Es común que las empresas cometan errores en torno al impuesto sobre bienes y servicios (GST), incluso cuando están tratando de hacer todo bien. Las reglas pueden tener matices, las exenciones fiscales pueden aplicarse mal, y los pequeños errores se agravan rápidamente. Con el tiempo, estos errores pueden hacer que una empresa pague de más a la Oficina de Impuestos de Australia (ATO) o que pague de menos y que se le impongan sanciones.

La buena noticia es que la mayoría de los errores del GST se pueden evitar una vez que sepas dónde ocurren y cómo detectarlos a tiempo. A continuación, analizaremos los errores comunes que cometen las empresas al declarar el GST, cómo estos conducen a pagos excesivos o insuficientes y qué puedes hacer para cumplir con la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los errores comunes relacionados con el GST?
  
• ¿Cómo las empresas realizan pagos excesivos o insuficientes del GST?
  
• ¿Qué sucede si no declaras el GST de manera correcta?
  
• ¿Cómo pueden las empresas mejorar el cumplimiento del GST?
  

¿Cuáles son los errores comunes relacionados con el GST?

Por lo general, los errores relacionados con el GST se dividen en dos categorías: declarar el GST cuando no es necesario y no declararlo cuando deberías hacerlo. Como resultado, las empresas reclaman créditos a los que no tienen derecho o pagan menos lo que deben, lo que puede causar problemas con la ATO.

Estos son los errores más comunes que cometen las empresas.

Reclamar el GST sobre gastos que no lo incluyen

No todos los gastos de la empresa incluyen el GST. Las siguientes compras no tendrán GST asociado:

• Comisiones bancarias y pago de intereses de préstamos.

• La mayoría de los alimentos y suministros médicos básicos.

• Agua, saneamiento y drenaje.

• Transporte internacional y correo.

Si reclamas créditos del GST respecto de estos, estás tratando de recuperar impuestos que nunca se pagaron. Un reclamo excesivo puede desencadenar correcciones o sanciones de la ATO. Comprueba siempre si la factura de un proveedor incluye el GST antes de reclamar un crédito.

Olvidarse de cobrar el GST sobre las ventas sujetas a impuestos

Algunas empresas clasifican erróneamente las ventas sujetas a impuestos como libres de GST, a menudo sin darse cuenta. Algunos ejemplos comunes son los siguientes:

• Restaurantes que tratan, de manera incorrecta, las comidas para llevar como libres de GST.

• Proveedores de servicios que asumen erróneamente que algunas facturas no exigen el GST.

• Vendedores en línea que no entienden los requisitos del GST para productos digitales.

Si no cumples con el GST en una venta, la ATO aún esperará que lo pagues.

GST de doble contabilización

Informar los mismos ingresos o gastos dos veces es un error común. Estos son algunos escenarios en los que esto puede ocurrir:

• Compras financiadas: una empresa compra un activo (por ejemplo, un vehículo), reclama el crédito completo del GST por adelantado y, luego, también reclama una parte del GST en cada pago de financiamiento.

• Entradas de venta duplicadas: una empresa registra la misma venta dos veces por accidente y paga el doble del GST que cobró.

Estos errores sobrevaloran tu GST y crean problemas innecesarios, ya sea al enviar a la ATO más de lo que debes o al reclamar un reembolso mayor del que se te debe.

Uso de códigos fiscales o métodos contables incorrectos

Muchos errores del GST son el resultado del uso de códigos fiscales o métodos contables incorrectos:

• Códigos fiscales: si una venta libre de GST está codificada como sujeta a impuestos en tu sistema contable, pagarás GST de manera innecesaria. Si una venta sujeta a impuestos está codificada como libre de GST, pagarás de menos.

