Molti liberi professionisti in Australia possono emettere fatture al volo, finché un cliente non richiede una fattura fiscale o un pagamento viene ritardato perché manca un campo obbligatorio. L'Australian Taxation Office (ATO) ha regole specifiche su ciò che è necessario includere nelle fatture relative all'imposta sui beni e servizi (GST). I liberi professionisti che non includono le informazioni corrette potrebbero ritrovarsi a dover sollecitare i pagamenti, incorrere in problemi di conformità o perdere ricavi. Di seguito spiegheremo come emettere fatture ai clienti come liberi professionisti in Australia.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come si struttura una fattura di un libero professionista in Australia?
  
• Quali informazioni fiscali devono essere presenti sulle fatture dei liberi professionisti in Australia?
  
• Come i liberi professionisti dovrebbero gestire le fatture ricorrenti rispetto a quelle una tantum?
  

Come si struttura la fattura di un libero professionista in Australia?

Buone pratiche di fatturazione ti aiutano a ricevere i pagamenti in tempo e ad adempiere agli obblighi previsti dalla normativa fiscale australiana. Ecco cosa includere, come organizzare la fattura e perché ogni parte è importante.

Dettagli attività

A prima vista, dovrebbe essere chiaro chi è il mittente di una fattura. Ciò significa includere:

• Il tuo nome o la ragione sociale registrata
  
• Il tuo Australian Business Number (ABN)
  
• Le tue informazioni di contatto, tra cui indirizzo email, numero di telefono e indirizzo attività (se pertinente)
  

Se utilizzi un logo o un branding personalizzato, assicurati che non oscuri o elimini queste informazioni necessarie.

Titolo, data di emissione e numero fattura

Nella parte superiore del documento, usa "Fattura fiscale" come titolo se addebiti GST. In caso contrario, "Fattura" va bene. Includi anche:

• Un numero di fattura univoco e sequenziale
  
• La data di emissione
  
• Una data di scadenza del pagamento o Termini di pagamento (ad esempio, "Pagamento a 14 giorni dalla data della fattura")
  

I clienti, soprattutto quelli più grandi, utilizzano questi dettagli per abbinare i pagamenti, elaborare internamente le fatture e adempiere ai propri obblighi di conformità. Un numero di fattura mancante o termini di pagamento vaghi possono rallentare il flusso di cassa.

Informazioni sul cliente

Se emetti una fattura fiscale di importo pari o superiore a 1.000 dollari australiani (AUD) (GST inclusa), l'ATO richiede di includere il nome completo o la ragione sociale del cliente oppure il suo ABN.

Anche se l'importo della fattura è inferiore a tale soglia, è comunque consigliabile includere le informazioni del cliente. In questo modo è chiaro a chi è intestata la fattura, il che può essere molto utile se si lavora con più reparti o soggetti interessati all'interno di un'attività.

Descrizioni di servizi o prodotti

Dettaglia il lavoro in modo facile da capire. Per ogni riga:

• Descrivi il servizio o il prodotto consegnato
  
• Indica la quantità (ad es. numero di ore, unità o sessioni)
  
• Specifica la tua tariffa (ad es. oraria, fissa, per unità)
  
• Specifica l'eventuale GST applicata
  
• Mostra l'importo totale della riga
  

Le descrizioni dei servizi o dei prodotti servono come registrazione dell'ambito di fornitura e possono essere utili in caso di controversie future. Evita descrizioni vaghe come "servizi freelance".

Totali e tasse

In fondo all'elenco dettagliato:

• Mostra un subtotale (al lordo delle tasse)
  
• Mostra la GST totale aggiunta, se applicabile
  
• Mostra l'importo finale dovuto
  

Ecco un esempio:

• Subtotale: 1.200 AUD
  
• GST (10%): 120 AUD
  
• Totale: 1.320 AUD
  

Se non sei registrato ai fini GST, indica l'importo totale e aggiungi la nota "GST non applicabile". In questo modo eliminerai ogni ambiguità e rassicurerai i clienti sulla correttezza della fattura.

Se le tue tariffe includono già la GST, puoi indicare "Il prezzo totale include la GST".

Istruzioni di pagamento

Assicurati che i clienti sappiano esattamente come pagarti. Includi:

• dati del conto bancario come Bank State Branch (BSB) e numeri di conto per i clienti australiani
  
• Qualsiasi numero di riferimento che vuoi includere quando il cliente effettua il pagamento
  
• Un link di pagamento online per carte, wallet e metodi di pagamento alternativi
  

Se utilizzi Stripe Invoicing, puoi includere un pulsante "Paga questa fattura" direttamente nella fattura per risparmiare tempo per te e il tuo cliente.

Può anche essere utile menzionare nuovamente i Termini di pagamento (ad esempio, "Pagamento entro 14 giorni").

Note aggiuntive facoltative

Puoi utilizzare il piè di pagina per qualsiasi informazione utile ma non essenziale, ad esempio:

• Breve ringraziamento
  
• La tua politica sulle commissioni tardive
  
• Note sui risultati o sul contesto della fattura
  

Quali informazioni fiscali devono essere riportate sulle fatture dei liberi professionisti in Australia?

