ฟรีแลนซ์หลายคนในออสเตรเลีย สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ทันที จนกระทั่งลูกค้าขอใบกำกับภาษีหรือการชำระเงินล่าช้าเนื่องจากไม่มีข้อมูลในช่องที่จำเป็น สำนักงานภาษีแห่งประเทศออสเตรเลีย (ATO) มีกฎที่กำหนดมาโดยเฉพาะเกี่ยวกับข้อมูลที่คุณต้องระบุไว้ในใบกำกับภาษีสินค้าและบริการ (GST) ฟรีแลนซ์ที่ไม่สามารถระบุข้อมูลที่ถูกต้องอาจต้องคอยไล่ตามการชำระเงิน ประสบปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด หรือสูญเสียรายรับ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าในฐานะฟรีแลนซ์ในออสเตรเลีย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• คุณควรจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์ในออสเตรเลียอย่างไร
  
• ข้อมูลภาษีใดที่ต้องปรากฏในใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์ในออสเตรเลีย
  
• ฟรีแลนซ์ควรจัดการการออกใบแจ้งหนี้แบบตามแผนล่วงหน้าและแบบครั้งเดียวอย่างไร
  

คุณควรจัดโครงสร้างใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์ในออสเตรเลียอย่างไร

หากมีแนวทางปฏิบัติที่ดีในการออกใบแจ้งหนี้จะช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลาและปฏิบัติตามภาระผูกพันภายใต้กฎหมายภาษีของออสเตรเลีย ข้อมูลที่ต้องใส่ วิธีจัดเรียง และความสำคัญของแต่ละส่วนมีดังนี้

รายละเอียดของธุรกิจ

เพียงมองผ่านๆ ก็ควรเห็นได้ชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้มาจากใคร โดยหมายถึงต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อหรือชื่อธุรกิจที่จดทะเบียนของคุณ
  
• หมายเลขธุรกิจของออสเตรเลีย (ABN) ของคุณ
  
• ข้อมูลติดต่อของคุณ รวมถึงที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ของธุรกิจ (หากมี)
  

หากคุณใช้โลโก้หรือการสร้างแบรนด์ที่กำหนดเอง โลโก้นั้นต้องไม่บดบังหรือเบียดข้อมูลที่จำเป็นนี้

ชื่อ วันที่ออก และหมายเลขใบแจ้งหนี้

ที่ด้านบนสุดของเอกสาร ให้ใช้ “ใบกำกับภาษี” เป็นชื่อเอกสารหากคุณเรียกเก็บ GST ไม่เช่นนั้นก็สามารถใช้ได้ “ใบแจ้งหนี้” ได้ โดยใส่ข้อมูลต่อไปนี้ด้วย

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันและเรียงตามลำดับ
  
• วันที่ออก
  
• วันครบกำหนดการชำระเงินหรือเงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น “ครบกำหนดชำระใน 14 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้”)
  

ลูกค้าโดยเฉพาะลูกค้ารายใหญ่ ใช้รายละเอียดเหล่านี้เพื่อจับคู่การชำระเงิน ประมวลผลใบแจ้งหนี้ของคุณภายในบริษัท และปฏิบัติตามภาระผูกพันในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของตนเอง หากหมายเลขใบแจ้งหนี้ขาดหายไปหรือเงื่อนไขการชำระเงินคลุมเครือ กระแสเงินสดของคุณอาจช้าลงได้

ข้อมูลลูกค้า

หากคุณออกใบกำกับภาษีที่มียอด 1,000 ดอลลาร์ออสเตรเลีย (AUD) ขึ้นไป (รวม GST) ATO กำหนดให้คุณต้องระบุชื่อเต็มหรือชื่อธุรกิจของลูกค้า หรือ ABN ของลูกค้า

แม้ว่ายอดในใบแจ้งหนี้จะไม่ถึงเกณฑ์ดังกล่าว คุณก็ยังควรใส่ข้อมูลลูกค้าไว้ เพราะแสดงให้เห็นว่าเป็นใบแจ้งหนี้สำหรับใคร ซึ่งจะมีประโยชน์มากหากคุณทำงานร่วมกับหลายแผนกหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายภายในธุรกิจเดียวกัน

