Muchos trabajadores freelance en Australia pueden emitir facturas de manera informal, hasta que un cliente les solicita una factura de impuestos o se retrasa un pago porque falta un campo obligatorio. La Agencia Fiscal Australiana (ATO) tiene reglas específicas sobre la información que se debe incluir en las facturas con impuesto sobre bienes y servicios (GST). Los freelancers que no incluyan la información correcta podrían terminar persiguiendo pagos, enfrentarse a problemas de cumplimiento de la normativa o perder ingresos. A continuación, explicamos cómo facturar a los clientes como trabajador freelance en Australia.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo se estructura una factura por trabajo freelance en Australia?
  
• ¿Qué información fiscal debe aparecer en las facturas de trabajo freelance en Australia?
  
• ¿Cómo deben gestionar los trabajadores freelance la facturación recurrente frente a la facturación puntual?
  

¿Cómo se estructura una factura por trabajo freelance en Australia?

Las buenas prácticas de facturación lo ayudan a recibir pagos a tiempo y cumplir con sus obligaciones bajo la ley tributaria australiana. Esto es lo que debe incluir, cómo organizarlo y por qué cada parte importa.

Datos de la empresa

De un vistazo rápido, debe quedar claro de quién es una factura. Eso significa incluir lo siguiente:

• Su nombre o nombre de la empresa registrada
  
• Su número de empresa australiano (ABN)
  Su información de contacto, incluida su dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección de empresa (si es relevante)
  

Si usa un logotipo o una imagen de marca personalizada, asegúrese de que no tape ni dificulte la visualización de la información obligatoria.

Título, fecha de emisión y número de factura

En la parte superior del documento, use “Factura de impuestos” como título si está cobrando GST. De lo contrario, “Factura” es suficiente. También debe incluir:

• un número de factura único y secuencial;
  
• la fecha de emisión;
  
• una fecha de vencimiento de pago o condiciones de pago (por ejemplo, “Vencimiento: 14 días a partir de la fecha de emisión de la factura”)
  

Los clientes, especialmente los más grandes, utilizan estos datos para conciliar pagos, procesar su factura internamente y cumplir con sus propias obligaciones fiscales. La falta de un número de factura o condiciones de pago poco claros puede ralentizar su flujo de efectivo.

Información del cliente

Si está emitiendo una factura de impuestos de 1000 dólares australianos (AUD) o más (incluido GST), la ATO exige que incluya el nombre completo del cliente o el nombre de la empresa, o bien el ABN del cliente.

Incluso si la factura está por debajo de ese umbral, sigue siendo una buena idea incluir la información del cliente, ya que muestra para quién es la factura, lo que puede ser muy útil si trabaja con varios departamentos o partes interesadas dentro de una empresa.

Descripciones de servicios o productos

Detalle el trabajo de una manera fácil de entender. Para cada línea, incluya lo siguiente:

• describa el servicio o producto entregado
  
• indique cantidad (por ejemplo, número de horas, unidades o sesiones)
  
• especifique su tarifa (por ejemplo, tarifa horaria, fija, por unidad)
  
• especifique el GST aplicado, si corresponde
  
• muestre el importe total de la línea
  

Las descripciones de los servicios o productos funcionan como un registro del alcance entregado, lo que puede ser útil en caso de que surjan disputas en el futuro. Evite descripciones vagas como “servicios freelance”.

Totales e impuestos

En la parte inferior de su lista detallada:

• muestre un subtotal (antes de impuestos)
  
• muestre el GST total añadido, si corresponde
  
• muestre el importe final adeudado
  

Veamos un ejemplo:

• __Subtotal: AUD 1200
  
• GST (10 %): AUD 120
  
• __Total: AUD 1320
  

Si no está registrado en GST, muestre el total e incluya la nota: “No se cobra GST”. Esto elimina ambigüedades y le da tranquilidad al cliente de que está facturando conforme a las reglas.

Si sus tarifas ya incluyen GST, puede indicar: “El precio total incluye GST”.

Instrucciones de pago

Asegúrese de que los clientes sepan exactamente cómo pagarle. Incluya lo siguiente:

• datos de la cuenta bancaria, como sucursal estatal bancaria (BSB) y números de cuenta para clientes australianos;
  
• cualquier número de referencia que quiera que incluyan al realizar el pago;
  
• un enlace de pago en línea para tarjetas, carteras digitales y métodos de pago alternativos.
  

Si utiliza Stripe Invoicing, puede incluir un botón “Pagar esta factura” directamente en la factura para ahorrar tiempo para usted y su cliente.

También puede ser útil mencionar sus condiciones de pago nuevamente (por ejemplo, “Pago vencido en 14 días”).

Notas adicionales opcionales

Puede utilizar el pie de página para cualquier información útil, pero no esencial, como la siguiente:

• un breve agradecimiento;
  
• su política de recargos por pago tardío;
  
• notas sobre entregas o contexto para la factura.
  

¿Qué información impositiva debe aparecer en las facturas de freelance en Australia?

