Una factura contractual es un documento en el que se detallan los cargos por los servicios prestados o los bienes vendidos en virtud de un acuerdo contractual. Los proveedores de servicios y contratistas emiten estas facturas a los clientes y suelen utilizarse en la construcción, la consultoría o el trabajo autónomo, donde son habituales los acuerdos continuos o basados en proyectos.

A continuación, explicaremos cómo redactar facturas contractuales efectivas, cuándo emitirlas, cómo gestionar las disputas y más.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué debes incluir en una factura contractual?
  
• ¿En qué se diferencian las facturas contractuales de las estándar?
  
• ¿Cuándo deberías emitir una factura contractual?
  
• ¿Cómo pueden las empresas lograr que las facturas de los contratos sean claras y efectivas?
  
• ¿Cómo deberías manejar los ajustes o las disputas de las facturas de los contratos?
  

¿Qué debes incluir en una factura contractual?

Para que tu factura contractual transmita el valor que has proporcionado, deberías incluir lo siguiente:

• El nombre de la empresa y los detalles (por ejemplo, logo, dirección, información de contacto)

• La información del cliente

• Nombre del contrato o proyecto específico (por ejemplo, «Factura por servicios de desarrollo web – Proyecto: Rediseño del sitio web ABC»)

Los servicios o productos que proporcionaste (por ejemplo, «Diseño de la página de inicio del sitio web – 15 horas a $100 la hora», «Informe de investigación de palabras clave de SEO – tarifa fija de $500»)

• El subtotal, los impuestos y el monto total a pagar, en negrita

• Cualquier documento de respaldo que el cliente necesite, como una ficha de las horas aprobada, confirmación de entrega e informe de los hitos

• Las condiciones de pago (por ejemplo, «El pago vence en 14 días (1 de agosto de 2025). Los pagos tardíos incurrirán en una comisión mensual del 2 %».)

• La información necesaria para realizar el pago (por ejemplo, datos bancarios)

• Un breve detalle personal al final, como una nota de agradecimiento

¿En qué se diferencian las facturas contractuales de las estándar?

Las facturas contractuales y las facturas estándar tienen la misma finalidad básica de solicitar el pago de un trabajo, pero difieren en su nivel de detalle, contexto y uso. A continuación te presentamos cada tipo de factura.

Facturas contractuales

Las facturas contractuales se vinculan directamente a los contratos formales. Hacen referencia a las condiciones de los acuerdos existentes, como hitos, entregables y calendarios de pago (por ejemplo, «50 % por adelantado, 50 % en la entrega»). Suelen incluir números de contrato, nombres de proyectos o cláusulas específicas para referirse a los acuerdos. Las facturas contractuales son habituales en sectores como la construcción, la consultoría, freelancing y los servicios de tecnologías de la información (TI), donde los proyectos, los servicios a largo plazo o los acuerdos personalizados son lo habitual.

Con las facturas contractuales, las condiciones de pago se basan estrictamente en el contrato, que pueden especificar lo siguiente:

• Pagos vinculados a hitos o fases del proyecto

• Condiciones complejas como retenciones, pagos parciales y facturación basada en el rendimiento

• Penalizaciones o incentivos por pagos anticipados o tardíos

Las facturas contractuales se ajustan estrictamente a las condiciones del contrato, y los ajustes suelen requerir un acuerdo formal entre las partes. Suelen ir acompañadas de documentos adicionales para validar el trabajo, como fichas de las horas, aprobaciones de hitos del proyecto y confirmaciones de entrega.

Facturas estándar

Las facturas estándar suelen ser documentos independientes sin obligaciones contractuales. Se utilizan para transacciones sencillas, como ventas al por menor, servicios puntuales y cargos mensuales recurrentes sin necesidad de contratos formales. Se centran en bienes o servicios generales prestados (por ejemplo, «servicios mensuales de limpieza») y no dependen necesariamente de condiciones predefinidas o detalles del proyecto. También utilizan condiciones de pago más sencillas y flexibles, a menudo simplemente «a la recepción» o «30 netos».