คำอธิบายบริการหรือผลิตภัณฑ์

จัดรายการงานในลักษณะที่เข้าใจง่าย สำหรับแต่ละบรรทัดให้ระบุข้อมูลดังนี้

• อธิบายบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ส่งมอบ
  
• ระบุปริมาณ (เช่น จำนวนชั่วโมง หน่วย หรือเซสชัน)
  
• ระบุอัตราค่าบริการของคุณ (เช่น รายชั่วโมง ค่าธรรมเนียมคงที่ ต่อหน่วย)
  
• ระบุ GST ที่เรียกเก็บ (หากมี)
  
• แสดงยอดเงินในบรรทัดทั้งหมด
  

คำอธิบายบริการหรือผลิตภัณฑ์จะทำหน้าที่เป็นบันทึกขอบเขตของงานที่ส่งมอบ ซึ่งจะเป็นประโยชน์หากมีข้อโต้แย้งเกิดขึ้นในอนาคต หลีกเลี่ยงคำอธิบายที่คลุมเครือ เช่น “บริการฟรีแลนซ์”

ยอดรวมและภาษี

ที่ด้านล่างสุดของรายการที่แจกแจงแล้วให้แสดงข้อมูลดังนี้

• แสดงยอดรวมค่าผลิตภัณฑ์หรือบริการ (ก่อนคำนวณภาษี)
  
• แสดง GST ทั้งหมดที่เพิ่มเข้ามา หากมี
  
• แสดงยอดเงินสุดท้ายที่จะต้องชำระ
  

ตัวอย่างเช่น

• ยอดรวมค่าผลิตภัณฑ์หรือบริการ: 1,200 ดอลลาร์ออสเตรเลีย
  
• GST (10%): 120 ดอลลาร์ออสเตรเลีย
  
• ยอดรวมทั้งหมด: 1,320 ดอลลาร์ออสเตรเลีย
  

หากคุณไม่ได้จดทะเบียน GST ให้แสดงยอดรวมทั้งหมดและหมายเหตุไว้ว่า “ไม่มีการเรียกเก็บเงิน GST” วิธีนี้จะช่วยลดความคลุมเครือและช่วยให้ลูกค้ามั่นใจว่าคุณออกใบแจ้งหนี้ตามกฎระเบียบ

หากอัตราของคุณรวม GST แล้ว คุณสามารถระบุว่า “ราคารวม GST” ได้

วิธีการชำระเงิน

ชี้แจงวิธีชำระเงินที่ถูกต้องให้ลูกค้าทราบ โดยระบุข้อมูลต่อไปนี้

• รายละเอียดบัญชีธนาคาร เช่น Bank State Branch (BSB) และหมายเลขบัญชีสำหรับลูกค้าชาวออสเตรเลีย
  
• หมายเลขอ้างอิงที่คุณต้องการให้ลูกค้าระบุเมื่อชำระเงิน
  
• ลิงก์ชำระเงินออนไลน์สำหรับบัตร กระเป๋าเงินดิจิทัล และวิธีการชำระเงินอื่นๆ
  

หากคุณใช้ Stripe Invoicing คุณสามารถใส่ปุ่ม “ชำระยอดในใบแจ้งหนี้ฉบับนี้” บนใบแจ้งหนี้ได้โดยตรงเพื่อประหยัดเวลาของคุณและลูกค้า

นอกจากนี้ การกล่าวถึงเงื่อนไขการชำระเงินของคุณอีกครั้งก็อาจเป็นประโยชน์เช่นกัน (เช่น "ครบกำหนดชำระใน 14 วัน")

หมายเหตุพิเศษเพิ่มเติม

คุณสามารถใช้ส่วนท้ายสำหรับข้อมูลที่เป็นประโยชน์แต่ไม่จำเป็น เช่น

• คำขอบคุณสั้นๆ
  
• นโยบายค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้าของคุณ
  
• หมายเหตุเกี่ยวกับการส่งมอบหรือบริบทสำหรับใบแจ้งหนี้ฉบับนี้
  

ข้อมูลภาษีใดที่ต้องปรากฏในใบแจ้งหนี้ฟรีแลนซ์ในออสเตรเลีย

ในออสเตรเลีย ใบแจ้งหนี้จะใช้เป็นบันทึกภาษีด้วย หากคุณเป็นฟรีแลนซ์ที่จดทะเบียน GST ใบแจ้งหนี้ของคุณต้องเป็นไปตามกฎของ ATO ข้อมูลที่คุณต้องใส่ไว้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดและหลีกเลี่ยงปัญหาสำหรับคุณและลูกค้ามีดังนี้

