Una factura contractual es un documento que describe los cargos por servicios prestados o bienes vendidos bajo las condiciones de un acuerdo contractual. Los proveedores de servicios y los contratistas emiten estas facturas a los clientes, que se utilizan típicamente en trabajos de construcción, consultoría o freelance, donde son comunes los acuerdos en curso o en función del proyecto.

A continuación, explicaremos cómo redactar facturas contractuales efectivas, cuándo emitirlas, cómo manejar disputas y mucho más.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué debes incluir en una factura contractual?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas contractuales de las facturas estándar?
  
• ¿Cuándo debes emitir una factura contractual?
  
• ¿Cómo pueden las empresas hacer que las facturas contractuales sean claras y efectivas?
  
• ¿Cómo debes manejar los ajustes o las disputas de facturas contractuales?
  

¿Qué debes incluir en una factura contractual?

Para que tu factura contractual comunique el valor del servicio prestado, debes incluir lo siguiente:

• El nombre de la empresa y otros detalles (por ejemplo, logotipo, dirección, información de contacto)

• Información de tu cliente

• Nombre del contrato o proyecto específico (p. ej., “Factura por servicios de desarrollo web. Proyecto: Rediseño del sitio ABC”)

Los servicios o los productos proporcionados (por ejemplo, “Diseño de página de inicio del sitio web, 15 horas a 100 $/hora”, “Informe de investigación de palabras clave SEO, comisión fija de 500 $”)

• El subtotal, los impuestos y el importe total adeudado, en negrita

• Todos los documentos complementarios que su cliente necesite, como una planilla horaria aprobada, la confirmación de entrega y un informe de objetivos

• Las condiciones de pago (p. ej., “El pago vence a los 14 días (el 1 de agosto de 2025). Los pagos fuera de término tienen una comisión mensual del 2 %”.).

• La información necesaria para realizar el pago (por ejemplo, datos bancarios)

• Una marca de estilo breve y personal al final, como una nota de agradecimiento

¿En qué se diferencian las facturas de contratos de las facturas estándar?

Las facturas de contratos y las facturas estándar sirven para el mismo propósito básico de solicitar un pago a cambio de un trabajo, pero difieren en sus niveles de detalle, contexto y uso. A continuación, un análisis más detallado de cada tipo de factura.

Facturas de contratos

Las facturas de contratos están directamente vinculadas a contratos formales. Hacen referencia a las condiciones de los acuerdos existentes, como objetivos, entregables y calendarios de pago (por ejemplo, “50 % vencido por adelantado, 50 % vencido en el momento de la entrega”). A menudo incluyen números de contrato, nombres de proyectos o cláusulas específicas para hacer referencia a los acuerdos. Las facturas de contratos son comunes en sectores como construcción, consultoría, freelance y servicios de tecnología de la información (TI), donde los proyectos, los servicios a largo plazo o los acuerdos personalizados son la norma.

Con las facturas de contratos, las condiciones de pago están estrictamente establecidas en el contrato, que podría definir los siguientes aspectos:

• Pagos vinculados a objetivos o fases del proyecto

• Condiciones complejas como anticipos, pagos parciales y facturación por rendimiento

• Penalizaciones o incentivos por pagos anticipados o fuera de término

Las facturas de contratos siguen rígidamente las condiciones del contrato. Los ajustes suelen requerir un acuerdo formal entre las partes y a menudo van acompañados de otros documentos para validar el trabajo, como planillas horarias, aprobaciones de objetivos del proyecto y confirmaciones de entrega.

Facturas estándar

Por lo general, las facturas estándar son documentos independientes sin obligaciones contractuales. Se utilizan para transacciones sencillas como ventas de comercios minoristas, servicios puntuales y cargos mensuales recurrentes sin contratos formales. Se centran en bienes o servicios generales proporcionados (por ejemplo, “servicios de limpieza mensuales”) y no necesariamente dependen de condiciones predefinidas o detalles del proyecto. También utilizan condiciones de pago más simples y flexibles, a menudo solo “pagaderas contra entrega” o “pagaderas a 30 días.

