Det är vanligt att företag gör misstag när det gäller skatt på varor och tjänster (GST), även när de försöker göra allting rätt. Reglerna kan nyanseras, skattebefrielser kan tillämpas felaktigt och små fel förvärras snabbt. Med tiden kan dessa misstag leda till att ett företag betalar för mycket till Australian Taxation Office (ATO) eller också betalar för lite och drabbas av straffavgifter.

Den goda nyheten är att de flesta GST-fel kan undvikas när du vet var de uppstår och hur du fångar upp dem i ett tidigt skede. Nedan går vi igenom de vanligaste misstag som företag gör vid GST-rapportering, hur dessa leder till över- eller underbetalningar och vad du kan göra för att följa gällande bestämmelser.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är de vanligaste GST-felen?
  
• Hur kan företag betala för mycket eller för lite GST?
  
• Vad händer om du inte rapporterar GST korrekt?
  
• Hur kan företag förbättra GST-efterlevnaden?
  

Vilka är de vanligaste GST-felen?

GST-misstag kan vanligtvis delas in i två kategorier: att man rapporterar GST när det inte är nödvändigt och att när man inte rapporterar när man borde. Till följd av detta gör företag antingen anspråk på tillgodohavanden som de inte har rätt till eller betalar för lite av det belopp som de är skyldiga att betala. I båda fallen kan det leda till problem med ATO.

Här är de vanligaste misstagen som företag gör.

Gör anspråk på GST för utgifter som inte inkluderar GST

Det är inte alla företagskostnader som inkluderar GST. GST ingår inte i följande köp:

• Bankavgifter och låneräntor

• De flesta baslivsmedel och medicinska förnödenheter

• Vatten och avlopp

• Internationella transporter och post

Om du gör anspråk på GST-tillgodohavanden för sådana köp försöker du få tillbaka skatt som aldrig har betalats. Om du begär för mycket kan det utlösa ATO-korrigeringar eller straffavgifter. Kontrollera alltid om en leverantörsfaktura inkluderar GST innan du gör anspråk på ett tillgodohavande.

Glömmer att ta ut GST på skattepliktig försäljning

Vissa företag klassificerar felaktigt skattepliktig försäljning som att den är GST-fri, ofta utan att inse det. Några vanliga exempel:

• Restauranger som felaktigt behandlar hämtmat som GST-fri

• Tjänsteleverantörer som felaktigt antar att vissa fakturor inte kräver GST

• Onlineförsäljare som missförstår GST-kraven för digitala varor

Även om du missar att ta ut GST på en försäljning förväntar sig ATO att du betalar denna skatt.

Räknar GST dubbelt

Att rapportera samma inkomst eller utgift två gånger är ett vanligt misstag. Här är några scenarier där detta kan inträffa:

• Finansierade inköp: Ett företag köper en tillgång (t.ex. ett fordon), gör anspråk på hela GST-tillgodohavandet i förskott och gör därefter anspråk på en del av GST-beloppet för varje finansiell betalning.

• Duplicerade försäljningsposter: Ett företag registrerar av misstag samma försäljning två gånger och betalar dubbelt så mycket GST som det tagit ut.

Dessa fel överskattar din GST och skapar onödiga problem genom att du antingen skickar ett större belopp till ATO än du är skyldig eller kräver en större återbetalning än du har rätt till.

Använder fel skattekoder eller redovisningsmetod

Många GST-misstag beror på att felaktiga skattekoder eller fel redovisningsmetod har använts:

• Skattekoder: Om en GST-fri försäljning är konterad som skattepliktig i ditt bokföringssystem betalar du GST i onödan. Om en skattepliktig försäljning är konterad som GST-fri kommer du att betala för lite.

• Redovisningsmetoder: Företag som använder redovisning enligt kontantprincipen rapporterar GST när de får betalt, medan de som använder en redovisningsmetod som inte följer kontantprincipen rapporterar GST när fakturor utfärdas. Endast företag med omsättning under 10 miljoner australiensiska dollar (AUD) kan använda kontantmetoden. Att använda fel metod innebär att dina siffror kommer att vara fel när du lämnar in din deklaration för företagets verksamhet (BAS).

