Es kommt häufig vor, dass Unternehmen Fehler bei der Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) unterlaufen, selbst wenn sie versuchen, alles richtig zu machen. Die Vorschriften können komplex sein, Steuerbefreiungen können falsch angewendet werden und kleine Fehler häufen sich schnell. Im Laufe der Zeit können diese Fehler dazu führen, dass ein Unternehmen der australischen Steuerbehörde (ATO) zu viel oder zu wenig zahlt und mit Strafen belegt wird.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten GST-Fehler vermeidbar sind, wenn man weiß, wo sie passieren und wie man sie frühzeitig erkennt. Im Folgenden erläutern wir, welche häufigen Fehler Unternehmen bei der GST-Meldung machen, wie diese zu Über- oder Unterzahlungen führen und was Sie tun können, um die Vorschriften einzuhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind häufige GST-Fehler?
  
• Wie kommt es dazu, dass Unternehmen zu viel oder zu wenig GST zahlen?
  
• Was passiert, wenn Sie die GST nicht korrekt melden?
  
• Wie können Unternehmen die Einhaltung der GST-Vorschriften verbessern?
  

Was sind häufige GST-Fehler?

GST-Fehler lassen sich in der Regel in zwei Kategorien unterteilen: GST melden, wenn sie nicht notwendig ist, und unterlassene Meldungen, wenn sie zu melden ist. Infolgedessen beanspruchen Unternehmen entweder Gutschriften, die ihnen nicht zustehen, oder zahlen zu wenig, was beides zu Problemen mit der ATO führen kann.

Hier sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen machen.

GST auf Ausgaben geltend machen, die sie nicht enthalten

Nicht jede Geschäftsausgabe beinhaltet die GST. Bei den folgenden Käufen ist die GST nicht enthalten:

• Bankgebühren und Darlehenszinszahlungen

• Die meisten Grundnahrungsmittel und medizinische Artikel

• Wasser, Abwasser und Entwässerung

• Internationaler Transport und Post

Wenn Sie GST-Gutschriften dafür beanspruchen, versuchen Sie, eine nie gezahlte Steuer zurückzufordern. Eine übermäßige Beanspruchung kann ATO-Korrekturen oder -Strafen auslösen. Prüfen Sie immer, ob eine Lieferantenrechnung GST enthält, bevor Sie eine Gutschrift beantragen.

Vergessen, die GST auf steuerpflichtige Verkäufe zu erheben

Manche Unternehmen klassifizieren steuerpflichtige Verkäufe fälschlicherweise als GST-befreit, oft ohne sich dessen bewusst zu sein. Gängige Beispiele:

• Restaurants, die Gerichte zum Mitnehmen fälschlicherweise als GST-befreit behandeln

• Dienstleister/innen, die fälschlicherweise davon ausgehen, dass für einige Rechnungen keine GST erforderlich ist

• Online-Verkäufer/innen, die die GST-Anforderungen für digitale Waren falsch verstehen

Wenn Sie die GST für einen Verkauf übersehen, erwartet die ATO dennoch, dass Sie sie zahlen.

GST doppelt zählen

Dieselben Einnahmen oder Ausgaben zweimal zu melden, ist ein häufiger Fehler. Hier sind einige Szenarien, in denen dies passieren kann:

• Finanzierte Anschaffungen: Ein Unternehmen kauft einen Vermögenswert (z. B. ein Fahrzeug), beansprucht die volle GST-Gutschrift im Voraus und fordert dann auch einen Teil der GST für jede Finanzierungszahlung zurück.

• Doppelte Verkaufseinträge: Ein Unternehmen erfasst versehentlich denselben Verkauf zweimal und zahlt dann die doppelte GST.

Durch diese Fehler wird Ihre GST zu hoch angesetzt und es entstehen unnötige Probleme, da entweder mehr an die ATO überwiesen wird, als Sie schulden, oder Sie eine höhere Rückerstattung beantragen als Ihnen zusteht.

Falsche Steuercodes oder Buchhaltungsmethode verwenden

Viele GST-Fehler sind das Ergebnis falscher Steuercodes oder der falschen Buchhaltungsmethode:

• Steuercodes: Wenn ein Verkauf ohne GST in Ihrem Buchhaltungssystem als steuerpflichtig gekennzeichnet ist, zahlen Sie unnötig GST. Wenn ein steuerpflichtiger Verkauf als GST-befreit codiert ist, zahlen Sie zu wenig.

• Buchhaltungsmethoden: Unternehmen, die die Kassenbuchhaltung verwenden, melden die GST, wenn sie bezahlt werden, während diejenigen, die die bargeldlose Buchhaltungsmethode verwenden, die GST melden, wenn Rechnungen ausgestellt werden. Nur Unternehmen mit einem Umsatz unter 10 Millionen australischen Dollar (AUD) können die Kassenbuchhaltung verwenden. Wenn Sie die falsche Methode verwenden, sind Ihre Zahlen bei der Einreichung Ihrer Erklärung über die Geschäftstätigkeit (BAS) falsch.

