Het komt vaak voor dat ondernemingen fouten maken bij de belasting op goederen en diensten (GST), zelfs als ze alles goed proberen te doen. De regels kunnen genuanceerd zijn, belastingvrijstellingen kunnen verkeerd worden toegepast en kleine fouten stapelen zich snel op. Na verloop van tijd kunnen die fouten ertoe leiden dat een onderneming de Australian Taxation Office (ATO) te veel betaalt of te weinig betaalt en boetes krijgt.

Het goede nieuws is dat de meeste GST-fouten te vermijden zijn als je eenmaal weet waar ze optreden en hoe je ze vroegtijdig kunt opsporen. Hieronder bespreken we de meest voorkomende GST-rapportagefouten die ondernemingen maken, hoe deze leiden tot te veel of te weinig betalen en hoe je aan de regels kunt blijven voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn veelvoorkomende GST-fouten?
  
• Hoe betalen ondernemingen te veel of te weinig GST?
  
• Wat gebeurt er als je GST niet correct aangeeft?
  
• Hoe kunnen ondernemingen de naleving van GST verbeteren?
  

Wat zijn veelvoorkomende GST-fouten?

GST-fouten kunnen meestal in twee categorieën worden ingedeeld: GST aangeven wanneer het niet nodig is en het niet aangeven wanneer dat wel zou moeten. Als gevolg hiervan claimen ondernemingen kredieten waar ze geen recht op hebben of betalen ze te weinig, wat beide problemen met de ATO kan veroorzaken.

Dit zijn de veelgemaakte fouten die ondernemingen maken.

GST claimen voor onkosten waarbij dit niet mag

Niet alle zakelijke uitgaven zijn inclusief GST. Voor de volgende aankopen geldt geen GST:

• Bankkosten en rentebetalingen op leningen

• De meeste basisvoedingsmiddelen en medische benodigdheden

• Water, riolering en afvoer

• Internationaal transport en post

Als je hiervoor GST-tegoeden claimt, probeer je belasting terug te vorderen die nooit is betaald. Een overclaim kan leiden tot ATO-correcties of boetes. Controleer altijd of een factuur van een leverancier GST bevat voordat je een krediet claimt.

Vergeten GST in rekening te brengen op belastbare verkopen

Sommige ondernemingen classificeren belastbare verkopen ten onrechte als GST-vrij, vaak zonder dat ze zich hiervan bewust zijn. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Restaurants die afhaalmaaltijden ten onrechte als GST-vrij behandelen

• Dienstverleners die er ten onrechte van uitgaan dat sommige facturen geen GST vereisen

• Online verkopers die de GST-vereisten voor digitale goederen verkeerd begrijpen

Als je GST over het hoofd ziet bij een transactie, verwacht de ATO nog steeds dat je deze betaalt.

De GST dubbel tellen

Dezelfde inkomsten of uitgaven twee keer melden is een veelgemaakte fout. Hier zijn enkele scenario's waarin dit kan gebeuren:

• Gefinancierde aankopen: Een onderneming koopt een asset (bijvoorbeeld een voertuig), claimt vooraf het volledige GST-tegoed en claimt vervolgens ook een deel van de GST voor elke afbetaling.

• Dubbele verkoopboekingen: Een onderneming registreert per ongeluk dezelfde transactie twee keer en betaalt twee keer zoveel GST als ze heeft geïnd.

Door deze fouten valt je GST hoger uit. Ze veroorzaken onnodige problemen door ofwel meer naar de ATO te sturen dan je verschuldigd bent of een grotere terugbetaling te claimen dan waar je recht op hebt.

De verkeerde belastingcodes of boekhoudmethode gebruiken

Veel GST-fouten zijn het gevolg van het gebruik van onjuiste belastingcodes of de verkeerde boekhoudmethode:

• Belastingcodes: Als een GST-vrije verkoop in je boekhoudsysteem als belastbaar wordt gecodeerd, betaal je onnodig GST. Als een belastbare verkoop is gecodeerd als GST-vrij, betaal je te weinig.

• Boekhoudmethoden: Ondernemingen die de boekhoudmethode op kasbasis gebruiken, rapporteren GST wanneer ze worden betaald, terwijl ondernemingen die de methode voor boekhouding zonder kasmiddelen gebruiken, GST rapporteren wanneer facturen worden uitgegeven. Alleen ondernemingen met een omzet van minder dan 10 miljoen Australische dollar (AUD) kunnen de contante methode gebruiken. Als je de verkeerde methode gebruikt, zijn je cijfers niet correct wanneer je de bedrijfsactiviteitsverklaring (BAS) indient.