Blandar samman företagsutgifter och privata utgifter

Att inte skilja på privata utgifter och företagsutgifter ökar risken för att ställa för höga eller för låga anspråk. Mindre företag är särskilt sårbara för sådana misstag. Här är några vanliga problem:

• Man gör anspråk på GST för privata inköp: GST-tillgodohavanden gäller endast för företagsutgifter.

• Man skiljer inte på företagsanvändning och privat bruk: Om du köper en bärbar dator och använder den till 50 % i arbetet och 50 % privat kan du bara göra anspråk på halva GST-beloppet.

Tar inte upp kontanttransaktioner eller små försäljningar

Varje försäljning räknas, även om det är i kontanter. Vissa företag underrapporterar kontantförsäljning, antingen medvetet eller omedvetet. ATO har sofistikerade datamatchningsverktyg som upptäcker odeklarerade inkomster. Att inte redovisa riktigt små kontanttransaktioner innebär att man betalar för lite GST, och om ATO upptäcker misstaget kommer myndigheten att debitera dig straffavgifter.

Felrapporterar tillgångsförsäljningar eller kapitalanskaffningar

Om du säljer en företagstillgång inkluderar transaktionen vanligtvis GST. Om man missar det innebär det att man betalar för lite. Här är några vanliga misstag:

• Glömmer att rapportera GST för försäljning av tillgångar: Om du säljer en tjänstebil men inte deklarerar GST-delen i din BAS-deklaration betalar du för lite till ATO.

• Klassificerar kapitalköp på fel sätt: Köp av tillgångar som maskiner och fastigheter ska redovisas som kapitalanskaffningar, medan vanliga företagsutgifter ska klassificeras som icke-kapitalanskaffningar. Om du gör fel kan din GST-rapportering bli felaktig.

Hur kan företag betala för mycket eller för lite GST?

GST-misstag leder i allmänhet till ett av två utfall: antingen betalar man för mycket eller också för lite. Här är en närmare titt på varje utfall.

Krediteringsfel

Krediteringsfel uppstår när du betalar för mycket på grund av att du har överrapporterat GST. Detta innebär att du skickar pengar till ATO som myndigheten inte har rätt till.

Detta kan inträffa i följande fall:

• Du registrerar försäljningar två gånger eller tar felaktigt ut GST på GST-fria artiklar

• Du överskattar GST på grund av fel i ditt bokföringssystem

• Du kan inte göra anspråk på GST-tillgodohavanden för berättigade företagsutgifter på grund av felaktigt klassificerade transaktioner

Debiteringsfel

Debiteringsfel uppstår när du betalar för lite på grund av att du har underrapporterat GST, ofta till följd av att du har missat försäljning eller kommit med stora anspråk på tillgodohavanden.

Detta kan inträffa i följande fall:

• Du glömmer att inkludera skattepliktig försäljning i din BAS-deklaration

• Du gör anspråk på GST-tillgodohavanden för GST-fria eller privata köp som inte är berättigade

• Du behandlar felaktigt skattepliktiga intäkter som GST-fria

Om ATO upptäcker avvikelser som orsakar debiteringsfel kan du behöva erlägga retroaktiva betalningar, ränta och straffavgifter.

Vad händer om du inte rapporterar GST korrekt?

GST-misstag kommer inte att leda till problem för dig omedelbart, men du måste åtgärda dem. ATO har tydliga rutiner för hur man korrigerar fel, och konsekvenserna beror på hur allvarligt misstaget är och hur snabbt du åtgärdar det.

Om du upptäcker ett fel i en inlämnat BAS-deklaration, låter ATO dig ofta korrigera felet i en kommande BAS-deklaration. Om misstagen inte kan åtgärdas i din nästa BAS-deklaration måste du lämna in en revidering. I dessa fall kan du behöva kontakta ATO direkt. Oavsett hur stort eller litet felet är, bör du dokumentera vad som har gått fel och hur du åtgärdade det för eventuella framtida frågor.