Las facturas estándar rara vez requieren documentación de respaldo, ya que se utilizan típicamente en transacciones más simples. Generalmente son más adaptables y a menudo se utilizan para una facturación rápida e informal sin mucha negociación.

¿Cuándo deberías emitir una factura contractual?

Cada contrato tiene sus propias condiciones sobre cuándo deben enviarse las facturas. Revisa detenidamente el contrato para asegurarte de que envías las facturas en el plazo acordado, ya sea por adelantado, al cumplir cada hito o a otro intervalo regular. Si tardas en enviar una factura, puedes dar a entender que no te tomas en serio tu trabajo. Aquí tienes una descripción general de los plazos típicos para emitir este tipo de facturas.

Cuando cumples un hito

Si tu contrato se basa en hitos, envía la factura justo después de alcanzar uno. Por ejemplo, si acabas de entregar el primer borrador de un diseño o de terminar de enmarcar una casa en un proyecto de construcción. Los hitos hacen que los grandes proyectos sean fáciles de gestionar para los clientes y evitan que tengas que esperar hasta el final para recibir los pagos.

A intervalos regulares

Para trabajos continuados (por ejemplo, consultoría, retenciones, cualquier actividad en la que se realice un trabajo constante a lo largo del tiempo), es conveniente facturar a intervalos regulares. Lo más habitual es una facturación mensual, pero algunos contratos pueden exigir una facturación semanal o quincenal. Sigue el calendario acordado y envía las facturas a tiempo.

Cuando se cumplan las condiciones de pago

Algunos contratos vinculan los pagos a condiciones específicas: la entrega de un producto final, alcanzar un porcentaje de finalización del proyecto o simplemente una fecha determinada. En cuanto se cumpla ese requisito, envía la factura. No dejes pasar más tiempo: una facturación puntual ayuda a evitar retrasos o malentendidos.

Después de que el cliente aprueba tu trabajo

En campos creativos u otros proyectos de colaboración, es posible que los clientes necesiten revisar y aprobar tu trabajo antes de pagar. Una vez que aprueben una entrega o un informe, debes emitir la factura de inmediato. Esto mantiene la dinámica y vincula la facturación directamente a la aprobación.

Al inicio del trabajo conjunto

Para contratos que requieren un pago por adelantado o un anticipo, la factura debe enviarse inmediatamente al inicio del compromiso. Esta modalidad es habitual en autónomos, consultores y todo aquel que se encarga de un proyecto de gran envergadura. Etiqueta la factura (por ejemplo, «Factura de anticipo de honorarios», «Pago por adelantado») para que no haya confusión sobre el propósito del pago.

Al final del contrato

Una vez que todo esté listo, deberás enviar una factura final para cobrar el saldo restante. También es el momento de facturar cualquier trabajo adicional que esté fuera del alcance original.

Si es necesario realizar ajustes

Los proyectos cambian y es posible que termines haciendo más trabajo del acordado al principio. Si se producen ajustes, como horas extra o entregas complementarias, emite una factura suplementaria en cuanto hayas terminado el trabajo. Explica a qué se debe para evitar conflictos.

En fechas acordadas contractualmente

Si el contrato especifica fechas de facturación específicas, como el primer día de cada mes, cúmplelas. Esto mantendrá todo funcionando sin problemas y mostrarás a tu cliente que trabajas con organización y seriedad.

¿Cómo pueden las empresas lograr que las facturas contractuales sean claras y efectivas?

Redactar contratos efectivos significa crear un documento que sea fácil de entender y que deje poco margen para la disputa. Aquí te mostramos cómo las empresas pueden lograrlo.

Haz que las condiciones de pago sean explícitas

Especifica las condiciones de pago: incluye la fecha de vencimiento, las comisiones por retrasos en los pagos y las opciones de pago. Las condiciones podrían ser las siguientes: «El pago vence el 15 de junio de 2025. Se aplicará una comisión por retraso del 1.5 % para los pagos recibidos después de esta fecha. El pago se acepta mediante transferencia bancaria o tarjeta de crédito».

Incluye los datos bancarios o enlaces de pago necesarios para realizar el pago.