Geschäftliche und private Ausgaben mischen

Die Verwischung der Grenzen zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben erhöht das Risiko von Über- oder Unterbeanspruchung. Kleinere Unternehmen sind besonders anfällig für diese Fehler. Hier sind einige häufig auftretende Probleme:

• Beanspruchung einer GST-Rückerstattung auf persönliche Käufe: GST-Gutschriften gelten nur für Geschäftsausgaben.

• Keine Trennung von geschäftlicher und privater Nutzung: Wenn Sie einen Laptop kaufen und ihn zu 50 % beruflich und zu 50 % privat nutzen, können Sie nur die Hälfte der GST geltend machen.

Bargeldtransaktionen oder kleine Verkäufe ignorieren

Jeder Verkauf zählt, auch wenn es sich um Bargeld handelt. Einige Unternehmen setzen Bargeldverkäufe absichtlich oder aus Versehen zu niedrig an. Die ATO verfügt über ausgefeilte Datenabgleichstools, mit denen nicht deklarierte Einkünfte erkannt werden können. Wenn Sie selbst kleine Bargeldtransaktionen nicht erfassen, zahlen Sie zu wenig GST, und wenn die ATO den Fehler erkennt, werden Ihnen Bußgelder auferlegt.

Verkäufe von Vermögenswerten oder Kapitalkäufe falsch melden

Wenn Sie einen Unternehmensvermögenswert verkaufen, umfasst diese Transaktion in der Regel GST. Wenn diese fehlt, zahlen Sie zu wenig. Hier sind einige häufige Fehler:

• Vergessen, die GST bei Verkäufen von Vermögenswerten zu melden: Wenn Sie einen Firmenwagen verkaufen, aber den GST-Anteil nicht in Ihrer BAS angeben, zahlen Sie der ATO zu wenig.

• Falsche Einstufung von Kapitalkäufen: Käufe von Vermögenswerten wie Maschinen und Immobilien sollten als Kapitalkäufe gemeldet werden, während die laufenden Geschäftsausgaben als Nichtkapitalkäufe klassifiziert werden sollten. Wenn Sie dies falsch zuordnen, kann das Ihre GST-Erklärung verfälschen.

Wie kommt es dazu, dass Unternehmen zu viel oder zu wenig GST zahlen?

GST-Fehler führen in der Regel zu einer von zwei möglichen Folgen: Sie zahlen zu viel oder zu wenig. Im Folgenden finden Sie einen genaueren Blick auf die einzelnen Folgen.

Fehler bei Gutschriften

Gutschriftsfehler treten auf, wenn Sie zu viel bezahlen, weil Sie die GST zu hoch angesetzt haben. Dies bedeutet, dass Sie der ATO Geld zahlen, auf das sie keinen Anspruch hat.

Dies kann in folgenden Fällen geschehen:

• Sie erfassen Verkäufe doppelt oder berechnen fälschlicherweise GST auf GST-befreite Artikel.

• Sie haben die GST aufgrund von Fehlern in Ihrem Buchhaltungssystem zu hoch angesetzt.

• Sie beanspruchen keine GST-Gutschriften für legitime Geschäftsausgaben aufgrund falsch klassifizierter Transaktionen.

Fehler bei Lastschriften

Lastschriftsfehler treten auf, wenn Sie zu wenig bezahlen, weil Sie die GST zu niedrig angesetzt haben. Dies ist häufig der Fall, wenn Verkäufe fehlen oder zu viel Gutschriften in Anspruch genommen werden.

Dies kann in folgenden Fällen geschehen:

• Sie vergessen, steuerpflichtige Verkäufe in Ihrer BAS anzugeben.

• Sie beanspruchen GST-Gutschriften für GST-befreite oder private Einkäufe, die nicht zulässig sind.

• Sie behandeln steuerpflichtige Einnahmen fälschlicherweise als GST-befreit.

Wenn die ATO Diskrepanzen erkennt, die zu Lastschriftsfehlern führen, können Sie mit Nachzahlungen, Zinsen und Bußgeldern belegt werden.

Was passiert, wenn Sie die GST nicht korrekt melden?

GST-Fehler werden Ihnen nicht sofort Probleme bereiten, aber Sie müssen sie beheben. Die ATO verfügt über klare Prozesse zur Korrektur von Fehlern und die Konsequenzen hängen davon ab, wie schwerwiegend der Fehler ist und wie schnell Sie ihn beheben.

Wenn Sie einen Fehler in einer eingereichten BAS finden, können Sie den Fehler häufig in einer zukünftigen BAS korrigieren. Fehler, die in Ihrer nächsten BAS nicht behoben werden können, erfordern eine Revision. In diesen Fällen müssen Sie sich möglicherweise direkt an die ATO wenden. Unabhängig davon, ob es sich um einen großen oder kleinen Fehler handelt, sollten Sie für zukünftige Fragen aufzeichnen, was schief gelaufen ist und wie Sie es behoben haben.

