Många frilansare i Australien kan fakturera i farten, tills en kund ber om en skattefaktura eller en betalning blir försenad på grund av att ett obligatoriskt fält saknades. Australian Taxation Office (ATO) har särskilda regler för vad du behöver inkludera på fakturor för skatt på varor och tjänster (GST). Frilansare som misslyckas med att inkludera rätt information kan behöva jaga betalningar, stöta på problem med efterlevnad eller gå miste om intäkter. Nedan förklarar vi hur man fakturerar kunder som frilansare i Australien.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur strukturerar man en frilansfaktura i Australien?
  
• Vilken skatteinformation måste finnas på frilansfakturor i Australien?
  
• Hur ska frilansare hantera återkommande fakturering kontra engångsfakturering?
  

Hur strukturerar man en frilansfaktura i Australien?

God praxis för fakturering hjälper dig att få betalt i tid och uppfylla dina skyldigheter enligt australisk skattelag. Här får du veta vad du ska inkludera, hur du strukturerar det och varför varje del är viktig.

Uppgifter om verksamheten

Vid en snabb anblick ska det vara tydligt vem en faktura kommer ifrån. Det innebär att du måste inkludera:

• Ditt namn eller registrerade företagsnamn
  
• Ditt australiska företagsnummer (ABN)
  
• Din kontaktinformation, inklusive en e-postadress, telefonnummer och företagets adress (om relevant)
  

Om du använder en logotyp eller anpassad profilering, se till att den inte skymmer eller tränger ut denna nödvändiga information.

Titel, utfärdandedatum och fakturanummer

Använd "Skattefaktura" som rubrik högst upp i dokumentet om du debiterar GST. Annars går det bra med "Faktura". Inkludera även:

• Ett unikt löpnummer som identifierar fakturan
  
• Datum för utfärdande
  
• Ett förfallodatum för betalning eller betalningsvillkor (t.ex. "Förfallodatum 14 dagar från fakturadatum")
  

Kunder, särskilt större kunder, använder dessa uppgifter för att matcha betalningar, behandla din faktura internt och uppfylla sina egna efterlevnadsskyldigheter. Ett saknat fakturanummer eller otydliga betalningsvillkor kan sakta ner ditt kassaflöde.

Kundinformation

Om du utfärdar en skattefaktura på 1 000 australiska dollar (AUD) eller mer (inklusive GST), kräver ATO att du inkluderar antingen kundens fullständiga namn eller företagsnamn eller kundens ABN.

Även om fakturan ligger under det tröskelvärdet är det fortfarande en bra idé att inkludera kundens information. Den visar vem fakturan är till för, vilket kan vara mycket användbart om du arbetar med flera avdelningar eller intressenter inom ett företag.

Tjänste- eller produktbeskrivningar

Specificera arbetet på ett sätt som är lätt att förstå. För varje rad bör du:

• Beskriva den levererade tjänsten eller produkten
  
• Ange kvantitet (t.ex. antal timmar, enheter eller sessioner)
  
• Ange ditt pris (t.ex. per timme, fast avgift, per enhet)
  
• Ange eventuell GST
  
• Visa det totala radbeloppet
  

Tjänste- eller produktbeskrivningar fungerar som ett register över den levererade omfattningen, vilket kan vara till hjälp om tvister uppstår i framtiden. Undvik vaga beskrivningar som "frilanstjänster".

Totalsummor och skatt

Längst ner i din specificerade lista bör du:

• Visa en delsumma (före skatt)
  
• Visa den totala GST som lagts till, om tillämpligt
  
• Visa det slutliga beloppet som ska betalas
  

Här är ett exempel:

• Delsumma: 1 200 AUD
  
• GST (10 %): 120 AUD
  
• Totalsumma: 1 320 AUD
  

Om du inte är registrerad för GST visar du totalsumman och noterar "Ingen GST debiterad". På så vis undviker du oklarheter och försäkrar kunderna om att du fakturerar enligt reglerna.

Om dina priser redan inkluderar GST kan du ange "Totalt pris inkluderar GST".

Betalningsinstruktioner

Se till att kunderna vet exakt hur de ska betala dig. Inkludera följande:

• Bankkontouppgifter som Bank State Branch (BSB) och kontonummer för australiska kunder
  
• Eventuellt referensnummer som du vill att de ska ange när de betalar
  
• En betalningslänk online för kort, e-plånböcker och alternativa betalningsmetoder
  

Om du använder Stripe Invoicing kan du inkludera en "Betala den här fakturan"-knapp direkt på fakturan för att spara tid för dig och din kund.

Det kan också vara bra att nämna din betalningsvillkor igen (t.ex. "Betalning förfaller inom 14 dagar").

Valfria ytterligare noteringar

Du kan använda sidfoten för all användbar men icke-nödvändig information, till exempel:

• Ett kort tack
  
• Din policy för sena avgifter
  
• Uppgifter om leveranser eller sammanhang för fakturan
  

Vilken skatteinformation måste finnas på frilansfakturor i Australien?

