Une facture contractuelle est un document qui décrit les frais appliqués en contrepartie de services fournis ou de biens vendus dans le cadre d'un accord contractuel. Les prestataires de services et les sous-traitants envoient à leurs clients ce type de facture, qui est généralement utilisé dans la construction, le conseil ou le travail indépendant, où les accords continus ou basés sur des projets sont courants.

Nous allons vous expliquer comment rédiger des factures contractuelles efficaces, quand les émettre, comment gérer les litiges, et bien plus encore.

Sommaire

• Que devez-vous inclure dans une facture contractuelle ?
  
• Différences entre les factures contractuelles et les factures standard
  
• Quand faut-il émettre une facture contractuelle ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles rendre les factures contractuelles claires et efficaces ?
  
• Comment gérer les réajustements de factures contractuelles ou les litiges connexes ?
  

Que devez-vous inclure sur une facture contractuelle ?

Pour que votre facture contractuelle tienne compte de la valeur que vous avez fournie, vous devez inclure les éléments suivants :

• Le nom de votre entreprise et des éléments connexes (par exemple, logo et coordonnées)

• Les informations relatives votre client

• Le nom du contrat ou du projet considéré (par exemple, « Facture pour services de développement web – Projet : refonte du site ABC »)

Les services ou produits que vous avez fournis (par exemple, « Conception de la page d'accueil du site – 15 heures à 100 $/heure », « Rapport sur la recherche de mots-clés pour le référencement – Forfait de 500 $ »)

• Le sous-total, les taxes et le montant total dû, en gras

• Tous justificatifs dont votre client aurait besoin, p. ex. une feuille de temps approuvée, une confirmation de livraison et un rapport d'étape

• Les conditions de paiement (par exemple, « Le paiement est dû dans un délai de 14 jours (1er août 2025). Les paiements en retard entraîneront des frais de 2 % par mois. »)

• Les informations nécessaires pour effectuer le paiement (par exemple, les coordonnées bancaires)

• Une touche personnelle et brève à la fin, comme une note de remerciement

Différences entre les factures contractuelles et les factures standard

Les factures contractuelles et les factures standard servent le même objectif fondamental, celui de demander un paiement en contrepartie d’un travail, mais elles diffèrent par leur niveau de détail, leur contexte et leur utilisation. Examinons de plus près chaque type de facture.

factures contractuelles

Les factures contractuelles sont directement liées à des contrats formels. Elles font référence aux termes des accords existants, tels que les jalons, les livrables et les calendriers de paiement (par exemple, "50 % dus à l'avance, 50 % dus à la livraison"). Elles incluent souvent des numéros de contrat, des noms de projet ou des clauses spécifiques pour faire référence aux accords. Les factures contractuelles sont courantes dans des secteurs comme la construction, le conseil, le travail indépendant et les services de technologie de l'information (TI), où les projets, les services de longue durée ou les accords personnalisés sont la norme.

Avec les factures contractuelles, les conditions de paiement sont strictement basées sur le contrat, et peuvent prévoir :

• des paiements liés aux échéances ou phases d’un projet

• des conditions complexes, p. ex. des « retainers », des paiements partiels et la facturation basée sur la performance

• des pénalités en cas de retard ou des avantages en cas de paiement anticipé

Les factures contractuelles obéissent rigoureusement aux termes du contrat, et tout réajustement nécessite généralement un accord formel entre les parties. Elles sont souvent accompagnées de documents supplémentaires visant à confirmer le travail exécuté, p. ex. des feuilles de temps, des approbations d’échéances de projet et des confirmations de livraison.

Factures standard

Les factures standard sont généralement des documents autonomes sans lien avec des obligations contractuelles. Elles sont utilisées pour des transactions simples comme des ventes au détail, des services ponctuels et des frais mensuels récurrents sans contrat formel. Elles se concentrent sur des biens ou services génériques fournis (par exemple, « services de nettoyage mensuels ») et ne reposent pas nécessairement sur des conditions prédéfinies ou des aspects de projet. Elles utilisent également des conditions de paiement plus simples et plus flexibles, par exemple « due à la réception » ou « 30 jours net ».

Il est rare que les factures standard nécessitent des justificatifs, car elles sont généralement utilisées dans des transactions plus simples. Elles sont généralement plus adaptables et souvent utilisées pour une facturation rapide et informelle sans beaucoup de négociation.