Usa descripciones detalladas de los cargos

Desglosa los gastos para que el cliente sepa exactamente por lo que paga. En lugar de «trabajo de desarrollo», intenta decir: «Desarrollo de funciones personalizadas para un sitio de comercio electrónico (20 horas a $100 la hora)». Si tus cargos se basan en hitos o fases, organiza los ítems en consecuencia. Aquí tienes un ejemplo:

• Fase 1 (Investigación y planificación): $2000

• Fase 2 (Prototipo): $1500

Esto ofrece seguridad a los clientes y evita confusiones sobre cómo se han calculado los totales.

Incluye elementos visuales importantes

Una factura visualmente desordenada puede ser difícil de seguir, incluso si la información es correcta. Usa encabezados, espacios y texto en negrita para destacar la información importante. Podrías realizar lo siguiente:

• Resaltar el monto total a pagar en negrita o en una fuente más grande

• Agrupar datos relacionados (por ejemplo, información del cliente en una sección, condiciones de pago en otra)

• Usar tablas para desgloses detallados

Si usas un software de facturación, la mayoría de estas funcionalidades están integradas. Si elaboras facturas manualmente, una plantilla bien diseñada puede ser útil.

Referencia el contrato

Referencia explícitamente el contrato para que los clientes recuerden las condiciones acordadas. Aquí encontrarás algunos ejemplos:

• «Esta factura refleja los pagos por hitos acordados según se indica en el contrato n.º 1234, sección 3.2».

• «El pago es por las horas adicionales trabajadas más allá del alcance original, aprobadas a través del pedido de cambio n.º 5678».

Haz una revisión

Errores tipográficos, errores matemáticos o detalles incorrectos retrasan el pago y pueden dañar tu reputación. Antes de enviar la factura considera lo siguiente:

• Recalcula los totales

• Asegúrate de que los detalles de pago (por ejemplo, número de cuenta bancaria, enlace de pago) sean correctos

• Verifica que la factura coincida con las condiciones del contrato

Sé consistente con los plazos

Si el contrato especifica la facturación por hitos, envía la factura en cuanto cumplas un hito. Si el trabajo es continuo, sigue el calendario acordado. Si el cliente no paga a tiempo, envíale una carta de seguimiento educada pero firme, como «Solo un recordatorio rápido de que la factura n.º 1234 vence el 15 de junio. Hágame saber si tiene alguna pregunta».

Considera usar un software de facturación

Si buscas una manera más fácil de gestionar la facturación, Stripe Invoicing es un punto de inflexión. Está diseñado para que todo el proceso sea más rápido y sin estrés para ti y tus clientes. Con Stripe Invoicing, puedes hacer lo siguiente:

• Crear facturas personalizadas y de marca con tu logo, colores y mensajes personalizados

• Incorporar enlaces de pago directamente en la factura para pagar mediante tarjetas de crédito, transferencias de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH), carteras digitales u otros métodos admitidos (como ventaja, los clientes pagan tres veces más rápido en promedio cuando pagan con Apple Pay o Google Pay).

• Configurar facturas recurrentes para trabajos continuos o suscripciones

• Programar recordatorios para las facturas no pagadas

• Procesar pagos en múltiples divisas y a través de métodos de pago locales para los clientes internacionales

• Rastrear el estado del pago (por ejemplo, en proceso, pagado) en tiempo real en el Dashboard de Stripe

¿Cómo deberías manejar los ajustes o las disputas de las facturas contractuales?

Cuando gestionas los ajustes o las disputas sobre las facturas contractuales, mantén la capacidad de respuesta y céntrate en encontrar soluciones. Estas situaciones pueden ser complicadas, pero con un plan claro, puedes resolver problemas sin dañar la relación con el cliente. Esto es lo que debes hacer.

Comienza con una mentalidad abierta

Cuando un cliente plantea un problema con una factura, no lo tomes de manera personal ni saques conclusiones apresuradas. Las disputas suelen deberse a una simple falta de comunicación o a detalles que se pasan por alto, no a la mala voluntad. Responde con calma y reconoce su preocupación con un comentario como: «Gracias por señalarlo. Revisémoslo juntos para asegurarnos de que todo sea correcto».

