Una fattura contrattuale è un documento che delinea gli addebiti per i servizi resi o i beni venduti in base ai termini di un accordo contrattuale. I fornitori di servizi e gli appaltatori emettono queste fatture ai clienti e sono generalmente utilizzate nel campo dell'edilizia, della consulenza o dei lavori freelance, dove si usano tipicamente accordi continuativi o basati su progetti.

Di seguito, spiegheremo come redigere fatture contrattuali efficaci, quando emetterle, come gestire le contestazioni e molto altro ancora.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cosa dovresti includere in una fattura contrattuale?
  
• Cosa differenzia le fatture contrattuali dalle fatture standard?
  
• Quando è necessario emettere una fattura contrattuale?
  
• Cosa possono fare le attività per rendere le fatture contrattuali chiare ed efficaci?
  
• Come gestire le contestazioni o le rettifiche relative alle fatture contrattuali?
  

Cosa dovresti includere in una fattura contrattuale?

Affinché la fattura contrattuale trasmetta il valore che hai fornito, includi quanto segue:

• La tua ragione sociale e i tuoi dati (ad es. logo, indirizzo, informazioni di contatto)

• Informazioni sul cliente

• Nome del contratto o progetto specifico (ad esempio, "Fattura per servizi di sviluppo web - Progetto: riprogettazione del sito web ABC")

I servizi o i prodotti che hai fornito (ad esempio, "Progettazione della home page del sito web - 15 ore a 100 $/ora", "Rapporto di ricerca per parole chiave SEO - tariffa fissa di 500 $")

• Il subtotale, le tasse e l'importo totale dovuto, in grassetto

• Tutti i documenti di supporto di cui il cliente ha bisogno, come un foglio presenze approvato, una conferma di consegna e un report sugli obiettivi intermedi

• I termini di pagamento (ad esempio, "Il pagamento deve essere effettuato entro 14 giorni (1 agosto 2025). Per i pagamenti tardivi sarà applicata una commissione mensile del 2%")

• Le informazioni necessarie per effettuare il pagamento (ad esempio, coordinate bancarie)

• Un breve tocco personale alla fine, ad esempio una nota di ringraziamento

Cosa differenzia le fatture contrattuali dalle fatture standard?

Le fatture contrattuali e le fatture standard hanno lo stesso scopo di base, ovvero richiedere il pagamento del lavoro, ma differiscono per livello di dettaglio, contesto e utilizzo. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun tipo di fattura.

Fatture contrattuali

Le fatture contrattuali sono direttamente collegate a dei contratti formali. Fanno riferimento ai termini di accordi esistenti, come gli obiettivi intermedi, i deliverable e i piani di pagamento (ad esempio, "pagamento anticipato del 50% e il restante 50% alla consegna"). Spesso includono numeri di contratto, nomi di progetti o clausole specifiche che fanno riferimento agli accordi. Le fatture contrattuali sono comunemente usate in settori quali l'edilizia, la consulenza, i servizi freelance e IT, dove i progetti, i servizi a lungo termine o gli accordi personalizzati sono standard.

Per quanto riguarda le fatture contrattuali, i termini di pagamento sono strettamente basati sul contratto, che potrebbe indicare:

• Pagamenti legati a obiettivi intermedi o fasi di progetto

• Termini complessi come acconti, pagamenti parziali e fatturazione basata sulle prestazioni

• Penali o incentivi per pagamenti in ritardo o anticipati

Le fatture contrattuali seguono rigidamente i termini del contratto e le rettifiche richiedono in genere un accordo formale tra le parti. Spesso sono accompagnate da documenti aggiuntivi a dimostrazione del lavoro svolto, come fogli presenze, approvazione degli obiettivi intermedi del progetto e conferme di consegna.

Fatture standard

Le fatture standard in genere sono documenti autonomi senza obblighi contrattuali. Sono utilizzate per transazioni semplici come vendite al dettaglio, servizi una tantum e addebiti mensili ricorrenti senza contratti formali. Si concentrano su beni o servizi generali forniti (ad esempio, "servizi di pulizia mensili") e non dipendono necessariamente da termini o dettagli di progetto predefiniti. Inoltre, utilizzano termini di pagamento più semplici e flessibili, spesso solo "scadenza alla ricezione" o "a 30 giorni".

Le fatture standard richiedono raramente della documentazione di supporto, in quanto di solito vengono utilizzate nelle transazioni più semplici. Sono generalmente più adattabili e spesso vengono utilizzate per una fatturazione rapida e informale senza troppe negoziazioni.