Las facturas estándar rara vez requieren documentación complementaria, ya que normalmente se usan en transacciones más simples. Por lo general son más adaptables y a menudo se usan para una facturación rápida e informal sin mucha negociación.

¿Cuándo se debe emitir una factura contractual?

Cada contrato tiene sus propias condiciones para el momento en deben enviarse las facturas. Revisa cuidadosamente el contrato para asegurarte de estar enviando facturas en el plazo acordado, sea por adelantado, al lograr cada objetivo o en otro intervalo regular. Si tardas en enviar una factura, podría interpretarse que no te tomas en serio tu trabajo. A continuación, un resumen de los plazos típicos para emitir este tipo de factura.

Cuando se logra un objetivo

Si tu contrato está diseñado en torno a objetivos, envía la factura justo después de lograr uno. Por ejemplo, tal vez acabas de entregar el primer borrador de un diseño o terminaste la estructura de una casa en un proyecto de construcción. Los objetivos mantienen los grandes proyectos manejables para los clientes y garantizan no tener que esperar hasta el final para recibir pagos.

En plazos regulares

Para el trabajo en curso (por ejemplo, consultoría, anticipos, cualquier cosa en la que estés haciendo un trabajo durante un período de tiempo), tiene sentido facturar en intervalos regulares. El plazo más común es por mes, pero algunos contratos podrían requerir facturación semanal o quincenal. Respeta los plazos acordados y envía las facturas a tiempo.

Cuando se cumplen las condiciones de pago

Algunos contratos vinculan los pagos a condiciones específicas: entrega de un producto final, logro de un porcentaje de finalización del proyecto o simplemente una fecha establecida. Tan pronto como se cumpla ese requisito, envía la factura. Estos eventos están diseñados para que todos los involucrados respeten las mismas pautas, así que no debes esperar: una facturación oportuna ayuda a evitar retrasos o malentendidos incómodos.

Después de que el cliente apruebe tu trabajo

En ámbitos creativos u otros proyectos colaborativos, es posible que los clientes necesiten revisar y aprobar su trabajo antes del pago. Una vez que ellos aprueben un entregable o un informe, debes emitir la factura inmediatamente. Esto mantiene el proyecto en movimiento y vincula la facturación directamente a la aprobación.

Al comienzo del trabajo conjunto

Para los contratos que requieren un pago inicial o un anticipo, la factura debe enviarse inmediatamente al inicio del compromiso. Esta metodología es común para freelancers, consultores y cualquier persona que asuma un proyecto de gran envergadura. Etiqueta la factura (por ejemplo, “factura de anticipo”, “pago adelantado”) para que no haya confusión sobre el propósito del pago.

Al final del contrato

Una vez terminado todo, te conviene enviar una factura final para cobrar cualquier saldo restante. Este también es el momento de facturar cualquier trabajo extra fuera del alcance original.

Si se producen ajustes

Los proyectos cambian, y podrías terminar haciendo más trabajo del acordado originalmente. Si se producen ajustes como horas extras y entregas complementarias, emite una factura complementaria tan pronto como se haga ese trabajo. Explica para qué sirve esa factura a fin de prevenir conflictos.

En fechas acordadas contractualmente

Si el contrato especifica fechas específicas de facturación, como el primero de cada mes, cúmplelas. Esto hará que todo funcione sin problemas y demostrará a tu cliente que estás organizado y te tomas en serio tu trabajo.

¿Cómo pueden las empresas hacer que las facturas de contratos sean claras y efectivas?

Redactar contratos efectivos significa crear un documento que sea fácil de entender y que deje poco margen para disputas. A continuación, explicamos la forma correcta de hacerlo para una empresa.

Explicita las condiciones de pago

Debes ser específico con tus condiciones de pago: incluye una fecha de vencimiento, todas las comisiones por pagos fuera de término y opciones de pago. Tus condiciones podrían ser algo como lo siguiente: “El pago vence antes del 15 de junio de 2025. Se aplicará una comisión por pago fuera de término del 1,5 % sobre los pagos recibidos después de esta fecha. Se aceptan pagos mediante transferencia bancaria o tarjeta de crédito”.

Incluye todos los datos bancarios o enlaces de pago necesarios para completar el pago.

