Viele Freiberufler/innen in Australien können Rechnungen im Handumdrehen erstellen, bis eine Kundin oder ein Kunde nach einer Rechnung mit Steuerausweis fragt oder sich eine Zahlung verzögert, weil ein Pflichtfeld fehlt. Das australische Finanzamt (ATO) hat spezielle Regeln darüber, was Sie auf Rechnungen zur Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) angeben müssen. Freiberufler/innen, die nicht die richtigen Informationen angeben, müssen unter Umständen Mahnungen versenden, mit Compliance-Problemen rechnen oder sogar Einnahmeausfälle hinnehmen. Im Folgenden erklären wir, wie Sie als Freiberufler/in in Australien Rechnungen stellen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie strukturiert man eine Rechnung für Freiberufler/innen in Australien?
  
• Welche Steuerinformationen müssen auf Rechnungen von Freiberuflerinnen und Freiberuflern in Australien angegeben werden?
  Wie sollten Freiberufler/innen wiederkehrende Rechnungen im Vergleich zu einmaligen Rechnungen verwalten?
  

Wie strukturiert man eine Rechnung für Freiberufler/innen in Australien?

Bewährte Verfahren bei der Rechnungsstellung tragen dazu bei, dass Sie Ihre Zahlungen pünktlich erhalten und Ihre Verpflichtungen gemäß australischem Steuerrecht erfüllen. Hier erfahren Sie, was in einer Rechnung angegeben werden muss, wie Sie eine Rechnung erstellen und warum alle Teile wichtig sind.

Geschäftsdetails

Auf einen Blick sollte klar erkennbar sein, von wem eine Rechnung stammt. Dazu gehören folgende Angaben:

• Ihr Name oder registrierter Unternehmensname
  
• Ihre australische Unternehmensnummer (ABN)
  
• Ihre Kontaktinformationen, einschließlich E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Geschäftsadresse (falls relevant)
  

Wenn Sie ein Logo oder ein individuelles Branding verwenden, dürfen diese die erforderlichen Informationen nicht verdecken oder überlagern.

Titel, Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer

Geben Sie oben im Dokument als Titel „Rechnung mit Steuerausweis” an, wenn Sie GST berechnen. Andernfalls reicht „Rechnung” aus. Fügen Sie außerdem Folgendes hinzu:

• eine fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• das Ausstellungsdatum
  
• ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen (z. B. „14 Tage ab Rechnungsdatum fällig“)
  

Kundinnen und Kunden, insbesondere größere, verwenden diese Angaben, um Zahlungen zuzuordnen, Ihre Rechnung intern zu bearbeiten und ihre eigenen Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen. Eine fehlende Rechnungsnummer oder unklare Zahlungsbedingungen können einen reibungslosen Zahlungseingang beeinträchtigen.

Angaben zu der Kundin/zum Kunden

Wenn Sie eine Rechnung mit Steuerausweis über 1.000 australische Dollar (AUD) oder mehr (einschließlich GST) ausstellen, müssen Sie gemäß den Vorgaben der australischen Steuerbehörde ATO entweder den vollständigen Namen oder den Unternehmensnamen der Kundin oder des Kunden oder deren ABN angeben.

Auch wenn der Rechnungsbetrag unter diesem Schwellenwert liegt, empfiehlt es sich, die Kundendaten anzugeben. So ist ersichtlich, an wen die Rechnung adressiert ist, was besonders bei der Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen oder Ansprechpartnern innerhalb eines Unternehmens von Vorteil ist.

Service- oder Produktbeschreibungen

Gliedern Sie die Angaben so, dass sie leicht verständlich ist. So gehen Sie für jede Zeile vor:

• Beschreiben Sie die gelieferte Dienstleistung oder das gelieferte Produkt
  
• Geben Sie die Menge an (z. B. Anzahl der Stunden, Einheiten oder Sitzungen)
  
• Geben Sie Ihren Tarif an (z. B. stündlich, pauschal, pro Einheit)
  
• Geben Sie die angewendete GST an, falls vorhanden
  
• Zeigen Sie den Gesamtbetrag der Zeile an
  

Service- oder Produktbeschreibungen dienen als Aufzeichnung des Leistungsumfangs, was hilfreich sein kann, wenn es in Zukunft zu Streitigkeiten kommt. Vermeiden Sie vage Beschreibungen wie „freiberufliche Dienstleistungen“.

