ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาเป็นเอกสารที่ระบุค่าใช้จ่ายสำหรับบริการที่มอบให้หรือสินค้าที่ขายภายใต้เงื่อนไขของข้อตกลงตามสัญญา ผู้ให้บริการและผู้รับเหมาออกใบแจ้งหนี้เหล่านี้ให้กับลูกค้า และมักใช้ในงานก่อสร้าง บริการให้คำปรึกษา หรือการทำงานฟรีแลนซ์ ซึ่งมักจะมีข้อตกลงแบบต่อเนื่องหรือข้อตกลงเฉพาะของแต่ละโครงการ

ด้านล่างนี้เราจะแสดงวิธีการร่างใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาที่มีประสิทธิภาพ ช่วงเวลาที่ควรออกใบแจ้งหนี้ วิธีจัดการกับข้อพิพาท และอื่นๆ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• คุณควรรวมอะไรไว้ในใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานบ้าง
  
• ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไปอย่างไร
  
• เมื่อใดที่ควรออกใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงาน
  
• ธุรกิจจะทำให้ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานชัดเจนและมีประสิทธิภาพได้อย่างไร
  
• คุณควรจัดการการปรับเปลี่ยนหรือข้อพิพาทเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาอย่างไร
  

คุณควรรวมอะไรไว้ในใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาบ้าง

เพื่อให้ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาของคุณแสดงมูลค่าของงานที่ส่งมอบ คุณควรระบุข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อธุรกิจและรายละเอียดของคุณ (เช่น โลโก้ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ)

• ข้อมูลของลูกค้า

• ชื่อสัญญาหรือโครงการ (เช่น "ใบแจ้งหนี้สำหรับบริการพัฒนาเว็บไซต์ – โครงการ: การออกแบบเว็บไซต์ ABC")

บริการหรือผลิตภัณฑ์ที่คุณส่งมอบ (เช่น "การออกแบบหน้าแรกของเว็บไซต์ – 15 ชั่วโมงในอัตรา 100 ดอลลาร์สหรัฐ/ชั่วโมง," "รายงานการวิจัยคำสำคัญ SEO – ค่าธรรมเนียมคงที่ 500 ดอลลาร์สหรัฐ")

• ยอดรวมย่อย ภาษี และยอดรวมที่ต้องชำระ โดยใช้ตัวหนา

• เอกสารประกอบใด ๆ ที่ลูกค้าต้องการ เช่น ใบเวลาที่ได้รับการอนุมัติ เอกสารยืนยันการส่งมอบ และรายงานความคืบหน้าของงาน

• ข้อกำหนดการชำระเงิน (เช่น "ต้องชำระภายใน 14 วัน (1 ส.ค. 2025) การชำระเงินล่าช้าจะมีค่าธรรมเนียมรายเดือน 2%")

• ข้อมูลที่จำเป็นในการชำระเงิน (เช่น รายละเอียดธนาคาร)

• ข้อความส่วนตัวสั้น ๆ ที่ท้ายใบแจ้งหนี้ เช่น ข้อความขอบคุณ

ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาต่างจากใบแจ้งหนี้ทั่วไปอย่างไร

ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาและใบแจ้งหนี้ ทั่วไปมีวัตถุประสงค์พื้นฐานเดียวกันคือขอให้ลูกค้าชำระเงินสำหรับการทำงาน แต่แตกต่างกันในระดับของรายละเอียด บริบท และการใช้งาน เรามาเจาะลึกใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทกัน

ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญา

ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาเชื่อมโยงโดยตรงกับสัญญาอย่างเป็นทางการ โดยอ้างอิงถึงเงื่อนไขของข้อตกลงที่มีอยู่ เช่น ระดับความคืบหน้า ผลลัพธ์ และกำหนดเวลาชำระเงิน (เช่น "ชำระ 50% ล่วงหน้า ชำระอีก 50% ที่เหลือเมื่อส่งมอบงาน") และมักจะระบุหมายเลขสัญญา ชื่อโครงการ หรือข้อกำหนดเฉพาะเพื่ออ้างอิงถึงข้อตกลง ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมเช่น การก่อสร้าง บริการให้คำปรึกษา ฟรีแลนซ์ และบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ซึ่งมักจะมีโครงการ บริการระยะยาว หรือข้อตกลงที่กำหนดเองเป็นเรื่องปกติ

สำหรับใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญา เงื่อนไขการชำระเงินจะขึ้นอยู่กับสัญญาอย่างเคร่งครัด โดยอาจระบุรายละเอียดดังนี้

• การชำระเงินที่เชื่อมโยงกับความคืบหน้าหรือระยะของโครงการ

• เงื่อนไขที่ซับซ้อนเช่น การชำระเงินล่วงหน้าเพื่อจองเวลาและความพร้อมของผู้ให้บริการ การชำระเงินบางส่วน และการเรียกเก็บเงินตามผลการดำเนินงาน

• ต่าปรับหรือรางวัลจูงใจสำหรับการชำระเงินเร็วกว่ากำหนดหรือการชำระเงินล่าช้า

ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาจะต้องเป็นไปตามเงื่อนไขของสัญญาอย่างเคร่งครัด และการปรับเปลี่ยนสิ่งใดก็ตามมักต้องให้คู่สัญญาตกลงกันอย่างเป็นทางการร โดยมักจะมาพร้อมกับเอกสารเพิ่มเติมเพื่อยืนยันการทำงาน เช่น แผ่นเวลาการทำงาน เอกสารอนุมัติโครงการ และเอกสารยืนยันการส่งมอบ

ใบแจ้งหนี้ทั่วไป

ใบแจ้งหนี้ทั่วไปมักเป็นเอกสารที่แยกออกมาโดยไม่มีข้อผูกพันตามสัญญาและใช้สำหรับธุรกรรมที่ตรงไปตรงมา เช่น การขายปลีก บริการแบบครั้งเดียว และการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้ารายเดือนโดยไม่มีสัญญาอย่างเป็นทางการ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะมุ่งเน้นไปที่สินค้าหรือบริการทั่วไปที่มอบให้ (เช่น "บริการทำความสะอาดรายเดือน") และไม่จำเป็นต้องขึ้นอยู่กับเงื่อนไขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือรายละเอียดของโครงการ ไม่เพียงเท่านั้นยังใช้เงื่อนไขการชำระเงินที่เรียบง่ายกว่าและยืดหยุ่นกว่า โดยมักจะระบุแค่ "ถึงกำหนดชำระเมื่อได้รับ" หรือ "สุทธิ 30 วัน"

ใบแจ้งหนี้ทั่วไปมักไม่ต้องใช้เอกสารประกอบ เนื่องจากมักใช้ในธุรกรรมที่เรียบง่าย ดังนั้นจึงปรับเปลี่ยนได้มากกว่าและมักใช้สำหรับการเรียกเก็บเงินที่รวดเร็วและไม่เป็นทางการโดยไม่ต้องมีการเจรจามากนัก

คุณควรออกใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาเมื่อใด

สัญญาแต่ละฉบับมีเงื่อนไขเฉพาะของตัวเองว่าเมื่อใดที่ควรส่งใบแจ้งหนี้ ดังนั้นควรตรวจสอบสัญญาอย่างรอบคอบเพื่อจะได้ส่งใบแจ้งหนี้ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกัน ไม่ว่าจะเป็นล่วงหน้า เมื่อทำงานถึงระดับความคืบหน้าที่กำหนดไว้ หรือตามช่วงเวลาปกติอื่น ๆ หากคุณส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้า คุณอาจถูกมองว่าไม่ได้ทำงานอย่างจริงจัง ต่อไปนี้คือภาพรวมเกี่ยวกับช่วงเวลาที่เหมาะสมในการออกใบแจ้งหนี้ประเภทนี้

เมื่องานถึงระดับความคืบหน้าที่กำหนด

หากสัญญาของคุณกำหนดระยะความคืบหน้าเอาไว้ ให้ส่งใบแจ้งหนี้ของคุณทันทีหลังจากที่ครบระยะความคืบหน้า ตัวอย่างเช่น เมื่อส่งผลงานออกแบบร่างแรกหรือขึ้นโครงบ้านในโครงการก่อสร้างเสร็จแล้ว ระยะความคืบหน้าเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าจัดการโครงการใหญ่ได้ง่ายขึ้นและคุณจะต้องไม่รอจนถึงตอนสุดท้ายเพื่อรับเงิน