Om du har betalat för mycket GST kan du kräva tillbaka överskottet som ett tillgodohavande i en senare BAS-deklaration eller begära en återbetalning. Om du har betalat för lite GST får du betala mellanskillnaden, vanligtvis med ränta som beräknas från och med det ursprungliga förfallodatumet.

Många företag kan betala vad de är skyldiga och gå vidare, men upprepade misstag kan leda till ATO-revisioner. Avsiktlig underrapportering (t.ex. att medvetet utelämna försäljning eller överdriva GST-tillgodohavanden) kan leda till betydande påföljder och ytterligare granskning.

Om du begår ett misstag, får du se till att åtgärda det så snart som möjligt, betala eventuell utestående GST (inklusive ränta) och meddela ATO vid behov. Generellt sett är ATO mindre stränga när företag frivilligt meddelar felaktigheter i stället för att vänta på att en revision ska avslöja dem.

Hur kan företag förbättra GST-efterlevnaden?

Ingen vill betala för mycket till ATO eller få en överraskande skattefaktura. Så här kan företag förbättra sin GST-efterlevnad.

Använd ett tillförlitligt bokföringssystem och konfigurera det på rätt sätt

Ditt redovisningsprogram ska vara korrekt konfigurerat för GST från och med dag 1. Lägg in korrekta skattekoder för alla produkter, tjänster och utgiftskategorier, se till att programvaran återspeglar rätt GST-rapporteringsmetod som du har registrerat hos ATO och använd automatisering för att minimera manuella inmatningsfel.

Enbart programvara kommer inte att förhindra fel, men ett välkonfigurerat system kan fånga upp många fel innan de blir kostsamma.

Håll koll på register (och skattefakturor)

För att göra anspråk på GST-tillgodohavanden behöver du ha en giltig skattefaktura för varje företagsköp. Gör det till en vana att samla in alla fakturor och hålla ordning på dem. Utan korrekt dokumentation riskerar du att göra anspråk på felaktiga belopp, helt missa tillgodohavanden och stöta på problem om ATO granskar din BAS-deklaration.

Skilj på företagsekonomi och privatekonomi

En orsak till GST-misstag är att man blandar företagsutgifter och privata utgifter. Några enkla metoder kan eliminera den här risken:

• Använd separata bankkonton och kreditkort för affärstransaktioner.

• Håll privata inköp helt utanför företagets bokföring.

• Vid delade utgifter (t.ex. en bil eller mobiltelefon) ska du endast göra anspråk på den del av GST som rör företagets användning.

En sådan mindre justering sparar tid, minimerar fel och gör avstämningen enklare.

Stäm av GST-konton regelbundet

Jämför vilken GST du har tagit ut och vilken GST du har betalat i ditt bokföringssystem med det du rapporterar till ATO. Om siffrorna inte stämmer får du kontrollera om det finns missade fakturor, dubbla poster och felaktiga skattekoder. Regelbundna avstämningar hjälper dig att fånga upp fel innan de blir större (och mer kostsamma) problem längre fram.

Håll dig uppdaterad om GST-regler

GST-reglerna ändras, så att hålla sig informerad kan förhindra efterlevnadsmissar. Håll utkik efter uppdateringar för att undvika att du oavsiktligt missar att följa reglerna. Prenumerera på ATO-nyheterr, delta i kostnadsfria ATO-webbinarier och granska regelbundet branschspecifika GST-riktlinjer – särskilt om ditt företag har komplexa skatteskyldigheter.

Ta hjälp av experter vid behov

Om det känns krångligt att följa GST-reglerna eller om du har ytterligare frågor kan du överväga att arbeta med ett registrerat BAS- eller skatteombud. En sådan person kan granska din BAS-deklaration innan du lämnar in den för att upptäcka misstag, ge vägledning om svåra GST-scenarier, till exempel internationell försäljning och avyttring av tillgångar, och se till att du gör rätt GST-justeringar när det behövs.