Quando è necessario emettere una fattura contrattuale?

Ogni contratto ha le proprie condizioni relative all'invio delle fatture. Leggi attentamente il contratto per assicurarti di inviare le fatture nei tempi concordati, che sia in anticipo, al raggiungimento di ogni obiettivo intermedio, o a intervalli regolari. Se ritardi a inviare una fattura, potresti dare l'impressione di non prendere sul serio il tuo lavoro. Ecco una panoramica dei tempi tipici di emissione di questo tipo di fattura.

Al raggiungimento di un obiettivo intermedio

Se il tuo contratto è basato su obiettivi intermedi (milestone), invia la fattura subito dopo averne raggiunto uno. Ad esempio, hai appena consegnato la prima bozza di un progetto o hai terminato la struttura di una casa nell'ambito di un progetto edilizio. Gli obiettivi intermedi consentono ai clienti di gestire i grandi progetti e ti permettono di non dover aspettare fino alla fine dell'intero progetto per ricevere il pagamento.

A intervalli regolari

Per i lavori continuativi (ad esempio, consulenza, incarichi, qualsiasi situazione che preveda lo svolgimento di un lavoro costante nel tempo), ha senso fatturare a intervalli regolari. La cadenza più comune è quella mensile, ma alcuni contratti potrebbero richiedere una fatturazione settimanale o bisettimanale. Attieniti al programma concordato e invia le fatture in tempo.

Quando le condizioni di pagamento sono soddisfatte

Alcuni contratti vincolano i pagamenti a condizioni specifiche: consegna di un prodotto finale, raggiungimento di una percentuale di completamento del progetto o semplicemente una data prestabilita. Non appena tale requisito è soddisfatto, invia la fattura. Questi eventi sono pensati per tenere allineate tutte le parti coinvolte, quindi non aspettare: la fatturazione tempestiva aiuta a evitare ritardi o malintesi imbarazzanti.

A seguito dell'approvazione del lavoro da parte del cliente

Nei settori creativi o in altri progetti collaborativi, i clienti potrebbero dover rivedere e approvare il tuo lavoro prima del pagamento. Una volta approvato un deliverable o un report, dovresti emettere immediatamente la fattura. In tal modo non si interrompe la dinamica e si lega la fatturazione direttamente all'approvazione.

All'inizio della collaborazione

Per i contratti che richiedono un pagamento anticipato o un acconto, la fattura deve essere inviata immediatamente all'inizio dell'incarico. Questa disposizione è comune per i freelance, i consulenti e chiunque sia coinvolto in un grande progetto. Indicalo in fattura (ad esempio chiamandola "Fattura per acconto" o "Pagamento anticipato") in modo che non ci sia confusione sullo scopo del pagamento.

Alla fine del contratto

Al termine di tutto, ti consigliamo di inviare una fattura finale per riscuotere l'eventuale saldo residuo. Questo è anche il momento per addebitare qualsiasi lavoro extra non rientrante nell'ambito di applicazione originario.

In caso di rettifiche

I progetti cambiano e potresti finire per fare più lavoro di quanto inizialmente concordato. In caso di modifiche, ad esempio ore extra e deliverable aggiuntivi, emetti una fattura supplementare non appena il lavoro sarà terminato. Per evitare conflitti, spiega a cosa si riferisce.

Nelle date concordate contrattualmente

Se il contratto prevede date di fatturazione specifiche, ad esempio il primo di ogni mese, rispettatele. In questo modo, tutto procederà senza intoppi e dimostrerai al cliente che sei una persona organizzata e prendi sul serio il tuo lavoro.

Cosa possono fare le attività per rendere le fatture contrattuali chiare ed efficaci?

Redigere contratti efficaci significa creare un documento facile da capire e che lasci poco spazio alle contestazioni. Ecco come le attività possono farlo nel modo giusto.

Esplicita i termini di pagamento

Indica i termini di pagamento in modo specifico: includi una data di scadenza, eventuali commissioni per i pagamenti in ritardo e le opzioni di pagamento. Ecco come potresti indicare le tue condizioni: "Il pagamento deve essere effettuato entro il 15 giugno 2025. Verrà applicata una commissione per il ritardo dell'1,5% per i pagamenti ricevuti dopo tale data. Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario o carta di credito".

Includi tutti i dati bancari o i link di pagamento necessari per completare il pagamento.