ตามกำหนดเวลาปกติ

สำหรับงานแบบต่อเนื่อง (เช่น บริการให้คำปรึกษา บริการที่ต้องชำระเงินล่วงหน้าเพื่อจองเวลาและความพร้อมของผู้ให้บริการ หรือสิ่งใดก็ตามที่คุณทำงานอย่างสม่ำเสมอตลอดเวลา) การเรียกเก็บเงินตามช่วงเวลาปกติก็เป็นสิ่งสมควร เดือนละครั้งเป็นระยะเวลาที่พบบ่อยที่สุด แต่สัญญาบางฉบับอาจเรียกร้องให้มีการออกใบแจ้งหนี้เป็นรายสัปดาห์หรือทุกสองสัปดาห์ ซึ่งคุณต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้และส่งใบแจ้งหนี้ตรงเวลา

เมื่อเป็นไปตามเงื่อนไขการชำระเงิน

สัญญาบางฉบับผูกการชำระเงินไว้กับเงื่อนไขบางอย่าง เช่น การส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่สมบูรณ์ ความคืบหน้าของโครงการถึงเปอร์เซ็นต์ที่กำหนด หรือแค่ถึงวันครบกำหนด เมื่อใดก็ตามที่สถานการณ์เป็นไปตามข้อกำหนดเหล่านี้ ให้ส่งใบแจ้งหนี้ ข้อกำหนดเหล่านี้มีไว้เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องดำเนินการตามแผน ดังนั้นอย่ารอช้า การเรียกเก็บเงินอย่างทันท่วงทีช่วยหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่สร้างความอึดอัดใจหรือความเข้าใจผิดได้

หลังจากที่ลูกค้าอนุมัติงาน

ในสาขาที่ต้องอาศัยการสร้างสรรค์หรือโครงการร่วมอื่นๆ ลูกค้าอาจต้องตรวจสอบและอนุมัติงานของคุณก่อนชำระเงิน เมื่อลูกค้าเซ็นชื่อยอมรับงานที่ส่งมอบหรือรายงาน คุณควรออกใบแจ้งหนี้ทันที การทำแบบนี้ช่วยรักษาโมเมนตัมและเชื่อมโยงการเรียกเก็บเงินโดยตรงกับการอนุมัติเหล่านั้น

เมื่อเริ่มทำงานร่วมกัน

สำหรับสัญญาที่ชำระเงินล่วงหน้าหรือชำระเงินจองเวลาและความพร้อมของผู้ให้บริการ ใบแจ้งหนี้ควรส่งทันทีเมื่อเริ่มทำสัญญา สัญญาลักษณะนี้เป็นเรื่องปกติสำหรับฟรีแลนซ์ ที่ปรึกษา และใครก็ตามที่รับโครงการใหญ่ ให้ระบุประเภทใบแจ้งหนี้เหล่านี้ (เช่น "ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินจองเวลาและความพร้อมของผู้ให้บริการ" "การชำระเงินล่วงหน้า") เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของการชำระเงิน

เมื่อสิ้นสุดสัญญา

เมื่องานทุกอย่างเสร็จสิ้น คุณจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ฉบับสุดท้ายเพื่อเก็บเงินยอดคงเหลือ นี่เป็นช่วงเวลาที่จะเรียกเก็บเงินสำหรับงานเพิ่มเติมใดๆ นอกเหนือจากขอบเขตเดิม

หากมีการปรับเปลี่ยนเกิดขึ้น

โครงการอาจมีการเปลี่ยนแปลงและคุณอาจต้องทำงานมากกว่าที่ตกลงกันไว้ในตอนแรก หากมีการปรับเปลี่ยนเช่น ชั่วโมงทำงานเพิ่มเติมและการส่งมอบงานมากขึ้น ให้ส่งใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมทันทีเมื่อทำงานนั้นเสร็จ พร้อมทั้งอธิบายว่าสำหรับอะไรเพื่อป้องกันความขัดแย้ง

