Eine Vertragsrechnung ist ein Dokument, das die Kosten für erbrachte Dienstleistungen oder verkaufte Waren gemäß den Bedingungen eines vertraglichen Agreements umreißt. Dienstleister und Auftragnehmer stellen diese Rechnungen ihren Kundinnen und Kunden aus. Sie werden typischerweise im Bauwesen, in der Beratung oder in freien Berufen verwendet, wo laufende oder projektbasierte Vereinbarungen üblich sind.

Im Folgenden erklären wir, wie man effektive Vertragsrechnungen erstellt, wann man sie ausstellt, wie man mit Streitfällen umgeht und mehr.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sollten Sie auf einer Vertragsrechnung angeben?
  
• Wie unterscheiden sich Vertragsrechnungen von Standardrechnungen?
  
• Wann sollten Sie eine Vertragsrechnung ausstellen?
  
• Wie können Unternehmen Vertragsrechnungen klar und effektiv gestalten?
  
• Wie sollten Sie Anpassungen oder Streitigkeiten bei Vertragsrechnungen handhaben?
  

Was sollten Sie auf einer Vertragsrechnung angeben?

Damit Ihre Vertragsrechnung den Wert, den Sie geliefert haben, vermittelt, sollten Sie Folgendes einfügen:

• Ihren Unternehmensnamen und Details (z. B. Logo, Adresse, Kontaktdaten)

• Kundeninformationen

• Name des spezifischen Vertrags oder Projekts (z. B. „Rechnung für Webentwicklungsdienste – Projekt: ABC: Website-Relaunch“)

Die Dienstleistungen oder Produkte, die Sie geliefert haben (z. B. „Design der Homepage: 15 Stunden zu je 100 $“, „SEO-Keyword-Recherchebericht: 500 $ pauschal“)

• Zwischensumme, Steuern und Gesamtbetrag: fett gedruckt

• Alle unterstützenden Dokumente, die Ihr Kundin oder Kunde benötigt, wie z. B. ein genehmigtes Arbeitszeitblatt, Lieferbestätigung und Meilensteinbericht

• Die Zahlungsbedingungen (z. B. „Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen fällig (1. Aug. 2025). Verspätete Zahlungen unterliegen einer monatlichen Gebühr von 2 %.“)

• Die Informationen, die zur Zahlung benötigt werden (z. B. Bankdaten)

• Eine kurze, persönliche Note am Ende, wie z. B. eine Dankestext

Wie unterscheiden sich Vertragsrechnungen von Standardrechnungen?

Vertrags- und Standard-Rechnungen dienen dem gleichen grundlegenden Zweck, nämlich der Anforderung von Zahlungen für geleistete Arbeit, unterscheiden sich jedoch in ihrem Detaillierungsgrad, Kontext und Verwendung. Hier ist ein genauerer Blick auf beide:

Vertragsrechnungen

Vertragsrechnungen sind direkt an formale Verträge gebunden. Sie beziehen sich auf die Bedingungen bestehender Vereinbarungen, wie Meilensteine, Liefergegenstände und Zahlungspläne (z. B. „50 % im Voraus, 50 % bei Lieferung“). Sie enthalten oft Vertragsnummern, Projektnamen oder spezifische Klauseln, um auf die Vereinbarungen zu verweisen. Vertragsrechnungen sind in Branchen wie Bauwesen, Beratung, Freelancing und IT-Dienstleistungen üblich, wo Projekte, langfristige Dienstleistungen oder individuelle Vereinbarungen Standard sind.

Bei Vertragsrechnungen basieren die Zahlungsbedingungen strikt auf dem Vertrag, der Folgendes festlegen kann:

• Zahlungen, die an Meilensteine oder Projektphasen gebunden sind

• Komplexe Bedingungen wie Vorauszahlungen, Teilzahlungen und leistungsbasierte Abrechnung

• Strafen oder Anreize für frühzeitige oder verspätete Zahlungen

Vertragsrechnungen folgen strikt den Bedingungen des Vertrags, und Anpassungen erfordern in der Regel eine formelle Vereinbarung zwischen den Parteien. Sie werden oft von zusätzlichen Dokumenten begleitet, um die Arbeit zu validieren, wie Stundenzettel, Genehmigungen von Projektmeilensteinen und Lieferbestätigungen.

