Uma fatura contratual é um documento que descreve as cobranças por serviços prestados ou bens vendidos nos termos de um acordo contratual. Os prestadores de serviços emitem essas faturas aos clientes e normalmente são usadas em construção, consultoria ou trabalho autônomo, onde contratos fixos ou por projeto são comuns.

Veja abaixo, como elaborar boas faturas contratuais, quando emiti-las, como gerenciar contestações e muito mais.

Neste artigo:

• O que incluir numa fatura contratual?
  
• Qual a diferença entre as faturas contratuais e as faturas padrão?
  
• Quando emitir uma fatura contratual?
  
• Como gerar faturas contratuais claras e eficazes?
  
• Como gerenciar ajustes ou contestações de faturas contratuais?
  

O que incluir numa fatura contratual?

Para que sua fatura contratual transmita o valor que você forneceu, inclua o seguinte:

• O nome e os dados da sua empresa (logotipo, endereço, informações de contato)

• Os dados do cliente

• Nome do contrato ou projeto (por exemplo, “Fatura para Serviços de Desenvolvimento Web – Projeto: Redefinição do Website da ABC”)

Os serviços ou produtos que você forneceu (por exemplo, “Página inicial do site – 15 horas a US$100/hora”, “Relatório de pesquisa de palavras-chave SEO – US$ 500 preço fixo”)

• O subtotal, os impostos e o valor total devido, em negrito

• Qualquer comprovante útil para o cliente, como um cronograma aprovado, confirmação de entrega e relatório de marcos

• Os termos de pagamento (por exemplo, "O pagamento deve ser efetuado dentro de 14 dias (1º de agosto de 2025). Pagamentos atrasados incorrerão em uma taxa mensal de 2%.")

• As informações necessárias para fazer pagamento (por exemplo, dados bancários)

• Um breve toque pessoal no final, como uma nota de agradecimento

Qual a diferença entre as faturas contratuais e as faturas padrão?

As faturas contratuais e as faturas padrão têm a mesma finalidade básica de solicitar pagamento por um trabalho, mas diferem em nível de detalhamento, contexto e uso. Veja a seguir uma análise mais detalhada de cada tipo de fatura.

Faturas contratuais

As faturas contratuais estão vinculadas a contratos formais. Elas referem-se aos termos de acordos existentes, como marcos, entregas e cronogramas de pagamento (por exemplo, “50% adiantados, 50% contra entrega”). Elas geralmente incluem números de contrato, nomes de projetos ou cláusulas específicas mencionando os contratos. As faturas contratuais são comuns em setores como construção, consultoria, autônomos, e serviços de tecnologia da informação (TI), que costumam trabalhar com projetos, serviços de longo prazo ou contratos personalizados.

No caso das faturas contratuais, os termos de pagamento são estritamente estabelecidos no contrato, que pode descrever:

• Pagamentos vinculados a marcos ou fases do projeto

• Termos complexos como honorários fixos, pagamentos parcelados e cobrança por desempenho

• Penalidades ou incentivos para pagamentos adiantados ou atrasados

As faturas contratuais seguem rigorosamente os termos do contrato, e os ajustes normalmente exigem um acordo formal entre as partes, muitas vezes acompanhadas de documentos adicionais para validar o trabalho, como registros de horas, aprovações de marcos do projeto e confirmações de entrega.

Faturas padrão

Normalmente, as faturas padrão são documentos independentes sem obrigações contratuais. Elas são usadas em transações simples, como vendas de varejo, serviços avulsos e cobranças mensais recorrentes sem contratos formais. Elas referem-se a bens ou serviços gerais fornecidos (por exemplo, "serviços de limpeza mensais") e não dependem necessariamente de termos predefinidos ou detalhes do projeto. Também usam termos de pagamento mais simples e flexíveis, muitas vezes apenas "pagar ao receber" ou "30 dias corridos.