ในวันที่ตกลงกันตามสัญญา

หากสัญญาระบุวันที่ออกใบแจ้งหนี้ไว้โดยเฉพาะ เช่น วันที่ 1 ของทุกเดือน ให้ปฏิบัติตามนั้นเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่นและแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณมีระเบียบและจริงจังกับงาน

ธุรกิจจะทำให้ใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาชัดเจนและมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

การร่างสัญญาที่มีประสิทธิภาพหมายถึงการสร้างเอกสารที่เข้าใจง่ายและมีช่องว่างสำหรับการโต้แย้งน้อยที่สุด ธุรกิจสามารถร่างสัญญาที่เหมาะสมด้วยวิธีการดังต่อไปนี้

ระบุข้อกำหนดการชำระเงินอย่างชัดเจน

ระบุข้อกำหนดการชำระเงินให้ชัดเจน โดยต้องระบุวันที่ครบกำหนดชำระเงิน ค่าธรรมเนียมกรณีชำระเงินล่าช้า และทางเลือกในการชำระเงิน ข้อกำหนดของคุณอาจมีลักษณะดังนี้ “ครบกำหนดชำระเงินในวันที่ 15 มิถุนายน 2025 หากชำระเงินหลังวันดังกล่าว จะมีค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า 1.5% คุณสามารถชำระเงินด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารหรือบัตรเครดิต”

นอกจากนี้ คุณต้องระบุรายละเอียดธนาคารหรือลิงก์การชำระเงินที่จำเป็นในการทำการชำระเงินด้วย

อธิบายค่าใช้จ่ายอย่างละเอียด

แจกแจงการเรียกเก็บเงินแต่ละรายการเพื่อให้ลูกค้าทราบว่ากำลังชำระเงินสำหรับอะไร แทนที่จะใช้คำว่า “งานพัฒนา” ให้ระบุว่า “การพัฒนาฟีเจอร์ที่กำหนดเองสำหรับเว็บไซต์อีคอมเมิร์ซ (20 ชั่วโมงในอัตรา 100 ดอลลาร์สหรัฐ/ชั่วโมง)” หากการเรียกเก็บเงินของคุณเชื่อมโยงกับเหตุการณ์สำคัญหรือระยะของโครงการ ให้ระบุรายการตามลำดับ ดูตัวอย่างต่อไปนี้

• ระยะที่ 1 (การวิจัยและการวางแผน): 2,000 ดอลลาร์สหรัฐ

• ระยะที่ 2 (สร้างต้นแบบ): 1,500 ดอลลาร์สหรัฐ

การทำแบบนี้ช่วยให้ลูกค้ามั่นใจและป้องกันความสับสนเกี่ยวกับวิธีการคำนวณยอดรวมของคุณ

การรูปแบบก็สำคัญ

ใบแจ้งหนี้ที่ดูยุ่งเหยิงอาจทำให้เข้าใจยากแม้ว่าข้อมูลจะถูกต้องก็ตาม เราแนะนำให้แบ่งหัวข้อ เว้นวรรค และใช้ข้อความตัวหนาเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังข้อมูลที่สำคัญ คุณอาจจะดำเนินการดังนี้

• เน้นยอดรวมที่ต้องชำระด้วยตัวหนาหรือฟอนต์ที่ใหญ่กว่า

• จัดกลุ่มรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน (เช่น แยกข้อมูลลูกค้าไว้ส่วนหนึ่ง ข้อกำหนดการชำระเงินในอีกส่วนหนึ่ง)

• ใช้ตารางสำหรับแจกแจงรายการ

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ฟีเจอร์เหล่านี้ส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับซอฟต์แวร์ หากคุณสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง เทมเพลตที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถช่วยได้

อ้างอิงสัญญา

อ้างอิงสัญญาอย่างชัดเจนเพื่อให้ลูกค้าจดจำข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้ได้ โปรดดูตัวอย่างต่อไปนี้

• “ใบแจ้งหนี้นี้เป็นไปตามรายละเอียดเกี่ยวกับการชำระเงินตามความคืบหน้าที่ตกลงกันไว้ในสัญญาหมายเลข 1234 ส่วนที่ 3.2”

