Un gestor de facturas es una herramienta que simplifica y automatiza la creación, envío y seguimiento de facturas. Ya sea que estés comenzando o escalando tu negocio, un gestor de facturas puede ayudarte a gestionar las finanzas sin los dolores de cabeza de la entrada manual o de tener que perseguir pagos.

A continuación, discutiremos qué es un gestor de facturas, cómo funciona y más.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un gestor de facturas y cómo funciona?
  
• ¿Qué características debe tener un gestor de facturas?
  
• ¿Quién puede beneficiarse del uso de un gestor de facturas?
  
• ¿Cuánto cuesta usar un gestor de facturas?
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es un gestor de facturas y cómo funciona?

Un gestor de facturas puede ahorrar tiempo, ayudar a evitar errores y asegurarte de que recibas pagos más rápido. Así es como suele funcionar:

• Crear facturas: Un gestor de facturas te permite crear facturas unificadas y precisas rápidamente. Puedes ingresar los datos del cliente, especificar los productos o servicios proporcionados, agregar impuestos o descuentos, e incluir condiciones de pago (por ejemplo, «neto 30», que significa que el pago se debe en 30 días).

• Enviar facturas: Una vez que la factura esté lista, puedes enviarla directamente a tu cliente a través del sistema, generalmente por correo electrónico.

• Hacer el seguimiento de pagos: El gestor de facturas mantiene un registro de cuáles facturas han sido pagadas, cuáles están pendientes y cuáles están vencidas para reducir las posibilidades de pasar por alto elementos como un pago pendiente.

• Gestionar registros: El gestor de facturas almacena todas tus facturas en un solo lugar, para que puedas acceder fácilmente a ellas más tarde para contabilidad, presentación de impuestos o auditorías. Es esencialmente tu archivo digital de facturación.

• Integrar con otras herramientas: Muchos gestores de facturas se integran con software de contabilidad (por ejemplo, QuickBooks, Xero), para que puedas sincronizar fácilmente tus facturas con tus registros. Esta integración reduce sustancialmente la entrada manual de datos.

• Enviar recordatorios y seguimientos automáticos: Muchos gestores de facturas te permiten implementar recordatorios automáticos o seguimientos de pagos atrasados. Un informe de 2022 muestra que una mayoría de las empresas experimentan pagos atrasados, destacando por qué los recordatorios automáticos pueden ser útiles.

¿Qué características debe tener un gestor de facturas?

El gestor de facturas que elijas debe tener características que te ahorren tiempo, mantengan todo organizado y hagan que la facturación sea fácil. Estas son algunas de las características clave que buscar:

• Plantillas personalizables: Un gestor de facturas efectivo puede ofrecer plantillas personalizables que te permitan agregar tu logo, elegir colores y ajustar el diseño para que coincida con la apariencia y sensación de tu marca.

• Cálculos automáticos: Las facturas a menudo implican impuestos, descuentos o varios conceptos. El gestor de facturas que elijas debe ser capaz de calcular automáticamente totales, impuestos y cualquier descuento aplicado.

• Facturas recurrentes: Si ofreces suscripciones o tienes contratos a largo plazo, querrás un gestor de facturas que pueda adecuarse a facturas recurrentes. De esta manera, el sistema genera y envía automáticamente facturas en un cronograma establecido.

• Soporte multimoneda y multilingüe: Si tu empresa trabaja con clientes de todo el mundo, necesitarás que se puedan enviar facturas en diferentes monedas e idiomas. El gestor de facturas adecuado puede facilitar hacer negocios a nivel global sin preocuparte por errores de conversión o tipos impositivos variables.

• Pagos en línea: Querrás un gestor de facturas que pueda integrarse con plataformas de pago o procesadores de tarjetas de crédito, para que tus clientes puedan pagar directamente a través de la factura. Esto puede ayudarte a recibir pagos más rápido.

• Recordatorios automáticos de pago: Recibir pagos a tiempo es importante para el flujo de caja. Encuentra un gestor de facturas que envíe recordatorios automáticos de pago para facturas vencidas. Puedes establecer la frecuencia (por ejemplo, después de 7 días o 15 días) para que no tengas que perseguir los pagos por tu cuenta.

• Seguimiento e informes de facturas: Un buen gestor de facturas puede hacer un seguimiento del estado de cada factura —ya sea pagada, no pagada o vencida— y proporcionarte informes para mostrar cuánto ingreso pendiente tienes.

• Cálculos de impuestos: Tu gestor de facturas debe ser capaz de manejar cálculos de impuestos basados en las ubicaciones de tu negocio y tus clientes. También debe permitirte agregar diferentes tipos impositivos para varios productos o servicios.

¿Quién puede beneficiarse de usar un gestor de facturas?

Cualquiera que maneje las finanzas de un negocio —fundadores, el equipo de finanzas, clientes, inversores, y más— puede beneficiarse de un gestor de facturas. Puede ayudar a todos a mantenerse organizados y recibir pagos más rápido, y también puede permitir operaciones financieras más fluidas a medida que el negocio crece. Aquí te mostramos cómo un gestor de facturas puede beneficiar a cada grupo de interesados.

• Fundadores y propietarios de negocios: Los fundadores y propietarios se centran en el panorama general, y un gestor de facturas puede automatizar gran parte del trabajo tedioso relacionado con la facturación. También puede ayudar a mantener los libros organizados, lo cual es clave en materia de impuestos, informes a inversores y toma de decisiones basada en datos.