Standardrechnungen

Standardrechnungen sind typischerweise eigenständige Dokumente ohne vertragliche Verpflichtungen. Sie werden für unkomplizierte Transaktionen wie Einzelhandelsverkäufe, einmalige Dienstleistungen und wiederkehrende monatliche Gebühren ohne formale Verträge verwendet. Sie konzentrieren sich auf allgemeine Waren oder Dienstleistungen (z. B. „monatliche Reinigungsdienste“) und hängen nicht unbedingt von vordefinierten Bedingungen oder Projektdetails ab. Sie verwenden auch einfachere, flexiblere Zahlungsbedingungen, oft nur „fällig bei Erhalt“ oder „netto 30.“

Standardrechnungen erfordern selten unterstützende Dokumentation, da sie typischerweise für einfachere Transaktionen verwendet werden. Sie sind im Allgemeinen anpassungsfähiger und werden oft für schnelle, informelle Abrechnungen ohne viel Verhandlung verwendet.

Wann sollten Sie eine Vertragsrechnung ausstellen?

Jeder Vertrag hat seine eigenen Bedingungen, wann Rechnungen gesendet werden sollten. Überprüfen Sie den Vertrag sorgfältig, um sicherzustellen, dass Sie Rechnungen gemäß dem vereinbarten Zeitplan senden, sei es im Voraus, wenn jeder Meilenstein erreicht wird, oder in einem anderen regelmäßigen Intervall. Wenn Sie langsam sind, um eine Rechnung zu senden, kann das die Botschaft senden, dass Sie Ihre Arbeit nicht ernst nehmen. Hier ist eine Übersicht über typische Zeiten, um diese Art von Rechnung auszustellen.

Wenn Sie einen Meilenstein erreichen

Wenn Ihr Vertrag auf Meilensteinen basiert, senden Sie Ihre Rechnung sofort, nachdem ein solcher erreicht wurde. Zum Beispiel haben Sie vielleicht gerade den ersten Entwurf eines Designs geliefert oder das Gerüst eines Hauses in einem Bauprojekt fertiggestellt. Meilensteine halten große Projekte für Kundinnen und Kunden überschaubar und stellen sicher, dass Sie nicht bis zum Ende warten müssen, um bezahlt zu werden.

Regelmäßiger Zeitplan

Für laufende Arbeiten (z. B. Beratung, Honorarleistungen, alles, bei dem Sie über einen längeren Zeitraum hinweg konsistent arbeiten), macht es Sinn, in regelmäßigen Abständen abzurechnen. Monatlich ist der häufigste Rhythmus, aber einige Verträge könnten eine Rechnungsstellung wöchentlich oder zweiwöchentlich vorsehen. Befolgen Sie den vereinbarten Zeitplan und senden Sie die Rechnungen pünktlich.

Wenn die Zahlungsvoraussetzungen erfüllt sind

Einige Verträge knüpfen Zahlungen an bestimmte Voraussetzungen: die Lieferung eines Endprodukts, das Erreichen eines Prozentsatzes des Projektfortschritts oder einfach an ein festgelegtes Datum. Sobald diese Anforderung erfüllt ist, senden Sie die Rechnung. Diese Ereignisse sollen sicherstellen, dass alle Beteiligten auf Kurs bleiben, also warten Sie nicht – eine zeitnahe Rechnungsstellung hilft, unangenehme Verzögerungen oder Missverständnisse zu vermeiden.

Nachdem die Kundin oder der Kunde Ihre Arbeit genehmigt hat

In kreativen Bereichen oder anderen kollaborativen Projekten müssen Kundinnen und Kunden möglicherweise Ihre Arbeit überprüfen und genehmigen, bevor sie bezahlen. Sobald sie ein Lieferobjekt oder einen Bericht absegnen, sollten Sie die Rechnung sofort ausstellen. Dies hält den Schwung aufrecht und verknüpft die Rechnungsstellung direkt mit der Genehmigung.

Zu Beginn Ihrer Zusammenarbeit

Für Verträge, die eine Voraus- oder Anzahlung erfordern, sollte die Rechnung sofort zu Beginn des Engagements gesendet werden. Diese Regelung ist für Freiberufler/innen, Berater/innen und alle, die ein großes Projekt übernehmen, üblich. Bezeichnen Sie die Rechnung (z. B. „Anfangsrechnung“, „Vorauszahlung“), damit es keine Verwirrung über den Zweck der Zahlung gibt.

Am Ende des Vertrags

Sobald alles abgeschlossen ist, sollten Sie eine Abschlussrechnung senden, um den verbleibenden Saldo einzuziehen. Dies ist auch der Moment, zusätzliche Arbeiten außerhalb des ursprünglichen Umfangs abzurechnen.

