Muchos autónomos de Australia pueden hacer facturas sobre la marcha, hasta que un cliente les pide una factura de impuestos o un pago se retrasa porque falta un campo obligatorio. La Oficina Fiscal Australiana (ATO, por sus siglas en inglés) tiene normas específicas sobre lo que hay que incluir en las facturas de impuestos sobre bienes y servicios (GST, por sus siglas en inglés). Los autónomos que no incluyan la información correcta podrían acabar persiguiendo los pagos, encontrándose con problemas de cumplimiento de la normativa o perdiendo ingresos. A continuación, explicaremos cómo facturar a los clientes como autónomo en Australia.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo se estructura una factura de autónomo en Australia?
  
• ¿Qué información fiscal debe figurar en las facturas de autónomo en Australia?
  
• ¿Cómo deben gestionar los autónomos la facturación recurrente frente a la puntual?
  

¿Cómo se estructura una factura de autónomo en Australia?

Las buenas prácticas de facturación ayudan a recibir pagos a tiempo y a cumplir con tus obligaciones según la legislación fiscal australiana. He aquí lo que se debe incluir, cómo organizarlo y por qué es importante cada parte.

Datos de la empresa

De un vistazo rápido, debe quedar claro de quién procede una factura. Por lo tanto, debes incluir:

• Tu nombre o el nombre de la empresa registrada
  
• Tu número de registro fiscal de empresa en Australia (ABN, por sus siglas en inglés)
  
• Tu información de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono y dirección comercial (si procede)
  

Si utilizas un logotipo o una imagen de marca personalizada, asegúrate de que no oculta ni desplaza esta información necesaria.

Título, fecha de emisión y número de factura

En la parte superior del documento, utiliza «Factura de impuestos» como título si estás cobrando el impuesto GST. De lo contrario, «Factura» está bien. También debes incluir:

• Un número de factura único y secuencial
  
• La fecha de emisión
  
• Una fecha de vencimiento del pago o condiciones de pago (p. ej., «Deberá efectuarse en los 14 días siguientes a la emisión de la factura»)
  

Los clientes, especialmente los más grandes, utilizan estos datos para cuadrar los pagos, procesar tu factura internamente y cumplir sus propias obligaciones. Si falta el número de la factura o las condiciones de pago son imprecisas, se puede ralentizar tu flujo de caja.

Información del cliente

Si emites una factura de impuestos de 1000 dólares australianos (AUD, por sus siglas en inglés) o más (incluido el GST), la ATO te exige que incluyas el nombre completo del cliente o el nombre de la empresa o el ABN del cliente.

Incluso si la factura está por debajo de ese umbral, sigue siendo una buena idea incluir la información del cliente. Indica para quién es la factura, que puede ser muy útil si trabajas con varios departamentos o partes interesadas dentro de una empresa.

Descripciones de servicios o productos

Detalla el trabajo de forma que sea fácil de entender. Para cada línea:

• Describe el servicio o producto entregado.
  
• Indica la cantidad (p. ej., número de horas, unidades o sesiones).
  
• Especifica tu tarifa (p. ej., por hora, tarifa plana, por unidad).
  
• Especifica el GST aplicado, si corresponde.
  
• Indica el importe total de la línea.
  

Las descripciones de servicios o productos sirven como registro del alcance entregado, lo que puede ser útil si surgen disputas en el futuro. Evita descripciones poco precisas como «servicios de autónomo».

Totales e impuestos

Al final de tu lista detallada:

• Indica un subtotal (antes de impuestos).
  
• Indica el total de GST añadido, si procede.
  
• Indica el importe adeudado final.
  

Aquí tienes un ejemplo:

• Subtotal: 1200 AUD
  
• GST (10 %): 120 AUD
  
• Total: 1320 AUD
  

Si no estás registrado para el GST, indica el total y anota lo siguiente: «No se cobra GST». Esto elimina la ambigüedad y asegura a los clientes que estás facturando dentro de las normas.

Si tus tarifas ya incluyen GST, puedes indicar: «El precio total incluye GST».

Instrucciones de pago

Asegúrate de que los clientes saben exactamente cómo pagarte. Incluye:

• Datos de la cuenta bancaria, como la sucursal bancaria (BSB, por sus siglas en inglés) y los números de cuenta para los clientes australianos
  
• Cualquier número de referencia que deseas que incluyan cuando abonen el pago
  
• Un enlace de pago en línea para tarjetas, monederos digitales y métodos de pago alternativos
  

Si utilizas Stripe Invoicing, puedes incluir un botón «Pagar esta factura» directamente en la factura para ahorrarte tiempo a ti y a tu cliente.

También puede ser útil volver a mencionar tus condiciones de pago (p. ej., «El pago deberá efectuarse en 14 días»).

Notas extra opcionales

Puedes utilizar el pie de página para cualquier información útil pero no esencial, como por ejemplo:

• Un breve agradecimiento
  
• Tu política de cargos por pagos atrasados
  
• Notas sobre los productos o el contexto de la factura
  

¿Qué información fiscal debe figurar en las facturas de autónomo en Australia?