• Métodos contables: las empresas que utilizan el método de contabilidad de caja declaran el impuesto sobre bienes y servicios cuando reciben el pago, mientras que las que utilizan el método de contabilidad sin efectivo informan el impuesto sobre bienes y servicios cuando se emiten las facturas. Solo las empresas con una facturación inferior a 10 millones de dólares australianos (AUD) pueden utilizar el método de caja. El uso de un método incorrecto significa que tus cifras serán incorrectas cuando presentes tu declaración de actividad empresarial (BAS).

Mezclar gastos personales y empresariales

Confundir los límites entre los gastos personales y los empresariales aumenta el riesgo de sobrevalorar o subestimar. Las empresas más pequeñas son especialmente vulnerables a estos errores. Estos son algunos de los problemas más comunes:

• Reclamar el GST en compras personales: los créditos del GST solo corresponden a los gastos de la empresa.

• No separar el uso comercial del personal: si compras una computadora portátil y la usas un 50 % para trabajar y un 50 % para cuestiones personales, puedes reclamar solo la mitad del GST.

Ignorar las transacciones en efectivo o las ventas pequeñas

Cada venta cuenta, incluso si es en efectivo. Algunas empresas no informan las ventas en efectivo, ya sea de manera intencional o por descuido. La ATO cuenta con sofisticadas herramientas de comparación de datos que detectan ingresos no declarados. No registrar incluso las pequeñas transacciones en efectivo significa pagar menos del GST, y, si la ATO detecta el error, te cobrará multas.

Informar ventas de activos o compras de capital de forma errónea

Si vendes un activo comercial, esa transacción suele incluir el GST. No incluirlo significa un pago insuficiente. Estos son algunos errores comunes:

• Olvidarse de declarar el GST sobre la venta de activos: si vendes un automóvil de una empresa, pero no declaras la parte del GST en tu BAS, pagarás menos de lo que debes a la ATO.

• Clasificar las compras de capital de manera errónea: las compras de activos, como maquinaria y propiedades, deben informarse como compras de capital, mientras que los gastos comerciales regulares deben clasificarse como compras que no son de capital. Equivocarse en esto puede desbaratar tus declaraciones del GST.

¿Cómo las empresas realizan pagos excesivos o insuficientes del GST?

Por lo general, los errores en el GST conducen a uno de estos dos resultados: pagar demasiado o muy poco. A continuación, te presentamos un análisis más detallado de cada resultado.

Errores de crédito

Los errores de crédito ocurren cuando pagas de más porque declaraste el GST en exceso. Esto significa enviar a la ATO dinero al que no tiene derecho.

Esto puede suceder en los siguientes casos:

• Registras las ventas dos veces o cobras el GST de forma incorrecta en los artículos que no lo incluyen.

• Sobrevaloras el GST debido a errores en tu sistema contable.

• No reclamas créditos del GST sobre gastos comerciales legítimos debido a transacciones mal clasificadas.

Errores de débito

Los errores de débito ocurren cuando pagas de menos porque no declaraste el GST, a menudo debido a la falta de ventas o a los reclamos de créditos excesivos.

Esto puede suceder en los siguientes casos:

• Olvidas incluir las ventas sujetas a impuestos en tu BAS.

• Reclamas créditos del GST en compras personales o libres de GST que no cumplen los requisitos.

• Tratas de manera incorrecta los ingresos sujetos a impuestos como libres de GST.

Si la ATO detecta discrepancias que causan errores en los débitos, podrías estar sujeto a pagos atrasados, intereses y multas.

¿Qué pasa si no declaras el GST de manera correcta?

Los errores relacionados con el GST no te causarán problemas de inmediato, pero sí debes solucionarlos. La ATO tiene procesos claros para corregir errores, y las consecuencias dependen de la gravedad del error y de la rapidez con la que se aborde.

Si encuentra un error en una BAS presentada, la ATO a menudo te permite corregir el error en una BAS futura. Los errores que no se pueden corregir en tu próxima BAS requieren que presentes una revisión. En estos casos, es posible que tengas que ponerte en contacto directamente con la ATO. Ya sea que el error sea grande o pequeño, mantén un registro de lo que salió mal y cómo se lo solucionó en caso de futuras preguntas.

