Es común que las empresas cometan errores con respecto al impuesto sobre bienes y servicios (GST), incluso cuando tratan de hacerlo todo bien. Las reglas pueden tener matices, las exenciones fiscales pueden aplicarse incorrectamente y los pequeños errores se agravan rápidamente. Con el tiempo, estos errores pueden hacer que una empresa pague de más a la Oficina de Impuestos de Australia (ATO) o que pague de menos y que reciba sanciones.

La buena noticia es que la mayoría de los errores del GST se pueden evitar una vez que se sabe dónde ocurren y cómo detectarlos a tiempo. A continuación, analizaremos los errores comunes que cometen las empresas al declarar el GST, cómo estos conducen a pagos excesivos o insuficientes, y qué puedes hacer para cumplir con la normativa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los errores comunes del GST?
  
• ¿Cómo pagan las empresas de más o de menos el GST?
  
• ¿Qué pasa si no declaras correctamente el GST?
  
• ¿Cómo pueden las empresas mejorar el cumplimiento de la normativa del GST?
  

¿Cuáles son los errores comunes del GST?

Los errores relacionados con el GST suelen clasificarse en dos categorías: declarar el GST cuando no es necesario y no declararlo cuando sí se debería. Como resultado, las empresas reclaman créditos a los que no tienen derecho o pagan de menos lo que deben, lo que puede causar problemas con la ATO.

Estos son los errores más comunes que cometen las empresas.

Solicitar el GST para gastos que no lo incluyen

No todos los gastos de la empresa incluyen el GST. Las siguientes compras no tendrán asociado el GST:

• Comisiones bancarias y pagos de intereses de préstamos

• La mayoría de los alimentos básicos y suministros médicos

• Agua, alcantarillado y drenaje

• Correo y transporte internacional

Si reclamas créditos del GST sobre estos, estarás tratando de recuperar impuestos que nunca has pagado. Las reclamaciones excesivas pueden desencadenar correcciones o sanciones de la ATO. Comprueba siempre si la factura de un proveedor incluye el GST antes de solicitar un crédito.

He olvidado cobrar el GST sobre ventas sujetas a impuestos

Algunas empresas clasifican erróneamente las ventas sujetas a impuestos como libres de GST, a menudo sin darse cuenta. Algunos ejemplos comunes son los siguientes:

• Restaurantes que tratan incorrectamente la comida para llevar como exenta del GST

• Proveedores de servicios que asumen erróneamente que en algunas facturas no hay que incluir el GST

• Vendedores en línea que malinterpretan los requisitos del GST para productos digitales

Si no recibes el GST en una venta, la ATO seguirá esperando que lo pagues.

Doble contabilización del GST

Declarar el mismo ingreso o gasto dos veces es un error común. A continuación se muestran algunas situaciones en las que podría ocurrir:

• Compras financiadas: Una empresa compra un activo (p. ej., un vehículo), reclama el crédito completo del GST por adelantado y luego también reclama una parte del GST de cada pago financiero.

• Entradas de ventas duplicadas: Una empresa registra accidentalmente la misma venta dos veces y paga el doble del GST que recaudó.

Estos errores exageran tu GST y crean problemas innecesarios, ya sea pagando a la ATO más de lo que debes o reclamando un reembolso mayor del que te deben.

Usar códigos fiscales o métodos contables incorrectos

Muchos errores del GST son el resultado del uso de códigos fiscales incorrectos o del método contable incorrecto:

• Códigos fiscales: Si una venta libre de GST está codificada como gravable en tu sistema contable, pagarás el GST innecesariamente. Si una venta sujeta a impuestos está codificada como libre del GST, pagarás de menos.