As faturas padrão não costumam exigir comprovantes, pois geralmente são usadas em transações mais simples e são mais adaptáveis, usadas em cobranças rápidas e informais, sem muita negociação.

Quando emitir uma fatura contratual?

Cada contrato tem suas próprias condições que definem a emissão das faturas. Revise o contrato para assegurar que você está enviando faturas de acordo com o cronograma acordado, seja com antecedência, ao finalizar etapas ou em intervalos regulares. Se você atrasar o envio da fatura, o cliente pode achar que você não leva seu trabalho a sério. Veja um resumo dos prazos comuns para emissão desse tipo de fatura.

Ao atingir um marco

Se o seu contrato basear-se em marcos, envie a fatura imediatamente ao concluir um marco. Por exemplo, talvez você tenha acabado de entregar o primeiro rascunho de um projeto ou terminado a estrutura de uma casa em um projeto de construção. Os marcos facilitam a gestão de projetos grandes para os clientes e garantem que você não precise esperar até o fim para receber.

Em intervalos regulares

Para o trabalho contínuo (por exemplo, consultoria, honorários, qualquer situação em que você mantenha uma prestação de serviços por algum tempo), faz sentido faturar em intervalos regulares. A frequência mais comum é mensal, mas alguns contratos podem exigir cobrança semanal ou quinzenal. Siga o cronograma acordado e envie as faturas no prazo.

Quando as condições de pagamento são cumpridas

Alguns contratos vinculam os pagamentos a condições específicas: entrega de um produto final, porcentagem de conclusão do projeto ou apenas uma data específica. Assim que esse requisito for cumprido, envie a fatura. Esses eventos são projetados para que todos os envolvidos se organizem, então não espere. Um faturamento rápido ajuda a evitar atrasos ou mal-entendidos.

Após o cliente aprovar seu trabalho

Em áreas criativas ou outros projetos colaborativos, os clientes podem precisar revisar e aprovar seu trabalho antes do pagamento. Depois de assinar uma entrega ou um relatório, você deve emitir a fatura imediatamente. Isso mantém o ritmo e vincula o faturamento à aprovação.

No início do seu trabalho

Para contratos que exigem pagamento ou honorários adiantados, a fatura deve ser enviada imediatamente no início do contrato. Esse arranjo é comum para autônomos, consultores e qualquer pessoa que assuma um grande projeto. Adicione uma descrição à fatura (por exemplo, "Fatura por honorários", "Pagamento adiantado") para que não haja confusão sobre a finalidade do pagamento.

Ao final do contrato

Depois que tudo estiver pronto, envie uma fatura final para cobrar o valor restante. Esse também é o momento de cobrar trabalhos extras fora do escopo original.

Se houver ajustes

Os projetos mudam e você pode acabar fazendo mais trabalho do que o acordado originalmente. Se ocorrerem ajustes como horas extras e entregas adicionais, emita uma fatura complementar assim que esse trabalho for concluído. Explique o que é para evitar conflitos.

Em datas definidas no contrato

Se o contrato especificar datas específicas de faturamento, como o primeiro dia do mês, cumpra-as. Assim, tudo funciona para todos e o cliente tem a percepção de que você é organizado e leva seu trabalho a sério.

Como gerar faturas contratuais claras e eficazes?

Para redigir um bom contrato, é preciso que o documento seja inteligível e não deixe muitas brechas para contestações. Veja como fazer:

Defina claramente os termos de pagamento

Estabeleça termos de pagamento específicos: data de vencimento, taxas para pagamentos atrasados e opções de pagamento. Seus termos podem ser assim: "O prazo para pagamento é 15 de junho de 2025. Será cobrada uma taxa de 1,5% por atraso será aplicada aos pagamentos recebidos após essa data. O pagamento pode ser feito por transferência bancária ou com cartão de crédito."

Insira todos os dados bancários ou links de pagamento necessários para o pagamento.