Quand faut-il émettre une facture contractuelle ?

Chaque contrat a ses propres conditions en matière d'envoi de factures. Examinez attentivement le contrat pour vérifier si vous envoyez vos factures selon le calendrier convenu, que ce soit à l'avance, à chaque échéance atteinte ou à une autre fréquence régulière. Si vous mettez trop de temps à envoyer une facture, vous risquez de donner l’impression de ne pas prendre votre travail au sérieux. Voici quelques-uns des moments auxquels ou fréquences auxquelles ce type de facture est généralement envoyé.

Lorsque vous atteignez une échéance

Si votre contrat est basé sur des échéances, envoyez votre facture immédiatement après qu'une échéance soit atteinte. Par exemple, vous venez peut-être de livrer le premier brouillon d'un design ou de terminer la charpente d'une maison dans le cadre d’un projet de construction. Les échéances permettent aux clients de mieux gérer les grands projets et vous évitent d’avoir à attendre la toute fin du projet pour être payé.

Selon une fréquence donnée

Pour une prestation continue (par exemple, consultation, des « retainers », toute prestation que vous exécutez régulièrement sur une période donnée), il est logique de facturer à intervalles réguliers. La fréquence mensuelle est la plus courante, mais certains contrats peuvent prévoir une facturation hebdomadaire ou bimensuelle. Respectez la fréquence convenue et envoyez les factures à temps.

Lorsque les conditions de paiement sont réunies

Certains contrats lient les paiements à des conditions spécifiques : livrer un produit final, atteindre un pourcentage d'achèvement du projet, ou simplement une date définie. Dès que cette exigence est remplie, envoyez la facture. Cette méthode est conçue pour garder tout le monde sur les bons rails, donc ne tardez pas : une facturation rapide aide à éviter des retards ou des malentendus gênants.

Après l’approbation de votre travail par le client

Dans les domaines créatifs ou d'autres projets collaboratifs, les clients auront peut-être besoin de revoir et d'approuver votre travail avant de vous payer. Une fois qu'ils valident un livrable ou un rapport, vous devez émettre la facture immédiatement. Cela maintient l'élan et lie directement la facturation à l'approbation.

Au début de votre collaboration

Pour les contrats qui nécessitent un paiement initial ou un acompte, la facture doit être envoyée immédiatement au début de la relation. Cette méthode est courante chez les travailleurs indépendants, les consultants et toute personne prenant en charge un grand projet. Intitulez la facture (par exemple, « Facture d'acompte », « Paiement anticipé ») afin d’éviter toute confusion sur l'objet du paiement.

À la fin du contrat

Une fois que tout est terminé, vous enverrez une dernière facture pour encaisser tout solde restant. C'est aussi le moment de facturer tout travail supplémentaire exécuté en dehors du périmètre initial.

Si des réajustements sont effectués

Les projets évoluent, et vous pourriez finir par accomplir plus de travail que prévu. Si des réajustements sont apportés, p. ex. des heures et des livrables supplémentaires, émettez une facture supplémentaire dès que ce travail est terminé. Expliquez la nature de ces frais pour éviter tout conflit.

À des dates fixées par contrat

Si le contrat prévoit des dates de facturation précises, par exemple le premier de chaque mois, respectez-les. Cela garantira un fonctionnement fluide et montrera à votre client que vous êtes organisé et sérieux dans votre travail.

Comment les entreprises peuvent-elles rendre les factures contractuelles claires et efficaces ?

Pour rédiger des contrats efficaces, il est nécessaire de créer un document facile à comprendre et laissant peu de place au doute. Voici une manière de le faire.

Rendez les conditions de paiement explicites

Précisez bien vos conditions de paiement : ajoutez une date d'échéance, des frais de retard et des options de paiement. Vos conditions pourraient ressembler à ceci : « Le paiement est dû au plus tard le 15 juin 2025. Les paiements reçus après cette date portent intérêt au taux de 1,5 %. Le paiement est accepté par virement bancaire ou carte bancaire. »

Ajoutez les coordonnées bancaires ou les liens de paiement nécessaires pour effectuer le paiement.