Gesamtzahlen und Steuern

Am Ende Ihrer detaillierten Liste müssen folgende Angaben stehen:

• Zwischensumme (vor Steuern)
  
• Gesamte hinzugefügte GST, falls zutreffend
  
• Fälliger Endbetrag
  

Hier ist ein Beispiel:

• Zwischensumme: 1.200 AUD
  
• GST (10 %) : 120 AUD
  
• Gesamt: 1.320 AUD
  

Wenn Sie nicht für die GST registriert sind, geben Sie den Gesamtbetrag an und vermerken Sie „Keine GST berechnet”. So vermeiden Sie Unklarheiten und versichern Ihren Kunden, dass Sie die Rechnung vorschriftsmäßig ausstellen.

Wenn Ihre Tarife bereits die GST enthalten, können Sie angeben: „Der Gesamtpreis beinhaltet GST“.

Zahlungsanweisungen

Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden genau über die Zahlungsoptionen. Geben Sie Folgendes an:

• Angaben zur Bankverbindung, z. B. Bankleitzahl und Kontonummer für australische Kundinnen und Kunden
  
• Jegliche Referenznummer, die sie bei der Zahlung angeben sollen
  
• Online-Zahlungslink für Karten, Digital Wallets und alternative Zahlungsmethoden
  

Wenn Sie Stripe Invoicing verwenden, können Sie direkt auf der Rechnung eine Schaltfläche „Diese Rechnung bezahlen“ einfügen, um Ihnen und Ihren Kundinnen und Kunden Zeit zu sparen.

Es kann auch hilfreich sein, Ihre Zahlungsbedingungen noch einmal zu erwähnen (z. B. „Zahlung innerhalb von 14 Tagen”).

Optionale zusätzliche Hinweise

In der Fußzeile können Sie weitere hilfreiche, aber nicht zwingend erforderliche Informationen angeben, z. B.:

• Ein kurzes Dankeschön
  
• Ihre Richtlinien für Säumnisgebühren
  
• Hinweise zu Leistungen oder Kontext für die Rechnung
  

Welche Steuerinformationen müssen auf Rechnungen für Freiberufler/innen in Australien erscheinen?

In Australien dienen Rechnungen gleichzeitig als Steuerbelege. Wenn Sie als Freiberufler/in für die GST registriert sind, müssen Ihre Rechnungen den Vorschriften der ATO entsprechen. Hier erfahren Sie, was Sie angeben müssen, um die Vorschriften einzuhalten und Probleme für sich und Ihre Kundinnen und Kunden zu vermeiden.

Ihre ABN

Jede Rechnung mit Steuerausweis, die Sie ausstellen, muss Ihre ABN enthalten. Diese bestätigt, dass Ihr Unternehmen registriert ist, und ermöglicht es der Steuerbehörde, Ihr Unternehmen bei Bedarf zu identifizieren. Überprüfen Sie immer, ob Ihre ABN korrekt und gut sichtbar ist.

Vermerk „Rechnung mit Steuerausweis“, falls zutreffend

Wenn Sie für die GST registriert sind, müssen Sie deutlich machen, dass es sich bei Ihren Rechnungen um Rechnungen mit Steuerausweis handelt. Dazu müssen Sie oben den Vermerk „Rechnung mit Steuerausweis” anbringen.

Wenn Sie nicht für die GST registriert sind, dürfen Sie den Begriff „Rechnung mit Steuerausweis” nicht verwenden. Diese Bezeichnung ist für Rechnungen mit GST-Ausweis reserviert.

Ggf. berechnete GST

Falls GST berechnet werden muss, geben Sie genau an, wie hoch deren Anteil an der Rechnung ist. Geben Sie Folgendes an:

• Eine Liste der verkauften Artikel, Mengen und Preise
  
• Den GST-Betrag für jeden Artikel oder den Vermerk, dass der Gesamtpreis die GST beinhaltet
  

Es muss ersichtlich sein, wie viel GST berechnet wurde, damit die Korrektheit überprüft werden kann.

Wenn Sie nicht für die GST registriert sind, können Sie angeben: „Keine GST berechnet“ oder „Nicht für GST registriert“. Dieser Hinweis macht deutlich, dass die Auslassung der Steuer beabsichtigt ist.

Käuferdaten (für größere Rechnungen)

Wenn der Gesamtbetrag, einschließlich GST, 1.000 AUD oder mehr beträgt, müssen Sie die Identität der Kundin bzw. des Kunden auf der Rechnung angeben (entweder den Namen oder die ABN).

Wie sollten Freiberufler/innen mit wiederkehrenden und einmaligen Rechnungen umgehen?