Utilizza descrizioni dettagliate degli addebiti

Dettaglia gli addebiti in modo che il cliente sappia esattamente che cosa sta pagando. Invece di "lavoro di sviluppo", prova a scrivere "Sviluppo di funzioni personalizzate per un sito di e-commerce (20 ore a 100 $/ora)". Se gli addebiti sono legati a obiettivi intermedi o fasi, organizza le voci di conseguenza. Ecco un esempio:

• Fase 1 (ricerca e pianificazione): 2.000 $

• Fase 2 (prototipo): 1.500 $

Questo rassicura i clienti ed evita che si generino dubbi su come hai calcolato i totali.

Includi elementi visivi importanti

Una fattura visivamente disordinata può essere difficile da seguire, anche se le informazioni sono corrette. Usa intestazioni, spaziatura e testo in grassetto per richiamare l'attenzione sulle informazioni importanti. Potresti:

• Mettere in evidenza l'importo totale dovuto usando il grassetto o caratteri più grandi

• Raggruppare i dati correlati (ad esempio, le informazioni sui clienti in una sezione, i termini di pagamento in un'altra)

• Usare le tabelle per le suddivisioni dettagliate

Se utilizzi un software di fatturazione, la maggior parte di queste funzioni è integrata. Se crei le fatture manualmente, può essere utile usare un modello ben progettato.

Fai riferimento al contratto

Fai riferimento esplicito al contratto in modo che i clienti ricordino i termini concordati. Ecco alcuni esempi:

• "Questa fattura riporta i pagamenti relativi agli obiettivi intermedi concordati come indicato nel Contratto n. 1234, Sezione 3.2".

• "Il pagamento si riferisce alle ore lavorate aggiuntive oltre all'ambito di applicazione originale, approvato tramite l'ordine di modifica n. 5678".

Revisiona il documento

Eventuali errori di battitura, errori di calcolo o dati errati ritardano il pagamento e possono danneggiare la tua reputazione. Prima dell'invio:

• Ricalcola i totali

• Assicurati che i dati per il pagamento (ad es. numero di conto bancario, link di pagamento) siano corretti

• Verifica che la fattura corrisponda ai termini del contratto

Rispetta i tempi

Se il contratto prevede l'addebito per obiettivi intermedi, invia la fattura non appena ne raggiungi uno. Per i lavori continuativi, segui il programma concordato. Se il cliente non paga in tempo, invia un messaggio cortese ma deciso, ad esempio "Si ricorda che la fattura n. 1234 scade il 15 giugno. In caso di domande, resto a disposizione".

Prendi in considerazione l'utilizzo di un software di fatturazione

Se stai cercando un modo più semplice per gestire la fatturazione, Stripe Invoicing è un punto di svolta. È progettato per rendere l'intero processo più veloce e meno complicato sia per te che per i tuoi clienti. Con Stripe Invoicing puoi:

• Creare fatture personalizzate e brandizzate con il tuo logo, colori e messaggi personalizzati

• Incorporare i link di pagamento direttamente nella fattura per il pagamento tramite carte di credito, bonifici ACH (Automated Clearing House), wallet o altri metodi supportati (in aggiunta, i clienti pagano tre volte più velocemente in media se usano Apple Pay o Google Pay)

• Impostare fatture ricorrenti per lavori continuativi o abbonamenti

• Pianificare i promemoria per le fatture non pagate

• Elaborare pagamenti in più valute e tramite metodi di pagamento locali per tutti i clienti internazionali

• Tenere traccia dello stato dei pagamenti (ad es. elaborazione in corso, pagamento effettuato) in tempo reale nella Dashboard Stripe

Come gestire le contestazioni o le rettifiche relative alle fatture contrattuali?

Quando gestisci le rettifiche o le contestazioni relative alle fatture contrattuali, assumi un approccio reattivo e concentrato sulla soluzione. Queste situazioni possono essere complicate, ma con un piano chiaro puoi risolvere i problemi senza danneggiare il rapporto con il cliente. Ecco cosa fare.

Mantieni un atteggiamento di apertura

Quando un cliente solleva un problema con una fattura, non prenderla sul personale e non trarre conclusioni affrettate. Le contestazioni sono spesso causate da semplici errori di comunicazione o da dettagli trascurati, non da cattiva volontà. Rispondi con calma e riconosci la sua preoccupazione dicendo qualcosa come "Grazie per aver portato questa situazione alla mia attenzione. Verifichiamo insieme per assicurarci che sia tutto corretto".