Utilisez des descriptions détaillées des paiements

Détaillez les montants débités pour que le client ait une idée précise de ce qu’il paie. Au lieu de « travail de développement », essayez de dire : « Développement de fonctionnalités personnalisées pour site d’e-commerce (20 heures à 100 $/heure) ». Si vos tarifs sont liés à des échéances ou des étapes, organisez les postes en conséquence. Voici un exemple :

• Phase 1 (recherche et planification) : 2 000 $

• Phase 2 (prototype) : 1 500 $

Cela rassure les clients et lève les doutes quant au mode de calcul de vos totaux.

Soignez la mise en page

Une facture mal mise en page peut être difficile à lire, même si les informations sont correctes. Utilisez des titres, des espaces et du texte en gras pour mettre en évidence les informations importantes. Vous pouvez :

• mettre en évidence le montant total dû en gras ou dans une police plus grande

• regrouper les informations connexes (par exemple, les informations sur le client dans une section, les conditions de paiement dans une autre)

• utiliser des tableaux pour détailler chaque poste

Si vous utilisez un logiciel de facturation, la plupart de ces fonctionnalités sont intégrées. Si vous créez des factures manuellement, un modèle bien conçu peut être utile.

Faites référence au contrat

Référez-vous explicitement au contrat afin que les clients se souviennent des termes convenus. Voici quelques exemples :

• « Cette facture tient compte des paiements liés à des échéances convenus aux termes de l’article 3.2 du Contrat n° 1234 ».

• « Ce paiement concerne des heures supplémentaires travaillées au-delà du périmètre initial, approuvées par la voie l'ordre de modification n° 5678 ».

Relisez-vous

Les fautes de frappe, les erreurs de calcul ou les détails incorrects retardent le paiement et peuvent nuire à votre réputation. Avant d'envoyer votre facture :

• Recalculez vos totaux

• Vérifiez que les détails de paiement (par exemple, numéro de compte bancaire, lien de paiement) sont corrects

• Vérifiez que la facture est conforme aux termes du contrat

Respectez le calendrier

Si le contrat prévoit une facturation par étapes, envoyez la facture dès que vous atteignez l’une des étapes en question. Pour un travail continu, suivez le calendrier convenu. Si le client ne paie pas dans les délais, envoyez un message de relance poli, mais ferme, du type : « Je me permets de vous rappeler que la facture n° 1234 est due le 15 juin. N’hésitez pas à me contacter pour toute question ».

Envisagez d'utiliser un logiciel de facturation

Si vous cherchez un moyen plus facile de gérer la facturation, Stripe Invoicing est l’outil qu’il vous faut. Il est conçu pour rendre l'ensemble du processus plus rapide et moins stressant pour vous et vos clients. Avec Stripe Invoicing, vous pouvez :

• créer des factures aux couleurs et au logo de votre marque, et contenant des messages personnalisés

• Intégrer directement des liens de paiement à la facture pour le paiement par carte bancaire, par virement Automated Clearing House (ACH), par wallet ou par d’autres moyens de paiement pris en charge (en prime, les clients paient trois fois plus vite en moyenne lorsqu'ils paient avec Apple Pay ou Google Pay)

• configurer des factures récurrentes pour des prestations continues ou des abonnements

• planifier des rappels pour les factures impayées

• traiter les paiements effectués en plusieurs devises et via des moyens de paiement locaux pour tous les clients internationaux

• suivre l'état des paiements (par exemple, en cours de traitement, payé) en temps réel dans le Dashboard Stripe

Comment gérer les réajustements de factures contractuelles ou les litiges connexes ?

Lorsque vous gérez des réajustements ou des litiges concernant des factures contractuelles, privilégiez la réactivité et la recherche de solutions. Ces situations peuvent être délicates, mais avec un plan clair, vous pouvez résoudre les problèmes sans nuire à la relation avec le client. Voici ce qu'il faut faire.

Faites preuve d’ouverture d’esprit

Lorsqu'un client soulève un problème avec une facture, ne le prenez pas personnellement et ne tirez pas de conclusions hâtives. Les litiges sont souvent causés par une mauvaise communication ou des détails négligés, et non par une mauvaise volonté. Répondez calmement et prenez acte de leur inquiétude en disant quelque chose comme : « Merci d'avoir attiré mon attention sur ce point. Examinons-le ensemble pour nous assurer que tout est exact. »

Demandez des précisions

Vous devez comprendre ce qui pose problème pour le client. Demandez-lui poliment de préciser l'élément ou le frais qu'il remet en question afin que vous puissiez y remédier directement. Voici quelques litiges courants :

• Champ d’application : le client estime qu'il a été facturé pour un travail qui n’est pas soumis au contrat.