• Métodos contables: Las empresas que utilizan el método de contabilidad de caja declaran el impuesto sobre bienes y servicios (GST) cuando reciben el pago, mientras que las que utilizan un método de contabilidad que no es de efectivo informan del impuesto sobre bienes y servicios (GST) cuando se emiten las facturas. Solo las empresas con una facturación inferior a 10 millones de dólares australianos (AUD) pueden usar el método de caja. Si usas un método incorrecto, tus cifras serán incorrectas cuando presentes la declaración de actividad empresarial (BAS).

Mezcla de gastos personales y empresariales

Difuminar las líneas entre los gastos personales y los de la empresa aumenta el riesgo de reclamar de más o de menos. Las empresas más pequeñas son especialmente vulnerables a estos errores. Estos son algunos de los problemas más comunes:

• Solicitar el GST para compras personales: Los créditos del GST solo se aplican a los gastos de la empresa.

• No hacer una separación entre el uso comercial y el uso personal: Si compras un ordenador portátil y lo usas el 50 % para el trabajo y el otro 50 % para asuntos personales, puedes reclamar solo la mitad del GST.

Olvidarse de contabilizar las transacciones en efectivo o las ventas pequeñas

Cada venta cuenta, incluso si es en efectivo. Algunas empresas subestiman las ventas en efectivo, ya sea de forma intencionada o por descuido. La ATO cuenta con sofisticadas herramientas de cotejo de datos que detectan ingresos no declarados. No registrar incluso las pequeñas transacciones en efectivo significa pagar menos del GST y, si la ATO detecta el error, te sancionará con multas.

Declarar incorrectamente las ventas de activos o las compras de capital

Si vendes un activo de la empresa, esa transacción suele incluir el GST. No incluirlo supone pagar de menos. Estos son algunos de los errores más comunes:

• Olvidarse de declarar el GST sobre las ventas de activos: Si vendes un coche de empresa pero no declaras la parte del GST en tu BAS, pagarás menos de lo previsto.

• Clasificar de forma errónea las compras de capital: Las compras de activos, como maquinaria y propiedades, deben declararse como compras de capital, mientras que los gastos comerciales regulares deben clasificarse como compras que no son de capital. Un error de este tipo puede hacer que la declaración del GST sea incorrecta.

¿Cómo pagan las empresas de más o de menos el GST?

Los errores del GST generalmente conducen a dos resultados: pagar demasiado o muy poco. A continuación, se analiza más de cerca cada resultado.

Errores de crédito

Los errores de crédito se producen cuando pagas de más porque has declarado un GST en exceso. Esto significa enviar a la ATO dinero de más que no debes pagarle.

Esto puede suceder cuando:

• Registras las ventas dos veces o cobras incorrectamente el GST en artículos libres de GST.

• Declaras de más el GST debido a errores en tu sistema contable

• No reclamas créditos del GST sobre gastos comerciales legítimos debido a transacciones mal clasificadas.

Errores de débito

Los errores de débito se producen cuando pagas de menos porque has declarado menos del GST, a menudo debido al olvido de algunas ventas o a la reclamación de créditos excesivos.

Esto puede suceder cuando:

• Olvidas incluir las ventas sujetas a impuestos en tu BAS

• Solicitas créditos del GST en compras libres de GST o personales que no cumplen los requisitos para ello

• Tratas incorrectamente los ingresos sujetos a impuestos como libres de GST

Si la ATO detecta discrepancias que causan errores de débito, podrías estar sujeto a pagos por retraso, intereses y multas.

¿Qué ocurre si no declaras correctamente el GST?

Los errores de GST no te causarán problemas de inmediato, pero debes corregirlos. La ATO tiene procesos claros para corregir errores, y las consecuencias dependen de la gravedad del error y de la rapidez con la que se aborde.

Si encuentras un error en un BAS presentado, la ATO a menudo te permite corregir el error en un BAS futuro. Los errores que no se pueden corregir en tu próximo BAS requieren que presentes una revisión. En estos casos, es posible que tengas que contactar directamente con la ATO. Independientemente de que el error sea grande o pequeño, conserva un registro de lo que ha salido mal y de cómo lo has corregido, por si en el futuro te hacen preguntas.