I Australien fungerar fakturor även som skatteuppgifter. Om du är en frilansare som är registrerad för GST måste dina fakturor uppfylla ATO-reglerna. Här är vad du behöver inkludera för att efterleva reglerna och undvika problem för dig och din kund.

Ditt ABN

Varje skattefaktura som du utfärdar måste innehålla ditt ABN. Detta bekräftar att ditt företag är registrerat och gör det möjligt för ATO att identifiera ditt företag om det behövs. Dubbelkolla alltid att ditt ABN är korrekt och väl synligt.

En etikett märkt "Skattefaktura", om tillämpligt

Om du är registrerad för GST måste du klargöra att dina fakturor är skattefakturor. Det innebär att du inkluderar ordet "Skattefaktura" högst upp.

Om du inte är registrerad för GST ska du inte använda termen "Skattefaktura". Den etiketten är reserverad för fakturor som inkluderar GST.

All eventuell GST som du har debiterat

Om GST gäller, visa exakt hur mycket av fakturan den står för. Inkludera:

• En lista över sålda varor, kvantiteter och priser
  
• GST-beloppet för varje radpost eller en uppgift om att det totala priset inkluderar GST
  

Kunden måste kunna se hur mycket GST som har debiterats och bekräfta att det är korrekt.

Om du inte är registrerad för GST kan du ange "Ingen GST debiterad" eller "Inte registrerad för GST". Detta signalerar att underlåtenheten att ta ut skatt är avsiktlig.

Köparens uppgifter (för större fakturor)

Om totalsumman, inklusive GST, är 1 000 AUD eller mer måste du inkludera kundens identitet på fakturan (antingen deras namn eller deras ABN).

Hur ska frilansare hantera återkommande fakturering kontra engångsfakturering?

Frilansare arbetar ofta med en blandning av kunder och projekttyper. Kunder kan betala en frilansare via engagemangsarvode för regelbundet eller återkommande arbete, eller per projekt för engångsuppdrag. Att strukturera och hantera fakturor på olika sätt beroende på arbetstyp hjälper dig att hålla ordning, hålla kassaflödet stabilt och undvika sena betalningar.

Återkommande fakturor

För löpande arbete, till exempel engagemangsarvoden, månadskontrakt och veckotimmar, är konsekvens viktigt. Fastställ en tydlig frekvens i förväg (t.ex. "Faktura den 1:a varje månad, betalning som förfaller inom 7 dagar"). Varje faktura ska hänvisa till en specifik tidsperiod (t.ex. "Strategikonsultation för maj 2025"). Om beloppet är fast använder du samma mall varje gång.

För att förenkla den här processen bör du använda programvara som stöder återkommande fakturering. Med verktyg som Stripe Invoicing kan du:

• Schemalägga fakturor så att de skickas ut automatiskt
  
• Spara kundernas information för föredragna betalningsmetoder (med deras samtycke) och ta betalt av dem automatiskt
  
• Aktivera automatiska påminnelser för förfallna fakturor
  

Detta sparar tid för administration, hjälper till med kassaflödet och minskar risken för missade fakturor eller sena betalningar. Men även om du använder automatisering, granska dina återkommande fakturor innan de skickas ut. Om omfånget ändras vill du inte fortsätta debitera för förra månadens villkor.

Engångsfakturor

Reglerna ändras något för ad hoc-projekt. Fakturera så snart du har levererat arbetet eller nått en specifik milstolpe. Snabb fakturering gör att du får betalt snabbare.

På fakturan ska du hänvisa till projektet eller leveransen. Om detta är den andra eller tredje etappen i ett större projekt anger du detta på fakturan (t.ex. "Faktura för etapp 2 av [Projektnamn]").

Dessa fakturor kan vara lite mer anpassade, särskilt om omfattningen eller strukturen varierar. Inkludera följande:

• Vad fakturan gäller
  
• När arbetet var klart
  
• Överenskomna betalningsvillkor (t.ex. "Förfaller om 14 dagar")
  
• Instruktioner för hur kunden ska betala dig
  

Se till att fakturan är så tydlig som möjligt. Detta är särskilt viktigt för engångsprojekt eftersom kunden kanske inte har arbetat med dig tidigare. Du vill göra allt du kan för att se till att fakturan inte studsar runt internt eller försenas på grund av att information saknas.

Spåra vad som har betalats

Det är lätt att tappa bort sig när man jonglerar flera projekt mellan olika kunder. Använd ett enkelt system för att övervaka:

• Vilka fakturor som har skickats
  
• Vilka som är betalda, väntande eller försenade
  
• När återkommande fakturor är planerade att skickas ut
  

Även en grundläggande spårare kan hjälpa. Om du vill ha ett mer avancerat alternativ kan du överväga faktureringsverktyg som gör detta åt dig. De bästa faktureringsverktygen kommer också att följa upp automatiskt med kunder för din räkning. Stripe Invoicing ger dig en instrumentpanel för att övervaka fakturastatus, skicka påminnelser och få notiser när betalningar tas emot.