Describa los cargos al detalle

Desglosa los cargos para que el cliente sepa exactamente lo que está pagando. En lugar de “trabajo de desarrollo”, prueba algo como esto: “Desarrollo de funciones personalizadas para sitio de e-commerce (20 horas a 100 $/hora)”. Si tus cargos están vinculados a objetivos o fases, organiza las partidas en consecuencia. Este es un ejemplo:

• Fase 1 (investigación y planificación): 2000 $

• Fase 2 (prototipo): 1500 $

Esto tranquiliza a los clientes y elimina la confusión sobre el cálculo de los totales.

Incluya imágenes importantes

Una factura visualmente desordenada puede ser difícil de seguir, incluso si la información es correcta. Utiliza encabezados, espaciado y texto en negrita para llamar la atención sobre la información importante. Estos son algunos ejemplos:

• Destaca la cantidad total adeudada en negrita o en una fuente más grande

• Agrupa los detalles relacionados (por ejemplo, información del cliente en una sección, condiciones de pago en otra)

• Utiliza tablas para desgloses detallados

Si utilizas software de facturación, la mayoría de estas funciones están incorporadas. Si creas facturas manualmente, una plantilla bien diseñada puede ser útil.

Haz referencia al contrato

Menciona explícitamente el contrato para que los clientes recuerden las condiciones pactadas. A continuación, algunos ejemplos:

• “Esta factura refleja los pagos por objetivos acordados según se describe en el Contrato 1234, Sección 3.2”.

• “El pago es por horas trabajadas extra más allá del alcance original, aprobadas según la solicitud de cambio 5678.”

Revisa el texto

Errores tipográficos, errores matemáticos o detalles incorrectos retrasan el pago y pueden dañar tu reputación. Antes de enviar la factura:

• Recalcula tus totales

• Asegúrate de que los detalles del pago (por ejemplo, número de cuenta bancaria, enlace de pago) sean correctos

• Verifica que la factura coincida con las condiciones del contrato

Respeta los plazos

Si el contrato especifica la facturación por objetivos, envía la factura tan pronto como se alcance un objetivo. Para el trabajo en curso, sigue el calendario acordado. Si el cliente no paga a término, envía un mensaje seguimiento educado pero firme, como el siguiente: “Este es solo un recordatorio rápido de que la factura 1234 vence el 15 de junio. Por favor, hágame saber si tiene alguna pregunta”.

Considera el uso de software de facturación

Si buscas una forma más fácil de manejar la facturación, Stripe Invoicing es un gran cambio. Está diseñado para que todo el proceso sea más rápido y eliminar el estrés para ti y tus clientes. Con Stripe Invoicing, puedes hacer lo siguiente:

• Crea facturas personalizadas, con el logotipo de tu marca, colores, y mensajería personalizada

• Incrusta enlaces de pago directamente en la factura para pagar con tarjetas de crédito, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), monederos digitales, u otros métodos aceptados (como ventaja extra, los clientes pagan tres veces más rápido en promedio respecto de los pagos con Apple Pay o Google Pay)

• Configura facturas recurrentes de trabajos en curso o suscripciones

• Programa recordatorios para facturas impagas

• Procesa pagos en distintas divisas y mediante métodos de pago locales para cualquier cliente internacional

• Realiza un seguimiento del estatus del pago (por ejemplo, en procesamiento, pagado) en tiempo real en el Dashboard de Stripe

¿Cómo debes manejar los ajustes o las disputas de facturas de contratos?

Al manejar ajustes o disputas sobre facturas de contratos, debes mantenerte receptivo y enfocarte en lograr soluciones. Estas situaciones pueden ser complicadas, pero contar con un plan claro te ayudará a resolver problemas sin dañar la relación con el cliente. Esto es lo que debes hacer.

Empieza con una mentalidad abierta

Cuando un cliente plantee un problema con una factura, no lo tomes como algo personal ni saques conclusiones precipitadas. Las disputas a menudo son consecuencia de una simple falta de comunicación o detalles pasados por alto, no de mala voluntad. Habla con calma y comunica tu preocupación con una respuesta como la siguiente: “Gracias por llamarme la atención sobre esto. Revisémoslo juntos para asegurarnos de que todos los datos sean precisos”.