• “การชำระเงินนี้สำหรับชั่วโมงการทำงานเพิ่มเติมนอกเหนือจากขอบเขตงานของเดิม ซึ่งได้รับการอนุมัติผ่านคำสั่งเปลี่ยนแปลงหมายเลข 5678”

ตรวจสอบคำผิด

คำผิด ข้อผิดพลาดทางคณิตศาสตร์ หรือรายละเอียดที่ไม่ถูกต้อง ทำให้การชำระเงินล่าช้าและอาจทำให้ชื่อเสียงของคุณเสียหาย ดังนั้น ก่อนที่คุณจะกดส่งใบแจ้งให้ ให้ดำเนินการดังต่อไปนี้

• คำนวณยอดรวมใหม่อีกครั้ง

• ตรวจสอบว่าข้อมูลการชำระเงิน (เช่น หมายเลขบัญชีธนาคาร ลิงก์ชำระเงิน) นั้นถูกต้อง

• ยืนยันว่าใบแจ้งหนี้ตรงตามข้อกำหนดของสัญญา

สม่ำเสมอในเรื่องเวลา

หากสัญญาระบุการเรียกเก็บเงินตามความคืบหน้า ให้ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่ทำงานถึงระยะความคืบหน้าดังกล่าว สำหรับการทำงานแบบต่อเนื่อง ให้ทำงานตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ และหากลูกค้าไม่ชำระเงินตรงเวลา ให้ทวงถามอย่างสุภาพแต่หนักแน่น เช่น “เราติดต่อมาเพื่อแจ้งให้ทราบอีกครั้งว่าใบแจ้งหนี้หมายเลข 1234 ครบกำหนดชำระในวันที่ 15 มิถุนายน หากมีข้อสงสัย โปรดแจ้งให้เราทราบ”

พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้

หากคุณกำลังมองหาวิธีที่ง่ายกว่าในการจัดการการออกใบแจ้งหนี้ Stripe Invoicing จะพลิกโฉมการทำงานของคุณไปอย่างสิ้นเชิง ซอฟต์แวร์นี้สร้างขึ้นมาเพื่อทำให้กระบวนการทั้งหมดรวดเร็วและปราศจากความเครียด ทั้งสำหรับคุณและลูกค้า Stripe Invoicing ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ต่อไปนี้

• สร้างใบแจ้งหนี้ที่กำหนดเองและมีแบรนด์พร้อมโลโก้ สี และข้อความส่วนบุคคล

• ฝังลิงก์การชำระเงินโดยตรงในใบแจ้งหนี้เพื่อให้ลูกค้าชำระเงินผ่านบัตรเครดิต การโอนเงินแบบสำนักหักบัญชีอัตโนมัติ (ACH) กระเป๋าเงินดิจิทัล หรือวิธีการอื่นๆ ที่รองรับ (นอกจากนี้ ลูกค้าจะชำระเงินเร็วขึ้นสามเท่าโดยเฉลี่ยเมื่อชำระเงินด้วย Apple Pay หรือ Google Pay)

• ตั้งค่าใบแจ้งหนี้ตามแบบแผนล่วงหน้าสำหรับการทำงานแบบต่อเนื่องหรือการชำระเงินตามรอบบิล

• กำหนดเววลาการเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

• ประมวลผลการชำระเงินในหลายสกุลเงินและผ่านวิธีการชำระเงินในท้องถิ่นสำหรับลูกค้าต่างประเทศ

• ติดตามสถานะการชำระเงิน (เช่น กำลังประมวลผล, ชำระแล้ว) แบบเรียลไทม์บนแดชบอร์ดของ Stripe

คุณควรจัดการการปรับเปลี่ยนหรือข้อพิพาทเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญาอย่างไร

เมื่อคุณจัดการการปรับเปลี่ยนหรือข้อพิพาทเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สำหรับการทำงานตามสัญญา ควรตอบสนองอย่างฉับไวและมุ่งเน้นการหาทางออก สถานการณ์เหล่านี้อาจซับซ้อน แต่หากมีแผนที่ชัดเจน คุณก็จะแก้ไขปัญหาได้โดยไม่ส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์กับลูกค้า ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรทำ

