Veel freelancers in Australië kunnen factureren terwijl ze bezig zijn, totdat een klant om een belastingfactuur vraagt of een betaling wordt vertraagd omdat een verplicht veld ontbreekt. De Australische belastingdienst (ATO) heeft specifieke regels over wat u moet opnemen op facturen voor goederen- en dienstenbelasting (GST). Freelancers die de juiste informatie niet opnemen, kunnen achter betalingen aan moeten lopen, complianceproblemen ondervinden of inkomsten mislopen. Hieronder leggen we uit hoe u als freelancer in Australië klanten kunt factureren.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe structureert u een freelance factuur in Australië?
  
• Welke belastinginformatie moet op freelance facturen in Australië staan?
  
• Hoe moeten freelancers terugkerende versus eenmalige facturering beheren?
  

Hoe structureert u een freelance factuur in Australië?

Goede facturerings-praktijken helpen u om op tijd betaald te worden en aan uw verplichtingen onder de Australische belastingwet te voldoen. Hier is wat u moet opnemen, hoe u het moet rangschikken en waarom elk onderdeel belangrijk is.

Bedrijfsgegevens

Bij een snelle blik moet het duidelijk zijn van wie een factuur afkomstig is. Dat betekent dat u het volgende moet opnemen:

• Uw naam of geregistreerde bedrijfsnaam
  
• Uw Australisch bedrijfsnummer (ABN)
  
• Uw contactinformatie, inclusief een e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsadres (indien relevant)
  

Als u een logo of aangepaste branding gebruikt, zorg er dan voor dat dit de noodzakelijke informatie niet verbergt of verdringt.

Titel, uitgiftedatum en factuurnummer

Aan de bovenkant van het document gebruikt u "Belastingfactuur" als titel als u GST in rekening brengt. Anders is "Factuur" prima. Neem ook op:

• een uniek, opeenvolgend factuurnummer
  
• De uitgiftedatum
  
• Een vervaldatum voor betaling of betalingsvoorwaarden (bijv. "Vervaldatum 14 dagen na factuurdatum")
  

Klanten, vooral grotere, gebruiken deze gegevens om betalingen te matchen, uw factuur intern te verwerken en aan hun eigen complianceverplichtingen te voldoen. Een ontbrekend factuurnummer of vage betalingsvoorwaarden kunnen uw cashflow vertragen.

Gegevens van de klant

Als u een belastingfactuur van 1.000 Australische dollars (AUD) of meer (inclusief GST) uitgeeft, vereist de ATO dat u ofwel de volledige naam of bedrijfsnaam van de klant of het ABN van de klant opneemt.

Zelfs als de factuur onder die drempel ligt, is het nog steeds een goed idee om de informatie van de klant op te nemen. Het laat zien voor wie de factuur is, wat erg nuttig kan zijn als u met meerdere afdelingen of belanghebbenden binnen een bedrijf werkt.

Beschrijvingen van diensten of producten

Specificeer het werk op een begrijpelijke manier. Voor elke regel:

• Beschrijf de geleverde dienst of het product
  
• Geef de hoeveelheid aan (bijv. aantal uren, eenheden of sessies)
  
• Geef uw tarief op (bijv. per uur, vast bedrag, per eenheid)
  
• Geef de toegepaste GST aan, indien van toepassing
  
• Toon het totale bedrag per regel
  

Diensten of productbeschrijvingen dienen als een registratie van de geleverde scope, wat nuttig kan zijn als er in de toekomst geschillen ontstaan. Vermijd vage beschrijvingen zoals "freelancediensten."

Totaal en belasting

Onderaan uw gespecificeerde lijst:

• Toon een subtotaal (voor belasting)
  
• Toon de totale GST die is toegevoegd, indien van toepassing
  
• Toon het uiteindelijke verschuldigde bedrag
  

Een voorbeeld:

• Subtotaal: 1.200 AUD
  
• GST (10%): 120 AUD
  
• Totaal: 1.320 AUD
  

Als u niet geregistreerd bent voor GST, toon dan het totaal en vermeld: "Geen GST in rekening gebracht." Hiermee wordt onduidelijkheid weggenomen en kunnen klanten erop vertrouwen dat u binnen de regels factureert.

Als uw tarieven al GST omvatten, kunt u zeggen: "Totale prijs inclusief GST."

Betaalinstructies

Zorg ervoor dat klanten precies weten hoe ze u moeten betalen. Inclusief:

• Bankrekeninggegevens zoals Bank State Branch (BSB) en rekeningnummers voor Australische klanten
  
• Elk referentienummer dat u wilt dat ze opnemen wanneer ze betalen
  
• Een online betaallink voor kaarten, digitale wallets en alternatieve betaalmethoden
  

Als u Stripe Invoicing gebruikt, kunt u een "Betaal deze factuur"-knop direct op de factuur opnemen om tijd te besparen voor u en uw klant.

Het kan ook nuttig zijn om uw betalingsvoorwaarden opnieuw te vermelden (bijv. "Betaling binnen 14 dagen verschuldigd").

Optionele extra notities

U kunt de voettekst gebruiken voor nuttige maar niet-essentiële informatie, zoals:

• Een kort bedankje
  
• Uw beleid voor te late betalingen
  
• Notities over leveringen of context voor de factuur
  

Welke belastinginformatie moet op freelance facturen in Australië staan?