In Australia, le fatture fungono anche da documenti fiscali. Se sei un libero professionista registrato ai fini dell'imposta sui beni e servizi GST, le tue fatture devono soddisfare le norme dell'ATO (Australian Taxation Office). Ecco cosa devi includere per essere conforme ed evitare problemi a te e al tuo cliente.

Il tuo codice ABN

Ogni fattura emessa deve includere il codice ABN. Questo conferma che la tua attività è registrata e consente all'ATO di identificare la tua attività, se necessario. Verifica sempre che il codice ABN sia corretto e ben visibile.

Un'etichetta "Fattura fiscale", se applicabile

Se sei registrato per la GST, devi chiarire che le tue fatture sono fatture fiscali, ovvero includere la dicitura "Fattura fiscale" in alto.

Se non sei registrato per la GST, non utilizzare il termine "Fattura fiscale". Questa etichetta è riservata alle fatture che includono GST.

Qualsiasi GST addebitata

Se si applica la GST, indicare esattamente a quanto ammonta la parte della fattura a cui si riferisce. Includi:

• Un elenco degli articoli venduti, delle quantità e dei prezzi
  
• L'importo della GST per ogni articolo o una dichiarazione che il prezzo totale include la GST.
  

Il cliente deve poter vedere l'importo dell'imposta GST addebitata e confermare che sia corretto.

Se non sei registrato ai fini GST, puoi indicare "GST non applicabile" o "Non registrato ai fini GST". Ciò indica che l'omissione dell'imposta è intenzionale.

Dati dell'acquirente (per fatture di importo maggiore)

Se il totale, GST inclusa, è pari o superiore a 1.000 AUD, è necessario indicare l'identità del cliente sulla fattura (il suo nome o il suo ABN).

Come i liberi professionisti dovrebbero gestire le fatture ricorrenti rispetto a quelle una tantum?

I liberi professionisti spesso lavorano con diversi tipi di clienti e progetti. I clienti possono pagare un libero professionista con un anticipo per lavori regolari o ricorrenti, oppure a progetto per incarichi una tantum. Strutturare e gestire le fatture in modo diverso a seconda del tipo di lavoro ti aiuta a rimanere organizzato, mantenere un flusso di cassa costante ed evitare ritardi nei pagamenti.

Fatture ricorrenti

Per i lavori continuativi, come i contratti di assistenza, i contratti mensili e le ore settimanali, la coerenza è fondamentale. Stabilisci fin dall'inizio una cadenza chiara (ad esempio, "Fattura il 1° di ogni mese, pagamento entro 7 giorni"). Ogni fattura deve fare riferimento a un periodo di tempo specifico (ad esempio, "Consulenza strategica per maggio 2025"). Se l'importo è fisso, utilizza ogni volta lo stesso modello.

Per semplificare questo processo, utilizza un software che supporti gli addebiti ricorrenti. Con strumenti come Stripe Invoicing, puoi:

• Programmare l'invio automatico delle fatture
  
• Salvare le informazioni dei clienti relative ai metodi di pagamento preferiti (previo consenso) e addebitare automaticamente gli importi dovuti.
  
• Abilitare i promemoria automatici per le fatture scadute
  

Ciò consente di risparmiare tempo amministrativo, migliora il flusso di cassa e riduce il rischio di fatture mancanti o pagamenti in ritardo. Tuttavia, anche se si utilizza l'automazione, è consigliabile rivedere le fatture ricorrenti prima che vengano inviate. Se l'ambito cambia, non è opportuno continuare ad addebitare i termini del mese precedente.

Fatture una tantum

Le regole cambiano leggermente per i progetti ad hoc. Emetti la fattura non appena consegni il lavoro o raggiungi una determinata fase del progetto. Una fatturazione tempestiva ti consente di essere pagato più rapidamente.

Sulla fattura, fai riferimento al progetto o al prodotto finale. Se si tratta della seconda o terza fase di un progetto più ampio, indicarla sulla fattura (ad esempio, "Fattura per la fase 2 di [Nome del progetto]").

Queste fatture potrebbero essere un po' più personalizzate, soprattutto se l'ambito o la struttura variano. Includere:

• A cosa serve la fattura
  
• Quando il lavoro è stato svolto
  
• Termini di pagamento concordati (ad es. "Scadenza tra 14 giorni")
  
• Istruzioni per il pagamento
  

Mantieni la fattura il più chiara possibile. Questo è particolarmente importante per i progetti una tantum, perché il cliente potrebbe non aver mai lavorato con te prima. È importante fare tutto il possibile per garantire che la fattura non venga respinta internamente o ritardata a causa di informazioni mancanti.

Tieni traccia di ciò che è stato pagato

È facile perdere il filo quando si gestiscono più progetti per diversi clienti. Utilizza un sistema semplice per monitorare:

• Quali fatture sono state inviate
  
• Quali sono pagate, in sospeso o scadute
  
• Quando è prevista l'emissione delle fatture ricorrenti
  

Anche un semplice strumento di monitoraggio può essere utile. Per un'opzione più avanzata, prendi in considerazione strumenti di fatturazione che svolgono questa funzione per te. I migliori ti consentono anche di seguire automaticamente i clienti per tuo conto. Stripe Invoicing ti offre una dashboard per monitorare lo stato delle fatture, inviare promemoria e ricevere avvisi quando ricevi i pagamenti.