• Tarifs ou totaux : il pense que les calculs ou les tarifs ne sont pas conformes au contrat.

• Délai : il a des doutes concernant la date d’exécution de la prestation ou d’envoi de la facture.

• Frais non approuvés : il a relevé des frais qu’il n’a pas explicitement approuvés (par exemple, heures ou matériaux supplémentaires).

Réexaminez le contrat

Consultez votre contrat pour le comparer à la facture. Vérifiez si les éléments facturés sont conformes aux termes du contrat, si les délais correspondent à ce qui est prévu et si des modifications documentées ont été apportées au champ d’application ou aux coûts après l'exécution du contrat. Si vous êtes dans votre bon droit, préparez-vous à démontrer que la facture respecte le contrat. Dans le cas contraire, reconnaissez l'erreur et proposez une solution.

Fournissez des justificatifs en toute transparence

Fournissez au client les documents qui justifient la facture :

• Feuilles de temps : pour le travail à l'heure, montrez des logs qui détaillent le temps consacré à la prestation.

• Validation des échéances : envoyez des e-mails ou des documents signés qui confirment les livrables achevés.

• Reçus ou bons de commande : si des matériaux ou des dépenses sont contestés, montrez des reçus ou des preuves d'achat.

Négociez des réajustements

Si les doutes du client sont légitimes (par exemple, vous avez facturé un travail supplémentaire sans obtenir d'approbation formelle), soyez flexible. Proposez d'ajuster la facture ou de fournir un avoir sur de prochaines prestations. Par exemple, vous pourriez dire : « Vous avez raison. Ces frais n'ont pas été approuvés. Laissez-moi réviser la facture pour les retirer ». Vous montrerez ainsi que vous appréciez la relation et que vous êtes prêt à trouver une solution équitable.

Documentez tout

Si vous apportez des modifications à la facture ou acceptez de modifier les conditions de paiement, documentez ces modifications par écrit. Envoyez au client une facture révisée et confirmez les détails par e-mail. Par exemple, vous pourriez écrire : « J'ai modifié la facture pour tenir compte du réajustement convenu de 500 $ pour le travail supplémentaire. Le nouveau total est de 3 000 $, avec un paiement dû au plus tard le [date] ». Des dossiers complets protègent à la fois vos intérêts et ceux du client en cas de questions ultérieures.

Restez ferme lorsque c'est approprié

Si vous avez respecté le contrat et pouvez prouver que la facture est exacte, ne vous sentez pas obligé(e) de céder sur chaque litige. Expliquez poliment, mais fermement votre position et étayez-la avec des preuves : « La facture tient compte des heures supplémentaires discutées et approuvées lors de notre réunion du [date]. Faites-moi savoir s'il y a quelque chose que je peux éclaircir davantage. »

Proposez un échéancier de paiement, si nécessaire

Parfois, les litiges surviennent non pas à cause de la facture elle-même, mais parce que le client fait face à des problèmes de trésorerie. S'il ne peut pas payer le montant total immédiatement, vous pouvez proposer un échéancier de paiement en signe de bonne volonté. Documentez ces conditions clairement, y compris les délais de paiement et les éventuels intérêts.

Passez au stade supérieur au bon moment

Si le litige s'éternise et que vous ne pouvez pas parvenir à une résolution, il est peut-être nécessaire de passer à l’étape suivante, qui consister à solliciter un médiateur tiers ou à engager une action en justice, par exemple en consultant un avocat ou en déposant plainte auprès de la juridiction chargée des petites créances. Cependant, considérez l'action en justice comme votre dernier recours : la plupart des litiges peuvent être résolus sans aller aussi loin.

Tirez des enseignements

Considérez chaque litige comme une possibilité d'améliorer vos processus. Après avoir résolu le problème, réfléchissez à ce qui a mal tourné et comment l'éviter à l'avenir. Posez-vous des questions de ce type :

• Les termes du contrat étaient-ils trop vagues ?

• Auriez-vous pu mieux communiquer sur les modifications du champ d’application ?

• Auriez-vous dû décrire les articles ou prestations avec plus de précision sur les factures ?