Pide detalles

Necesitas entender lo que el cliente considera un problema. Pídeles cortésmente que señalen la partida o el cargo específico que están cuestionando para poder abordarlo directamente. Algunas disputas comunes son las siguientes:

• Alcance: el cliente cree que le facturaron por trabajos fuera del alcance del contrato.

• Comisiones o totales: creen que las matemáticas o las tarifas no coinciden con el acuerdo.

• Tiempo: están confundidos sobre cuándo se hizo el trabajo o cuándo se envió la factura.

• Cargos no aprobados: ven reflejados cargos que no aprobaron explícitamente (por ejemplo, horas o materiales extra).

Revisa el contrato

Obtén una copia del contrato para volver a revisar los detalles y compararlos con la factura. Busca si las partidas facturadas son coherentes con las condiciones del contrato, si la línea temporal tiene vinculación con lo acordado y si hubo algún cambio documentado en el alcance o los costes después de que se ejecutó el contrato. Si estás en lo correcto, prepárate para mostrar cómo la factura refleja el contrato. Si no lo estás, reconoce el error y propone una solución.

Sé transparente con los documentos complementarios

Proporciona al cliente toda la documentación complementaria de la factura:

• Planillas horarias: para el trabajo por horas, muestra registros detallados del tiempo empleado.

• Aprobaciones de objetivos: comparte correos electrónicos o documentos firmados que confirmen los entregables completados.

• Recibos u órdenes de compra: si la disputa es por materiales o gastos, muestra recibos o registros de compra.

Negocia ajustes

Si la preocupación del cliente es válida (por ejemplo, si se facturó trabajo extra sin obtener aprobación formal), lo mejor es ser flexible. Ofrece ajustar la factura o proporciona un crédito para trabajo futuro. Podrías responder lo siguiente: “Tiene razón. Este cargo no se aprobó con anticipación. Permítame que revise la factura para eliminarlo”. Esto demuestra que valoras la relación y estás dispuesto a encontrar una solución justa.

Documenta todo

Si realizas algún cambio en la factura o aceptas ajustar las condiciones de pago, documenta la acción por escrito. Envía al cliente una factura revisada y confirma los detalles en un correo electrónico. El texto podría ser el siguiente: “Actualicé la factura para reflejar el ajuste acordado de 500 $ por trabajo extra. El nuevo total es de 3000 $, con vencimiento del pago el [fecha]”. Los registros exhaustivos te protegen tanto a ti como al cliente en caso de que surjan preguntas más adelante.

Mantente firme cuando corresponda

Si respetaste el contrato y puedes probar que la factura es exacta, no te sientas presionado a ceder en cada disputa. Explica cortés pero firmemente tu posición y respáldala con pruebas: “La factura refleja las horas extra acordadas y aprobadas en nuestra reunión del [fecha]. Por favor, hazme saber si algún otro aspecto requiere aclaración”.

Ofrece un plan de pago, si es necesario

A veces las disputas no surgen por la factura en sí, sino porque el cliente tiene problemas de flujo de efectivo. Si el cliente no puede pagar el monto total de inmediato, considera ofrecer un plan de pago como gesto de buena voluntad. Documenta estas condiciones claramente, incluidos los plazos de pago y cualquier interés, si corresponde.

Debes saber cuándo escalar

Si la disputa se prolonga y no puede llegar a una resolución, es posible que debas escalar. Esto podría suponer la participación de un tercero mediador o acciones legales, como la consulta con un abogado o una presentación en un tribunal de reclamaciones menores. Sin embargo, las acciones legales deben ser el último recurso: la mayoría de las disputas se pueden resolver sin llegar tan lejos.

Aprende de la experiencia

Debes considerar cada disputa como una oportunidad para mejorar tus procesos. Después de resolver el tema, reflexiona sobre lo que salió mal y cómo prevenirlo en el futuro. Debes plantearte preguntas como las siguientes:

• ¿Eran demasiado vagas las condiciones contractuales?

• ¿Podrías haber comunicado mejor los cambios en el alcance?

• ¿Deberías haber utilizado descripciones de partidas más específicas en las facturas?