Wenn Anpassungen vorgenommen werden

Projekte ändern sich und Sie könnten mehr Arbeit leisten, als ursprünglich vereinbart. Wenn Anpassungen wie zusätzliche Stunden und zusätzliche Lieferobjekte auftreten, stellen Sie eine ergänzende Rechnung aus, sobald diese Arbeit abgeschlossen ist. Erklären Sie, wofür sie gedacht ist, um Konflikte zu vermeiden.

Vertraglich vereinbarte Zeitpunkte einhalten

Wenn der Vertrag spezifische Rechnungsdaten festlegt, wie z. B. den ersten Tag eines jeden Monats: halten Sie sich daran. Dies sorgt dafür, dass alles reibungslos läuft und zeigt Ihrer Kundschaft, dass Sie Ihre Arbeit organisiert und ernsthaft leisten.

Wie können Unternehmen Vertragsrechnungen klar und effektiv gestalten?

Die Erstellung effektiver Verträge bedeutet, ein Dokument zu verfassen, das leicht verständlich ist und wenig Raum für Differenzen lässt. So können Unternehmen es richtig machen:

Machen Sie die Zahlungsbedingungen eindeutig

Seien Sie spezifisch mit Ihren Zahlungsbedingungen: Geben Sie ein Fälligkeitsdatum, etwaige Gebühren für verspätete Zahlungen und Optionen zur Zahlung an. Ihre Bedingungen könnten so aussehen: „Zahlung ist bis zum 15. Juni 2025 fällig. Eine Verzugsgebühr von 1,5 % gilt für Zahlungen, die nach diesem Datum eingehen. Zahlung wird per Banküberweisung oder Kreditkarte akzeptiert.“

Fügen Sie alle Bankdaten oder Zahlungslinks hinzu, die erforderlich sind, um die Zahlung abzuschließen.

Verwenden Sie detaillierte Beschreibungen der Rechnungsposten

Zerlegen Sie die Gebühren, damit die Kundin oder der Kunde genau weiß, wofür er bezahlt. Anstelle von „Entwicklungsarbeit“ versuchen Sie zu sagen: „Entwicklung einer benutzerdefinierten Funktion für die E-Commerce-Website (20 Stunden zu je 100 $).“ Wenn Ihre Gebühren an Meilensteine oder Phasen gebunden sind, organisieren Sie die Posten entsprechend. Hier ist ein Beispiel:

• Phase 1 (Forschung und Planung): 2.000 $

• Phase 2 (Prototyp): 1.500 $

Dies beruhigt die Kundinnen und Kunden und beseitigt Verwirrung darüber, wie Sie Ihre Gesamtsummen berechnet haben.

Wichtige visuelle Elemente einbeziehen

Eine visuell unordentliche Rechnung kann schwer nachzuvollziehen sein, selbst wenn die Informationen korrekt sind. Verwenden Sie Überschriften, Abstände und fettgedruckten Text, um auf wichtige Informationen aufmerksam zu machen. Sie könnten:

• Den Gesamtbetrag in fett oder größerer Schrift hervorheben

• Verwandte Details zusammenfassen (z. B. Kundeninformationen in einem Abschnitt, Zahlungsbedingungen in einem anderen)

• Tabellen für detaillierte Aufschlüsselungen verwenden

Wenn Sie Rechnungssoftware verwenden, sind die meisten dieser Funktionen integriert. Wenn Sie Rechnungen manuell erstellen, kann eine gut gestaltete Vorlage hilfreich sein.

Auf den Vertrag verweisen

Verweisen Sie ausdrücklich auf den Vertrag, um Kundinnen und Kunden an die vereinbarten Bedingungen zu erinnern. Hier sind einige Beispiele:

• „Diese Rechnung spiegelt die vereinbarten Meilensteinzahlungen wider, wie in Vertrag Nr. 1234, Abschnitt 3.2, dargelegt.“

• „Die Zahlung erfolgt für zusätzliche Arbeitsstunden, die über den ursprünglichen Umfang hinaus erbracht wurden, genehmigt über Änderungsauftrag Nr. 5678.“

Korrekturlesen

Tippfehler, Rechenfehler oder falsche Details verzögern die Zahlung und können Ihrem Ruf schaden. Bevor Sie auf Senden klicken:

• Berechnen Sie Ihre Gesamtsummen neu

• Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsdetails (z. B. Kontonummer, Zahlungslink) korrekt sind