Freiberufler/innen haben unterschiedliche Kundengruppen und Projekttypen. So bezahlen manche Kundinnen und Kunden möglicherweise per Vorschuss für regelmäßige oder wiederkehrende Arbeiten oder pro Projekt bei einmaligen Aufträgen. Die unterschiedliche Strukturierung und Verwaltung von Rechnungen je nach Art der Arbeit gibt Ihnen die Möglichkeit, organisiert zu bleiben, den Cashflow stabil zu halten und verspätete Zahlungen zu vermeiden.

Wiederkehrende Rechnungen

Bei laufender Arbeit, wie z. B. Vorschüssen, monatlichen Verträgen und wöchentlichen Arbeitszeiten, ist Einheitlichkeit wichtig. Legen Sie im Voraus einen klaren Rhythmus fest (z. B. „Rechnung am 1. jedes Monats, Zahlung fällig in 7 Tagen“). Jede Rechnung sollte sich auf einen bestimmten Zeitraum beziehen (z. B. „Strategieberatung für Mai 2025“). Wenn es sich um einen festen Betrag handelt, verwenden Sie jedes Mal dieselbe Vorlage.

Verwenden Sie eine Software, die wiederkehrende Rechnungen unterstützt, um diesen Vorgang zu vereinfachen. Tools wie Stripe Invoicing helfen Ihnen bei unterschiedlichen Aufgaben:

• Automatische Ausstellung von Rechnungen
  
• Speicherung der bevorzugten Zahlungsmethoden (mit Zustimmung der Kundin/des Kunden) und automatische Belastung des Kontos
  
• Automatische Sendung von Erinnerungen für überfällige Rechnungen
  

So sparen Sie Verwaltungszeit, verbessern Ihren Cashflow und verringern das Risiko von versäumten Rechnungen oder verspäteten Zahlungen. Auch wenn Sie Automatisierung einsetzen, sollten Sie wiederkehrende Rechnungen vor dem Versand überprüfen. Wenn sich der Leistungsumfang ändert, dürfen Sie nicht die Konditionen des Vormonats berechnen.

Einmalige Rechnungen

Bei Ad-hoc-Projekten gelten leicht abweichende Regeln. Stellen Sie die Rechnung, sobald Sie die Arbeit geliefert oder einen bestimmten Meilenstein erreicht haben. Eine zeitnahe Rechnungsstellung sorgt für eine schnellere Bezahlung.

Geben Sie auf Ihrer Rechnung das Projekt oder das zu liefernde Produkt an. Handelt es sich um die zweite oder dritte Phase eines größeren Projekts, vermerken Sie dies auf der Rechnung (z. B. „Rechnung für Phase 2 von [Projektname]”).

Diese Rechnungen können etwas individueller gestaltet sein, insbesondere wenn der Umfang oder die Struktur variiert. Geben Sie Folgendes an:

• Wofür wird die Rechnung ausgestellt
  
• Wann wurde die Arbeit erledigt
  
• Vereinbarte Zahlungsbedingungen (z. B. „In 14 Tagen fällig“)
  
• Anweisungen zur Zahlung
  

Halten Sie die Rechnung so übersichtlich wie möglich. Dies ist besonders wichtig für einmalige Projekte, da die Kundin/der Kunde möglicherweise noch nie mit Ihnen zusammengearbeitet hat. Sie sollten alles in Ihrer Macht Stehende tun, damit die Rechnung nicht aufgrund fehlender Informationen intern weitergeleitet oder verzögert wird.

Zahlungsfluss überwachen

Es ist leicht, den Überblick zu verlieren, wenn Sie mit mehreren Projekten verschiedener Kundinnen und Kunden jonglieren. Verwenden Sie ein einfaches System, um Folgendes zu überwachen:

• Welche Rechnungen wurden versendet
  
• Welche Rechnungen sind bezahlt, ausstehend oder überfällig
  
• Wann der Versand von wiederkehrenden Rechnungen geplant ist
  

Selbst ein einfacher Tracking-Tool kann hilfreich sein. Für komplexere Anforderungen sollten Sie Rechnungsstellungstools einsetzen, die diese Aufgaben für Sie übernehmen. Die besten Tools übernehmen auch automatisch die Mahnungen für Sie. Stripe Invoicing bietet Ihnen ein Dashboard, über das Sie den Status Ihrer Rechnungen überwachen, Mahnungen versenden und Benachrichtigungen über eingegangene Zahlungen erhalten können.