Wenn Sie zu viel GST gezahlt haben, können Sie den zu viel gezahlten Betrag als Gutschrift in einer späteren BAS zurückfordern oder eine Erstattung beantragen. Wenn Sie zu wenig GST gezahlt haben, müssen Sie den Fehlbetrag bezahlen – in der Regel mit Zinsen, die ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum berechnet werden.

Viele Unternehmen können ihre Schulden problemlos bezahlen, aber wiederholte Fehler können zu ATO-Prüfungen führen. Eine absichtliche Untererfassung (z. B. wissentliches Weglassen von Verkäufen, überhöhte GST-Gutschriften) kann zu erheblichen Strafen und zusätzlichen Prüfungen führen.

Wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, beheben Sie ihn so schnell wie möglich, zahlen Sie alle ausstehenden GST-Beträge (einschließlich Zinsen) und benachrichtigen Sie bei Bedarf die ATO. Im Allgemeinen ist die ATO nachsichtiger, wenn Unternehmen Fehler freiwillig offenlegen, anstatt auf eine Prüfung zu warten, um sie aufzudecken.

Wie können Unternehmen die Einhaltung der GST-Vorschriften verbessern?

Niemand möchte der ATO zu viel bezahlen oder eine überraschende Steuerrechnung erhalten. So können Unternehmen ihre GST-Compliance verbessern.

Zuverlässiges Buchhaltungssystem verwenden und richtig einrichten

Ihre Buchhaltungs-Software sollte von Anfang an korrekt für GST konfiguriert sein. Richten Sie genaue Steuercodes für alle Produkt-, Dienstleistungs- und Ausgabenkategorien ein, stellen Sie sicher, dass die Software die korrekte GST-Meldemethode angibt, die Sie bei der ATO registriert haben, und nutzen Sie Automatisierung, um Fehler bei der manuellen Eingabe zu minimieren.

Software allein kann Fehler nicht verhindern, aber ein gut konfiguriertes System kann viele Fehler erkennen, bevor sie kostspielig werden.

Sorgfältig Buch führen (und Steuerrechnungen aufbewahren)

Um GST-Gutschriften in Anspruch zu nehmen, benötigen Sie für jeden Unternehmenskauf eine gültige Rechnung mit Steuerausweis. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, alle Rechnungen zu sammeln und zu organisieren. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation riskieren Sie, falsche Beträge geltend zu machen, Gutschriften gänzlich zu verpassen und in Schwierigkeiten zu geraten, wenn die ATO Ihre BAS prüft.

Geschäftliche und private Finanzen voneinander trennen

Eine Quelle für GST-Fehler ist die Vermischung von geschäftlichen und privaten Ausgaben. Dieses Risiko lässt sich mit wenigen einfachen Praktiken vermeiden:

• Verwenden Sie für geschäftliche Transaktionen ein separates Bankkonto mit eigener Kreditkarte.

• Halten Sie private Käufe vollständig aus Geschäftsunterlagen heraus.

• Bei geteilten Ausgaben (z. B. Auto, Mobiltelefon) darf nur der GST-Anteil geltend gemacht werden, der sich auf die geschäftliche Nutzung bezieht.

Diese kleine Anpassung spart Zeit, minimiert Fehler und erleichtert den Abgleich.

GST-Konten regelmäßig abgleichen

Vergleichen Sie die in Ihrem Buchhaltungssystem erhobene und gezahlte GST mit Ihren Meldungen an die ATO. Wenn die Zahlen nicht übereinstimmen, suchen Sie nach fehlenden Rechnungen, doppelten Eingaben und falschen Steuercodes. Regelmäßige Abgleiche helfen Ihnen, Fehler zu erkennen, bevor sie später zu größeren (und kostspieligeren) Problemen werden.

Bezüglich der GST-Regelungen auf dem Laufenden bleiben

Die GST-Vorschriften ändern sich oft. Daher können Sie Compliancefehler vermeiden, indem Sie informiert bleiben. Achten Sie auf Aktualisierungen, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden. Abonnieren Sie ATO-Updates, nehmen Sie an kostenlosen ATO-Webinaren teil und überprüfen Sie regelmäßig die branchenspezifischen GST-Richtlinien – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen komplexe Steuerverpflichtungen hat.

Bei Bedarf Expertenrat einholen

Wenn Sie sich von der GST-Compliance überfordert fühlen oder weitere Fragen haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, mit einer registrierten BAS- oder Steuerfachkraft zusammenzuarbeiten. Sie können Ihre BAS vor der Einreichung überprüfen, um Fehler zu erkennen, Hinweise zu schwierigen GST-Szenarien wie internationale Verkäufe und Veräußerungen von Vermögenswerten geben und sicherstellen, dass Sie bei Bedarf die richtigen GST-Anpassungen vornehmen.