hjälper till att underlätta arbetet med att spåra uteblivna betalningar och organiserar kalkylbladet. Den kan även hjälpa små team att enkelt spåra inkommande betalningar, generera rapporter och stämma av konton.

– Säljteam: Säljare gör upp affärer och genererar intäkter, men efter att affären är klar låter de ofta ekonomiavdelningen hantera betalningen. En fakturahanterare kan hjälpa till att göra överlämningsprocessen mer transparent. Säljteam kan snabbt se om en faktura har skickats, betalats eller förfallit. Denna transparens hjälper dem att hantera försäljningscykeln och följa upp när det behövs, och det hjälper till att säkerställa att affärerna går igenom.

– Frilansare och entreprenörer: Om ett företag arbetar med frilansare eller entreprenörer kan fakturering bli knepig – särskilt om företaget hanterar flera projekt med olika priser och villkor. Fakturahanterare fungerar bra för oberoende leverantörer som behöver fakturera regelbundet.

– Investerare och intressenter: Investerare eller intressenter bryr sig om den finansiella hälsan för de företag som de investerar i. En fakturahanterare kan hjälpa ett företag att ta fram exakta realtidsrapporter om kassaflöde, obetalda fakturor och totala intäkter. Den hjälper till med prognoser och rapporter om dess ekonomi. Om en grundare behöver presentera sin startup för investerare eller ansöka om finansiering, visar tydliga finansiella rapporter att deras företag fungerar effektivt och att de hanterar kassaflödet väl.

Hur mycket kostar det att använda en fakturahanterare?

De flesta fakturahanterare erbjuder flexibel prissättning, så att du kan välja en lösning som passar din budget. Men kostnaderna kan variera beroende på några faktorer.

Avgifter för abonnemang

Många fakturahanterare använder en abonnemangsbaserad modell, där du betalar en månads- eller årsavgift för tillgång till plattformen. Priserna beror vanligtvis på storleken på ditt företag, hur många användare som behöver tillgång och de funktioner du kräver.

Grundläggande planer börjar ofta redan på 10–20 US-dollar per månad för små företag eller startups. Dessa inkluderar vanligtvis centrala funktioner som fakturering och grundläggande betalningsspårning.

Om du dock behöver mer avancerad funktionalitet – som återkommande fakturering, stöd för flera valutor och integration med bokföringsprogram – kan priserna vara högre. De kan variera från 30 till över 100 US-dollar per månad.

Vissa plattformar erbjuder även anpassade priser om ditt företag växer snabbt eller har mer komplexa behov.

Fakturaavgifter

Andra fakturahanterare tar betalt per faktura, så företag betalar bara för sin användning. Priset är vanligtvis en liten procentandel (t.ex. 0,4 %, 0,5 %) av varje faktura. Vissa plattformar kan även erbjuda anpassade priser för företag som hanterar stora fakturavolymer.

Transaktionsavgifter

Fakturahanterare som integreras med verktyg för betalningsbehandling kommer sannolikt att ta ut transaktionsavgifter när du tar emot betalningar. Dessa avgifter är vanligtvis en procentandel av betalningsbeloppet plus en liten fast avgift per transaktion. Bekvämligheten att få onlinebetalningar automatiskt behandlade, spårade och integrerade med dina fakturor uppväger ofta dessa kostnader – särskilt när du beaktar den tid du sparar.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar din process för kundfordringar – från skapande av faktura till mottagande av betalning. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och effektivisera verksamheten:

– Automatisera kundfordringar: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor enkelt – ingen kodning krävs. Stripe spårar automatiskt fakturastatus, skickar betalningspåminnelser och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på ditt kassaflöde.
– Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
– Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är lätta att komma åt och betala genom en kundportal med självbetjäning.
– Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
– Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar eller kom igång i dag.