En Australia, las facturas también funcionan como registros fiscales. Si es un trabajador freelance inscripto en GST, sus facturas deben cumplir con los requisitos de la ATO. Esto es lo que debe incluir para mantenerse conforme y evitar problemas para usted y su cliente.

Su ABN

Cada factura de impuestos que emita debe incluir su ABN. Esto confirma que su empresa está registrada y permite que la ATO identifique su empresa, si es necesario. Siempre verifique que su ABN sea correcto y esté claramente visible.

Una etiqueta de “factura de impuestos”, si corresponde

Si está registrado en GST, debes aclarar que sus facturas son facturas de impuestos, lo que significa incluir las palabras “factura de impuestos” en la parte superior.

Si no está registrado en GST, no use el término “factura de impuestos”. Esa etiqueta está reservada para facturas que incluyen GST.

Cualquier GST que haya cobrado

Si se aplica el GST, muestre exactamente cuánto del total de la factura corresponde a este impuesto. Incluya lo siguiente:

• una lista de los artículos vendidos, cantidades y precios;
  
• el monto de GST por cada ítem o una declaración que indique que el precio total incluye GST.
  

El cliente debe poder ver el monto de GST que se cobró y confirmar que es correcto.

Si no está registrado para GST, puede indicar: “No se cobra GST” o “No registrado para GST”. Esto indica que la omisión de impuestos es intencional.

Datos del comprador (para facturas más grandes)

Si el monto total, incluido GST, es de AUD 1000 o más, debe incluir la identidad del cliente en la factura (ya sea su nombre o su ABN).

¿Cómo deben gestionar los trabajadores freelance la facturación recurrente frente a la facturación puntual?

Los trabajadores freelance suelen trabajar con una variedad de clientes y tipos de proyectos. Algunos clientes pueden pagar al freelancer a través de un anticipo por trabajos regulares o recurrentes, mientras que otros lo hacen por proyecto para encargos puntuales. Estructurar y administrar las facturas de manera diferente dependiendo del tipo de trabajo lo ayuda a mantenerse organizado, asegurar un flujo de efectivo constante y evitar pagos atrasados.

Facturas recurrentes

Para trabajos continuos, como anticipos, contratos mensuales y horas semanales, la constancia es clave. Establezca desde el principio una frecuencia clara (por ejemplo, “Factura el día 1 de cada mes, con vencimiento a los 7 días”). Cada factura debe referirse a un período específico (por ejemplo, “Consultoría de estrategia para mayo de 2025”). Si el monto es fijo, use siempre la misma plantilla.

Para simplificar este proceso, utilice software que admita facturación recurrente. Con herramientas como Stripe Invoicing, puede hacer lo siguiente:

• programar facturas para que salgan automáticamente;
  
• guardar la información de los clientes para sus métodos de pago preferidos (con su consentimiento) y realizar los cobros automáticamente;
  
• habilitar recordatorios automáticos para facturas vencidas.
  

Esto le ahorra tiempo administrativo, mejora el flujo de efectivo y reduce el riesgo de facturas olvidadas o pagos atrasados. Pero incluso si usa automatización, revise sus facturas recurrentes antes de enviarlas. Si el alcance cambió, no querrá seguir cobrando según las condiciones del mes anterior.

Facturas puntuales

Las reglas cambian un poco para proyectos puntuales. Facture tan pronto como entregue el trabajo o alcance un hito específico. Facturar de inmediato lo ayuda a cobrar más rápido.

En su factura, haga referencia al proyecto o entregable. Si esta es la segunda o tercera etapa de un proyecto más grande, indíquelo en la factura (por ejemplo, “Factura por la etapa 2 de [Nombre del proyecto]”).

Estas facturas pueden ser un poco más personalizadas, especialmente si el alcance o la estructura varían. Incluya lo siguiente:

• para qué es la factura;
  
• cuándo se hizo el trabajo;
  
• [condiciones de pago] acordadas(https://stripe.com/resources/more/what-are-net-payment-terms-a-guide-for-small-businesses) (por ejemplo, “Vencimiento en 14 días”);
  
• instrucciones sobe cómo realizar el pago.
  

Mantenga la factura lo más clara posible. Esto es especialmente importante en proyectos puntuales, porque el cliente podría no haber trabajado con usted antes. Quiere hacer todo lo posible para evitar que la factura se retrase o sea rechazada internamente por falta de información.

Lleve un registro de lo que ya fue pagado

Es fácil perder el control cuando está manejando varios proyectos en diferentes clientes. Use un sistema sencillo para monitorear lo siguiente:

• qué facturas se enviaron;
  
• cuáles están pagadas, pendientes o vencidas;
  
• cuando se programe el envío de facturas recurrentes.
  

Incluso un registro básico puede ser de gran ayuda. Para una opción más avanzada, considere usar herramientas de facturación que hagan este seguimiento por usted. Las mejores también envían recordatorios automáticos a los clientes en su nombre. Stripe Invoicing le ofrece un Dashboard para supervisar el estado de sus facturas, enviar recordatorios y recibir alertas cuando se acreditan los pagos.