É comum que as empresas cometam erros relacionados ao imposto sobre bens e serviços (GST), mesmo quando estão tentando fazer tudo certo. As regras podem ter nuances, isenções fiscais podem ser mal aplicadas e pequenos erros acumulados viram grandes problemas. Com o tempo, esses erros podem fazer com que uma empresa pague o Australian Taxation Office (ATO) a maior ou a menor, gerando multas.

Mas a maioria dos erros de GST são evitáveis quando você sabe onde eles acontecem e como detectá-los desde o início. Veja aqui os erros comuns na declaração de GST, como eles geram pagamentos a maior ou a menor, e o que fazer para não errar.

Neste artigo:

• Quais são os erros comuns com o GST?
  
• Por que as empresas pagam GST a maior ou a menor?
  
• O que acontece se você não declarar o GST corretamente?
  
• Como melhorar a conformidade de sua empresa com o GST?
  

Quais são os erros comuns com o GST?

Os erros de GST geralmente se enquadram em duas categorias: declarar GST quando não é necessário e deixar de informar quando deveria. As empresas acabam reivindicando créditos aos quais não têm direito ou pagam menos do que devem, o que pode causar problemas com o ATO.

Veja aqui os erros mais comuns.

Reivindicação de GST sobre despesas sem GST.

Nem todas as despesas empresariais incluem GST. As seguintes compras não incluem GST:

• Tarifas bancárias e juros de empréstimos

• A maioria dos alimentos básicos e suprimentos médicos

• Água e esgoto

• Transporte internacional e correio

Se você reivindicar créditos de GST sobre eles, estará solicitando restituição de impostos que não foram pagos. Essa solicitação de restituição pode resultar em correções ou multas do ATO. Sempre verifique se a fatura do fornecedor inclui GST antes de solicitar um crédito.

Esquecer de cobrar GST sobre vendas tributáveis

Algumas empresas classificam incorretamente vendas tributáveis como isentas de GST, muitas vezes sem perceber. Exemplos comuns:

• Restaurantes que tratam incorretamente refeições para viagem como isentas de GST

• Prestadores de serviços que se equivocam, acreditando que algumas faturas não exigem GST

• Vendedores online que não entendem os requisitos de GST para produtos digitais

Se você não cobrar GST pela venda, o ATO ainda exige que você pague.

GST duplicado

Declarar a mesma receita ou despesa duas vezes é um erro comum. Algumas situações em que isso pode ocorrer:

• Compras financiadas: uma empresa compra um ativo (como um veículo), solicita antecipadamente o crédito total do GST e depois também reivindica uma parte do GST sobre cada parcela financiada.

• Entradas de vendas duplicadas: uma empresa registra acidentalmente a mesma venda duas vezes e paga o dobro do GST que coletou.

Esses erros aumentam o seu GST e criam problemas desnecessários, seja enviando mais para o ATO do que você deve ou reivindicando um reembolso maior do que o devido.

Usar códigos fiscais ou método contábil incorreto

Muitos erros de GST são causados pelo uso de códigos fiscais incorretos ou pelo método contábil errado:

• Códigos fiscais: se uma venda sem GST for codificada como tributável em seu sistema contábil, você pagará GST desnecessariamente. Se uma venda tributável for codificada como isenta de GST, você pagará a menor.

• Métodos contábeis: empresas que usam o método de regime de caixa declaram GST ao receber os pagamentos, enquanto as que usam o método de contabilidade sem caixa declaram o GST ao emitir as faturas. Somente empresas com faturamento inferior a 10 milhões de dólares australianos (AUD) podem usar o regime de caixa. Usar o método errado significa que seus números estarão errados quando você apresentar sua declaração de atividade comercial (BAS).

Conciliar despesas pessoais e empresariais

Misturar gastos pessoais e empresariais aumenta o risco de pagamentos a menor ou a maior. Pequenas empresas são especialmente vulneráveis a esses erros. Alguns problemas comuns:

• Declarar GST em compras particulares: os créditos de GST aplicam-se somente a despesas comerciais.

• Não separar gastos particulares de comerciais: se você comprar um laptop e usá-lo 50% para o trabalho e 50% para uso particular, você pode reivindicar apenas metade do GST.

Ignorar transações em dinheiro ou pequenas vendas

Todas as vendas contam, inclusive aquelas pagas em dinheiro. Algumas empresas não declaram vendas em dinheiro, intencionalmente ou por omissão. O ATO possui ferramentas sofisticadas de correspondência de dados que detectam rendimentos não declarados. Deixar de registrar até mesmo pequenas transações em dinheiro significa pagar GST a menos, e se o ATO pegar o erro, cobrará penalidades.

Notificação incorreta de vendas de ativos ou aquisições de capital

Se você vender um ativo empresarial, essa transação geralmente inclui GST. Não declarar resulta em pagamento a menor. Alguns erros comuns:

• Esquecer de declarar o GST sobre vendas de ativos: se você vender um carro da empresa sem declarar a parte do GST em seu BAS, o ATO receberá um pagamento a menor.

• Classificação incorreta das compras de capital: compras de ativos, como máquinas e imóveis, devem ser declaradas como aquisições de capital, enquanto as despesas comerciais regulares devem ser classificadas como aquisições não de capital. Um erro pode desqualificar sua declaração de GST.