Descreva detalhadamente as cobranças

Divida as cobranças para que o cliente saiba exatamente pelo que está pagando. Em vez de “trabalho de desenvolvimento”, especifique: “Desenvolvimento de recursos personalizados para site de e-commerce (20 horas a US$ 100/hora).” Se a cobrança estiver vinculada a marcos ou fases, organize os itens adequadamente. Por exemplo:

• Fase 1 (pesquisa e planejamento): US$ 2.000

• Fase 2 (protótipo): US$ 1.500

Isso tranquiliza os clientes e esclarece como você calculou os totais.

Inclua detalhes importantes

Uma fatura visualmente confusa pode ser difícil de acompanhar, mesmo que as informações estejam corretas. Use cabeçalhos, espaços e texto em negrito para chamar a atenção para informações importantes. Você pode:

• Destacar o valor total com negrito ou uma fonte maior

• Agrupar informações relacionadas (por exemplo, informações do cliente em uma seção, termos de pagamento em outra)

• Use tabelas para discriminações detalhadas

Se estiver usando um software de faturamento, a maioria desses recursos já vem inclusa. Se estiver criando faturas manualmente, um modelo bem projetado pode ser útil.

Mencione o contrato

Mencione explicitamente o contrato para que os clientes se lembrem dos termos acordados. Por exemplo:

• “Esta fatura refere-se aos pagamentos dos itens acordados conforme descrito no Contrato 1234, Seção 3.2.”

• “Pagamento de horas extras trabalhadas além do escopo original, aprovado pelo pedido de alteração 5678.”

Revise

Erros de digitação, cálculo ou dados incorretos atrasam o pagamento e podem prejudicar sua reputação.

• Recalcule os totais

• Confira se os dados para pagamento (por exemplo, número da conta bancária, link de pagamento) estão corretos

• Verifique se a fatura corresponde aos termos do contrato

Mantenha o cronograma

Se o contrato especificar faturamento por marcos, envie a fatura assim que atingir um marco. Para trabalhos contínuos, siga o cronograma acordado. Se o cliente não pagar no prazo, envie um lembrete educado, mas firme, como: "Só um lembrete rápido de que a fatura n.1234 está prestes a vencer em 15 de junho.

Você pode usar um software de faturamento

Se quiser gerenciar o faturamento com mais tranquilidade, o Stripe Invoicing vai mudar sua vida. Ele foi criado para tornar todo o processo mais rápido e sem estresse para você e seus clientes. Com o Stripe Invoicing, você pode:

• Criar faturas personalizadas com sua marca, logotipo, cores e mensagens personalizadas

• Incorporar links de pagamento diretamente à fatura, permitindo pagamentos com cartão de crédito, transferências ACH, carteiras digitais ou outros métodos aceitos (e de quebra, os clientes pagam três vezes mais rápido em média quando pagam com Apple Pay ou Google Pay)

• Configurar faturas recorrentes para trabalhos contínuos ou assinaturas

• Agendar lembretes para faturas não pagas

• Processar pagamentos em várias moedas e através de formas de pagamento locais para qualquer cliente internacional

• Acompanhar o status dos pagamentos ( em processamento, pago, etc.) em tempo real no Stripe Dashboard

Como gerenciar ajustes ou contestações de faturas contratuais?

Quando você recebe ajustes ou contestações de faturas contratuais, é importante ser ágil concentrar-se nas soluções. Essas situações podem ser complicadas, mas com um plano claro, os problemas são resolvidos sem prejuízo ao relacionamento com o cliente. Veja o que fazer.

Comece com a mente aberta

Quando um cliente questiona uma fatura, não leve para o lado pessoal nem tire conclusões apressadas. Muitas vezes, as contestações são causadas por falha de comunicação ou falta de atenção aos detalhes, não por má vontade. Responda calmamente e receba o questionamento de forma aberta: “Obrigado por sinalizar essa questão. Vamos analisar juntos se está tudo correto.”