Richiedi informazioni specifiche

Devi capire che cosa rappresenta un problema per il cliente. Chiedi gentilmente di indicare l'articolo o l'addebito specifico che sta contestando in modo da poterlo risolvere direttamente. Le contestazioni più comuni includono:

• Ambito di applicazione: il cliente ritiene che gli sia stato addebitato un lavoro non previsto dal contratto.

• Tariffe o totali: pensa che i calcoli o i prezzi non corrispondano a quanto concordato.

• Tempistiche: non ha le idee chiare in merito a quando il lavoro è stato svolto o a quando è stata inviata la fattura.

• Addebiti non approvati: vede addebiti che non sono stati approvati esplicitamente (ad esempio, ore o materiali extra).

Rivedi il contratto

Recupera il contratto per ricontrollare i dettagli e confrontarli con la fattura. Verifica se le voci fatturate sono coerenti con i termini del contratto, se le tempistiche sono in linea con quanto concordato e se ci sono state modifiche documentate all'ambito o ai costi dopo l'esecuzione del contratto. Se sei dalla parte della ragione, preparati a dimostrare che la fattura è conforme al contratto. In caso contrario, riconosci l'errore e proponi una soluzione.

Sii trasparente e serviti di documentazione di supporto

Fornisci al cliente tutta la documentazione a supporto della fattura:

• Prospetti delle ore impiegate: per i lavori a ore, mostra i registri dettagliati del tempo impiegato.

• Approvazione di obiettivi intermedi: condividi email o documenti firmati a conferma dei deliverable portati a termine.

• Ricevute o ordini di acquisto: se vengono contestati materiali o spese, mostra le ricevute o i registri degli acquisti.

Negozia le rettifiche

Se il dubbio del cliente è fondato, ad esempio se hai addebitato lavoro extra senza ottenere l'approvazione formale, sii flessibile. Proponi di modificare la fattura o di concedere un credito per lavori futuri. Ad esempio, potresti dire "Ha ragione. Questo addebito non era stato specificato. Procedo alla revisione della fattura e all'eliminazione della voce". Ciò dimostra che dai valore alla relazione e la tua disponibilità a trovare una soluzione equa.

Documenta tutto

Se apporti modifiche alla fattura o accetti di rettificare i termini di pagamento, documenta l'azione per iscritto. Invia al cliente una fattura modificata e conferma i dettagli tramite email. Ad esempio, potresti scrivere "Ho aggiornato la fattura con la rettifica concordata di 500 $ per i lavori aggiuntivi. Il nuovo totale è di 3.000 $, con pagamento dovuto entro [data]". Avere una documentazione completa protegge sia te che il cliente in caso di domande in seguito.

Resta nella tua posizione quando appropriato

Se hai seguito il contratto e puoi dimostrare che la fattura è accurata, non sentirti in obbligo di cedere su ogni contestazione. Spiega con cortesia ma fermezza la tua posizione e supportala con delle prove: "In fattura sono riportate le ore aggiuntive discusse e approvate nella nostra riunione del [data]. Mi faccia sapere se occorrono ulteriori chiarimenti".

Offri un piano di pagamento, se necessario

A volte le contestazioni non sorgono a causa della fattura stessa, ma perché il cliente sta affrontando problemi con il flusso di cassa. Se non riesce a pagare subito l'intero importo, valuta la possibilità di offrire un piano di pagamento per andargli incontro. Documenta chiaramente questi termini, comprese le scadenze dei pagamenti e gli eventuali interessi, se applicabili.

Sappi quando adottare provvedimenti diversi

Se la contestazione si protrae e non riesci a raggiungere una risoluzione, potresti dover prendere altre misure. Ciò potrebbe comportare il coinvolgimento di un mediatore terzo o un'azione legale, ad esempio consultare un avvocato o presentare un reclamo dinanzi a un tribunale per le controversie di modesta entità. Tuttavia, l'azione legale dovrebbe essere l'ultima spiaggia: la maggior parte delle contestazioni può essere risolta senza spingersi così lontano.

Impara dall'esperienza

Considera ogni contestazione come un'opportunità per migliorare i tuoi processi. Dopo aver risolto il problema, rifletti su cosa è andato storto e su come prevenirlo in futuro. Poniti domande come queste:

• I termini del contratto erano troppo vaghi?

• Avresti potuto comunicare meglio le modifiche relative all'ambito di applicazione?

• Avresti dovuto utilizzare descrizioni delle voci più specifiche nelle fatture?