ABN ของคุณ

ใบกำกับภาษีทุกใบที่คุณออกจะต้องมี ABN ของคุณ หมายเลขนี้จะยืนยันว่าธุรกิจของคุณได้รับการจดทะเบียนและช่วยให้ ATO ระบุธุรกิจของคุณได้หากจำเป็น ตรวจสอบซ้ำอีกครั้งเสมอว่า ABN ของคุณถูกต้องและมองเห็นได้ชัดเจน

ชื่อกำกับ "ใบกำกับภาษี" (หากเป็นใบกำกับภาษี)

หากคุณจดทะเบียน GST คุณต้องแสดงว่าใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นใบกำกับภาษี กล่าวคือใส่คำว่า “ใบกำกับภาษี” ไว้ที่ด้านบนสุด

หากคุณไม่ได้จดทะเบียน GST อย่าใช้คำว่า “ใบกำกับภาษี” เพราะชื่อกำกับนี้สงวนไว้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่มี GST เท่านั้น

GST ใดๆ ที่คุณเรียกเก็บ

หากเรียกเก็บ GST ให้แสดงให้เห็นว่าเรียกเก็บเป็นจำนวนเท่าใดในใบแจ้งหนี้ โดยแสดงข้อมูลเหล่านี้

• รายการสินค้าที่ขาย ปริมาณ และราคา
  
• ยอด GST สำหรับแต่ละรายการหรือข้อความแจ้งว่าราคาที่แสดงรวม GST แล้ว
  

ลูกค้าต้องสามารถดูจำนวน GST ที่เรียกเก็บและยืนยันความถูกต้องได้

หากไม่ได้จดทะเบียน GST คุณสามารถระบุว่า “ไม่มีการเรียกเก็บ GST” หรือ “ไม่ได้จดทะเบียน GST” ซึ่งแสดงว่าการที่ไม่ได้เก็บภาษีนั้นเป็นไปโดยเจตนา

รายละเอียดของผู้ซื้อ (สำหรับใบแจ้งหนี้ที่มียอดสูง)

หากยอดรวมทั้งหมดซึ่งรวม GST แล้วมีจำนวน 1,000 ดอลลาร์ออสเตรเลียขึ้นไป คุณต้องระบุตัวตนของลูกค้าบนใบแจ้งหนี้ (ด้วยชื่อหรือ ABN ของลูกค้าก็ได้)

ฟรีแลนซ์ควรจัดการการออกใบแจ้งหนี้แบบตามแผนล่วงหน้าและแบบครั้งเดียวอย่างไร

ฟรีแลนซ์ มักจะทำงานร่วมกับลูกค้าหลายรายและโครงการหลายประเภทผสมกัน ลูกค้าอาจชำระเงินให้ฟรีแลนซ์ในรูปของค่าจ้างสำหรับงานปกติหรืองานประจำ หรือเป็นรายโครงการสำหรับงานครั้งเดียวเสร็จ การจัดโครงสร้างและการจัดการใบแจ้งหนี้ให้แตกต่างกันไปตามประเภทงานจะช่วยให้คุณจัดระเบียบ รักษากระแสเงินสดให้คงที่ และหลีกเลี่ยงการชำระเงินล่าช้าได้

ใบแจ้งหนี้แบบตามแผนล่วงหน้า

สำหรับงานต่อเนื่อง เช่น ค่าจ้าง สัญญารายเดือน และชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์ ความสม่ำเสมอคือสิ่งสำคัญ กำหนดรอบเวลาที่ชัดเจนล่วงหน้า (เช่น “ออกใบแจ้งหนี้ในวันที่ 1 ของทุกเดือน ครบกำหนดชำระภายใน 7 วัน”) ใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับควรอ้างอิงถึงช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจง (เช่น “การให้คำปรึกษาด้านกลยุทธ์สำหรับเดือนพฤษภาคม 2025”) หากจำนวนเงินคงที่ ให้ใช้เทมเพลตเดียวกันในแต่ละครั้ง