เริ่มต้นด้วยใจที่เปิดกว้าง

เมื่อลูกค้าแจ้งปัญหาเกี่ยวกับ ใบแจ้งหนี้ อย่าคิดมากหรือด่วนสรุปเอาเอง ข้อพิพาทมักเกิดจากการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือรายละเอียดที่ถูกมองข้าม ไม่ใช่เจตนาที่ไม่ดี ให้คุณตอบกลับอย่างสุขุมและยอมรับความกังวลของลูกค้า โดยใช้คำพูด เช่น "ขอบคุณที่แจ้งเรื่องนี้ให้เราทราบค่ะ เรามาตรวจสอบร่วมกันเพื่อให้ทุกอย่างถูกต้องดีไหมคะ"

สอบถามรายละเอียดอย่างจำเพาะเจาะจง

คุณต้องทำความเข้าใจว่าลูกค้ามองเห็นปัญหาอะไร สอบถามอย่างสุภาพและขอให้ลูกค้าแจ้งรายการหรือค่าธรรมเนียมเฉพาะที่สงสัยว่าผิดพลาด เพื่อที่คุณจะได้จัดการกับปัญหานั้นโดยตรง ข้อพิพาททั่วไปมีดังนี้

• ขอบเขต: ลูกค้าเชื่อว่าถูกเรียกเก็บเงินสำหรับงานที่อยู่นอกขอบเขตของสัญญา

• อัตราหรือยอดรวม: ลูกค้าคิดว่าการคำนวณหรือราคาที่ไม่ตรงกับข้อตกลง

• เวลา: ลูกค้าสับสนว่างานเสร็จเมื่อไหร่หรือคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้เมื่อใด

• ค่าธรรมเนียมที่ไม่ได้รับการอนุมัติ: ลูกค้าสังเกตเห็นค่าธรรมเนียมที่พวกเขาไม่ได้อนุมัติอย่างชัดเจน (เช่น ชั่วโมงทำงานหรือวัสดุเพิ่มเติม)

กลับไปทบทวนสัญญา

นำสัญญาออกมาตรวจสอบรายละเอียดโดยเทียบกับใบแจ้งหนี้และดูว่ารายการที่เรียกเก็บเงินนั้นตรงกับข้อกำหนดของสัญญาหรือไม่ ลำดับเวลาตรงกับสิ่งที่ตกลงกันไว้หรือไม่ และมีการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้เกี่ยวกับขอบเขตหรือค่าใช้จ่ายหลังจากที่ทำสัญญาหรือไม่ หากคุณดำเนินการถูกต้องทุกอย่างอยู่แล้ว ให้เตรียมตัวอธิบายกับลูกค้าว่าใบแจ้งหนี้สอดคล้องกับสัญญาอย่างไร แต่หากใบแจ้งหนี้ผิดพลาด ให้ยอมรับข้อผิดพลาดและเสนอวิธีแก้ไข

แสดงความโปร่งใสโดยใช้เอกสารสนับสนุน

ส่งเอกสารประกอบใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้แก่ลูกค้า ได้แก่

• ตารางเวลา: สำหรับการทำงานตามชั่วโมง ให้แสดงบันทึกเวลาที่ใช้ไปกับการทำงาน

• การอนุมัติความคืบหน้าของงาน: แสดงอีเมลหรือเอกสารที่ลงนามที่ยืนยันการส่งมอบที่เสร็จสมบูรณ์

• ใบเสร็จหรือคำสั่งซื้อ: หากลูกค้าโต้แย้งเรื่องวัสดุหรือค่าใช้จ่าย ให้แสดงใบเสร็จหรือบันทึกการซื้อ

เจรจาปรับยอด

หากข้อกังวลของลูกค้าเป็นความจริง เช่น คุณเรียกเก็บเงินสำหรับงานเพิ่มเติมที่ไม่ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ คุณจะต้องใช้ความยืดหยุ่น โดยเสนอที่จะปรับยอดใบแจ้งหนี้หรือให้เครดิตสำหรับงานในอนาคต ตัวอย่างเช่น คุณอาจพูดว่า "คุณพูดถูกแล้วค่ะ การเรียกเก็บเงินรายการนี้ไม่ได้รับการอนุมัติก่อนหน้านี้ ฉันขออนุญาตปรับยอดใบแจ้งหนี้เพื่อลบออกนะคะ" การทำแบบนี้แสดงให้เห็นว่าคุณให้คุณค่ากับความสัมพันธ์และยินดีที่จะหาทางออกที่ยุติธรรม