Por que as empresas pagam GST a maior ou a menor?

Os erros de GST geralmente fazem com que a empresa pague mais ou menos do que deve. Veja o que acontece em cada caso.

Erros de crédito

Erros de crédito ocorrem quando você paga a mais por ter declarado GST em excesso. Isso significa pagar ao ATO um valor ao qual ele não tem direito.

Isso pode acontecer quando:

• Você registra vendas duplicadas ou cobra incorretamente o GST em itens isentos de GST

• Você exagera no GST por causa de erros no seu sistema contábil

• Você deixa de solicitar créditos de GST sobre despesas comerciais legítimas por erro na classificação de transações

Erros de débito

Os erros de débito ocorrem quando você paga a menor por declaração incorreta de GST, geralmente em vendas não declaradas ou créditos solicitados a maior.

Isso pode acontecer quando:

• Você esquece de incluir vendas tributáveis em seu BAS

• Você reivindica créditos de GST em compras sem GST ou compras particulares não qualificadas

• Você classifica receitas tributáveis como isentas de GST

Se o ATO detectar discrepâncias que causem erros de débito, pode cobrar pagamentos atrasados, juros e multas.

O que acontece se você não declarar o GST corretamente?

Erros de GST podem não causar problemas imediatos, mas devem ser corrigidos. O ATO tem processos claros para corrigir erros, e as consequências dependem da gravidade do erro e da rapidez com que você o resolve.

Se você encontrar um erro em um BAS, o ATO geralmente permite que você corrija o erro em um próximo BAS. Erros que não possam ser corrigidos no próximo BAS exigem que você apresente uma retificação. Nesses casos, pode ser necessário entrar em contato diretamente com o ATO. Seja para erros grandes ou pequenos, mantenha um registro do que deu errado e como você o corrigiu, em caso de dúvidas futuras.

Se tiver pago GST a maior, pode solicitar uma restituição em forma de crédito em um BAS posterior ou um reembolso. Se tiver pago a menor, deve pagar a diferença, geralmente com juros calculados a partir da data de vencimento original.

Muitas empresas podem pagar o que devem e seguir em frente, mas erros repetidos podem provocar auditorias do ATO. Declarações deliberadamente reduzidas (por exemplo, omitir vendas conscientemente, inflar créditos de GST) pode resultar em penalidades consideráveis e auditorias especiais.

Se cometer um erro, corrija-o assim que puder, pague o GST devido (inclusive os juros) e notifique o ATO, se necessário. Geralmente, o ATO é mais leniente quando as empresas divulgam erros voluntariamente em vez de esperar por uma auditoria para descobri-los.

Como melhorar a conformidade de sua empresa com o GST?

Ninguém quer pagar mais ao ATO ou receber um boleto de imposto inesperado. Veja como melhorar sua conformidade com o GST.

Use um sistema contábil confiável e configure-o corretamente

Seu software de contabilidade deve estar corretamente configurado para GST desde o primeiro dia. Configure códigos fiscais precisos para todos os produtos, serviços e categorias de despesas, verifique se o software reflete o método correto de declaração de GST registrado no ATO e use a automação para minimizar erros de inserção manual.

O software por si só não evita erros, mas um sistema bem configurado pode capturar muitos antes que eles custem mais caro.

Mantenha registros completos (e faturas fiscais)

Para solicitar créditos de GST, você precisa de uma fatura fiscal válida para cada compra comercial. Crie o hábito de recolher todas as notas fiscais e mantê-las organizadas. Sem a documentação adequada, você corre o risco de reivindicar valores incorretos, perder créditos e ter problemas se o ATO auditar seu BAS.

Separe finanças particulares das comerciais

Um erro comum no GST é misturar despesas comerciais e particulares. Algumas práticas simples podem eliminar esse risco:

• Use uma conta bancária e um cartão de crédito específicos para transações comerciais.

• Mantenha as compras pessoais completamente fora dos registros comerciais.

• Para as despesas compartilhadas (ex.: carro, celular), reivindique apenas a parte do GST relacionada ao uso comercial.

Esse pequeno ajuste economiza tempo, minimiza erros e facilita a reconciliação.

Reconcilie contas do GST regularmente

Compare o GST recolhido e o GST pago no sistema contábil com o que você declara ao ATO. Se os números não baterem, verifique se há faturas perdidas, entradas duplicadas e códigos fiscais incorretos. Reconciliações regulares ajudam a detectar erros antes que eles se tornem problemas maiores (e mais caros).

Acompanhe as regras do GST

A regulamentação do GST muda; é importante acompanhar para evitar erros de conformidade. Fique atento às atualizações para evitar não conformidades involuntárias. Assine as atualizações do ATO, participe dos webinars gratuitos do ATO e confira periodicamente as diretrizes de GST específicas do seu setor, especialmente se sua empresa tem obrigações fiscais complexas.

Busque ajuda especializada quando necessário

Se considerar a conformidade com o GST complexa demais ou tiver outras dúvidas, pode ser recomendável consultar um BAS ou agente fiscal registrado. Eles podem revisar seu BAS antes da declaração para detectar erros, fornecer orientação sobre situações complexas do GST, como vendas internacionais e alienações de ativos, e garantir que você esteja aplicando os ajustes corretos de GST quando necessário.