Il n’est pas rare que les entreprises commettent des erreurs en matière de taxe sur les produits et services (TPS), même lorsqu’elles essaient de tout faire correctement. Les règles peuvent être équivoques, les exonérations fiscales peuvent être mal appliquées et les petites erreurs s’accumulent rapidement. Au fil du temps, ces erreurs peuvent amener une entreprise à débourser trop ou pas assez d’argent au bureau des services fiscaux australien (Australian Taxation Office, ATO) et à se voir imposer des pénalités.

La bonne nouvelle, c’est que la plupart des erreurs liées à la TPS peuvent être évitées une fois que vous savez où elles se produisent et comment les détecter rapidement. Dans cet article, nous verrons les erreurs courantes commises par les entreprises en matière de déclaration de la TPS, comment elles conduisent à des versements excessifs ou insuffisants, et ce que vous pouvez faire pour rester en conformité.

Que contient cet article?

• Quelles sont les erreurs courantes en matière de TPS?
  
• Comment les entreprises paient-elles trop ou pas assez de TPS?
  
• Que se passe-t-il si vous ne déclarez pas la TPS correctement?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles améliorer leur conformité en matière de TPS?
  

Quelles sont les erreurs courantes en matière de TPS?

Les erreurs commises en matière de TPS se répartissent généralement en deux catégories : déclarer la TPS lorsque ce n’est pas nécessaire et omettre de la déclarer alors que vous le devriez. Par conséquent, les entreprises peuvent réclamer des crédits auxquels elles n’ont pas droit ou ne pas payer tout ce qu’elles doivent, ce qui peut causer des problèmes avec l’ATO.

Voici les erreurs courantes commises par les entreprises.

Réclamer la TPS sur les dépenses qui ne l’incluent pas

Toutes les dépenses professionnelles n’incluent pas la TPS. Les dépenses suivantes ne sont pas soumises à la TPS :

• Frais bancaires et intérêts sur les prêts

• La plupart des produits alimentaires de base et des fournitures médicales

• Eau, assainissement et drainage

• Courrier et transport internationaux

Si vous réclamez des crédits de TPS sur ces dépenses, vous essayez de récupérer une taxe qui n’a jamais été payée. Une demande de remboursement excédentaire peut entraîner des corrections ou des pénalités de la part de l’ATO. Vérifiez toujours si une facture de fournisseur inclut la TPS avant de réclamer un crédit.

Oublier d’appliquer la TPS sur les ventes taxables

Certaines entreprises classent à tort les ventes taxables comme exemptes de TPS, souvent par ignorance. Voici quelques exemples courants :

• Les restaurants qui traitent à tort les plats à emporter comme étant exempts de TPS

• Les fournisseurs de services qui supposent à tort que certaines factures n’exigent pas la TPS

• Les marchands en ligne qui sont mal informés des exigences en matière de TPS sur les biens numériques

Si vous oubliez d’appliquer la TPS sur une vente, l’ATO s’attendra malgré tout à ce que vous la payiez.

Comptabiliser la TPS deux fois

Déclarer deux fois le même revenu ou la même dépense est une erreur courante. Voici quelques scénarios dans lesquels cela peut se produire :

• Achats financés : une entreprise achète un bien (par exemple, un véhicule), réclame la totalité du crédit pour la TPS à l’avance, puis réclame également une partie de la TPS sur chaque paiement de financement.

• Ventes dupliquées : une entreprise comptabilise deux fois la même vente, entraînant un paiement double de la TPS perçue.

Ces erreurs surévaluent votre TPS et créent des problèmes inutiles, comme verser à l’ATO un montant supérieur à celui que vous devez, ou réclamer un remboursement supérieur à celui qui vous est dû.

Utiliser une méthode de comptabilité ou des codes de taxe incorrects

De nombreuses erreurs en matière de TPS sont le résultat de l’utilisation de codes de taxe incorrects ou d’une mauvaise méthode de comptabilité :

• Codes de taxe : si une vente exempte de TPS est codée comme taxable dans votre système comptable, vous paierez la TPS inutilement. Si une vente taxable est codée comme exempte de TPS, vous ne paierez pas suffisamment.

• Méthodes de comptabilité : les entreprises qui utilisent la méthode de comptabilité de trésorerie déclarent la TPS lorsqu’elles sont payées, tandis que celles qui ne l’utilisent pas déclarent la TPS lors de l’émission des factures. Seules les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 10 millions de dollars australiens (AUD) peuvent utiliser la comptabilité de trésorerie. Si vous utilisez une méthode inappropriée, vos chiffres seront faussés lorsque vous déposerez votre relevé d’activité commerciale (BAS).