Zakelijke en persoonlijke uitgaven combineren

Het vervagen van de grenzen tussen persoonlijke en zakelijke uitgaven verhoogt het risico op over- of onderclaimen. Vooral kleinere ondernemingen zijn kwetsbaar voor deze fouten. Hier zijn enkele veelvoorkomende problemen:

• GST claimen op persoonlijke aankopen: GST-tegoeden zijn alleen van toepassing op zakelijke uitgaven.

• Geen splitsing van zakelijk en privégebruik: Als je een laptop koopt en deze 50% voor werk en 50% persoonlijk gebruikt, kun je slechts de helft van de GST claimen.

Contante of kleine transacties negeren

Elke verkoop telt, ook als het om contant gaat. Sommige ondernemingen rapporteren te weinig contante verkopen, hetzij opzettelijk, hetzij door onoplettendheid. De ATO beschikt over geavanceerde tools voor het matchen van gegevens die niet-aangegeven inkomsten detecteren. Als je zelfs kleine contante transacties niet registreert, betaal je te weinig GST. En als de ATO de fout betrapt, brengt het boetes in rekening.

Verkeerde rapportage over de verkoop of aankoop van kapitaalaankopen

Als je bedrijfsmiddelen verkoopt, omvat die transactie meestal GST. Loop je die mis, dan is er te weinig betaald. Hier zijn enkele veelgemaakte fouten:

• Vergeten GST te rapporteren over de verkoop van activa: Als je een bedrijfswagen verkoopt, maar het GST-gedeelte niet in je BAS vermeldt, betaal je de ATO te weinig.

• Verkeerde classificatie van kapitaalaankopen: Aankopen van activa zoals machines en onroerend goed moeten worden gerapporteerd als kapitaalaankopen, terwijl reguliere bedrijfsuitgaven moeten worden geclassificeerd als niet-kapitaalaankopen. Als je dit verkeerd doet, kan dit je GST-rapportage verstoren.

Hoe betalen ondernemingen te veel of te weinig GST?

GST-fouten leiden over het algemeen tot een van de volgende twee uitkomsten: te veel of te weinig betalen. We bekijken deze twee scenario's.

Kredietfouten

Kredietfouten treden op wanneer je te veel betaalt omdat je te veel GST hebt opgegeven. Dit betekent dat je geld overmaakt naar de ATO waar het geen recht op heeft.

Dit kan gebeuren wanneer:

• Je registreert verkopen twee keer of brengt ten onrechte GST in rekening op GST-vrije artikelen

• Je betaalt te veel GST door fouten in je boekhoudsysteem

• Je claimt geen GST-tegoeden op legitieme zakelijke uitgaven vanwege verkeerd geclassificeerde transacties

Afschrijvingsfouten

Afschrijvingsfouten treden op wanneer je te weinig betaalt omdat je te weinig GST hebt opgegeven, vaak omdat je omzet mist of te veel crediteringen claimt.

Dit kan bijvoorbeeld in deze situaties gebeuren:

• Je vergeet belastbare verkopen op te nemen in je BAS

• Je claimt GST-tegoed voor GST-vrije of persoonlijke aankopen die niet in aanmerking komen

• Je behandelt belastbare inkomsten ten onrechte als GST-vrij

Als de ATO discrepanties opmerkt die fouten in de afschrijving veroorzaken, kun je te maken krijgen met nabetalingen, rente en boetes.

Wat gebeurt er als je GST niet correct opgeeft?

GST-fouten zullen niet meteen tot problemen leiden, maar je moet ze wel oplossen. De ATO heeft duidelijke processen voor het corrigeren van fouten, en de gevolgen zijn afhankelijk van hoe ernstig de fout is en hoe snel je deze aanpakt.

Als je een fout vindt in een ingediende BAS, kun je met de ATO de fout vaak corrigeren in een toekomstige BAS. Voor fouten die niet kunnen worden hersteld in je volgende BAS, moet je een herziening indienen. In deze gevallen moet je mogelijk rechtstreeks contact opnemen met de ATO. Of de fout nu groot of klein is, houd bij wat er mis is gegaan en hoe je het hebt opgelost, in geval van toekomstige vragen.