En Australia, las facturas se duplican como registros fiscales. Si eres un autónomo registrado en GST, tus facturas deben cumplir las normas de la ATO. He aquí lo que debes incluir para cumplir la normativa y evitarte problemas a ti y a tu cliente.

Tu ABN

Cada factura de impuestos que emitas debe incluir tu ABN. Esto confirma que tu empresa está registrada y permite a la ATO identificar tu empresa, en caso necesario. Comprueba siempre que tu ABN es correcto y claramente visible.

Una etiqueta de «Factura de impuestos», si procede

Si estás registrado en el GST, debes aclarar que tus facturas son facturas de impuestos. Eso significa incluir las palabras «Factura de impuestos» en la parte superior.

Si no estás registrado para el GST, no utilices el término «Factura de impuestos». Esa etiqueta está reservada a las facturas que incluyen el GST.

Cualquier GST que hayas cobrado

Si se aplica GST, indica exactamente qué parte de la factura representa. Incluye:

• Una lista de los artículos vendidos, cantidades y precios
  
• El importe del GST para cada artículo o una declaración de que el precio total incluye GST
  

El cliente tiene que poder ver cuánto GST se ha cobrado y confirmar que es correcto.

Si no estás registrado para el GST, puedes indicar: «No se cobra el GST» o «No registrado para el GST». Esto indica que la omisión del impuesto es intencionada.

Los datos del comprador (para facturas de mayor importe)

Si el total, incluido el GST, es de 1000 AUD o más, deberás incluir la identidad del cliente en la factura (ya sea su nombre o su ABN).

¿Cómo deben gestionar los autónomos la facturación recurrente frente a la puntual?

Los autónomos suelen trabajar con una mezcla de clientes y tipos de proyectos. Los clientes pueden pagar a un autónomo mediante una cuota mensual para trabajos regulares o recurrentes, o por proyecto para encargos puntuales. Estructurar y gestionar las facturas de forma diferente en función del tipo de trabajo te ayudará a organizarte, mantener un flujo de caja constante y evitar los retrasos en los pagos.

Facturas recurrentes

Para el trabajo continuo, como las cuotas mensuales, los contratos mensuales y las horas semanales, la coherencia es importante. Establece una cadencia clara por adelantado (p. ej., «En las facturas del día 1 de cada mes, el pago deberá efectuarse en 7 días»). Cada factura debe referirse a un periodo de tiempo concreto (p. ej., «Consultoría estratégica para mayo de 2025»). Si el importe es fijo, utiliza siempre la misma plantilla.

Para simplificar este proceso, usa un software que admita la facturación recurrente. Con herramientas como Stripe Invoicing, puedes:

• Programar las facturas para que salgan automáticamente
  
• Guardar la información de los clientes para los métodos de pago preferidos (con su consentimiento) y cobrarles automáticamente
  
• Activar recordatorios automáticos para facturas vencidas
  

Esto te ahorra tiempo de administración, te ayuda con el flujo de caja y reduce el riesgo de que facturas perdidas o pagos retrasados. Pero incluso si utilizas la automatización, revisa tus facturas recurrentes antes de que salgan. Si el alcance cambia, no querrás seguir cobrando por los plazos del mes pasado.

Facturas puntuales

Las reglas cambian ligeramente para los proyectos ad hoc. Factura en cuanto entregues el trabajo o alcances un hito específico. Una facturación puntual hace que te paguen más rápido.

En tu factura, haz referencia al proyecto o al producto. Si se trata de la segunda o tercera fase de un proyecto más amplio, indícalo en la factura (p. ej., «Factura de la fase 2 de [nombre del proyecto]»).

Estas facturas pueden ser un poco más personalizadas, especialmente si el alcance o la estructura varían. Incluye:

• Para qué es la factura
  
• Cuando se hizo el trabajo
  
• [Condiciones de pago] acordadas (https://stripe.com/resources/more/what-are-net-payment-terms-a-guide-for-small-businesses) (p. ej., «El pago deberá efectuarse en 14 días»)
  
• Instrucciones sobre cómo abonar el pago
  

Haz que la factura sea lo más clara posible. Esto es especialmente importante en el caso de proyectos puntuales, ya que es posible que el cliente no haya trabajado antes contigo. Debes hacer todo lo posible para que la factura no sea rechazada internamente ni se retrase por falta de información.

Seguimiento de pagos abonados

Es fácil perder la cuenta cuando estás haciendo malabares con múltiples proyectos de diferentes clientes. Utiliza un sistema sencillo para monitorizar:

• Qué facturas se han enviado
  
• Cuáles están pagadas, pendientes o vencidas
  
• Cuándo está previsto que salgan las facturas recurrentes
  

Incluso un rastreador básico puede ayudarte. Para una opción más avanzada, considera las herramientas de facturación que hacen esto por ti. Las mejores también harán un seguimiento automático con los clientes en tu nombre. Stripe Invoicing te ofrece un panel de control para supervisar el estado de las facturas, enviar recordatorios y recibir alertas cuando se reciban los pagos.