• Überprüfen Sie, ob die Rechnung mit den Bedingungen des Vertrags übereinstimmt

Seien Sie beim Timing konsistent

Wenn der Vertrag Meilensteinabrechnungen festlegt, senden Sie die Rechnung, sobald Sie einen Meilenstein erreicht haben. Bei laufenden Arbeiten folgen Sie dem vereinbarten Zeitplan. Wenn die Kundin oder der Kunde nicht rechtzeitig bezahlt, senden Sie eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung, wie: „Nur eine kurze Erinnerung, dass Rechnung Nr. 1234 am 15. Juni fällig ist. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.“

Erwägen Sie die Verwendung von Rechnungssoftware

Wenn Sie nach einer einfacheren Möglichkeit suchen, Rechnungen zu verwalten, ist Stripe Invoicing ein echter Game Changer. Es wurde entwickelt, um den gesamten Prozess schneller und stressfreier für Sie und Ihre Kundschaft zu gestalten. Mit Stripe Invoicing können Sie:

• Anpassbare, markeneigene Rechnungen mit Ihrem Logo, Farben und personalisierten Nachrichten erstellen.

• Zahlungslinks direkt in die Rechnung einfügen, um Zahlungen per Kreditkarte, Automated-Clearing-House(ACH)-Überweisungen, Digital Wallets oder andere unterstützte Methoden zu ermöglichen (Kundinnen und Kunden zahlen im Durchschnitt dreimal schneller, mit Apple Pay oder Google Pay).

• Wiederkehrende Rechnungen für laufende Arbeiten oder Abonnements einrichten.

• Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen planen.

• Zahlungen in mehreren Währungen und über lokale Zahlungsmethoden für internationale Kundschaft abwickeln.

• Den Zahlungsstatus (z. B. „in Bearbeitung“, „bezahlt“) in Echtzeit im Stripe-Dashboard verfolgen.

Wie sollten Sie mit Anpassungen oder Streitigkeiten bei Vertragsrechnungen umgehen?

Wenn Sie Anpassungen oder Streitfälle bezüglich Vertragsrechnungen bearbeiten, sollten Sie reaktionsschnell und lösungsorientiert bleiben. Diese Situationen können knifflig sein, aber mit einem klaren Plan können Sie Probleme lösen, ohne die Kundenbeziehung zu schädigen. Hier ist, was zu tun ist.

Beginnen Sie mit einer offenen Einstellung

Wenn eine Kundin oder ein Kunde ein Problem mit einer Rechnung anspricht, nehmen Sie es nicht persönlich und ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse. Streitigkeiten entstehen oft durch einfache Missverständnisse oder übersehene Details, nicht aus böser Absicht. Reagieren Sie ruhig und erkennen Sie das Anliegen an mit Sätzen wie: „Danke, dass Sie mich darauf hingewiesen haben. Lassen Sie uns gemeinsam überprüfen, ob alles korrekt ist.“

Fragen Sie nach Einzelheiten

Sie müssen verstehen, was die Kundin oder der Kunde als Problem sieht. Bitten Sie sie oder ihn höflich, den spezifischen Posten oder die Gebühr, die er in Frage stellt, zu benennen, damit Sie direkt darauf eingehen können. Häufige Gründe sind:

• Umfang: Die Kundin oder der Kunde glaubt, dass Arbeiten außerhalb des Vertragsumfangs in Rechnung gestellt wurden.

• Sätze oder Gesamtsummen: Sie oder er denkt, dass die Berechnungen oder Preise nicht mit der Vereinbarung übereinstimmen.

• Zeitpunkt: Sie oder er ist verwirrt darüber, wann die Arbeit erledigt wurde oder wann die Rechnung gesendet wurde.

• Nicht genehmigte Posten: Leistungen, die sie oder er nicht ausdrücklich genehmigt hat (z. B. zusätzliche Stunden oder Materialien).

Überprüfen Sie den Vertrag

Rufen Sie Ihren Vertrag auf, um die Einzelheiten mit der Rechnung zu vergleichen. Achten Sie darauf, ob die in Rechnung gestellten Posten mit den Vertragsbedingungen übereinstimmen, ob der Zeitplan mit dem vereinbarten übereinstimmt und ob es dokumentierte Änderungen des Umfangs oder der Kosten nach Abschluss des Vertrags gab. Wenn Sie im Recht sind, seien Sie bereit zu zeigen, wie die Rechnung den Vertrag widerspiegelt. Andernfalls erkennen Sie den Fehler an und schlagen Sie eine Korrektur vor.