Als je te veel GST hebt betaald, kun je het teveel betaalde bedrag in een latere BAS als krediet terugvorderen of een terugbetaling aanvragen. Als je te weinig GST hebt betaald, moet je het tekort betalen, meestal met rente berekend vanaf de oorspronkelijke vervaldatum.

Veel ondernemingen kunnen betalen wat ze verschuldigd zijn en verdergaan, maar herhaalde fouten kunnen leiden tot ATO-audits. Opzettelijke onderrapportage (bijv. het bewust weglaten van verkopen, het opblazen van GST-tegoeden) kan leiden tot aanzienlijke boetes en extra controle.

Als je een fout maakt, repareer deze dan zo snel mogelijk, betaal eventuele openstaande GST (inclusief rente) en breng de ATO indien nodig op de hoogte. Over het algemeen is de ATO soepeler wanneer ondernemingen vrijwillig fouten bekendmaken in plaats van te wachten op een audit om ze aan het licht te brengen.

Hoe kunnen ondernemingen de naleving van GST verbeteren?

Niemand wil te veel betalen aan de ATO of een onverwachte belastingaanslag ontvangen. Hier lees je hoe ondernemingen hun GST-compliance kunnen verbeteren.

Gebruik een betrouwbaar boekhoudsysteem en richt het correct in

Je boekhoudsoftware moet vanaf dag 1 correct zijn geconfigureerd voor GST. Stel nauwkeurige belastingcodes in voor alle producten, diensten en onkostencategorieën, zorg ervoor dat de software de juiste GST-rapportagemethode weergeeft die je bij de ATO hebt geregistreerd en gebruik automatisering om handmatige invoerfouten tot een minimum te beperken.

Met alleen software voorkom je niet alle fouten, maar een goed geconfigureerd systeem kan er veel opvangen voordat ze duur worden.

Houd een grondige administratie bij (en btw-facturen)

Om GST-tegoeden te claimen, heb je een geldige btw-factuur nodig voor elke zakelijke aankoop. Maak er een gewoonte van om alle facturen te verzamelen en georganiseerd te houden. Zonder de juiste documentatie loop je het risico onjuiste bedragen te claimen, kredieten volledig te missen en in de problemen te komen als de ATO je BAS controleert.

Houd zakelijke en persoonlijke financiën gescheiden

Een bron van GST-fouten is het combineren van zakelijke en persoonlijke uitgaven. Een paar eenvoudige praktijken kunnen dit risico elimineren:

• Gebruik een aparte bankrekening en creditcard voor zakelijke transacties.

• Houd persoonlijke aankopen volledig uit de bedrijfsadministratie.

• Bij gedeelde uitgaven (bijv. een auto, mobiele telefoon) claim je alleen het GST-gedeelte dat verband houdt met zakelijk gebruik.

Deze kleine aanpassing bespaart tijd, minimaliseert fouten en maakt reconciliatie eenvoudiger.

Reconcilieer GST-rekeningen regelmatig

Vergelijk je geïnde GST en betaalde GST in je boekhoudsysteem met wat je aan de ATO rapporteert. Als de cijfers niet overeenkomen, controleer dan op gemiste facturen, dubbele invoer en onjuiste belastingcodes. Met regelmatige reconciliaties kun je fouten opsporen voordat ze later grotere (en duurdere) problemen worden.

Blijf op de hoogte van GST-regels

De GST-regelgeving verandert. Dus als je op de hoogte blijft, kun je compliancefouten voorkomen. Let op updates om onbedoelde niet-naleving te voorkomen. Schrijf je in voor ATO-updates, woon gratis ATO-webinars bij en bekijk periodiek branchespecifieke GST-richtlijnen, vooral als je onderneming complexe belastingverplichtingen heeft.

Schakel deskundige hulp in wanneer dat nodig is

Als je je overweldigd voelt door GST-compliance of aanvullende vragen hebt, overweeg dan om met een geregistreerde BAS of belastingadviseur samen te werken. Ze kunnen je BAS vóór het indienen beoordelen om fouten op te sporen, advies geven over moeilijke GST-scenario's (zoals internationale verkoop en verkoop van activa) en ervoor zorgen dat je de juiste GST-aanpassingen toepast wanneer dat nodig is.