Mélanger dépenses professionnelles et dépenses personnelles

Brouiller les frontières entre dépenses personnelles et dépenses professionnelles augmente le risque de réclamer trop ou pas assez de taxes. Les petites entreprises sont particulièrement vulnérables à ces erreurs. Voici quelques problèmes courants :

• Réclamer la TPS sur les achats personnels : les crédits de TPS ne s’appliquent qu’aux dépenses professionnelles.

• Ne pas séparer l’usage professionnel et l’usage personnel : si vous achetez un ordinateur portable et que vous l’utilisez à 50 % pour le travail et à 50 % à titre personnel, vous ne pouvez réclamer que la moitié de la TPS.

Ignorer les transactions en espèces ou les petites ventes

Toutes les ventes comptent, même celles qui sont effectuées en espèces. Certaines entreprises sous-déclarent leurs ventes en espèces, soit intentionnellement, soit par oubli. L’ATO dispose d’outils sophistiqués de rapprochement de données qui détectent les revenus non déclarés. Si vous ne déclarez pas les transactions en espèces, même les plus petites, vous ne paierez pas assez de TPS, et si l’ATO détecte l’erreur, elle vous facturera des pénalités.

Déclarer incorrectement les ventes d’actifs ou les achats d’immobilisations

La vente d’un actif de l’entreprise inclut généralement la TPS. Ne pas la déclarer entraîne un sous-paiement. Voici quelques erreurs courantes :

• Oublier de déclarer la TPS sur les ventes d’actifs : si vous vendez une voiture de société, mais que vous ne déclarez pas la partie de la TPS dans votre BAS, vous ne paierez pas suffisamment l’ATO.

• Classer de manière incorrecte les achats d’immobilisations : les achats d’actifs tels que les machines et les biens doivent être déclarés comme des achats d’immobilisations, tandis que les dépenses courantes de l’entreprise doivent être classées comme des dépenses autres qu’en capital. Si vous vous trompez, vous risquez de fausser votre déclaration de TPS.

Comment les entreprises paient-elles trop ou pas assez de TPS?

Les erreurs commises à l’égard de la TPS entraînent généralement deux types de situations : un paiement trop élevé ou trop faible. Voici une présentation détaillée de chaque situation.

Erreurs de crédit

Des erreurs de crédit se produisent lorsque vous payez trop, car vous avez déclaré trop de TPS. Cela signifie que vous versez à l’ATO de l’argent auquel il n’a pas droit.

Cela peut se produire dans les cas suivants :

• Vous comptabilisez deux fois les ventes ou appliquez à tort la TPS sur les articles exemptés de TPS.

• Vous surestimez la TPS en raison d’erreurs dans votre système comptable.

• Vous oubliez de réclamer des crédits de TPS sur des dépenses professionnelles légitimes en raison de transactions mal classées.

Erreurs de débit

Des erreurs de débit se produisent lorsque vous ne payez pas suffisamment parce que vous avez sous-déclaré la TPS, souvent en raison de ventes oubliées ou d’une demande excessive de crédits.

Cela peut se produire dans les cas suivants :

• Vous oubliez d’inclure les ventes taxables dans votre BAS.

• Vous réclamez des crédits de TPS sur des achats personnels ou exemptés de TPS qui ne sont pas admissibles.

• Vous considérez à tort que les revenus imposables sont exemptés de TPS.

Si l’ATO détecte des écarts entraînant des erreurs de débit, vous pourriez être redevables des arriérés, d’intérêts et de pénalités.

Que se passe-t-il si vous ne déclarez pas la TPS correctement?

Les erreurs de TPS ne causeront pas immédiatement des problèmes, mais elles doivent être corrigées. L’ATO dispose de processus clairs pour corriger les erreurs, et les conséquences dépendent de la gravité de l’erreur et de la rapidité avec laquelle vous la corrigez.

Si vous trouvez une erreur dans un BAS déjà soumis, l’ATO vous permet souvent de corriger l’erreur dans un BAS ultérieur. Pour les erreurs qui ne peuvent pas être corrigées dans le BAS suivant, vous devez soumettre une version révisée. Dans ce cas, vous devrez peut-être contacter directement l’ATO. Que l’erreur soit mineure ou grave, gardez une trace de ce qui s’est passé et de la façon dont vous l’avez corrigée, au cas où on vous poserait des questions ultérieurement.