Pide detalles específicos

Tienes que entender qué es lo que el cliente considera un problema. Pídele amablemente que te señale el ítem o cargo concreto que cuestiona para que puedas abordarlo directamente. Las disputas más habituales son las siguientes:

• Alcance: El cliente cree que se le facturó por un trabajo fuera del alcance del contrato.

• Tarifas o totales: Piensan que los cálculos o las tarifas no coinciden con lo acordado.

• Tiempo: No saben cuándo se realizó el trabajo o cuándo se envió la factura.

• Cargos no aprobados: Ven reflejados cargos que no aprobaron explícitamente (por ejemplo, horas o materiales adicionales).

Revisa el contrato

Consulta el contrato para comparar los detalles con la factura. Comprueba si los ítems facturados coinciden con las condiciones del contrato, si los plazos se ajustan a lo acordado y si se produjeron cambios documentados en el alcance o los gastos tras la firma del contrato. Si estás en lo cierto, prepárate para demostrar que la factura se ajusta al contrato. Si no, reconoce el error y propone una solución.

Sé transparente con los documentos de respaldo

Proporciona al cliente cualquier documentación que respalde la factura:

• Fichas de las horas: Para los trabajos por hora, muestra registros detallados del tiempo dedicado.

• Aprobaciones de hitos: Comparte correos electrónicos o documentos firmados que confirmen los entregables realizados.

• Recibos o órdenes de compra: Si se disputan materiales o gastos, muestra los recibos o los registros de compra.

Negocia los ajustes

Si la preocupación del cliente es válida. por ejemplo, facturaste por un trabajo adicional sin obtener la aprobación formal, sé flexible. Ofrece ajustar la factura o proporcionar un crédito para un trabajo futuro. Por ejemplo, podrías decir: «Tiene razón. Este cargo no se aprobó de antemano. Permítame revisar la factura para eliminarlo». Esto muestra que valoras la relación y deseas encontrar una solución justa.

Documenta todo

Si realizas algún cambio en la factura o acuerdas ajustar las condiciones de pago, documéntalo por escrito. Envía al cliente una factura revisada y confirma los detalles en un correo electrónico. Por ejemplo, puedes escribir: «He actualizado la factura para reflejar el ajuste acordado de $500 por el trabajo adicional. El nuevo total es de $3000, y el pago debe efectuarse antes del [fecha]». Los registros exhaustivos te protegen tanto a ti como al cliente en caso de que surjan preguntas más adelante.

Mantente firme cuando sea apropiado

Si has seguido el contrato y puedes probar que la factura es precisa, no sientas la presión de ceder en cada disputa. Explica tu posición de manera educada pero firme y respáldala con evidencia: «La factura refleja las horas adicionales discutidas y aprobadas en nuestra reunión del [fecha]. Avíseme si necesita alguna otra aclaración».

Ofrece un plan de pago, si es necesario

A veces las disputas surgen no por la factura en sí, sino porque el cliente enfrenta problemas de flujo de efectivo. Si no puede pagar el monto total de inmediato, considera ofrecer un plan de pago como un gesto de buena voluntad. Documenta estas condiciones con claridad, incluyendo los plazos de pago y cualquier interés, si corresponde.

Conoce cuándo escalar el asunto

Si la disputa se prolonga y no puedes llegar a una resolución, es posible que necesites ir más allá. Esto podría involucrar a un mediador externo o acciones legales, como consultar a un abogado o presentar un reclamo en un tribunal de reclamos menores. Sin embargo, la acción legal debería ser el último recurso; la mayoría de las disputas se pueden resolver sin llegar a ese extremo.

Aprende de la experiencia

Considera cada disputa como una oportunidad para mejorar tus procesos. Tras resolver el problema, reflexiona sobre lo que salió mal y cómo evitarlo en el futuro. Hazte preguntas como las siguientes:

• ¿Eran demasiado vagas las condiciones del contrato?

• ¿Podrías haber comunicado mejor los cambios en el alcance?

• ¿Deberías haber descrito los artículos de forma más específica en las facturas?