• Equipos de finanzas y contabilidad: Para los departamentos de finanzas, un gestor de facturas reduce la entrada manual de datos, ayuda a aliviar la carga de seguimiento de pagos faltantes y organiza la hoja de cálculo. También puede ayudar a equipos pequeños a rastrear fácilmente los pagos entrantes, generar informes y conciliar cuentas.

• Equipos de ventas: Los vendedores cierran tratos y generan ingresos, pero en cuanto se cierra el trato, a menudo dejan que los encargados de finanzas manejen el pago. Un gestor de facturas puede ayudar a hacer que el proceso de transferencia sea más transparente. Los equipos de ventas pueden ver rápidamente si se ha enviado, pagado o está vencida una factura. Esta transparencia les ayuda a gestionar el ciclo de ventas y hacer seguimiento cuando sea necesario, y ayuda a asegurar que los tratos estén completamente cerrados.

• Autónomos y contratistas: Si un negocio trabaja con autónomos o contratistas, la facturación puede volverse complicada, especialmente si el negocio está gestionando múltiples proyectos con diferentes tarifas y condiciones de facturación. Los gestores de facturas funcionan bien para los contratistas independientes que necesitan facturar de forma regular.

• Inversores y partes interesadas: A los inversores o partes interesadas les importa la salud financiera de las empresas en las que invierten. Un gestor de facturas puede ayudar a una empresa a producir informes precisos y en tiempo real sobre el flujo de caja, las facturas impagas y los ingresos generales. Esto ayuda con la previsión y los informes sobre sus finanzas. Si un fundador necesita presentar su startup a inversores o solicitar financiación, unos registros financieros claros proyectan confianza en que su negocio está funcionando de manera efectiva y que están gestionando bien el flujo de caja.

¿Cuánto cuesta usar un gestor de facturas?

La mayoría de los gestores de facturas ofrecen precios flexibles, por lo que puedes elegir una solución que se ajuste a tu presupuesto. Pero los costes pueden variar dependiendo de algunos factores.

Comisiones por suscripción

Muchos gestores de facturas operan con un modelo basado en suscripción, donde pagas una tarifa mensual o anual por el acceso a la plataforma. El precio generalmente depende del tamaño de tu negocio, cuántos usuarios necesitan acceso y las características que requieres.

Los planes básicos a menudo arrancan tan bajos como 10 $ a 20 $ por mes para pequeñas empresas o startups. Estos típicamente incluyen características básicas como facturación y seguimiento de pagos básico.

Sin embargo, si necesitas funcionalidades más avanzadas, como facturación recurrente, soporte multimoneda e integraciones con software de contabilidad, el precio podría ser más alto. Pueden variar desde 30 $ hasta más de 100 $ por mes.

Algunas plataformas también ofrecen precios personalizados si tu negocio está escalando rápidamente o tiene necesidades más complejas.

Comisiones de facturas

Otros gestores de facturas cobran por factura, por lo que las empresas solo pagan por su uso. El precio es típicamente un pequeño porcentaje (por ejemplo, 0,4 %, 0,5 %) de cada factura. Algunas plataformas también pueden ofrecer precios personalizados para empresas que procesan grandes volúmenes de facturas.

Comisiones de las transacciones

Es probable que los gestores de facturas que se integran con herramientas de procesamiento de pagos cobren comisiones de transacción cuando recibas pagos. Estas comisiones suelen ser un porcentaje del monto del pago, más una pequeña comisión fija por transacción. La conveniencia de tener pagos por Internet procesados, rastreados e integrados automáticamente con tus facturas a menudo supera estos costos, especialmente cuando consideras el tiempo que ahorras.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica el proceso de tus cuentas por cobrar, desde la creación de facturas hasta el cobro de pagos. Ya sea que estés gestionando facturación única o recurrente, Stripe ayuda a las empresas a recibir pagos más rápido y a optimizar operaciones:

• Automatiza las cuentas por cobrar: Crea, personaliza y envía fácilmente facturas profesionales, sin necesidad de codificación. Stripe hace un seguimiento automático del estado de la factura, envía recordatorios de pago y procesa reembolsos, ayudándote a mantenerte al tanto de tu flujo de efectivo.
  
• Acelera el flujo de efectivo: Reduce los días de ventas pendientes de cobro (DSO, por sus siglas en inglés) y recibe pagos más rápido con pagos globales integrados, recordatorios automáticos y herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA que te ayudan a recuperar más ingresos.
  
• Mejora la experiencia del cliente: Ofrece una experiencia de pago moderna con soporte para más de 25 idiomas, más de 135 monedas y más de 100 métodos de pago. Se puede acceder fácilmente a las facturas y pagar a través de un portal de clientes de autoservicio.
  
• Reduce la carga de trabajo administrativo: Genera facturas en minutos y reduce el tiempo dedicado a la cobranza a través de recordatorios automáticos y una página de pago de factura alojada por Stripe.
  
• Se integra con tus sistemas existentes: Stripe Invoicing se integra con software de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) populares, ayudándote a mantener los sistemas sincronizados y reducir la entrada manual de datos.
  

Más información sobre cómo Stripe puede simplificar tu proceso de cuentas por cobrar, o comienza hoy.