Si pagaste de más el GST, puedes reclamar el exceso como crédito en una BAS posterior o solicitar un reembolso. Si pagaste de menos el GST, tendrás que pagar el déficit, generalmente con intereses calculados a partir de la fecha de vencimiento original.

Muchas empresas pueden pagar lo que deben y seguir adelante, pero los errores repetidos pueden dar lugar a auditorías de la ATO. La falta de declaración deliberada (p. ej., omitir ventas a sabiendas, inflar los créditos del GST) puede dar lugar a sanciones sustanciales y a un escrutinio adicional.

Si cometes un error, arréglalo lo antes posible, paga todo el GST pendiente (incluidos los intereses) y notifica a la ATO si es necesario. Por lo general, la ATO es más indulgente cuando las empresas revelan voluntariamente los errores en lugar de esperar a que una auditoría los descubra.

¿Cómo pueden las empresas mejorar el cumplimiento del GST?

Nadie quiere pagar de más a la ATO o recibir una factura de impuestos sorpresa. A continuación, te explicamos cómo las empresas pueden mejorar su cumplimiento del GST.

Utiliza un sistema contable confiable y configúralo correctamente

Tu software contable debe estar configurado de forma adecuada para el GST desde el primer día. Configura códigos fiscales precisos para todos los productos, servicios y categorías de gastos, asegúrate de que el software refleje el método correcto de declaración del GST que hayas registrado ante la ATO y utiliza la automatización para minimizar los errores de entrada manual.

El software por sí solo no evitará errores, pero un sistema bien configurado puede detectar muchos de ellos antes de que se vuelvan costosos.

Mantén registros (y facturas de impuestos) detallados

Para reclamar créditos del GST, necesitas una factura de impuestos válida para cada compra comercial. Acostúmbrate a recopilar todas las facturas y mantenerlas organizadas. Sin la documentación adecuada, corres el riesgo de reclamar montos incorrectos, perder créditos por completo y tener problemas si la ATO audita tu BAS.

Separa las finanzas personales y las empresariales

Una de las causas de errores relacionados con el GST es mezclar los gastos comerciales y personales. Algunas prácticas sencillas pueden eliminar este riesgo:

• Utiliza una cuenta bancaria y una tarjeta de crédito separadas para las transacciones comerciales.

• Mantén las compras personales completamente fuera de los registros comerciales.

• En el caso de gastos compartidos (p. ej., un automóvil, un teléfono móvil), reclama solo la parte del GST relacionada con el uso comercial.

Este pequeño ajuste ahorra tiempo, minimiza los errores y facilita la conciliación.

Concilia las cuentas de GST con regularidad

Compara el GST recaudado y el GST pagado en tu sistema contable con lo que informas a la ATO. Si los números no coinciden, verifica si hay facturas perdidas, entradas duplicadas y códigos fiscales incorrectos. Las conciliaciones periódicas te ayudan a detectar errores antes de que se conviertan en problemas más grandes (y más costosos) más adelante.

Mantente al día con las reglas sobre el GST

La normativa sobre el GST cambia, por lo que mantenerse informado puede evitar errores de cumplimiento. Manténte atento a las actualizaciones para evitar incumplimientos de la normativa involuntarios. Suscríbete para recibir las actualizaciones de la ATO, asiste a seminarios web de la ATO gratuitos y revisa periódicamente las pautas respecto del impuesto sobre bienes y servicios específicas del sector, en especial si tu empresa tiene obligaciones tributarias complejas.

Obtén ayuda de expertos cuando la necesites

Si te sientes abrumado por el cumplimiento del GST o tienes preguntas adicionales, considera la posibilidad de trabajar con un agente fiscal o experto en BAS registrado. Pueden revisar tu BAS antes de la presentación para detectar errores, proporcionar orientación sobre escenarios difíciles de GST, como ventas internacionales y ventas de activos, y asegurarse de que estás aplicando los ajustes de GST correctos cuando sea necesario.