Solicite detalhes específicos

Você precisa entender qual é o problema para o cliente. Pergunte educadamente qual o item ou cobrança específica que está sendo questionado, para ir direto ao problema. Estas costumam ser contestações comuns:

• Escopo: o cliente acredita que foi cobrado por trabalho fora do escopo do contrato.

• Tarifas ou totais: o cliente considera que a soma ou os preços não correspondem ao acordado.

• Cronograma: não está claro quando o trabalho foi feito ou quando a fatura foi enviada.

• Cobranças não aprovadas: cobranças que não foram explicitamente aprovadas (por exemplo, horas ou materiais extras).

Revise o contrato

Leia o contrato e confira os detalhes e a fatura correspondente. Verifique se os itens cobrados estão de acordo com os termos do contrato, se o cronograma está alinhado com o acordado e se houve alguma alteração documentada no escopo ou nos custos após a assinatura do contrato. Se sua cobrança estiver correta, demonstre como a fatura reflete o contrato. Se não, reconheça o erro e proponha uma correção.

Disponibilize os comprovantes

Forneça ao cliente qualquer documentação que comprove a fatura:

• Cronogramas: para trabalho cobrado por hora, mostre registros detalhados do tempo gasto.

• Aprovações de marcos: envie e-mails ou documentos assinados que confirmem as entregas concluídas.

• Recibos ou pedidos: se houver contestação de materiais ou despesas, mostre recibos ou registros de compras.

Negocie ajustes

Se o questionamento do cliente for válido — por exemplo, você cobrou trabalho extra sem aprovação formal — seja flexível. Ofereça um ajuste na fatura ou forneça um crédito para trabalhos futuros. Por exemplo, você pode dizer: "Você está certo. Esta cobrança não foi aprovada com antecedência. Vou revisar a fatura e removê-la." Isso mostra que você valoriza o relacionamento e está disposto a encontrar uma solução justa.

Documente tudo

Se você fizer alguma alteração na fatura ou concordar em ajustar os termos de pagamento, documente tudo escrito. Envie ao cliente uma fatura revisada e confirme os detalhes em um e-mail. Por exemplo, você pode escrever: “Atualizei a fatura para refletir o ajuste acordado de US$ 500 para trabalho adicional. O novo total é de US$ 3.000, com vencimento em [data de vencimento]”. Essa documentação completa protege você e o cliente em caso de dúvidas.

Mantenha-se firme quando necessário

Se você seguiu o contrato e consegue provar que a fatura está correta, não se sinta pressionado a recusar qualquer contestação. Explique sua posição de forma educada, mas firme, e apresente os comprovantes: “A fatura reflete as horas adicionais discutidas e aprovadas em nossa reunião de [data]. Fico à disposição para qualquer esclarecimento necessário”.

Ofereça um plano de pagamento, se necessário

Às vezes, as contestações não surgem por causa da própria fatura, mas porque o cliente está enfrentando problemas de fluxo de caixa. Se ele não conseguir pagar o valor total imediatamente, você pode oferecer um parcelamento como um gesto de boa vontade. Documente claramente esses termos, incluindo prazos e juros, se houver.

Saiba quando encaminhar

Se a contestação se prolongar e você não conseguir chegar a uma resolução, pode ser necessário recorrer a outras instâncias, como um mediador, um advogado ou um tribunal de pequenas causas. Mas providências legais devem ser o último recurso — a maioria das contestações não precisa ir tão longe.

Aprenda com a experiência

Considere cada contestação como uma oportunidade para melhorar seus processos. Depois de resolver o problema, considere onde aconteceu o desvio e como evitá-lo no futuro. Perguntas úteis:

• Os termos do contrato estavam imprecisos?

• A comunicação sobre mudanças no escopo poderia ter sido melhor?

• Você poderia ter sido mais específico nas descrições dos itens nas faturas?