Si has pagado de más el GST, puedes reclamar la devolución del exceso como crédito en un BAS posterior o solicitar un reembolso. Si has pagado de menos el GST, tendrás que pagar el déficit, generalmente con intereses calculados a partir de la fecha de vencimiento original.

Muchas empresas pueden pagar lo que deben y seguir adelante, pero los errores recurrentes pueden dar lugar a auditorías de la ATO. La declaración de menos deliberada (p. ej., omitir ventas a sabiendas o inflar los créditos del GST) puede dar lugar a sanciones sustanciales y a un escrutinio adicional.

Si cometes un error, corrígelo lo antes posible, paga el GST pendiente (incluidos los intereses) y notifica a la ATO si es necesario. Por lo general, la ATO es más indulgente cuando las empresas revelan voluntariamente los errores en lugar de esperar a que una auditoría los descubra.

¿Cómo pueden las empresas mejorar el cumplimiento de la normativa del GST?

Nadie quiere pagar de más a la ATO o recibir una factura de impuestos sorpresa. A continuación, te explicamos cómo pueden mejorar las empresas el cumplimiento de la normativa del GST.

Utiliza un sistema de contabilidad fiable y configúralo correctamente

Tu software de contabilidad debe estar correctamente configurado para el GST desde el primer día. Establece códigos fiscales precisos para todos los productos, servicios y categorías de gastos, asegúrate de que el software refleje el método correcto de declaración del GST que has registrado en la ATO y utiliza la automatización para minimizar los errores de introducción manual.

El software por sí solo no evitará errores, pero un sistema bien configurado puede detectar muchos antes de que se vuelvan costosos.

Lleva registros (y facturas de impuestos) exhaustivos

Para solicitar los créditos del GST, necesitas una factura de impuestos válida para cada compra comercial. Acostúmbrate a recopilar todas las facturas y mantenerlas organizadas. Sin la documentación adecuada, corres el riesgo de reclamar importes incorrectos, perder créditos por completo y tener problemas si la ATO audita tu BAS.

Separa las finanzas personales de las empresariales

Una fuente de errores en la declaración del GST es mezclar los gastos comerciales y personales. Algunas prácticas sencillas pueden eliminar este riesgo:

• Utiliza una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito separadas para las transacciones comerciales.

• Mantén las compras personales completamente fuera de los registros comerciales.

• En el caso de gastos compartidos (p. ej., un automóvil, un teléfono móvil), reclama solo la parte del GST relacionada con el uso comercial.

Este pequeño ajuste ahorra tiempo, minimiza los errores y facilita la conciliación.

Concilia las cuentas del GST con regularidad

Compara el GST cobrado y el GST pagado en tu sistema contable con lo que vas a declarar a la ATO. Si los números no coinciden, comprueba si faltan facturas, si hay entradas duplicadas y si los códigos fiscales son incorrectos. Las conciliaciones periódicas te ayudan a detectar errores antes de que se conviertan en problemas mayores (y más costosos) más adelante.

Mantente al día con las reglas del GST

La normativa del GST cambia, por lo que mantenerte informado puede evitar errores de cumplimiento. Estate atento a las actualizaciones para evitar incumplimientos involuntarios. Suscríbete a las actualizaciones de la ATO, asiste a seminarios web gratuitos de la ATO y revisa periódicamente las pautas del GST específicas del sector, especialmente si tu empresa tiene obligaciones fiscales complejas.

Obtén ayuda de expertos cuando la necesites

Si te sientes abrumado por el cumplimiento de la normativa del GST o tienes más preguntas, plantéate trabajar con un BAS registrado o un agente de impuestos. Ellos podrán revisar tu BAS antes de presentar la declaración para detectar errores, proporcionarte orientación sobre situaciones difíciles del GST, como las ventas internacionales y la venta de activos, y asegurarse de que aplicas los ajustes correctos del GST cuando sea necesario.