Seien Sie transparent mit unterstützenden Dokumenten

Stellen Sie der Kundin oder dem Kunden alle Dokumente zur Verfügung, die die Rechnung unterstützen:

• Stundenzettel: Bei Stundenarbeit zeigen Sie detaillierte Protokolle der aufgewendeten Zeit.

• Meilensteingenehmigungen: Teilen Sie E-Mails oder unterschriebene Dokumente, die die abgeschlossenen Leistungen bestätigen.

• Belege oder Bestellungen: Wenn Materialien oder Ausgaben angefochten werden, zeigen Sie Belege oder Kaufunterlagen.

Verhandeln Sie Anpassungen

Wenn das Anliegen der Kundin oder des Kunden berechtigt ist – zum Beispiel, wenn Sie zusätzliche Arbeiten ohne formelle Genehmigung in Rechnung gestellt haben –, seien Sie flexibel. Bieten Sie an, die Rechnung anzupassen oder eine Gutschrift für zukünftige Arbeiten zu gewähren. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Sie haben recht. Dieser Posten wurde nicht im Voraus genehmigt. Lassen Sie mich die Rechnung überarbeiten, um sie zu entfernen.“ Das zeigt, dass Ihnen die Beziehung wichtig ist und dass Sie bereit sind, eine faire Lösung zu finden.

Vollständige Dokumentation

Wenn Sie Änderungen an der Rechnung vornehmen oder zustimmen, die Zahlungsbedingungen anzupassen, dokumentieren Sie die Maßnahme schriftlich. Senden Sie der Kundin oder dem Kunden eine überarbeitete Rechnung und bestätigen Sie die Einzelheiten in einer E-Mail. Zum Beispiel könnten Sie schreiben: „Ich habe die Rechnung aktualisiert, um die vereinbarte Anpassung von 500 $ für zusätzliche Arbeiten widerzuspiegeln. Der neue Gesamtbetrag beträgt 3.000 $, mit Fälligkeit der Zahlung bis [Datum].“ Umfassende Aufzeichnungen schützen sowohl Sie als auch die Kundin oder den Kunden, falls später Fragen auftauchen.

Bleiben Sie standhaft, wenn es angebracht ist

Wenn Sie den Vertrag eingehalten haben und belegen können, dass die Rechnung korrekt ist, lassen Sie sich nicht unter Druck setzen, bei jedem Streit nachzugeben. Erklären Sie höflich, aber bestimmt Ihre Position und untermauern Sie sie mit Beweisen: „Die Rechnung spiegelt die zusätzlichen Stunden wider, die in unserem Meeting am [Datum] besprochen und genehmigt wurden. Lassen Sie mich wissen, ob ich noch etwas weiter klären kann.“

Bieten Sie einen Zahlungsplan an, falls erforderlich

Manchmal entstehen Streitfälle nicht wegen der Rechnung selbst, sondern weil die Kundin oder der Kunde mit Liquiditätsproblemen konfrontiert ist. Wenn die oder er den vollen Betrag nicht sofort zahlen kann, ziehen Sie in Betracht, einen Zahlungsplan als Geste des guten Willens anzubieten. Dokumentieren Sie diese Konditionen klar, einschließlich Zahlungsfristen und etwaiger Zinsen.

Erkennen, wann man eskalieren muss

Wenn sich der Streitfall hinzieht und Sie keine Lösung finden können, müssen Sie möglicherweise eskalieren. Dies könnte die Einbeziehung eines externen Mediators oder rechtliche Schritte beinhalten, wie z. B. die Konsultation eines Anwalts oder die Einreichung eines Anspruchs vor dem Amtsgericht. Rechtliche Schritte sollten jedoch Ihr letzter Ausweg sein – die meisten Streitigkeiten können gelöst werden, ohne so weit zu gehen.

Aus Erfahrungen lernen

Betrachten Sie jeden Streitfall als eine Gelegenheit, Ihre Prozesse zu verbessern. Nach der Lösung des Problems reflektieren Sie, was schiefgelaufen ist und wie Sie es in Zukunft verhindern können. Stellen Sie sich Fragen wie diese:

• Waren die Vertragsbedingungen zu vage?

• Hätten Sie besser über Änderungen im Umfang kommunizieren können?

• Hätten Sie spezifischere Postenbeschreibungen auf Rechnungen verwenden sollen?