Si vous avez trop payé de TPS, vous pouvez réclamer l’excédent sous forme de crédit dans le BAS suivant ou demander un remboursement. Si vous avez payé trop peu de TPS, vous devrez payer la différence, généralement avec des intérêts calculés à partir de la date d’échéance initiale.

De nombreuses entreprises peuvent payer ce qu’elles doivent et poursuivre leurs activités, mais des erreurs répétées peuvent conduire à des audits de l’ATO. Une sous-déclaration délibérée (par exemple, omettre sciemment des ventes, gonfler les crédits de TPS) peut entraîner des pénalités importantes et un examen plus approfondi.

Si vous commettez une erreur, corrigez-la dès que possible, payez la TPS due (y compris les intérêts) et informez l’ATO au besoin. En règle générale, l’ATO est plus indulgent lorsque les entreprises divulguent volontairement les erreurs plutôt que d’attendre qu’un audit les découvre.

Comment les entreprises peuvent-elles améliorer leur conformité en matière de TPS?

Personne ne veut trop verser à l’ATO ni recevoir une facture fiscale imprévue. Voici comment les entreprises peuvent améliorer leur conformité en matière de TPS.

Utiliser un système de comptabilité fiable et bien configuré

Votre logiciel de comptabilité doit être correctement configuré pour la TPS dès le départ. Configurez des codes de taxe exacts pour tous les produits, services et catégories de dépenses, assurez-vous que le logiciel reflète la bonne méthode de déclaration de la TPS que vous avez enregistrée auprès de l’ATO et utilisez l’automatisation pour réduire au minimum les erreurs de saisie manuelle.

Un logiciel ne peut pas éviter toutes les erreurs, mais un système bien configuré peut en prévenir un grand nombre avant qu’elles ne deviennent coûteuses.

Tenir des registres complets (et conserver les factures fiscales)

Pour réclamer des crédits de TPS, vous devez disposer d’une facture fiscale valide pour chaque achat professionnel. Prenez l’habitude de collecter toutes les factures et de les organiser. Sans les documents appropriés, vous risquez de réclamer des montants incorrects, de manquer des crédits et de rencontrer des problèmes si l’ATO vérifie votre BAS.

Séparer les finances professionnelles et personnelles

L’une des sources d’erreurs en matière de TPS est le mélange des dépenses professionnelles et des dépenses personnelles. Voici quelques conseils pratiques pour éviter ce risque :

• Utilisez un compte bancaire et une carte de crédit distincts pour les transactions commerciales.

• N’incluez pas les achats personnels dans les dossiers de l’entreprise.

• Dans le cas de dépenses partagées (par exemple, une voiture, un téléphone cellulaire), ne demandez que la part de TPS liée à l’usage professionnel.

Ce petit réajustement permet de gagner du temps, de réduire au minimum les erreurs et de faciliter le rapprochement.

Rapprocher régulièrement les comptes de TPS

Comparez la TPS perçue et la TPS payée dans votre système comptable avec ce que vous déclarez à l’ATO. Si les chiffres ne correspondent pas, vérifiez s’il y a des oublis de factures, des entrées en double et des codes de taxe incorrects. Des rapprochements réguliers vous aident à détecter les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus importants (et plus coûteux) par la suite.

Se tenir au courant des règles relatives à la TPS

La réglementation sur la TPS évolue, et le fait de se tenir au courant peut vous éviter les erreurs de conformité. Surveillez les mises à jour pour éviter toute non-conformité involontaire. Abonnez-vous aux mises à jour de l’ATO, assistez gratuitement aux webinaires de l’ATO et consultez régulièrement les directives relatives à la TPS propres à votre secteur, en particulier si votre entreprise a des obligations fiscales complexes.

Obtenir l’aide d’un expert en cas de besoin

Si vous vous sentez dépassé par la conformité en matière de TPS ou si vous avez d’autres questions, envisagez de travailler avec un agent BAS ou fiscal enregistré. Il peut examiner votre BAS avant son dépôt afin de détecter les erreurs, vous conseiller sur les scénarios difficiles en matière de TPS, comme les ventes internationales et les cessions d’actifs, et s’assurer que vous appliquez les bons réajustements de TPS lorsque cela est nécessaire.