เพื่อให้ขั้นตอนนี้ง่ายขึ้น ใช้ซอฟต์แวร์ที่รองรับการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า ด้วยเครื่องมืออย่าง Stripe Invoicing คุณสามารถทำงานต่อไปนี้ได้

• กำหนดเวลาให้ส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ
  
• บันทึกข้อมูลของลูกค้าเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการ (โดยได้รับความยินยอม) และเรียกเก็บเงินลูกค้าโดยอัตโนมัติ
  
• เปิดใช้งานการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ
  

วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาฝ่ายธุรการ ช่วยในเรื่องกระแสเงินสด และลดความเสี่ยงที่จะไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้หรือเกิดการชำระเงินล่าช้า แต่แม้จะใช้ระบบอัตโนมัติ ให้ตรวจสอบใบแจ้งหนี้แบบตามแผนล่วงหน้าของคุณก่อนที่จะส่ง หากขอบเขตงานมีการเปลี่ยนแปลง คุณก็ไม่ควรเรียกเก็บเงินตามเงื่อนไขเดิมของเดือนที่แล้ว

ใบแจ้งหนี้แบบใช้ครั้งเดียว

กฎจะเปลี่ยนไปเล็กน้อยสำหรับโครงการเฉพาะกิจ ออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่คุณส่งมอบงานหรือบรรลุเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง การเรียกเก็บเงินที่รวดเร็วจะช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น

ในใบแจ้งหนี้ของคุณ ให้อ้างอิงโครงการหรือการส่งมอบ หากเป็นขั้นที่สองหรือสามของโครงการขนาดใหญ่ ให้ระบุในใบแจ้งหนี้ (เช่น “ใบแจ้งหนี้สำหรับขั้นที่ 2 ของ [ชื่อโครงการ]”)

ใบแจ้งหนี้เหล่านี้อาจมีการปรับแต่งเพิ่มเติมเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากขอบเขตงานหรือโครงสร้างแตกต่างกันไป รวมถึงข้อมูลต่อไปนี้

• วัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้
  
• เวลาที่งานเสร็จสิ้น
  
• เงื่อนไขการชำระเงินที่ตกลงไว้ (เช่น “ครบกำหนดภายใน 14 วัน”)
  
• คำแนะนําเกี่ยวกับวิธีการจ่ายเงินให้คุณ
  

เขียนใบแจ้งหนี้ให้ชัดเจนที่สุด โดยสำคัญอย่างยิ่งสำหรับโครงการแบบครั้งเดียวเสร็จ เนื่องจากลูกค้าอาจไม่เคยทำงานกับคุณมาก่อน คุณควรทำทุกวิถีทางเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกตีกลับภายในบริษัทลูกค้าหรือล่าช้าเนื่องจากข้อมูลขาดหายไป

ติดตามใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้ว

คุณอาจหลงลืมไปได้ง่ายๆ หากต้องดูแลหลายโครงการสำหรับลูกค้าหลายราย ใช้ระบบง่ายๆ ในการตรวจสอบดังนี้

• ส่งใบแจ้งหนี้ใดไปแล้วบ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้ใดที่ชําระเงินแล้ว รอดําเนินการ หรือค้างชําระ
  
• กำหนดเวลาส่งใบแจ้งหนี้แบบตามแผนล่วงหน้า
  

แม้แต่เครื่องมือติดตามง่ายๆ ก็สามารถช่วยได้ สำหรับตัวเลือกขั้นสูง ให้พิจารณาเครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้ที่จะช่วยติดตามให้คุณ เครื่องมือที่ดีที่สุดจะติดตามผลโดยอัตโนมัติกับลูกค้าแทนคุณ Stripe Invoicing มีแดชบอร์ดให้ตรวจสอบสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือน และรับการแจ้งเตือนเมื่อได้รับชำระเงิน