In Australië fungeren facturen ook als belastingdocumenten. Als u een freelancer bent die geregistreerd is voor GST, moeten uw facturen voldoen aan de regels van de ATO. Hier is wat u moet opnemen om compliant te blijven en problemen voor u en uw klant te vermijden.

Uw ABN

Elke belastingfactuur die u uitgeeft, moet uw ABN bevatten. Dit bevestigt dat uw onderneming geregistreerd is en stelt de ATO in staat om uw onderneming te identificeren, indien nodig. Controleer altijd of uw ABN correct en duidelijk zichtbaar is.

Een "Belastingfactuur" label, indien van toepassing

Als u geregistreerd bent voor GST, moet u verduidelijken dat uw facturen belastingfacturen zijn. Dat betekent dat u de woorden "Belastingfactuur" bovenaan moet opnemen.

Als u niet geregistreerd bent voor GST, gebruik dan niet de term "Belastingfactuur." Dat label is gereserveerd voor facturen die GST bevatten.

Elke GST die u in rekening hebt gebracht

Als GST van toepassing is, geef dan precies aan hoeveel van de factuur het vertegenwoordigt. Neem op:

• Een lijst van de verkochte items, hoeveelheden en prijzen
  
• Het GST-bedrag voor elk item of een verklaring dat de totale prijs GST omvat
  

De cliënt moet kunnen zien hoeveel GST in rekening is gebracht en bevestigen dat het correct is.

Als u niet geregistreerd bent voor GST, kunt u vermelden: "Geen GST in rekening gebracht" of "Niet geregistreerd voor GST." Dit geeft aan dat de belasting opzettelijk is weggelaten.

De gegevens van de koper (voor grotere facturen)

Als het totaal, inclusief GST, 1.000 AUD of meer is, moet u de identiteit van de cliënt op de factuur opnemen (ofwel hun naam of hun ABN).

Hoe moeten freelancers omgaan met terugkerende versus eenmalige facturatie?

Freelancers werken vaak met een mix van klanten en projecttypes. Klanten kunnen een freelancer betalen via een retainer voor regelmatig of terugkerend werk, of op basis van een project voor eenmalige opdrachten. Het anders structureren en beheren van facturen afhankelijk van het type werk helpt u georganiseerd te blijven, de cashflow stabiel te houden en late betalingen te vermijden.

Terugkerende facturen

Voor doorlopend werk, zoals retainers, maandcontracten en wekelijkse uren, is consistentie belangrijk. Stel een duidelijke frequentie van tevoren in (bijv. "Factureer op de 1e van elke maand, betaling binnen 7 dagen verschuldigd"). Elke factuur moet verwijzen naar een specifieke periode (bijv. "Strategisch advies voor mei 2025"). Als het bedrag vast is, gebruik dan elke keer hetzelfde sjabloon.

Om dit proces te vereenvoudigen, gebruikt u software die terugkerende facturatie ondersteunt. Met tools zoals Stripe Invoicing kunt u:

• Facturen automatisch laten verzenden
  
• Klantinformatie opslaan voor voorkeursbetaalmethoden (met hun toestemming) en ze automatisch in rekening brengen
  
• Automatische herinneringen inschakelen voor achterstallige facturen
  

Dit bespaart u administratietijd, verbetert de cashflow en verlaagt het risico op gemiste facturen of te late betalingen. Maar zelfs als u automatisering gebruikt, controleert u terugkerende facturen voordat ze worden verzonden. Als de scope verandert, wilt u niet blijven factureren voor de voorwaarden van vorige maand.

Eenmalige facturen

Voor ad-hocprojecten gelden andere regels. Factureer meteen nadat u het werk levert of een specifieke mijlpaal hebt bereikt. Snelle facturatie zorgt ervoor dat u sneller betaald wordt.

Verwijs op uw factuur naar het project of de levering. Als dit de tweede of derde fase van een groter project is, geef dat dan aan op de factuur (bijv. "Factuur voor fase 2 van [Projectnaam]").

Deze facturen kunnen iets meer gepersonaliseerd zijn, vooral als de scope of structuur varieert. Inclusief:

• Waar de factuur voor is
  
• Wanneer het werk werd gedaan
  
• Overeengekomen betalingstermijnen (bijv. "Vervaldatum in 14 dagen")
  
• Instructies voor hoe u betaald kunt worden
  

Houd de factuur zo duidelijk mogelijk. Dit is vooral belangrijk voor eenmalige projecten omdat de cliënt mogelijk nog niet eerder met u heeft samengewerkt. U wilt er alles aan doen om te voorkomen dat de factuur intern wordt rondgestuurd of vertraging oploopt vanwege ontbrekende informatie.

Volg wat er is betaald

Het is gemakkelijk om het overzicht te verliezen wanneer u meerdere projecten voor verschillende klanten beheert. Gebruik een eenvoudig systeem om te monitoren:

• Welke facturen zijn verzonden
  
• Welke betaald, in behandeling of te laat zijn
  
• Wanneer terugkerende facturen zijn gepland om te worden verzonden
  

Zelfs een eenvoudige tracker kan helpen. Voor een meer geavanceerde optie, kunt u factureringshulpmiddelen overwegen die dit voor u doen. De beste tools volgen uw klanten ook automatisch op. Stripe Invoicing biedt u een dashboard waarmee u de factuurstatus kunt volgen, herinneringen kunt versturen en meldingen kunt ontvangen wanneer betalingen zijn ontvangen.