บันทึกข้อมูลทั้งหมดในเอกสาร:

หากคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในใบแจ้งหนี้หรือเห็นด้วยที่จะปรับเงื่อนไขการชำระเงิน ให้บันทึกการดำเนินการนั้นเป็นลายลักษณ์อักษร ส่งใบแจ้งหนี้ที่ปรับปรุงแล้วให้กับลูกค้า และยืนยันรายละเอียดในอีเมล ตัวอย่างเช่น คุณอาจระบุว่า "ฉันได้แก้ไขใบแจ้งหนี้โดยปรับยอดเป็น 500 ดอลลาร์สหรัฐสำหรับงานเพิ่มเติมตามที่ตกลงกันไว้ ดังนั้น ยอดรวมใหม่คือ 3,000 ดอลลาร์สหรัฐและมีกำหนดชำระภายใน [วันที่]" การบันทึกข้อมูลอย่างครอบคลุมจะปกป้องทั้งคุณและลูกค้าในกรณีที่มีข้อสงสัยเกิดขึ้นในภายหลัง.

ยืนกรานหนักแน่นในเวลาที่เหมาะสม

หากคุณปฏิบัติตามสัญญาและพิสูจน์ได้ว่าใบแจ้งหนี้ถูกต้องแล้ว ไม่จำเป็นต้องรู้สึกกดดันและยอมแพ้ในทุกข้อโต้แย้ง แต่ควรอธิบายจุดยืนของคุณอย่างสุภาพแต่หนักแน่นและแสดงหลักฐานประกอบ เช่น “ใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินตามชั่วโมงเพิ่มเติมที่ได้พูดคุยกันก่อนหน้านี้และได้รับการอนุมัติในการประชุมของเราเมื่อ [วันที่] หากมีสิ่งใดที่ฉันสามารถชี้แจงเพิ่มเติมได้ แจ้งฉันได้เลยนะคะ”

เสนอแผนการชำระเงิน หากจำเป็น

บางครั้งข้อโต้แย้งเกิดขึ้นไม่ใช่เพราะใบแจ้งหนี้ แต่เป็นเพราะลูกค้ากำลังมีปัญหาการเงิน หากลูกค้าไม่สามารถชำระเงินเต็มจำนวนได้ทันที ให้พิจารณาเสนอแผนการชำระเงินเพื่อแสดงความมีน้ำใจ แต่ต้องบันทึกข้อกำหนดเหล่านี้ไว้อย่างชัดเจน รวมถึงกำหนดเวลาการชำระเงินและดอกเบี้ยใดๆ ที่มี

เมื่อใดควรยกระดับสถานการณ์

หากข้อโต้แย้งยืดเยื้อและคุณไม่สามารถหาข้อสรุปได้ คุณอาจต้องยกระดับสถานการณ์ โดยอาจจะต้องใช้ผู้ไกล่เกลี่ยที่เป็นบุคคลที่สามหรือการดำเนินการทางกฎหมาย เช่น การปรึกษาทนายความหรือการยื่นคำร้องต่อศาลคดีมูลค่าน้อย อย่างไรก็ตาม การดำเนินการทางกฎหมายควรเป็นทางเลือกสุดท้าย เพราะข้อโต้แย้งส่วนใหญ่แก้ไขได้โดยไม่ต้องไปถึงจุดนี้

เรียนรู้จากประสบการณ์

มองว่าทุกข้อโต้แย้งเป็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ หลังจากแก้ไขปัญหาแล้ว ให้พิจารณาสิ่งที่ผิดพลาดและวิธีป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นในอนาคต ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้

• ข้อกำหนดในสัญญาคลุมเครือเกินไปหรือไม่

• คุณน่าจะสื่อสารเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานได้ดีกว่านี้หรือไม่

• คุณควรใช้คำอธิบายรายการที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นในใบแจ้งหนี้หรือไม่